1. Huviasutuse lisamine, muutmine, kustutamine.

KOV huviasutuste nimekirja pääseb, klõpsates peamenüü nupul [KOV Huvikool]. Avaneb kõikide ARNOs registreeritud Huviasutuste vaade. 

Vastavalt ARNOs antud õigustele on ametnikul ja raamatupidajal võimalus vaadata ja teostada erinevaid toiminguid:

•  Ametnikul on õigus teostada kõiki toiminguid huviasutuste, ringide ja õpilastega, saata vanematele teavitusi ning laadida all maksefaili.
•  Raamatupidajal on õigus vaadata huviasutuste ja -ringide andmeid, kõiki aruandeid (läbiviidud tundide aruanne, koondraport, arveldused) ning genereerida maksefaili. 

1.1 Huviasutuse lisamine

Huviasutuste vaates asuvad nupud [Lisa huviasutus] ja [Näita kõiki huviringe]. Klõpsates nupul [Lisa huviasutus], on võimalik lisada uus huviasutus. Avaneb Huviasutuse andmete lisamise vaade.

Uue asutuse lisamiseks peab sisestama põhiandmed (asutuse nimi, registrikood, asutuse aadress ja kontakt). Andmetes on kohustuslikud täita tärniga (*) märgitud väljad. Peale andmete sisestamist on võimalik need salvestada või salvestada ja lisada kohe uus asutus. Kõikide huviasutuste valikusse tagasi on võimalik liikuda, klõpsates lehe üla- või allääres oleval nupul [Huviasutused].

1.2 Huviasutuse andmete muutmine

Juba salvestatud huviasutuse andmeid on võimalik muuta või huviasutust kustutada, klõpsates Huviasutuste vaates asutuse nimel. Avaneb valitud Huviasutuse andmete vaade koos selles tegutsevate ARNOsse sisestatud ringide infoga.

Andmete muutmiseks, lisamiseks või huviasutuse kustutamiseks peab klõpsama nupul [Muuda andmeid]. Vajadusel on võimalik muuta ühte- või mitut juba sisestatud andmevälja. Kõik muudatused peab salvestama. Huviasutust on võimalik kustutada ainult juhul, kui ühtegi ringi sisestatud veel ei ole. 

Klõpsates nupul [Kustuta] on valitud huviasutus kustutatud.

2. Huviringid

Klõpsates sobiva asutuse nimel, Huviasutuste nimekirja vaates, avaneb Huviasutuse andmete vaade.   

Huviringe on võimalik lisada, kustutada, muuta ja peita valitud Huviasutuse andmete vaates, ringide loetelu jaotises vastaval nupul klõpsates.

2.1 Huviringi lisamine ja kustutamine

Ringide nimekirja jaotises asub nupp [Lisa huviring]. Nupul klõpsates avaneb Huviringi lisamise aken koos sisestusväljadega.

Sisestusväljadele on võimalik märkida huvikooli ringi puudutav oluline (lepingu)info – ringi nimetus, -valdkond ja -alavaldkond, maksumus (on nähtav vanemale), ringi juhendaja- ja töö mahuga seotud andmed, juhendaja kontaktandmed ja makstav tasu, ringi kohtade arv ning vajadusel piirangud osalejatele (klassi ja vanuse piirang). Ringi sisestamisel on kohustuslikud täita tärniga (*) märgitud väljad.

Teine jaotis selles aknas on huviringi toimumise aegade sisestamiseks. Toimumise aja märkimiseks on kolm võimalust: 

•  kokkuleppel
•  täpsustamisel (ringi sisestamise hetkeks ei ole toimumise aeg täpselt teada)
•  kindlal päeval ja -kellaajal.

Toimumise aeg märgitakse tervele ringile. Juhul kui on vajadus mõnele õpilasele määrata ringist erinev aeg, siis lepitakse see kokku individuaalselt. Peale vajaliku info sisestamist peab selle salvestama klõpsates nupul [Salvesta] või [Salvesta ja tagasi].  

Samast aknast on võimalik ka huviring kustutada klõpsates nupul [Kustuta].

NB! Kustutada saab huviringi ainult siis, kui ringi tegevus pole veel alanud s.t. puuduvad ringiga seotud lapsed ning juhendaja ei ole märkinud läbiviidud tunde.

2.1.1 Huviringi loomise teavitus

Kui lisatakse uus huviring, siis vastav teade saadetakse ametnikule. Teavitus saadetakse kõikidele ametniku rollis olevatele isikutele.

