Huvikoolid ja nende loomine

Huvikoolide nimekirja juurde pääseb peamenüüs nupu [Huvikoolid] abil. Samas vaates on nupp [Lisa huvikool] ning võimalus muuta olemasolevate huvikoolide põhiandmeid. Uue huvikooli lisamiseks sisestab KOVi ametnik Arnosse huvikooli põhiandmed (kooli nimi, aadress, haldaja – kas era- või munitsipaalhuvikool, munitsipaalhuvitegevus või muu huvitegevus).

Huvikooli andmete vaates on võimalik valida nelja huvikooli liigi vahel:

• Munitsipaalhuvikool

• Erahuvikool

• Munitsipaalhuvitegevus

• Muu huvitegevus

Põhjalikum andmete sisestamine (kontaktinfo, veebilehe aadress, lisainfo, katsete teavitused, kas kasutusel on klassid jm) võib jääda huvikooli esindaja sisestada.

Ametnik määrab ära ka huvikoolide esindajad, s.t. annab kasutajatele vastavad õigused ja seejärel saavad kooli esindajad ise hallata huvikooliga seotud informatsiooni ja rühmasid.

Huvikooli andmed

Huvikooli nimel klõpsamine viib huvikooli vaatesse, kus kõige ülemises osas on üldandmed. Siia võib sisestada kõik selle, mida soovitakse lapsevanemale näidata enne kooli registreerimist, sh ka viited asutuse enda kodulehele. Avalikud andmed on:

• Kooli nimi

• Liik

• Kooli aadress

• Kontakt

• Lisainfo

• Veebilehe aadress

Anonüümne kasutaja näeb andmeid nii:

Muuhulgas kirjeldatakse kooli juures e-kirja mall, mis saadetakse lapsevanemale sisseastumiskatsete korral.

Klass kasutusel määramine

Õigus määrata: huvikooli esindajal või ametnikul

Kui huvikoolis on vaja kuvada rühma nimekirjas, lapse nime järel, mitmendas klassis laps õpib, siis selleks tuleb huvikooli "muuda" vaates lisada linnuke "Klass kasutusel":

Automaatselt tekib rühma nimekirja vaatesse veerg "Klass".

Klass kasutusel linnukest on võimalik määrata vaid huvikooli põhiselt, mitte rühma põhiselt.

NB: Kui klass võtta kasutusele pärast laste lisamist rühma, siis tuleb käsitsi igale lapsele pärast ka klass määrata. Ehk siis huvikooli mooduli kasutamise alguses tuleks väga täpselt läbi mõelda, kas huvikoolis on vaja klasside infot kuvada, vastasel juhul on hiljem tülikas käsitööd teha.

Klassi lisamine või muutmine käib nupuga "Muuda klassi":

• Klassi numbri valik tuleb teha rippmenüüst, valikud 0-9

• Tähis/tase kuvatakse klassi numbri ees ja on vajalik selleks, et näiteks eristada paralleele. Tähis tuleb ise määrata:

Õppeaasta vahetus ja rühmade kopeerimine ühest õa teise:
Kui kasutusel on klassid, siis järgmises õppeaastasse kopeerimisel suureneb klassinumber automaatselt, tähis ei muutu.

4. Arved ja raamatupidamine

Kui kõik vajalikud väljad on täidetud, peab muudatused salvestama klõpsates nupul [Salvesta] või [Salvesta ja tagasi].

Huvikoolide menüü alt nupp ARVED viib huvikoolide Tehingute (arved ja laekumised) vaatesse. Siin kajastatakse kõiki rahalisi liikumisi ja parandusi, sh kohustused, ümbertõstmised ja laekumised. Tehingute vaates on filtrid tehingute uurimiseks ning järgmised veerud:

• Tehingu liik (Laekumine, Arve ning erinevad korrektuurid)

• Tehingu või korrektuuri kuupäev (korrektuuri lisamisel sisestatud kuupäev)

• Arvestuskuu - periood, mille juurde tehing kuulub

• Tähis - arve number, laekumise arhiveerimistunnus, pangalingimaksetunnus, paranduse tunnus

• Viitenumber (lapsepõhine)

• Summa

• SV - kas tehing suurendab või vähendab saldot

• Saldo pärast - arvutatakse välja, mis on lapse saldo pärast selle tehingu tegemist

• Laps

• Asutus

• Rühm

• Saadetud - kas arve on kasutajale e-postile saadetud

• E-arve jah/ei - kas kasutusel on e-arve

Tehingute vaatest saab teha kõiki teisi arvetega seotud toiminguid:

4.1. Arvete genereerimine ja maksmine

Arno koostab arved automaatselt või nupu [Genereeri arved] abil, vastavalt rühma andmetes märgitud arveldamise perioodile. Arvete genereerimisel küsitakse perioodi ning asutust, samuti saab valida, kas arved saadetakse kohe välja või tehakse saatmine pärast eraldi. Arvete genereerimine võib võtta aega - sel ajal näidatakse kasutajale teadet: Huvikooli arvete genereerimine on hetkel pooleli.

Märkus: kui lapsel on valitud perioodile kehtiv arve olemas, siis uut ei tehta. Kui aga genereeritakse novembri arveid (uuesti) ning lapse novembri arve on tühistatud (tehtud kreeditarve), siis genereeritakse talle uus. Sel juhul on tähtis, et ka rühma andmetes kajastuks põhjus, miks tekkis kreeditarve vajadus (näiteks märgitud lõpetamine või kuutasuvabastus).

Arete maksetähtaeg on 14 päeva alates arve genereerimise päevast.

Arvel on olemas arve number (vajadusel rühmapõhise eesliitega) ja ka lapse viitenumber.

Arve saadetakse PDF kujul maksja e-maili aadressile. E-maili sisus on toodud link Arno lehele, kus lapsevanem saab maksta arvet läbi pangalingi (Arnosse tuleb enne sisse logida). Vanem valib panga, logib panka sisse ja maksab. Eduka makse puhul läheb Arnosse kirja, et arve on makstud.

4.2. Arve tasumise meeldetuletused

Arve maksmise meeldetuletus saadetakse üks päev enne maksetähtaega. Kui maksetähtaeg on möödas, aga arvet pole makstud, saadetakse korduv teavitusi kuni lõpliku maksetähtajani (näiteks 3 päeva tagant). Kui Arnos on juba uus arve genereeritud, siis saab pangalingiga maksta korraga uut ja vana arvet.

