Huviringide juhend

Huviringid ehk huvitegevus on üldhariduskooli juures tegutsevad ringid, kus käivad põhiliselt sama kooli õpilased. Mõned huviringid võivad olla avatud ka teiste koolide õpilastele. 

1. Huvitegevused

Huvitegevused menüü valikus on näha kõik huviringid:

Ametnik saab kõikide huviringidega tegeleda, huvijuht näeb kõiki huviringi aga tegeleda saab ainult oma huviringidega.

2. Huviringi loomine ja muutmine

Huviringide loomine ja  haldamine toimub kooli andmete vaatest, kus on kastike "Huviringid". Seal on võimalik huviringi lisada/muuta/kustutada, anda huviringide esindajatele õiguseid ning lisada õpilasi. Huviringi lisada, muuta ja kustutada tohib kooli esindaja ja ametnik. Huviringi lisamisel tuleb sisestada põhiandmed.

2.1. Huviringi põhiandmed

• ringi nimi (kohustuslik)
• valdkond (kohustuslik) – klassifikaator
• alavaldkond (mittekohustuslik, ametniku muudetav) – klassifikaator
• lühikirjeldus
• toimumisajad (kalendris aeg + kellaaeg) – analoogiliselt PPR-i aegadega
• toimumiskoht/kohad (vabatekst)
• maksumus (vabatekst)
• juhendaja – arno kasutaja, kellele on antud ringi juhendaja õigus
• kaasjuhendajad – arno kasutaja, kellele on antud ringi juhendaja õigus
• avatud kõigile (linnuke) – kas ring on avatud ainult oma kooli õpilastele või ka teiste koolide omadele
• vastuvõtt kutsega (linnuke) - kas ringi saavad osalejaid lisada ainult ringiga seotud kasutajad (nt ringi juhendaja)
• kohtade arv - osalejate arv ringis, kui see on piiratud
• vanusepõhine piirang - saab sisestada vanuse alam- ja/või ülempiiri (vanus võetakse õppeaasta 30.09 seisuga)
• lubatud klassid - saab valida, mis klasside õpilased saavad osaleda
• ringi toimumise periood (algus, lõpp) - vabatahtlik väli, mis võimaldab määrata ringi toimumist näiteks veebruarist maini. Kui ringi toimumise perioodid omavahel ei kattu, siis võivad nädalapäevad ja toimumisajad olla samad
  
  

2.2. Huviringi valdkonnad

Hetkel on valdkonnad 2-tasemelised: valdkond ja alavaldkond. Mõlemad sisestab administraator Admin > Klassifikaatorid alt.

Valdkonna ja alamvaldkonna sisestamine on kohustuslik. Iga kuu alguses saadetakse eelmise kuu kohta huviringides osalejate andmed andmelattu, mille alusel on võimalik teha erinevaid kokkuvõtteid vt Noorekas analüüs juhend. 

2.3. Huviringi aegade muutmine

Kui huviringi toimumise ajad muutuvad siis, kui huviringis on juba osalejaid, saadetakse osalejatele või nende vanematele sellekohane teavitus. Lisaks muutuvad lapsevanema/osaleja vaates huviringis käimise ajad vastavalt sellele, kas laps käib osalise või terve ajaga. 

Näide:

Huviring toimub esmaspäeval kell 14.00 - 16.00 ja reedel kell 14.00 - 16.00.

Taavi käib ringis mõlemal päeval terve aja.

Mari käib ringis ainult reedeti.

Karl käib ringis mõlemal päeval, kuid reedeti jääb pool tundi hiljaks. 

Huviringi toimumise ajad muutuvad nüüd: E 14-15, K 14-15, R 14-15

Lapsevanem näeb oma laste huviringide tabelis nüüd, et:

Taavi käib ringis E 14-15, K 14-15 ja R 14-15 (jätkuvalt kogu aja) - kui Taavile näiteks kolmapäev ei sobi, saab lapsevanem muuta lapse osalust ringis.

Mari käib ringis K 14-15 ja R 14-15 (esmaspäeval jätkuvalt ei käi).

Karl käib ringis E 14-15 ja R 14.30 - 15:00 (reedest aega ei uuendatud).