E-post aadress võetakse kasutajatest. Teavitus sisaldab asutuse ja ringi nime. Näide:

Kirja teema: Arno automaatne teade: Loodi uus KOV huviring

Kirja sisu:

Loodi uus KOV huviring: Huviringi nimetus

Ringi juhendajaks on: Juhendaja ees ja perekonnanimi

2.2 Huviringi andmete muutmine ja huviringi peitmine

Huviasutuse andmete vaates, ringide jaotises, iga ringi rea lõpus on nupp [Muuda]. Nupul [Muuda] klõpsates avaneb valitud huviringi muutmise aken koos sisestatud andmetega.

Juhul kui huviring ei ole veel tegevust alustanud, on võimalik muuta kõiki andmeid. Vastasel korral ei saa muuta ringi juhendaja isiku- ja töö mahuga seotud andmeid. Peale muudatuste tegemist peab need salvestama.

Huviringi on võimalik ka peita. Huviasutuse andmete vaates, ringide loetelu jaotises, ringi rea lõpus on nupp [Peida]. Nupp on nähtav ainult ametnikule siis, kui ringis õpilased puuduvad. Enne ringi peitmist peab ametnik:

• märkima kõik õpilased lõpetanuteks
• kinnitama juhendaja märgitud läbiviidud tunnid.

Vanematel puudub võimalus valida oma lapsele ringi, mis on peidetud.  Juhendaja ei näe oma vaates peidetud ringi ning tal puudub võimalus lisada sellesse ringi lapsi. 

2.3 Teavituste saatmine huviringi juhtidele

Ametnikul on võimalus saata e-kiri huviringi juhtidele. Huviasutuste tabeli paremal ülaääres asub nupp [Saada teavitused].

Nupul klõpsates avaneb teavituste saatmise vaade.

Kollases taustas on info viimati saadetud teavitus(t)e kohta.

Väli "KOV Huvikoolid" avaneb ripploendina, kus on võimalik valida üksikud asutused. Klõpsates sisestus väljal avanevad kõik huviasutused. Klõpsates asutuse nimel, kinnitatakse valik.

Võimalik on valida korraga kõik asutused, vastav linnuke on "Kõik KOV huvikoolid".

• Kirja saatja e-post on vaikimisi täidetud sisseloginud kasutaja e-postiga. Vajadusel saab seda muuta.
  
• Kirja teema ja Kirja sisu on kohustuslik täita.
• Kirja allkiri on vaikimisi täidetud sisselogitud kasutaja nime ja rolliga. Vajadusel saab seda muuta. 

Kirja allkiri võib tühjaks jätta. Muud väljad on kohustuslikud.

Kui juhendajal on mitu ringi, siis temale saadetakse ainult üks kiri.

Kui saatmise protsess on pooleli, siis kollasel alal paistab järgmine teade "Teavituste saatmine on veel pooleli, palun oodake. Andmete uuendamiseks uuendage lehte. Kokku vaja saata 2 teavitust, hetkel saadetud 0 teavitust." Sel hetkel saatmise nuppu ei kuvata.

Peale teavituse saatmist kuvatakse info saatmise kohta, näiteks "Viimati saadeti teavitusi 20.10.2022. Saadetud teavitusi 1, saatmata 0".

Võimalikud veateated teavituse saatmisel:

• Rühmad on valimata!
• Puudub kirja saatja e-post
• Vigane kirja saatja e-post
• Puudub kirja teema
• Puudub kirja sisu.

3. Õpilasega seotud toimingud

Ametnikul on võimalus lisada õpilasi huviringidesse ilma taotluseta. Seda saab teha huviringide nimekirjas klõpsates rea lõpus oleval nupul [Õpilased] või sobival huviringi nimel (õpilaste tabel). Avaneb juba sisestatud õpilaste tabel.

Tabeli päise kohal asuvad nupud, mis võimaldavad teostada kõiki ringi õpilastega seotud vajalikke toiminguid:

•  lisada õpilasi
•  muuta õpilase huviringi (valitud asutuse piires)
•  märkida õpilasi lõpetanuteks
•  saata vanematele teavitusi
• vaadata kõiki õpilasi (ka lõpetanuid).

3.1 Õpilase lisamine

Õpilase lisamiseks on vajalik teada tema isikukoodi või kui see puudub, siis sünnikuupäeva. Klõpsates õpilaste tabelis nupul [Lisa laps huviringi] avaneb õpilase lisamise aken.

Selles aknas peab sisestama isikukoodi või sünnikuupäeva vastavale väljale. Peale nupule [Lisa] vajutamist on õpilane ringi kinnitatud. Ringis alustamise kuupäev on sisestamise kuupäev. Seda muuta ei ole võimalik.