Kui makse on toimunud väljaspool Arnot, siis on võimalus raamatupidajal või administraatoril arve Arnos makstuks märkida. Kui arve maksti osaliselt, siis saab sisestada võlgnevuse summa.

4.3. Liidestus raamatupidamistarkvaraga (PMEN)

Arno suudab genereerida raamatupidamistarkvara jaoks vajalikul kujul maksekohustuste faili ning vastu võtta ka PMeni poolt genereeritud maksete laekumise faile. Laekumiste importimisel tuleks jälgida, et valitud oleks seadistus "Pangalingimakse ei tekita laekumist" - see tähendab, et laekumist kuvatakse pärast PMeni importi.

Laekumiste importimisel PMenist vaadatakse, kas kogu laekumiste summa ühe arve kohta PMenis on võrdne Arnos olevaga. Kui Arnos on vähem, siis tehakse laekumine. Kui aga Arnos on rohkem, siis tehakse laekumise vähendamine. Sellisel viisil viiamse iga arve kohta laekunud summad Arnos võrdseks PMenis olevaga.

Mõned laekumiste impordiga seotud reeglid:

• Vaikimisi on PMeni laekumiste impordis viimase 4 kuu arved. See tähendab, et kui keegi maksab vanemat arvet kui 4 kuud, ei tule selle laekumise info impordiga Arnosse. Tuleb sisestada käsitsi.

• Kui PMenis on ettemaks, siis import seda Arnosse ei too, kui ettemaks ei ole PMenis seotud konkreetse arve külge. Ettemaks tuleb Arnosse tuua käsitsi.

• Kui Arnos on käsitsi sisestatud ettemaks, siis import seda ära ei kaota eeldusel, et ettemaks on pandud kõige viimase arve külge (arvestusperioodi mõttes viimane).

• Kreeditarvel hetkel korrektuure ei tehta

4.4. Süsteemivälised maksed (käsitsi)

Kui makse on toimunud väljaspool Arnot ja importe ei kasutata, siis saab tasumise Arnosse sisestada nupu [Sisesta laekumine] abil. Laekumise juures on eeltäidetud makse kuupäev ja maksja, kuid mõlemad võib käsitsi ära muuta.

4.5 Süsteemivälised maksed pangast

Laekumiste importimiseks pangast tuleb teha väljavõte XML formaadis ning laadida see Arnosse raamatupidaja või ametniku rollis. Impordi juurde pääseb Arvete vaatest nupuga [Pangalaekumiste import]. Faili laadimiseks on pildil olev aken:

Juba laetud importe näeb vaatest "Laekumiste impordid" → "Vaata laekumisi". Selles vaates on toodud kõik imporditud laekumised ning milliste arvetega on need seotud.

Imporditud laekumiste vaates on võimalik uurida, millised seosed leidis Arno maksmata arvete ja imporditud laekumiste vahel. Tulemused võivad olla järgmised:

1. Laekumine ja arve on andmete põhjal kokku viidavad ning makstud summa klapib arvega täpselt. Sellise laekumise juures on nupp [Kinnita].

2. Laekumine ja arve on andmete põhjal kokku viidavad, kuid makstud on suurem summa. Sellise laekumise juures on nupp [Kinnita] (jääk jääb ettemaksuks) ning lisaks ka võimalus siduda laekumise juurde veel teine arve ka (jäägi ulatuses).

3. Laekumise ja maksmata arve vahel ei olnud võimalik seost leida. Sel juhul on võimalik lisada seos käsitsi, kasutades nuppu [Sisesta arve NR].

4. Kui sisestatud arve on tegelikult juba makstud, siis süsteem hoiatab, aga lubab lisada selle arve juurde ettemaksuks. NB: lukus arvele ettemaksu lisada ei saa, sel juhul tuleb valida uuem arve ja panna ettemaks selle külge. Sobiva arve pakub Arno ise välja näiteks nii: "Valitud arve on lukus, sest uus arve on juba genereeritud. Uue arve nr on 2018101234".

Sobivate seoste kinnitamiseks on nupp [Kinnita kõik], mis kinnitab leitud seosed 1. ja 2. punktis kirjeldatud juhtudel.

Kontrolli vajavate (ehk siis kinnitamata) laekumiste nimekirja saab kätte kasutades filtrit "Kontrollitud" ja valides sealt kontrollimata kanded. Nende sidumiseks arvega on nupp [Sisesta arve NR].

Sidumiseks pakutakse kõiki maksmata arveid. Arvega sidumiseks piisab, kui klõpsata arvete nimekirjas arve numbril või sisestada number üleval asuvasse kasti.

Kui esialgu ei oska laekumist millegi külge siduda, jääb see nimekirjas ootele, kuni sellega on midagi tehtud. Arve numbri lahtrisse võib sisestada ka makstud arve, kui see pole lukus (st sellele pole tehtud järgmise kuu arvet juurde).

Kõiki kinnitatud imporditud laekumisi näidatakse ka koondtabelis "Laekumised". Teistest saab neid eristada filtris Laekumisviis, valides sealt "Ülekanne".

Märkused:

• Pangalaekumiste import jätab töötlemata pangalingiga tulnud  maksed, kuna need on meil Arnos juba olemas.

• Sama XML faili uuesti importimisel, ei impordita laekumisi topelt

• Kui erinevates XML failides on kattuvaid kandeid, siis neid uuesti ei töödelda.

Raha jaotamise loogika:

1. Kui meil on selgituses olemas arve number, siis kanname raha just selle rühma juurde, millele arve number vastab. Kui see rühm on juba tasutud, siis läheb selle rühma ettemaksuks.

2. Raha jaotamine juhul kui seletuses ei ole arve nr-t lähtub viitenumbrist:

• Kui on võlgasid, siis katame need ja ülejäänud raha (kui seda on) läheb viimase võla katmise juurde ettemaksuks.

• Kui võlga pole, siis paneme raha kõige uuema (kõige hiljem lisatud) aktiivse (alguskuupäev <= täna) rühma juurde, kusjuures eelistame ’Kinnitatud’ kohti ’Lahkunud’ ja ’Garantiikiri puudub’ staatuses kohtadele.