3. Huviringidega seotud kasutajad ja õigused

Uued rollid:

• kooli huvijuht - tegeleb kooli huviringidega, teisi kooli asju ei pea tegema/nägema, saab lisada uusi ringe, kopeerida huviringid järgmisesse õppeaastaase (kooli andmete vaates) ja lisada/muuta juhendajaid/kaasjuhendajaid
• ringi juhendaja - tegeleb ühe või mitme huviringiga, saab muuta ringi kõiki andmeid, näeb ainult oma ringide lapsi
• ringi kaasjuhendaja - tegeleb ühe või mitme huviringiga, saab muuta ringi kõiki andmeid, näeb ainult oma ringide lapsi

Olemasolevad rollid:

• kooli esindaja - tegeleb kooli asjadega, sh ka huviringidega (kui soovib)
• ametnik - kõik õigused

Õiguste andmine:

• asutuse esindajale annab õiguse ametnik
• kooli esindaja ja ametnik tohivad anda kõiki kolme õigust (huvijuht, juhendaja, kaasjuhendaja)
• huvijuht tohib lisada juhendajaid ja kaasjuhendajaid oma kooli(de) ringidele
• juhendaja ja kaasjuhendaja õiguste lisamisega ei tegele

Kooli huvijuht, ringi juhendaja ja kaasjuhendaja näevad Arno avalehel oma ringide loetelu (huvijuht näeb siis kõiki oma kooli ringe).

Huviringi lapse lisamine:
1. Kooliesindaja, ametnik, huvijuht -> saavad lapse huviringi ise kinnitada
2. Juhendaja ja kaasjuhendaja -> ei saa last huviringi ise kinnitada (nupud puuduvad)
3. Kui lapsevanem teeb ise taotluse, siis on laps kohe kinnitatud. Kui lapse lisab ringi ringiga seotud kasutaja (juhendaja, huvijuht, kooli esindaja, ametnik), siis lapsevanem peab lapse koha käimise kinnitama, tekivad ka nupud "Kinnitan koha" ja "Loobun kohast".

Näide: Huvijuhi vaade:

Lapsevanema vaade:

3.1. Huviringiga seotud õiguste andmine

Huvijuhi õiguse annab kooli esindaja (vajadusel saab anda ka ametnik). Kooli andmetes "Huviringid" tabelis nupuga: "Huviringide õigused":

 Samuti kooliesindaja saab õigusi määrata ka Kaasjuhendajale ja juhendajale:

 Huvijuht saab anda õiguseid juhendajatele ja kaasjuhendajatele. "Minu huviringid" tabelist "Juhendajad" nupuga vajutamisel:

Lisa nupuga valib, keda ta soovib lisada:

4. Huviringide kopeerimine järgmisse õppeaastasse

4.1. Huviringi andmete ja juhendajate kopeerimine järgmisse õppeaastasse

Kui järgmisel õppeaastal jätkab samade andmetega ring, on võimalik see kopeerida eelmisest õppeaastast. Selleks tuleb minna kooli andmete vaatesse ning valida Huviringide kastikesest [Kopeeri huviringid]. Seejärel tuleb valida sobivad ringid ning kinnitada valik.

Kopeerida saavad ametnik, kooli esindaja ja kooli huvijuht.

• Vajutades [Kopeeri] kopeeritakse ainult huviringid;
• Nupuga [Kopeeri koos juhendajatega] kopeeritakse ring(id) koos juhendajate ning kaasjuhendajatega. 

Üle viiakse kõik ringi andmed ilma õpilasteta ning toimumisaeg asendadakse valikuga "Toimisaeg täpsustamisel".

NB! Kuupäevalisi väärtusi: registreerimise algus ja lõpp, eelregistreerimise algus ja lõpp ning ringi toimumisaeg ei kopeerita.

4.2. Huviringi laste kopeerimine järgmisse õppeaastasse

Lapsi saab kopeerida järgmise õppeaasta sama kooli suvalisse huviringi (ka mitmesse). Valitakse kas kõik lapsed või konkreetsed lapsed.

Huviringi õpilaste nimekirjas on nupp [Kopeeri järgmisesse õppeaastasse].

Nupule vajutamisel avaneb pop-up aken, kus on huviringide valik.

• Kopeerimine eeldab, et koolis on klassid ja lapsed juba järgmisesse õa-sse kopeeritud. Kui ei ole, siis tuleb veateade "Puudub koolikoht järgmises õppeaastas: lapse nimi".

