Arno käivitamisel impordime kõik huvikooli lapsed ja alguses on nad kõik staatuses "Kinnitatud" olenemata nende sissekirjutusest. Samuti puuduvad imporditud lastel lepingud ja seega ei ole võimalik imporditud lastele garantiikirju lisada. Kui neil ei ole garantiikirju või ei soovi neid Arnosse üle tuua, siis põhimõtteliselt võib nii jääda. Tuleb vaid silmas pidada, et kui imporditud laps kolib KOVist välja, siis on tal siiski vaja garantiikiri lisada.
Kui imporditud lastele on vaja garantiikirju, siis tuleb pärast andmete importi kõikide laste staatused uuendada vastavalt sissekirjutusele (teeb Piksel). See liigutab osad lapsed staatusesse "Garantiikiri puudub". Samuti tuleb otsustada, kas imporditud lastele koostatakse süsteemi sees tagantjärele lepingud või jäävad nende lepingud väljaspoole Arnot. Kui lepingud jäävad väljapoole, siis peame neile lastele looma Arnosse asenduslepingud (teeb Piksel), et neile oleks võimalik lisada garantiikirju.
Kui asenduslepingud on loodud ja laste staatused on uuendatud, siis on võimalik kõik olemasolevad garantiikirjad süsteemi lisada nagu allpool kirjeldatud. Edasi toimib kõik samamoodi nagu allpool kirjeldatud.
1. Linnavalitsusse jõuab mitme kooli kohta käiv garantiikiri.
Ametnik läheb lepingute vaatesse: "Admin" peamenüüst - "Lepingud", valib filtris välja lapsed "Garantiikiri puudub" ning lisaks märgib KOV filtrisse "Tori vald". Ette tuleb 140 Tori valla last, keda saab linnukestega märkida (kui kõiki ei taha). Valikus on ka "Vali kõik".
Seejärel vajutab ametnik nuppu [Garantiikirja lisamine]. Avaneb aken, kus saab märkida kehtivuse aja (nii alguse ja lõpu), lisada faili ning salvestada ja kinnitada. See liigutus kinnitab lapsed tagasi rühma.
Kui garantiikiri on lisatud ja laps uuesti kohale kinnitatud, saata vanemale automaatteade. Näiteks tekstiga “/lapse KOV/ on teatanud, et garanteerib /Huvikool/ õppekoha tegevuskulu maksumuse. Teie laps /nimi/ on huvikooli õpilaste nimekirja kinnitatud”
Teade tuleb saata vaatest “Lisad” ning nupuga [Saada kõik teavitused] või konkreetse lisa juurest.
2. Koolini jõuab garantiikiri ühe lapse kohta või mitme lapse kohta samas koolis.
Kooli esindaja läheb lepingute nimekirja. Otsib üles selle ühe lapse, kelle kohta on garantiikiri või märgib vastavalt mitu last. Vajutab nuppu [Garantiikirja lisamine]. Avaneb aken, kus saab lisada kehtivuse (alguse ja lõpu) ja faili ning salvestada ja kinnitada. See liigutus kinnitab lapsed tagasi rühma.
Kui garantiikiri on lisatud ja laps uuesti kohale kinnitatud, saata vanemale automaatteade. Näiteks tekstiga “/lapse KOV/ on teatanud, et garanteerib /Huvikool/ õppekoha tegevuskulu maksumuse. Teie laps /nimi/ on huvikooli õpilaste nimekirja kinnitatud”
Teade tuleb saata vaatest “Lisad” ning nupuga [Saada kõik teavitused] või konkreetse lisa juurest.
3. Läheneb garantiikirjade vajaduse periood.
Ametnik või kooli esindaja läheb lepingute vaatesse ning valib lapsed, kellel garantiikiri puudub või valib kuupäeva, millest alates garantiikiri aegub. Vajutab nuppu [Saada teade]. Selle alusel saab kirjutada kirjakese, et tuleb küsida garantiikiri ning paluda saata kas linnavalitsusse või koolile. Ametnik saaks valida lapsi ka asutuse kaupa.
4. Vanema vaade
Vanema avalehel on lepingu tabelis teade, kui tekib garantiikirja vajadus. Ta näeb garantiikirja kehtivuse kuupäevi, kuid mitte garantiikirja ennast (kuna kahjuks osad vallad saadavad selliseid grantiikirju, kus erinevate laste nimed reas ja me ei saa teisele vanemale sellist asja näidata).
On võimalik (kuigi väga harv) variant, et KOV keeldub oma osa tasumast, kuid vanem võtab selle enda kanda (st tasub vanema arve+KOV omavahelise arveldamise arve). Lapsele tuleb “garantiikiri” vanemalt.
EHISes on reaalajas ainult need lapsed, kel leping kehtib (st. on ka kehtiv garantiikiri). Arno saadab EHISesse lahkumise, kui lapse staatus muutub “Garantiikiri puudub”. Kui laps on jälle kinnitatud, tuleb saata alustamine.
Õppuri kustutamine EHIS-est toimub hetkekuupäeva alusel (lahkumiskuupäeva ette anda ei saa). Õppuri lisamisel saab anda ette õppima asumise kuupäeva – õppima asumise kuupäevaks anname garantiikirja kehtivuse alguse. On võimalik ka variant, et KOV väljastab oktoobris garantiikirja, milles garanteerib ka septembri eest tasumise. Siis tuleb alustamine saata septembrist.
Arno jälgib garantiikirja kehtivuse kuupäeva ning kui kehtivus lõppeb, siis läheb laps automaatselt olekusse “Garantiikiri puudub”.