• arvestame ka maksjaga juhul kui me saame laekumise juurest kätte maksja isikukoodi ja antud isik on Arnos kuskil maksjaks määratud - siis me ei pane seda raha teise maksja rühma juurde

4.6 Korrektuurid

Tehingute (arved ja laekumised) tabelis saab nii arve kui laekumise juurde sisestada korrektuure. Korrektuur või tähendada:

• Arve parandus suuremaks või väiksemaks

• Arve tühistamine ehk kreeditarve

• Laekumise parandamine suuremaks või väiksemaks

• Laekumise sisestamine

NB: Kui arve on tühistatud ehk tehtud kreeditarve, saab samale perioodile genereerida ka uue arve.

4.7 E-arve (PMen-i kaudu)

Kui lapsevanemal on tehtud arve tasumiseks püsimaksekorraldus (tellitud E-arve), siis on võimalik tema püsimaksetunnus lisada huvikooli koha maksja andmetesse. E-arve püsimaksetunnuse sisestab ametnik lapse maksja andmete juurde. Kui sama laps käib mitmes rühmas, tuleb tunnus ka sisestada mitmesse kohta.

Selleks tuleb minna lapse vaatesse ning muuta huvikooli koha maksja andmeid:

Maksja andmete muutmise avaneb aken, kus tuleb valida, et e-arve tüüp on PMen (ehk e-arve saadab panka PMen) ning sisestada püsimaksetunnus.

Kui lapsel on huvikoolikoha juurde märgitud e-arve püsimaksetunnus, siis käitub Arno järgmiselt:

• Arvete genereerimine ei muutu, kuid arvete väljasaatmisel ei saadeta tavapärast teavitust neile, kes soovivad e-arvet.

• E-arve soovijad saavad ühe e-kirja (e-arve püsimaksetunnuse alusel grupeeritud) kõigi laste rühmade kohta.

• Kirjale ei lisata arve PDF faili. Kirja sisu on erinev ja seda saab muuta: Admin → Tekstid → emaili_huvikooli_earve

• Kui Arvel on eArve märge küljes, siis maksja ei saa seda Arnos maksta, puudub vastav nupp. Selle asemel kuvatakse märkust, et tegemist on eArvega, mis saadetakse otse panka.

• PMeni arvete ekspordifaili lisatakse samuti e-arve tunnus.

• Kui laps, kellel on ühes rühmas püsimakse tunnus juba olemas, läheb teise rühma, siis tekib püsimaksetunnus maksja andmetesse automaatselt, juhul kui lapsel on eArve liik = Pmen ja püsimaksetunnus mõnes teises rühmas sama maksjaga olemas.

4.8 Maksja andmete muutmine

Maksja andmeid saab muuta lapsevanem ("Lapse info" → "Maksjate andmed" sõltuvalt sellest, mis on seadistused), ametnik või huvikooli esindaja "Maksjate andmed" tabelist. NB! Huvikooli esindaja saab lapse maksja andmeid muuta ka juhul kui lapse staatus on "Garantiikiri puudub".

Erahuvikoolidel saab eraldi seadistada, et lapsevanem ei saaks maksja andmeid ise muuta: ARNO_ERA_HUVIKOOLIDE_TAOTLUS_MAKSJA_PIIRATUD (Erahuvikoolide taotluse maksja piiratud). Sellisel juhul on vanemal vaid "Maksja e-maili" lahter muudetav.

Saab ka üldise seadistuse peale panna: huvikoolide_taotlus_maksja_piiratud (Huvikoolide taotluse maksja piiratud). Siin siis samamoodi ei saa vanem muuta aga seadistus ei puuduta ametnikku ega huvikooli esindajat.

4.8.1 Maksjaks on Eesti riigi isikukoodiga isik

Maksja andmete muutmine ametniku ja huvikooli esindaja vaatest sõltumata seadistustest ja huvikooli liigist:

Maksja andmete muutmine vanema vaates, kui seadistus seda lubab:

Maksja andmete muutmine vanema vaates, kui seadistus seda ei luba:

Maksjaks saab määrata ka vajadusel teise isiku, oluline on, et täidetud on kõik kohustuslikud lahtrid. Vanemate puhul sõltub seadistustest, kui maksja andmeid ei ole lubatud muuta, siis ei saa ka teist isikut maksjaks määrata. Kui seadistus lubab, siis saab.

Kollases kastis on ka info: "Kui maksja isik muutub, siis e-arve jaoks on vaja sõlmida pangas uus leping ja võtta ühendust ametnikuga." Antud info on mõeldud lapsevanemale, kui ta maksja andmeid suundub muutma, sest e-arve osa ei ole vanemal endal muudetav (ei sõltu seadistusest).

4.8.2 Maksjaks on asutus

Maksja andmete muutmine ametniku ja huvikooli esindaja vaatest sõltumata seadistustest ja huvikooli liigist:

Maksja andmete muutmine vanema vaates:

4.8.3 Maksjaks on välismaa isikukoodiga isik

Maksjaks saab märkida ka välismaa isikukoodiga isikut. Selleks peab olema sisse lülitatud seadistus: ARNO_HUVIKOOL_MAKSJA_VALISMAA_IK_LUBATUD → JAH

Sel juhul tekib maksja muutmise vaatesse linnukese märkimise koht "Oman Eesti riigi isikukoodi".

Linnuke on automaatselt lisatud. Selleks, et maksjaks saaks lisada välismaa isikukoodiga isikut, tuleb linnukene kastist eemaldada. Vastasel korral tehakse isikukoodi kontroll ning antakse veateade: Maksja isikukood on vigane!

Kui on kasutusel teise maksja kinnitamine, siis sellest täpsemalt saab lugeda siit: Huvikooli maksja muudatuse kinnitamine.

5. Eri kasutajate vaated (huvikoolide osas)

5.1. Lapsevanem

Lapsevanem näeb avalehel tabeleid:

• "Kohustused" - tabelis on ära toodud laps, leping, viitenumber, maksmise ootel, maksja ning nupp [Maksmine] (kuvatakse juhul kui arve vajab maksmist, nupule vajutades saab arve tasuda pangalingi kaudu). Samuti on võimaik nupu [Vaata tehinguid] kaudu näha tehingute ajalugu.