3.2 Õpilase huviringi muutmine

Õpilas(t)e huviringi on võimalik muuta korraga tervel ringil või ainult mõnel õpilasel. Soovi korral on võimalik valida kõik õpilased korraga klõpsates nupul [Vali kõik]. Klõpsates nupul [Muuda lapse huviringi] saab ühe ringiga seotud õpilast lisada ka teise ringi või -tõsta ühest ringist teise. Avaneb muudatuse aken.

Selles aknas on kaks sisestusvälja: Huviring ja Muutmise põhjus. Mõlemad väljad peavad olema täidetud. Huviringi puhul peab klõpsama huviringi lahtril ning tegema ühe valiku etteantutest. Valik avaneb ripp-menüüna. Ripp-menüü pakub kõiki ringe, kuhu valitud õpilane sobib, arvestades ringi vastuvõtu tingimusi ja piiranguid. Muutmise põhjuse võib kirjutada vabatekstina. Peale sisestusväljade täitmist on muudatuse kinnitamiseks kaks võimalust:

•  nupp [Lisa] kasutatakse siis, kui on soov, et õpilane osaleks ka teises valitud ringis (õpilane jääb olemasolevasse ringi õpilaste nimekirja)
•  nupp [Muuda] kasutatakse siis, kui on soov vahetada õpilase ringi (õpilane eemaldatakse olemasolevast ringist ning lisatakse valitud ringi).

3.3 Õpilase eemaldamine huviringist

Õpilase eemaldamiseks huviringist peab õpilaste nimekirja tabeli päise kohal klõpsama nupul [Eemalda laps huviringist], avaneb eemaldamise aken.

Selles aknas on ainult eemaldamise põhjuse sisestusväli, mis peab olema täidetud. Peale eemaldamise põhjuse märkimist ning nupul [Eemalda] klõpsamist, loetakse õpilase osalus huviringis lõppenuks alates põhjuse sisestamise kuupäevast.

Kõiki õpilasi, kes osalevad või on õppeaasta jooksul osalenud ringis, saab vaadata klõpsates nupul [Näita lõpetanuid]. 

Avanenud vaates on lisaks alguskuupäevale nähtav ringis osalenud õpilased koos lõpetamise kuupäevaga.

Ringi lõpetanud õpilased saab uuesti ära peita nupuga [Peida lõpetanud].  

3.4 Teavituse saatmine õpilase vanemale

Õpilaste nimekirja tabelis peab linnukesega valima õpilased, kelle vanemale soovitakse teavitust saata.  Korraga kõikide õpilaste vanematele teavituse saatmiseks on võimalik valida kõik ringi õpilased klõpsates nupul [Vali kõik]. Kui õpilaste valik on tehtud peab klõpsama nupul [Saada teavitused]. Avaneb teavituse sisestamise vorm.

Avanenud aknas on kõik väljad muudetavad:

• Kirja saajad - eeltäidetud vanema e-posti aadressiga (vanema kontakti olemasolu korral ARNOs)
• Kirja saatja - saatjal võimalus sisestada sobiv e-posti aadress
• Kirja teema - kirja lühikokkuvõte
• Kirja sisu - oluline info, mida soovitakse vanema(te)le edastada
• Kirja allkiri - eeltäidetud saatja nimega (ARNOsse sisse loginud isiku nimi, kes kirja edastab)

Teavituse saatmiseks peab klõpsama akna allservas asuval nupul [Saada teavitused].

4. Aruanded

Kõikide valla Huviasutuste vaate paremal ülaservas on nupp [Näita kõiki huviringe]. Nupul klõpsates avaneb kõikide ARNOs registreeritud huviringide vaade, kus on toodud olulised andmed iga ringi kohta.

Avanenud vaate paremal ülaservas asuvad nupud edasiliikumiseks Koondraportisse ning CSV ekspordiks ning iga ringi rea lõpus on nupud ringi andmete muutmiseks ja -peitmiseks (p. 2.2. Huviringi andmete muutmine ja huviringi peitmine) ning toiminguteks õpilastega (p. 3. Õpilasega seotud toimingud).

4.1Koondraport

Kõikide huviringide- või Huviasutuse andmete vaates asub nupp [Koondraport], millel klõpsates avaneb Koondraporti vaade.

Koondraport on kõikide huviringide juhendajate läbiviidud töötundide õppeaasta arvestus kuude lõikes ning -kokku. Koondraportit on võimalik filtreerida asutuse, ringi ja õppeaasta alusel. Klõpsates vastava filtri sisestusväljal, avaneb ripp-menüü süsteemi sisestatud nimetustega. Vaate ülaääres asuvad nupud, millel klõpsates on võimalik kuvada koondraportit asutuste- või juhendajate kaupa, avada Arvelduste vaadet, kinnitada töötunde, genereerida maksefaili ning eksportida koondraporti andmeid csv faili.