• Kui üritatakse kopeerida sama last samasse huviringi, siis tuleb veateade "Laps on juba valitud huviringis: Siiim Ruuum".

• Veergude "Osalise ajaga" ja "Soovib teavitusi" andmed ei kopeerita kaasa.
• Kopeeritud lapse staatus on "märkimata".

Peale lapse kopeerimist väljastatakse vanema(te)le e-maili teavitus, et lapse osaluse huviringis tuleb kinnitada või kohast loobuda. 

Kohta kinnitada (või sellest loobuda) saavad lapsevanem või ametnik/kooli esindaja/huvijuht.

• Lapsevanema vaade: kinnitamine käib "Minu ja minu laste huviringid" vaates. Tekivad nupud [Kinnitan koha] ja [Loobun kohast].

• Ametniku, kooli esindaja ja huvijuhi vaade: koha kinnitamine / kohast loobumine käib rühma vaates.
  

Loobutud kohaga laps paistab "Näita ka lahkunud" tabeli nimekirjas staatusega on "Lahkunud"

5. Huviringidega seotud taotlused

5.1. Huviringi astumise taotlused

Lapsevanem või täisealine õpilane saab teha huviringi astumise taotluse. Taotluse vaates saab valida, mis ringidesse soovib astuda. Ringide valikus on nii õpilase oma kooli ringid kui ka avatud ringid teistes koolides.

Lapsevanem näeb nuppu "Huviringi taotlus" tabelis "Minu lapsed" iga kooli kinnitatud lapse juures.

Täisealine õppur näeb nuppu "Huviringi taotlus" tabelis "Mina kui õppur", kui tal on mõnes koolis kinnitatud koht.

Taotluses on eraldi toodud ringid lapse koolis ja ringid teistes koolides koos kooli nimega.

Taotluse vaates on toodud ainult need ringid, kus laps veel ei käi ja kuhu ta saab minna (võttes arvesse vanuse- ja klassipiire).

Iga ringi puhul saab täpsustada, mis päevadel/kellaaegadel laps ringis käib, selleks on nupp "Täpsusta osaline käimine", mis avab huviringi toimumise ajad, kus taotluse esitaja saab muuta/täpsustada.

Taotluse esitamiseks on nupp "Esita ja kinnita laps huviringi". Taotlus on automaatselt kinnituv, seda ei pea enam menetlema. Kui taotluse esitaja antud nuppu vajutab ja taotluse esitamine õnnestub, lisatakse laps kohe huviringide nimekirja.

Kui taotluse esitamisel tuleb viga, siis ei lisata last mitte ühtegi huviringi. Taotluse esitamisel võivad tulla järgmised vead:

• ringide ajad kattuvad
• valitud ringis ei ole enam vaba kohta
• valitud ei ole ühtegi huviringi
• kohustuslik väli (e-mail) on täitmata

NB: Kui huviringi taotluse nuppu Arnos pole, siis peab võtma ühendust valla/linna ametnikuga, kes avab taotluste esitamise võimaluse admin → klassifikaatorid → Huviringi taotlus: kasutusel "jah". Kui jätta registreerimise algus ja lõpp tühjaks on ringi esitamine lõpmatuseni avatud.

Kui pärast huviringi taotluse avamist ikka pole teie kooli ringe taotlusel näha, siis liikuda kooli andmete muutmise vaatesse. Sealt leiate "Huviringide piiramata/piiratud registreerimise" algus ja lõpp. Kui mõlema väljad on tühjad, siis on registreerimine lõpmatuseni avatud, kui seal on märgitud kuupäeva vahemikud, siis vajadusel tuleb kuupäevasid korrigeerida ning salvestada. Huviringide piiratud registreerimine (lubatud ainult üks ring) (õa xxxx/xx) → kui märkida siia kuupäevad, siis vanem saab taotluse esitamisel valida vaid ühe huviringi, kuhu ta soovib taotluse esitada. Kui ta valib mitu ringi, siis esitamisel antakse veateade: "Piiratud registreerimine koolis kooli nimi, tohib registreerida ainult ühte huviringi.

5.2 Huviringist lahkumise taotlus

Lapsevanem või täisealine õppur saab teha huviringist lahkumise taotluse.

Nupp "Huviringist lahkumise taotlus" on nähtav "Minu lapsed" (täisealise õppuri puhul "Mina kui õppur") tabelis laste juures, kes käivad vähemalt ühes huviringis.