• "Minu laste lepingud" - tabelis on ära toodud kehtivuse algus, kehtivuse lõpp, lapse nimi, asutuse nimi, lepingu fail, staatus, rühm, õppeaasta, kuutasu vabastus. Samuti on võimalik rea lõpus nupule [Lisad] vajutades näha lepinguga seotud lisasid ning nupule [Vaata kinnitajaid] vajutades näha lepingu kinnitajaid.

• "Minu lapsed" - tabelis on ära toodud lapse andmed, samuti on näha, millises huvikoolis ja rühmas laps juba käib ning nupule [Huvikooli taotlus] vajutades on võimalik teha uus taotlus ja nupule [Huvikoolist lahkumine] vajutades on võimalik teha taotlus huvikoolist lahkumiseks.

• "Minu huvikooli taotlused 2021/22" - Tabelis on ära toodud kuupäev, õppuri andmed, õppeaasta, alguskuupäev, huvikool, huvikooli rühm ja staatus. Rea lõpus olevale nupule [Vaata] vajutades avaneb uus aken "Huvikooli taotlus" vaatesse.

5.2. Rühma esindaja

Rühma esindaja näeb avalehel tabeleid:

• "Minu rühmad õppeaastal 2021/22" - tabelis on ära toodud rühm esindajaga seotud rühmad. Rühmasid saab filtreerida nimetuse, kategooria, aktiivsete rühmade ja treeneri/õpetaja järgi. Tabelis on ära toodud õppimise aeg aastates, kestus, toimumise aeg, osamakse (€), Kohtade arv, osalejate arv, menetluses olevate taotluste arv, ootel olevate taotluste arv, sel kuul laphkuvate laste arv ja lepingu mall. Rea lõpus saab nupule [Õpilased] vajutades näha õpilaste nimekirja ning nupule [Taotlused] vajutades taotluste nimekirja.

• "Kohustused - minu rühmas" - tabelis on ära toodud laps, asutus, rühm, arve number, viitenumber, maksmise ootel.

5.3. Huvikooli esindaja

Huvikooli esindaja näeb avalehel tabeleid:

• "Kinnitamist vajavad huvikooli taotlused õppeaastal 2021/22" - tabelis on ära toodud kuupäev, õppuri andmed, õppeaasta, alguskuupäev, huvikool, huvikooli rühm, lapsevanema isikukood, lapsevanema nimi, lapsevanema e-mail, lapsevanema telefon ja staatus. rea lõpus on nupp [Kinnita taotlus ja leping], millele vajutamisel on võimalik taotlus ja leping kinnitada. Õppuri andmetes olevale lingile klikkides avaneb vaade "Huvikooli taotlus".

• "Rühmad õppeaastal 2021/22" - Tabelis on ära toodud rühma nimetus, õppimise aeg aastates, kestus, toimumise aeg, osamakse (€), kohtade arv, osalejate arv, menetluses olevate taotluste arv, ootel olevate taotluste arv, sel kuul lahkuvate laste arv ja lepingu mall. Rea lõpus nupule [Muuda] vajutades on võimalik huvikooli rühma andmeid muuta, nupule [Õpilased] vajutades avaneb "Lapsed rühmas" vaade ja nupule [Taotlused] vajutades avanev vaade "Huvikooli taotlused".

• Nupuga [Excel eksport] on võimalik rühmade andmed eksporida Exceli faili.

• Nupuga [Lisa rühm] on võimalik lisada uus rühm.

• Nupuga [Kopeeri rühmad] on võimalik rühmad kopeerida järgmisesse õppeaastasse.

Vajutades rühma nimetuse peale avaneb vaade "Huvikooli rühma andmed", kus on võimalik tabelis "Rühma õigused" lisada või kustutada rühma tasemel õigusi.

Nupule [Õpilased] klõpsates avaneb vaade "Lapsed rühmas: XXX"

Nupuga [Saada teavitused] saab saata rühmas olevatele lastele teavitusi. Teavitusi saab saata üksikutele lastele (märkida lapse ette linnuke) või tervele rühmale korraga (märkida linnuke järjekorra numbri ette).

Nupule [Saada teavitused] klõpsates avaneb teavituse saatmise hüpikaken, kus on ära toodud lapsed, kelle vanematele kiri saadetakse. Sulgudes on arv, mitu kirja lapse kohta saadetakse vastavalt vanemate e-mailide olemasolule.

Juhul kui vanemal ei ole Arnos e-mail sisestatud, siis saadetakse teavitus taotlusel olevale e-mailile. Juhul kui taotlusel olev e-mail on erinev vanema Arnos olevast e-mailist, siis saadetakse teavitus vanema Arnos olevale e-mailile.

Väljad "Kirja saatja e-mail", "Kirja teema", "Kirja sisu" ja "Kirja allkiri" on muudetavad, väli "Valitud lapsed" ning "Vanemate e-mailid" ei ole muudetavad.

Pärast vajalike väljade täitmist klõpsata nupule [Saada teavitused]. Seejärel kinnitada, et soovite teavitusi saata klõpsates nupule [Jah].

Teavitusi ei saadeta välja kohe, vaid kirjad lisatakse saatmisjärjekorda. 

Saadetud teavitusi saab näha teavituste logist, klõpsates nupule [Teavituste logi].

Avaneb teavituste logi vaade.

Teavituste logi tabelis on järgmised veerud: Tegevuse hetk, kasutaja, saaja e-mail, laps, teema, sisu ning tulemus. Logi kõik veerud on sorditavad.

Tulemuse veerus on võimalikud staatused: Saatmata (kirja pole veel välja saadetud), Korras (kiri on edukalt välja saadetud), Ebaõnnestunud (Kirja saatmine keelatud) ning Korduvalt ebaõnnestunud (saatmine peatatud) (Kirja saatmine keelatud). Ebaõnnestunud kirja saatmise puhul võib tegemist olla näiteks vigase e-maili aadressiga.

Rühma laste nimekirjast saab märkida lapse lõpetajaks, valides linnukesega üks või mitu last ning seejärel vajutades nuppu [Märgi lõpetajaks] laste nimekirja tabeli kohal, tuleb ette dialoogaken, kus saab märkida lõpetamise kuupäev. Kindlasti tuleb valida ka põhjus (vastasel juhul ei saadeta lõpetamist korralikult EHISesse) ja soovi korral sisestada märkuse.