4.1.1 Koondraport asutuste kaupa

Klõpsates nupul [Koondraport asutuste kaupa] avaneb kõikide asutuste nimekiri.

Avanenud vaates on vastaval õppeaastal tegutsenud kõikide asutuste nimekiri koos selles tegutsenud kõikides ringides läbiviidud tundide arvuga kuude lõikes ning terve aasta kokku. Kõik veerud on sorditavad. Kogu tabeli saab eksportida csv faili, klõpsates vastaval nupul.

4.1.2 Koondraport juhendajate kaupa

Klõpsates nupul [Koondraport juhendajate kaupa] avaneb kõikide juhendajate nimekiri.

Avanenud vaates on vastaval õppeaastal tegutsenud ringijuhendajate nimekiri koos läbiviidud tundide arvuga kuude lõikes ning terve aasta kokku. Kõik veerud on sorditavad. Kogu tabeli saab eksportida csv faili, klõpsates vastaval nupul.

4.1.3 Ringitundide aruanne

Ringi juhendajal on kohustus märkida oma töötunnid Läbiviidud ringitundide tabelisse. Ametnikul on võimalus vajadusel muuta läbiviidud tundide aruannet klõpsates Koondraporti vaates ringi rea lõpus oleval nupul [Muuda]. Avaneb tundide detailne Aruanne.

Töötundide Aruande vaates on ametnikul võimalik muuta tundide arvu ning soovi korral lisada vastav selgitus. Juhul kui tunde ei ole toimunud, peab tabelisse märkima nulli (0). Tabeli allservas on toodud lepingujärgne tundide maht aastas ning tundide jääk märkimise hetkel võrreldes aastamahuga. Muudatuste salvestamiseks peab klõpsama nupul [Salvesta ja tagasi], mis viib Huviringi andmete lehele.

4.1.4 Ringitundide kinnitamine

Peale kõikide juhendajate tunniarvestuse kontrollimist (ning enne maksefaili genereerimist, mida teeb raamatupidaja), peab ametnik töötunnid kinnitama. Tunde on võimalik kinnitada kõikidel juhendajatel korraga klõpsates Koonraporti vaate paremal ülaservas oleval nupul [Kinnita kõik kuni ...2019] või igal juhendajal eraldi klõpsates ringi rea lõpus oleval nupul  [Kinnita kuni .../2019]. Kui tunnid on kinnitatud, siis töötunde enam muuta ei ole võimalik. Vajadusel peab muutma järgmise kuu tundide arvu. 

Klõpsates nupul [CSV eksport] on võimalik genereerida koondraportist .csv fail.

4.2 Arveldused

Koondraporti ülaservas asub nupp [Arveldused], millel klõpsates avaneb arvelduste vaade.

Arvelduste tabelis on andmed esitatud ringijuhtide- ja kuude lõikes. Tabel sisaldab töötasu summasid ning tundide arvestust kokku. Kuude lõikes on eristatud makstud- ja maksmata summad. Lisaks on veerud käesoleval kuul- ja kokku makstud summade kohta. Vajadusel on võimalik vaadet filtreerida isikukoodi ja aasta alusel.

Arvelduste vaates paremal ülaservas asuvad nupud tagasiliikumiseks koondraportisse, vaate CSV ekspordiks ning maksefaili genereerimiseks.

4.2.1 Maksefaili genereerimine

Peale kõikide juhendajate läbiviidud tundide kontrollimist ja kinnitamist on ainult raamatupidajal võimalik genereerida maksefail. Ametnikul on võimalus alla laadida eelnevalt genereeritud maksefaili. Maksefaili genereerimiseks ja olemasolevate failide alla laadimiseks peab Arvelduste vaates klõpsama nupul [Genereeri maksefail]. Avaneb Maksefailide aken.

Maksefailide vaates on nimekiri kõikidest eelnevalt genereeritud failidest. Iga rea lõpus on nupp [Laadi fail alla], millel klõpsates on võimalik juba genereeritud faili avada.

Uue kuu alguses lisandub nimekirja uus rida, mille lõpus asub nupp [Genereeri fail ja lukusta summad]. Sellel nupul klõpsates genereeritakse vastava kuu maksefail ning lukustatakse failis sisalduvad summad. Peale summade lukustamist vastava kuu tundide mahus ja tasudes muudatusi teha ei ole võimalik.  Lukustatud summad on märgata ka Arvelduste vaates.