Arno jälgib, et kui mõni laps on juba huvikoolis ja kolib ära, siis muutub ka tema olek “Garantiikiri puudub”. Kolimine ühe omavalitsuse piires ei muuda lapse staatust huvikoolis.
Kui laps kolib KOVist välja või garantiikiri aegub, siis laps liigub garantiikirja vajavate laste staatusesse ja ARNO saadab märgukirja garantiikirja vajadusest nii vanemale kui koolile.
Puuduva garantiikirjaga laste arvu näeb huvikooli esindaja avalehel kastikeses Arvud – sinna läheb garantiikirja puudumise kohta info. Täpse nimekirja saab kätte lepingute vaatest.
Lapsele, kelle staatus on “Garantiikiri puudub”, ei saa arveid teha.
Laste kohta, kes jäävad arvest ilma, läheb märge tablisse “Puuduvad arved”. Seda vaadet näeb nii ametnik kui ka raamatupidaja.
Garantiikirjata lapsel on kuutasuvabastus tüüpi “Garantiikiri puudub”. Kui garantiikiri tuleb, siis automaatselt kustutatakse ka soodustus garantiikirja kehtivuse alguse päevaga.
Arvet saab teha tagantjärele, kui garantiikirjaga saavad asjad korda.
Olemasolevate garantiikirjade kehtivuse info kanname üle uude struktuuri, et ka nende kohta oleks näha, et garantiikiri on olemas ja kaua see kehtib.
Olekus “Garantiikiri puudub” võtab laps siiski rühmas koha.
Lepingute vaates saab korraga kasutada filtrit leping kehtiv ning garantiikiri ketiv. Samuti on olemas KOV filter, mis tähendab, et saab teha omavalitsuste kaupa väljavõtte, kellega tuleks arveldada.
Lapse paigutamise logi näitab välja garantiikirja aegumise ja taaslisamise muudatusi. Lapse vajadust ei muuda, mis tähendab, et Arnos jääb alustamise ja lõpetamise perioodiks lepingu loomise aeg kuni selle lõpetamiseni.
Garantiikirjad kehtivad reeglina õppeperioodi jooksul, st septembrist mai lõpuni. See tähendab, et kui mai lõpp kätte jõuab, lähevad vanematele teavitused nende garantiikirjade aegumise kohta. See pole alati kõige mõistlikum, kuna lapsed on just õppeaasta lõpetanud ja pole selge, kes neist uuel aastal jätkavad ja kes mitte. Pigem hakatakse uusi garantiikirju küsima sügise hakul ja vaid nende kohta, kes tõepoolest jätkavad. Selleks on loodud järgnev lahendus.
On võimalik seadistada, mis hetkest ei teavitata (käesoleva õppeaasta) garantiikirjade kehtivuse lõppemisest ja ka kuupäeva, mis hetkel saadetakse massiliselt välja teavitused järgmise õppeaasta kohta (kes ei ole KOV ja garantiikiri puudub). Mõlemad kuupäevad saab sisestada formaadis kuu ja päev, seega ei pea neid hakkama iga aasta muutma.
ARNO_GARANTIIKIRI_TEAVITUS_KEELATUD_ALATES - sisestatakse kuu ja päev, millest alates jooksvaid teateid garantiikirja aegumisest ja KOVist väljakolimisest ei saadeta. Aasta arvutatakse järgmiselt: kui pp.kk on suurem/võrdne kui 01.09, siis aasta on käesoleva õa aasta1, vastasel juhul on see käesoleva õa aasta2.
ARNO_GARANTIIKIRI_MASSTEAVITUS_KUUPAEV - sisestatakse kuu ja päev, aasta arvutatakse analoogiliselt eelmisega. Sel kuupäeval (või kuni kuu aega pärast seda juhul kui cron ei ole juba edukat tulemust (viga != 1 ja tulemus=1) kirja saanud), saadetakse massteavitused neile vanematele, kelle huvikooli lapse staatus järgmisel õppeaastal on "Garantiikiri puudub".
garantiikirja jooksvaid aegumise teavitusi (kui garantiikiri aegub või laps kolib) lapsevanemale ja huvikoolile ei saadeta vahemikus keelatud alates (k.a) kuupäev kuni massteavituse kuupäev. Massteavituste päevast (k.a.) alates lähevad uuesti ja jooksvad teavitused.
Kui seadistus ARNO_GARANTIIKIRI_MASSTEAVITUS_KUUPAEV on tühi, siis
massteavitusi ei saadeta;
garantiikirja jooksvaid teavitusi saadame uuesti alates 01.09 (käesolev aasta), ehk siis siis, kui õa vahetub
Näide:
Käimas on 2021/22 õppeaasta
ARNO_GARANTIIKIRI_TEAVITUS_KEELATUD_ALATES väärtus on '05-31'
ARNO_GARANTIIKIRI_MASSTEAVITUS_KUUPAEV väärtus on '08-15'
See tähendab, et garantiikirja jooksvaid aegumise teateid ei saadeta välja vahemikus 31.05.2022 - 14.08.2022. Kui kätte jõuab 15. august, siis saadetakse teade kõigile neile, kes uuel õppeaastal jätkavad, ei ela Pärnu linnas ning seega peaksid pöörduma oma koduvalla poole ja uuendama garantiikirja.
Erahuvikoole garantiikirja tingimused ei mõjuta. Taotluse esitamisel ning lepingu loomisel ei ole vajalik garantiikirja lisamine. Ka omavalitsusest välja kolimisel ei nõuta erahuvikoolis käivalt lapselt garantiikirja.