Taotlusel on toodud kõik huviringid, milles laps käib, ja saab linnukesega valida, millis(t)est ringi(de)st laps lahkuda soovib.

Huviringist lahkumise taotlust saab algatada ka menüüvalikust "Huvitegevused" tabelist "Minu laste huviringid" (täisealise õpilase korral on tabeli pealkiri "Minuga seotud huviringid").

Sel juhul toimub lahkumine ühest konkreetsest huviringist.

5.3. Huviringi taotlused täisealisele õppurile

Täisealisele õppurile huviringi lisamine käib samamoodi, kui tava õppurile, kui vanus huviringis lubab, siis saab teda lisada huviringi. Ning ise õppur süsteemi sisestamisel näeb oma andmete vastas nuppu: "Huviringi taotlus" ning saab ise enda kohta taotluse esitada või huviringist lahkumise taotluse:

6. Laste lisamine ja eemaldamine huviringiga seotud kasutaja poolt

6.1. Lapse lisamine huviringi ringiga seotud kasutaja poolt

Huviringi juhendaja või kaasjuhendaja, samuti kooli huvijuht, esindaja ja ametnik saavad lisada õpilast huviringi ilma taotlust tegemata. Kas kooli andmetest:

Või avalehelt:

Või huviringi õpilaste nimekirja vaatest:

Nupule "Lisa laps huviringi" vajutades avaneb hüpikaken, kuhu sisestatakse lapse isikukood.

Kui lapsel pole isikukoodi veel, siis saab lisada teda huviringi sünnikuupäeva järgi:

Kui vajutada nuppu "Edasi" avaneb uus vaade, kus on näha lapse nimi ja kool ning tuleb sisestada lisamise põhjus. Nupp "Kinnita laps huviringi" lisab lapse huviringi.

Kui valikus on mitu huviringi, siis tuleb valida kuhu huviringi soovivad last panna.

Kui huviringi jääb valimata tuleb selle kohta veateade või kui osalise käimisega aeg jääb valimata, siis ka tuleb veateade ette, et aeg jäi valimata.

Põhjuse sisestamine on ka oluline, kui jääb täitmata tuleb veateade ette.

Kui vajutada nupule "Lisa laps huviringi" kooli andmete juurest:

Siis avaneb samasugune tabel: "Lapse lisamine huviringi"...

... kui vajutada nupule "Edasi" avaneb "Lapse lisamine huviringi", kus saab valida rippmenüüst huviringi, kuhu soovitakse laps lisada. 

NB: kui "Põhjus" rippmenüü on tühi, siis see tähendab seda, et administraator ei ole põhjuseid klassifikaatorite alt sisestanud. Variant on kirjutada "Täpsustuse" kasti, miks laps huviringi lisatakse ning siis vajutada nuppu "Kinnita laps huviringi".

Põhjuse lisamine administraatorina (võtta ühendust oma valla/linna ametnikuga):

Juhendaja, kes on seotud ühe ringiga ei näe teisi ringi, kus laps käib.

Kooli huvijuht võib näha, kus ringides laps käib.

Kui huviringide ajad kattuvad, siis lapse huviringi lisamisel tuleb veateade ette:

Kui lisad sellist last, kes ei käi veel koolis (Arnos), siis tuleb võimalus valida kooli manuaalselt:

Kui kool jääb valimata tuleb ette teatis:

Ehk siis kool on kohustuslik!

Kui laps lisatakse vanema eest ringi, siis ringi lisamisel saadetakse vanemale automaatne kiri:

Õpilane: xxx
Põhjus: xxx

Lisatud huviringidesse: "huviringi nimi"

Palun tulge Arnosse ja kinnitage lapse huviringi koht.

Siseneda Arnosse ja kinnitage koht

Kinnitada saab vanem ringis osalemise peamenüüst "Huvitegevus".

Lapsevanem peab kinnitama, et ta on nõus sellega, et tema laps hakkab huviringis käima:

6.2. Lapse eemaldamine huviringist ringiga seotud kasutaja poolt

Huviringi juhendaja või kaasjuhendaja, samuti kooli huvijuht, esindaja ja ametnik saavad eemaldada õpilast huviringist ilma lahkumise taotlust tegemata.

Selleks on huviringi õpilaste nimekirja vaates nupp "Eemalda laps rühmast". Enne nupu vajutamist tuleb märkida nimekirjas linnukesega vähemalt üks õpilane, aga võib märkida ka mitu.