Rühmavahetuseks tuleb linnukesega valida üks või mitu last ja seejärel vajutada nuppu [Tõsta teise rühma] tabeli kohal. Avanevas dialoogaknas tuleb valida rühmavahetuse kuupäev (vaikimisi tänane) ja rühm, kuhu soovite valitud last/lapsi tõsta. Soovi korral võite sisestada ka märkuse.
Rühmavalikus näidatakse kõiki rühmasid, kus on mõni vaba koht.

Nupuga [Näita ka lõpetanuid] saab näha ka neid lapsi, kes on antud rühmast ära läinud ning nupuga [Peida lõpetanud] saad neid peita.

Nupuga [CSV eksport] saab eksportida laste nimekirja Excelis avanevasse faili.

5.4. KOVi ametnik ja raamatupidaja

Avaleht > [Huvikoolid]

Vaates "Huvikoolid" on tabelis ära toodud kooli nimi, liik, kooli aadress, EHIS-ID. Tabeli lõpus oleva nupuga [Muuda] on võimalik muuta vastava huvikooli andmeid ja nupule [Taotlused] vajutades on väha vastavasse huvikooli tehtud taotluseid. Koole on võimalik filtreerida nime ja liigi järgi.

• Nupule [Kategooriad] vajutades saab lisada huvikooli kategooriaid.

• Nupule [Lisa huvikool] vajutades saab lisada uue huvikooli.

• Nupule [Huvikooli õppekohad] vajutades avaneb vaade "Huvikooli õppekohad", kus näeb õpilaste andmeid.

• Nupule [Arved] vajutades avaneb vaade "Tehingud (arved ja laekumised), kus on võimalik teha kõike , mis on seotud arvepidamisega.

• Nupule [Deklaratsioon] vajutades avaneb vaade "Deklaratsioon", kus on võimalik deklaratsioon uuesti arvutada või genereerida.

(Võimalus on lüüa ka need rollid lahku, et ametnik ja raamatupidaja on eraldi ning raamatupidaja tegeleb ainult arvete osaga ning tal ei ole teisi ametniku õiguseid).

5.5. Volitatud isik

Kui taotluse esitaja on volitanud kellega kolmanda isiku maksma arveid tema lapse eest, siis volitatud isik näeb ja saab maksta lapse arveid selles huvikooli selles rühmas, kus on volitus tehtud.

Avaleht → tabel "Kohustused"

5.6. Anonüümne kasutaja

Näeb kõikide huvikoolide ja kõikide rühmade infot ning vabasid kohti. Taotluse esitamiseks tuleb siiski sisse logida.

6. Ülevaated

6.1. Vaade HUVIKOOLI LAPSED

Vaade annab nimekirja unikaalsetest lastest ja nende kõigist rühmadest. Kui kasutaja on ametniku õigustes, siis näeb lapse tegemisi erinevates asutustes. Kui siin tegutseb huvikooli esindaja, siis näeb ta lapse juures kõiki tema rühmasid oma asutuses (näiteks Muusikakoolis õpib viiulit, kuid osaleb ka kooris ja bändis).

Siin toodud näitete puhul Mari käib kahes huvikoolis ja Miia ühes. Samuti on näha, et Miia plaanib peagi lõpetada töö Lastekunstikoolis ning praegu ei ole näha, et ta alustaks kuskil mujal.

6.2 Vaade TAOTLUSED

Taotluste vaade annab detailse ülevaade huvikooli esitatud taotlustest ja nende olekutest. Ka siin on võimalik kujundada vaade endale sobivaks: veergude nimedele klikates saab neid sisse-välja lülitada.

Huvikooli taotluse olekute filter annab järgmised võimalused:

6.3 Vaade HUVIKOOLI ÕPPEKOHAD

Vaade annab ülevaate kõigist õppekohtadest koolis, mis on kas juba kinnitatud või mõnele õpilasele välja pakutud (ehk siis on taotlus).

Vaade avaneb peamenüüst Huvikoolid, kus on nupp Huvikooli õppekohad:

Tabelis on toodud laste andmed õppekohtade alusel, st iga õppekoha kohta üks laps ja kui laps käib mitmes rühmas, siis on ta tabelis mitu korda. Õppekohtade tabel näitab nii kinnitatud lapsi kui ka menetluses olevaid kohti (lapsele on koht broneeritud, kuid taotlusega on veel tööd teha).

Õppekohtade vaates on järgmised filtrid ja veerud (kusjuures veeru nimetusel klikates saab neid sisse-välja lülitada ja kujundada vaade endale sobivaks).

Kuna huvikooli õppekohtade vaates on lapsed, kes praegu õpivad või alustavad tulevikus, siis on võimalik ka otsingut täpsustada ja valida välja kindla staatusega lapsed:

7. Suhtlus EHIS-ega

Arno saadab huvikoolides käivate õpilaste info ka EHIS-esse (kord ööpäevas). Kehtib reegel, et huvihariduse info saadetakse EHISesse, kuid huvitegevust ei saadeta. Vaikimisi on huvikoolis huvihariduse rühmad, aga saab käsitsi öelda, et see konkreetne rühm on huvitegevus ja seega EHISesse mitte saata. Valik on rühma andmetes:

7.1 EHISe andmevahetuse reeglid

• Kui laps lahkub samal kuupäeval mitmest sama kooli rühmast (või mõlema õa rühmast), siis saadetakse 1. lahkumise korral lõplik lahkumine asutusest ja ülejäänud lahkumise kirjed lähevad kohe staatusesse Tühistatud - neid pole rohkem vaja saata.

Juhul kui rühma andmetes muudetakse rühma tüüpi suunal Huvitegevus -> Huviharidus:

• Huvikool, mille andmed saadetakse EHISesse: 
  1) Rühma liigi muutmisel tuleb hoiatus.
  2) Imporditud lapsele ei teki EHISe kirjet.
  3) Taotluse kaudu lisatud lapsele tekib EHISe kirje.

• Huvikool, mille andmeid ei saadeta EHISesse:
  1) Rühma liigi muutmisel ei tule hoiatust.
  2) Nii imporditud kui ka taotluse kaudu lisatud lapsele ei teki EHISe kirjet.

