Ametnik näeb peamenüüst "Taotlused" kõiki võimalikke taotluseid, mis lapsevanem saab esitada:
Pilt 1. Taotluste peamenüü alt avanevad valikud.
Taotluste liikide loetelust saab ametnik valida, missuguste taotlustega ta soovib edasi tegeleda.
Lasteaia taotlused
Taotluste üldvaade
Klikkides "Lasteaia taotlused" lingile tulevad ette kõik lasteaia taotlused. Saab filtreerida missugused lasteaia taotlusi soovite näha:
Pilt 2. Lasteaiataotluste filtreerimisel on palju valikuid.
Taotluste vaate korrastamine
Näiteks, kui soov on edasi vaadata ainult neid taotluseid, mis ootavad kohta käesoleval õppeaastal või algaval õppeaastal, siis valida taotluse staatuseks "Menetlemisel" või "Järjekorras". Täiendavalt on võimalik filtreerida ka eelistuste KOV-is elamise, vanusegrupi ja pakkumiste saamise alusel. Samuti võib Lapse andmete lahtri abil otsida välja ühe kindla lapse taotluse.
Pilt 3. Taotluste tabeli filtrite kasutamise näide.
Filtriga "Asenduskoht" saab eristada taotlusi, kus on tehtud asenduskoha pakkumine.
Selle väärtused: Hetkel kasutusel, Pakkumine tehtud (aktiivne), Pakkumine tehtud (loobutud), Laps ei käi enam, Hakkab tulevikus käima.
Taotluste tabeli vaates on võimalik kõiki veerge sorteerida kasvavalt või kahanevalt veeru pealkirjale klikkides. Samuti saab veerge sisse-välja lülitada, et vaadet korrastada.
Pilt 4. Taotluste tabeli veergude näitamiseks/peitmiseks tuleb reas "Näita veerge" veeru nimetusel.
Taotluse vaatamine
Vajutades taotluste tabelis lapse andmete peale, avaneb taotlus. Ametnik (olenevalt omavalitsusest mõnikord ka LA esindaja) saab taotlust muuta (lapsevanema palvel); tagasi lükata; munitsipaallasteaeade puhul saab teha ka koha pakkumist lapsevanemale:
Pilt 5. Taotluste andmete vaade. Olenevalt omavalitsusest, võib siin olla ka lapse piirkond.
Kohapakkumise tegemine
Koha pakkumisel menetleja valib lasteaia (valikusse tulevad ainult need lasteaiad, kus reaalselt vaba koht saadaval on). Seejärel saab valida rühma (valikus on need, kus on vaba koht õiges vanuses) ning sisestada, mis kuupäevast alates kohta pakutakse ning kui kaua pakkumine kehtib (näiteks 7 või 14 päeva).
Märkused:
- Pakkumise kehtivusaega saab ka pikendada, kui lapsevanem annab märku, et ta on hetkel eemal või ei saa mõnel muul põhjusel tähtaja jooksul vastust anda.
Asenduskoha pakkumine on "eriline pakkumine", kus vanem peab veel lisaks kohapakkumise vastuvõtmisele otsustama, kas taotlus jääb veel menetlemisele või mitte.
Kui vanem võtab koha pakkumise vastu, siis saab eraldi öelda, et "jätke laps eelistatud lasteaeda järjekorda". Taotlus jääb sellisel juhul "menetlemisele" aga pakutud rühma saab lasteaiaesindaja lapse kinnitada.
Pilt 6. Kohapakkumise dialoogiaken.
Pakkumist tehes on võimalik sisestada ka märkus, mida kuvatakse "Pakutud kohad" tabelis.
Märkuse nähtavus:
- Ametnik näeb kõiki sisestatud märkuseid: nii ametniku kui ka lasteaia esindaja poolt sisestatud
- Lasteaia esindaja näeb ainult lasteaia esindaja poolt sisestatud märkust
- Lapsevanem ei näe ühtegi märkust
NB: Kui pakkumine on tehtud, siis märkust ei ole võimalik enam muuta. Kui pakkumine taastada, siis jääb märkus alles.
Kui pakkumine on vastuvõetud või sellest on loobutud, siis ametnik jätkuvalt näeb märkust Pakutud kohad tabelis kui ka taotluse vaates.
Taotluse muutmine
Ametnik saab lapsevanema esitatud taotlust muuta, sh kontaktandmeid, eelistatud lasteaeda või koha kasutamise alguse kuupäeva. "Muuda" nupp asub taotluse all:
Kui vanema poolt esitatud taotlusel olemas lisatud nõustamiskomisjoni otsus ja HEV märge, aga asutusel puuduvad HEV lastele rühmad, siis ametnik saab võtta taotluse pealt HEV linnukese maha. Arno mõistes see on juba mitte HEV taotlus ja saab pakkuda koht vajaliku rühma.
Nõustamiskomisjoni otsuse fail jääb alles.
Muutmisel on kindlasti oluline "Muutmise põhjuse" sisestamine. Põhjuseks võib olla näiteks lapsevanema palve:
Ilma põhjuse sisestamiseta ei saa salvestada.
Kohapakkumise vastuvõtmine või loobumine
Ametnik saab lapsevanema eest (tema palvel) pakutud koha vastu võtta või loobuda, samuti ametnik saab pikenda pakkumise kehtimisperioodi:
Pilt 7. Pakutud koha infot näeb taotluse vaates ja avalehel.
Loobumisel tuleb kindlasti valida, mis põhjusel:
Pilt 8. Pakkumisest loobumisel tuleb valida põhjus - see informeerib tulevaste pakkumiste tegemisel ametnikku.
Ametnikul on võimalus pakkumine taastada juhul, kui lapsevanem kogemata loobus:
Pilt 9. Pakkumisest loobumise korral on siiski võimalik veel pakkumine taastada, kuni seda kohta pole kellelegi ära antud.
Kui esindaja taastab pakkumise, siis ei ole võimalik valida aega, mis perioodiks taotlus taastatakse. Taotlus taastatakse seadistuse järgi, mis on algselt paika pandud pakkumise kehtivusajaga.