7. Ootejärjekord - kohad täis

Ootejärjekorra kasutamine on seadistatav. Kui seadistust peal ei ole ja vanem valib ringi, kus on kohad täis ja esitab taotluse, siis kuvatakse veateade "Kohad on täis, kui te siiski soovite väga ringi last lisada võtke ühendust oma kooliga". 

Kui seadistustest on määratud, et kui kohad on täis, siis saab vanem ikkagi taotluse ära esitada.

Protsess on järgnev:

• Vanem valib ringi, kus on kohad täis ja vajutab nupule "Esita ja kinnita taotlus", kuvatakse veateade "Huviringi XXX ring kohtade arv on täis. Kui te soovite jääda ootejärjekorda, palun tehke taotluses vastav linnuke". Taotlusele ilmub lisaveerg, kus ta peab märkima, kas ta soovib jääda ootejärjekorda. Kui ta ütleb, jah jään ootejärjekorda, siis taotlus esitatakse ja taotluse staatus on "menetletud"
  

• Ootejärjekorda jõuab ringi vaatest nupuga "Näita ootejärjekorda". Ootejärjekorda näeb nii huvijuht kui ka ametnik.

  

• Huvijuhi vaade "Paku ootejärjekorda" alt saab teha kohapakkumisi. NB: ametnik saab ka kohta pakkuda:
  
  
  
• Kui nüüd huvijuht või ametnik vajutab nupule "Paku koht", siis saadetakse vanemale välja automaatmeil.
  
  
  

8. Huviringi õpilaste nimekiri

Vajutades huviringide tabelis nuppu: "Õpilased" :

Tuleb ette antud huviringi õpilaste nimekiri:

Nimekirja vaates on võimalik kinnitada või loobuda (lapsevanema eest) lapse osalemine huviringis. Samuti on siin võimalik muuta osalust huviringis juhul, kui laps on otsustanud (lapsevanema nõusolekul) käia huviringis ainult osadel päevadel:

Samuti õpilaste huviringi vaates on võimalus lisada laps antud huviringi, muuta lapse huviringi (panna soovi korral teise huviringi, kus antud huvijuht on samuti huvijuhi rollis); eemaldada last huviringist; saata lapsevanematele teavitused.

9. Laste arvu aruanne

Ametnikul olemas Huviringi tabelis selline nupp nagu: "Laste arvu aruanne":

Mille vajutamisel tuleb ette laste arvu aruanne päeva seisuga:

10. Kui laps käib huviringis ja laps lahkub koolist

Kui laps lahkub koolist tehes koolist lahkumise taotluse, siis sellisel juhul lapse koolist lahkumise taotluse kinnitamisel tuleb kollasele alale teave, millistest huviringidest on laps eemaldatud ja millised huviringid jäävad lapsele alles.

Laps eemaldatakse suletud huviringidest ning avatud huviringidesse jääb laps alles.

Koolist lahkumise taotluse vaade: Taotluse kinnitamisel kollasel alal paistab järgmine tekst:

• • "Lapse huviringi koht jääb alles: Avatud huviringi nimi1, Avatud huviringi nimi2"
  • "Laps eemaldatakse huviringidest: Suletud huviringi nimi3, Suletud huviringi nimi4"
  • "Laps eemaldatakse järgmistest huviringidest: Suletud huviringi nimi5, Suletud huviringi nimi6. Lapse koht järgmistes huviringides jääb alles: Avatud huviringi nimi7, Avatud huviringi nimi8

Kui laps märgitakse klassi õpilaste nimekirjas lahkunuks, siis nupule [Märgi lahkunuks] klõsates avaneb hüpikaken teatega, mis ütleb, millistest huviringidest laps eemaldatakse ja millistesse laps alle jääb.

Laps eemaldatakse suletud huviringidest ning avatud huviringidesse jääb laps alles.

Klassi õpilaste nimekiri vaade > lapse märkimine lahkunuks: hüpikaknas tulevad järgmised teated:

• • "Lapse nimi eemaldatakse huviringidest: Suletud huviringi nimi;"
  • "Lapse nimi huviringi koht jääb alles: Avatud huviringi nimi1, Avatud huviringi nimi2;"
  • Kui lahkunuks märgitakse mitu last, siis iga lapse kohta on teates eraldi rida.