8. Tegevused enne uue õppeaasta algust

8.1. Rühmad

Uues õppeaastas rühmade loomiseks on kolm võimalust:

1. Luua täiesti uus rühm järgmises õppeaastas

2. Kopeerida eelmise õppeaasta rühmadest ilma õpilasteta need, mis jätkavad

3. Kopeerida eelmise õppeaasta rühmadest koos lastega need, mis jätkavad

NB: Kui registreerimise alguskuupäevi ei ole sisestatud, siis loodud rühmad on kohe ka registreerimiseks avatud.

Seni kuni õppeaasta kooli tööjärg ei ole staatuses "alanud" või "lõppenud", siis Huvikooli esindaja näeb avalehel tabelit "Eelmisest õppeaastast ülekandmata lapsed": 

NB! Kõik õpilased eelmisest õppeaastast peab kopeerima järgmisse õppeaastasse (kui nad järkavad) või lõpetama rühmas osalemise kehtivuse. Vastasel korral jätkatakse selle lapse eest arve esitamist.

8.2. Rühmade kustutamine

Rühmi ei saa kustutada ametnik või huvikooli esindaja järgmistel tingimustel:

a) uude õppeaastasse on lisatud lapsi, keda eelmises õppeaastas pole;
b) tulevases õppeaasta rühm on kopeeritud üle ülejärgmisesse õppeaastasse;
c) kopeeritud rühmal on juba seotud arveid (nt: Pärnu);
d) rühm on seotud teenusega (nt: kui lisada täiesti uus rühm Arnosse ja tahetakse seda proovida kustutada, Saue).

8.3. Registreerimise avamine

Koolipõhiselt saab registreerimist avada ja sulgeda vaates TAOTLUSED → TAOTLUSTE SÄTTED.

Siin saab valida, milliste taotluste esitamine on lubatud ning millal algab, millal lõppeb.

Soovitused:

• Mõistlik on märkida, et taotluste tegemine käesolevas õppeaastas on lõppenud: taotlemise sulgemine aitab vähendada võimalust, et vanema taotlus läheb lõppeva õppeaasta rühma.

•  Avada taotlemine uues õppeaastas algab valitud kuupäeval, et kohe pärast rühmade loomist ei saaks taotlema hakata. 

8.4. Lapsed rühmas

Lapsed võivad jätkata õpinguid uuel õppeaastal samas rühmas, kusjuures muutub klassi tähis või minna edasi teise rühma. Uue õppeaasta rühma nimekirjad tuleb üle vaadata:

• Soodustused kopeerimisel kaasa ei tule. Kui mõnel lapsel peaksid need edasi kehtima, siis tuleb lisada

• Kui rühmas on kasutusel klass, siis klassinumber suureneb. Kui aga peab muutuma ka täht, siis tuleks seda ise muuta

• Kui laps jätkab mõnes teises rühmas, siis oleks mõistlik enne taotluste avamist ta sinna ümber tõsta. Selleks on rühma nimekirjas nupp [Tõsta teise rühma]

• Kui pärast õpilaste üleviimist uude õppeaastasse lisandub rühma veel lapsi, siis tuleb need eraldi üle viia. Selliseid lapsi kuvatakse avalehel kastikeses "Eelmisest õppeaastast ülekandmata lapsed". Kastikest kuvatakse kuni uue õppeaasta alguseni.

9. Kasulikku

9.1. Automaatne lõpetamise kuupäev rühmas

Automaatse lõpetamise kuupäeva arvutamine ja toimimine:

• Huvikooli rühma andmetes on väli - õppimise aeg aastates.

• Lõpetamise kuupäev pannakse paika kohe, kui laps huvikooli rühma kinnitatakse.

• Juhul kui rühma vaatesse aastate arv lisada (või muuta) - siis arvutatakse see kõikidele rühma lastele, kellel puudub lõpukuupäev.

• Olemasolevaid lõpukuupäevi ümber ei arvutata.

• Huvikooli rühmade kopeerimisel järgmisesse aastasse, tuleb lõpetamise kuupäev kaasa.

• Lõpetamise kuupäeva saab muuta (ametnik ja huvikooli esindaja), kui see on tulevikus (NB: lõpetamise kuupäeva saab muuta vaid neli kuud tulevikku).

Lõpetamise kuupäeva arvutame välja siis kui:

• laps kinnitatakse huvikooli rühma

• laps tõstetakse ühest huvikooli rühmast teise - kui lapsel on juba lõpetamise kuupäev, siis ei muuda

• huvikooli rühma andmetesse lisatakse või muudetakse lõpetamise kuupäeva - kui lapsel on juba lõpetamise kuupäev, siis ei muud

9.2. Huvikooli vabade kohtade kuvamine

• Admin → Süsteemi seadistused → ARNO_HK_RYHM_VABA_KOHT_NAHTAV. Soovi korral on võimalik veerg nähtavale tuua või peita.

• Vabade kohtade arv = kohtade arv - osalejate arv - menetluses olevate taotluste arv - ootel olevate taotluste arv.

• "Kohtade arv" näitab seda, kui palju kohti on rühmas kokku.

• "Vabade kohtade arv" on kohtade arv, mis on rühmas vabad/täitmata.

• Kui "Kohtade arv" on tühi ja "Vabade kohtade arv" kuvatakse 10+, siis tähendab see seda, et rühmas on piiramatu arv kohti.

• Kui tegemist on lisaringiga taotlusel, siis arvutatakse "Vabade kohtade arv" järgnevalt: vabad kohad = kohtade arv - osalejate arv.

9.2.1 Ametniku vaade

Avaleht ->[Huvikoolid] -> Valides konkreetne huvikool -> tabel "Rühmad õppeaastal 2021/22"

Tabelisse on ära toodud huvikooli rühmade järjekorra number, nimetus, õppimise aeg aastates, kestus, toimumise aeg, osamakese (€), kohtade arv, vabade kohtade arv, osalejate arv, menetluses olevate taotluste arv ootel olevate taotluste arv, lahkujate arv ning lepingu mall.

Lisaks saab ametnik rühma andmeid muuta, näha õpilaste andmeid, taotluseid ning pakkuda vabu kohti.

9.2.2 Kasutaja vaade

Avaleht ->[Huvikoolid] -> Valides konkreetne huvikool -> tabel "Rühmad õppeaastal 2021/22"

Tabelisse on ära toodud huvikooli rühmade järjekorra number, nimetus, õppimise aeg aastates, kestus, toimumise aeg, osamakese (€), kohtade arv ja vabade kohtade arv.

Soovitud rühma peale klikkides avaneb rühma andmete vaade.

9.2.3 Anonüümne vaade

Avaleht ->[Huvikoolid] -> Valides konkreetne huvikool -> tabel "Rühmad õppeaastal 2021/22"

Tabelisse on ära toodud huvikooli rühmade järjekorra number, nimetus, õppimise aeg aastates, kestus, toimumise aeg, osamakese (€), kohtade arv ja vabade kohtade arv.

Soovitud rühma peale klikkides avaneb rühma andmete vaade.

10. Ootenimekirja haldus

(pildid lisanduvad hiljem)

10.1. Ootenimekirja seadistamine

Ametnik ja huvikooli esindaja saavad seadistada huvikooli andmete ja rühma andmete vaates linnukesega:

• "Ootenimekiri on vaikimisi lubatud" huvikooli andmetes,

• "Ootenimekiri on lubatud" rühma andmetes.

Huvikooli lisamisel on linnuke "Ootenimekiri on vaikimisi lubatud" vaikimisi peal, mis tähendab omakorda ka seda, et kõikide rühmade puhul on ootenimekiri lubatud.

Olemasolevatele huvikoolidele ja ka rühmadele lisatakse vaikimisi linnuke "Ootenimekiri on vaikimisi lubatud".

10.2. Huvikooli vaatamis- ja muutmisvaade

Huvikooli andmete muutmisvaates "Ootenimekiri on vaikimisi lubatud" välja juures on ikoon järgmise infoga: "Seadistus rakendatakse kõikidele rühmadele. Kui soovite muuta seadistusi ühe rühma juures, siis minge konkreetse rühma andmete muutmise vaatesse. Ootenimekirja kohtade arvu saab seadistada konkreetse rühma juures"'

Huvikooli andmetes linnuke "Ootenimekiri on vaikimisi lubatud"

• Kui huvikooli andmetest ära võtta linnuke "Ootenimekiri on vaikimisi lubatud ", siis kohe visatakse ette hoiatus "Kindel, et soovite kõikidelt rühmadelt ootenimekirja ära võtta?"

• Kui vastus "Jah", siis linnuke võetakse ära

• Kui vastus "Ei", siis linnuke pannakse tagasi

• Kui huvikooli andmetes panna tagasi linnuke "Ootenimekiri on vaikimisi lubatud", siis kohe visatakse ette hoiatus "Kindel, et soovite kõigile rühmadele teha ootenimekirja lubatuks?"

  • Kui vastus "Ei", siis linnuke võetakse ära

  • Kui vastus "Jah", siis linnuke pannakse peale

Kui huvikooli andmetes võtta maha linnuke "Ootenimekiri on vaikimisi lubatud", siis rakendub see automaatselt ka kõikide rühmade juures, ehk siis ootenimekiri ei ole lubatud ka ühegi rühma juures. Kui linnuke tagasi panna, siis on ootenimekiri taaskord lubatud kõikide rühmade juures, kusjuures ootenimekirja kohtade arv on tühiväli ehk piiramata.

10.3. Huvikooli rühma vaatamis- ja muutmisvaade

Ühe rühma andmetes saab omakorda seadistusi muuta.

(1) linnuke "Ootenimekiri on lubatud"

(2) Kui linnuke on peal, siis ilmub nähtavale ka lisaväli: "Ootenimekirja kohtade arv:"

• vaikimisi tühi ehk piiramata;

• võimalik täita numbriliselt;

• Välja juures on ikoon, kus on selgitus: "Kui väli on tühi, siis ootenimekirja saab taotlusi esitada lõpmata arv. Kui soovite piirata esitatavate taotluste arvu, siis märkige väljale number, mitu taotlust ootenimekirja lasete esitada".

Kui huvikooli juures ei ole linnukest "Ootenimekiri on vaikimisi lubatud", siis saab rühma juurde selle ikka märkida.

Näide: kui ootenimekirja linnuke ei ole huvikooli andmetes märgitud, aga ühe rühma puhul tahetakse ikkagi ootenimekirja kasutada, siis ka see on võimalik. Ühe rühma juures märkimine on palju lihtsam, kui märkida huvikooli andmetes, et ootenimekiri on lubatud ning ära võtta teistest rühmadest see linnuke.

10.4. Lapsevanema töölaud. Huvikooli taotluse esitamine konkreetse rühma vaatest

Vaade: Menüü "Huvikoolid" > ühe huvikooli vaatamisvaade > huvikooli andmete vaates rühmade nimekiri > ühe rühma vaade:

Ühe huvikooli rühma vaatest saab algatada huvikooli taotlust.

• Kui rühmas on vabu kohti, siis paistab tavaline nupp [Esita taotlus]

• Kui rühmas on kõik kohad täis, siis huvikooli rühma vaates paistab nupp [Esita taotlus (ootenimekirja)].

• Kui rühmas on kõik kohad täis (ja ootenimekiri on täis), siis huvikooli rühma vaates

  • ei paista nuppu [Esita taotlus], ehk taotluse algatamise võimalus puudub.

  • kollases päises on tekst "Valitud rühma kohtade arv on täis. Kui te soovite taotluse antud huvikooli esitada, siis palun valige teine rühm."

10.5. Seadistamine, kui juba on taotluseid ootel

Kui huvikoolis on juba esitatud taotluseid, mis on "ootel" ja nüüd proovitakse ära võtta linnuke "Ootenimekiri on vaikimisi lubatud" (huvikooli andmetest) või "Ootenimekiri on lubatud" (rühma andmetest), siis süsteem keelab seda. Kohe visatakse ette veateade "Ootenimekirja seadistust ei saa ära võtta, sest on olemas 'ootel' taotlused".

10.6. Uue rühma lisamine vastavalt huvikooli tasandil ootenimekirja seadistusele

Rühma lisamine ja linnuke "Ootenimekiri on lubatud":

• Kui huvikooli andmetes linnuke "Ootenimekiri on vaikimisi lubatud" on peal, siis rühma lisamisel linnuke "Ootenimekiri on lubatud" on vaikimisi peal.

• Kui huvikooli andmetes linnuke "Ootenimekiri on vaikimisi lubatud" ei ole peal, siis rühma lisamisel linnuke "Ootenimekiri on lubatud" vaikimisi ei ole peal.

10.7. Ootenimekirja seadistus ja mõju erinevatele õppeaastatele

Ootenimekirja linnuke ei ole õppeaastapõhine.

• Kui jooksvas õppeaastas muuta huvikooli "Ootenimekiri on vaikimisi lubatud" linnukest, siis see muutub ka eelmistes ja järgmistes õppeaastas.

• Kui muuta huvikooli juures ootenimekirja linnukest, siis muutuvad andmed valitud õppeaasta, kui ka järgmise õppeaasta rühmade juures (eeldusel, et rühmad on kopeeritud järgmisesse õppeaastasse). Eelmise õppeaasta rühmade andmed ei muutu.

Huvikooli rühma kopeerimisel järgmisesse õppeaastasse kopeeritakse selle rühma välja "Ootenimekiri on lubatud" andmete hetkeseis.
Kui huvikooli rühm kopeerida järgmisesse õppeaastasse, siis kopeeritakse üle ka antud rühma "Ootenimekiri on lubatud" andmete hetkeseis (kui linnuke on olemas, liigub ka linnuke kaasa, kui linnukest ei ole, siis linnukest ka ei teki kopeerimisega).

Ootenimekirja seadistust huvikooli juures saab muuta ainult käesolevas õppeaastas. Vastasel juhul tuleb veateade huvikooli andmete salvestamisel "Ootejärjekorra seadistust saab muuta ainult käesolevas õppeaastas".

Rühmade juures ootenimekirja seadistusi saab vabalt muuta kõikide õppeaastate juures.

10.8. Rühmade näitamine huvikooli taotluse täitmisel ja muutmisel

Rühmas ootenimekiri on peal:

• Kui kohtade arv on täis, aga ootenimekirjas on veel kohti, siis ripploendis "Rühm" rühma nime järel paistab info (taotlus läheb ootenimekirja).

Taotluse esitamisel või muutmisel tuleb hoiatus "Valitud rühma kohtade arv on täis. Kas soovite jääda ootenimekirja?" Jaatava vastuse korral taotlus esitatakse, taotluse staatus on "Ootel".

• Kui kohtade arv on täis ja ootenimekiri on täis, siis taotlusel ripploendis "Rühm" rühma nime järel paistab info (kohtade arv täis).

Taotluse esitamisel või muutmisel tuleb hoiatus "Valitud rühma kohtade arv ja ootenimekiri on täis. Kui te soovite taotluse antud huvikooli esitada, siis palun valige taotlusel teine rühm."

Rühmas ootenimekiri ei ole peal:

Kui kohtade arv on täis, siis ripploendis "Rühm" rühma nime järel paistab info (kohtade arv täis).

Taotluse esitamisel või muutmisel tuleb hoiatus "Valitud rühma kohtade arv on täis. Kui te soovite taotluse antud huvikooli esitada, siis palun valige taotlusel teine rühm."

Erijuhud:

• Kui süsteemis on juba ees ootel taotlusi, siis olenemata rühma täituvusest (näiteks, (1) vabanes üks koht rühmas või (2) tehti rühma kohti juurde ja vabad kohad on tegelikult saadaval), lähevad kõik järgmised taotlused ka ootele.

• Kui ootenimekirja lubatakse võtta vaid 2 taotlust ja 2 taotlust on juba ootel, siis 3 taotlus saab esitamisel veateate "Valitud rühma kohtade arv ja ootenimekiri on täis. Kui te soovite taotluse antud huvikooli esitada, siis palun valige taotlusel teine rühm."

10.9. Uus seadistus: taotluse muutmisel muutub registreerimise kuupäev

Seadistus: Juba esitatud huvikooli taotlusel rühma vahetades muutub taotluse kuupäev / registreerimise kuupäev käesolevaks kuupäevaks

Kood: ARNO_HUVIKOOL_TAOTLUS_RYHMAVAHETUSEL_MUUTUB_TAOTLUSE_KUUPAEV
Vaikimisi väärtus = "Ei".

"Jah" väärtuse korral: Huvikooli ja rühma või rühma muutmisel taotluse peal muutub ka registreerimise kuupäev.

Näide:

Vanem esitab huvikooli taotluse rühma A, kuupäeval 25.10. Nüüd aga läheb 29.10 ja muudab taotlusel rühma ja salvestab taotluse rühma B.
Küll aga rühmas B on juba eelnevalt kohad täis ja ka ootenimekiri ees, kus ootel taotlusi on esitatud kuupäevadega 26.10 ja 27.10 seisuga. Nüüd muudetud taotlus liigub ootel taotluste rivi lõppu (kuna taotluse muudatuse kuupäev on 29.10).
Siis ametnik või huvikooli esindaja pakub vabu kohta.

Rühma ja registreerimise kuupäeva muutmine logitakse. Näeb ametnik ja huvikooli esindaja taotluse vaates.

10.10. Sõnaraamatu kaudu tõlgitavad kirjed

Sõnaraamatu kaudu saab tõlkida admini tasandil järgmisi lauseid:

Vaade: Menüü "Admin" -> "Selgitused kasutajale"

Lapsevanema töölaud > huvikooli rühma vaade > päises tekst "Valitud rühma kohtade arv on täis. kui te soovite taotluse antud huvikooli esitada, siis palun valige teine rühm."

1. Lapsevanema töölaud > huvikooli rühma vaade > nupp [Esita taotlus (ootenimekirja)]

2. Veateade taotluse esitamisel või muutmisel "Valitud rühma kohtade arv on täis. Kas soovite jääda ootenimekirja?"

3. Veateade taotluse esitamisel või muutmisel "Valitud rühma kohtade arv on täis. Kui te soovite taotluse antud huvikooli esitada, siis palun valige taotlusel teine rühm."

4. Veateade taotluse esitamisel või muutmisel "Valitud rühma kohtade arv ja ootenimekiri on täis. Kui te soovite taotluse antud huvikooli esitada, siis palun valige taotlusele teine rühm."

5. "Kindel, et soovite kõikidelt rühmadelt ootenimekirja ära võtta?"

6. "Kindel, et soovite kõigile rühmadele teha ootenimekirja lubatuks?"

7. "Ootenimekirja seadistust ei saa ära võtta, sest on olemas 'ootel' taotlused"

8. "Ootenimekirja seadistust ei saa ära võtta, sest leidub taotlusi mis on ootel staatuses"