Uues õppeaastas rühmade loomiseks on kolm võimalust:

1. Luua täiesti uus rühm järgmises õppeaastas

2. Kopeerida eelmise õppeaasta rühmadest ilma õpilasteta need, mis jätkavad

3. Kopeerida eelmise õppeaasta rühmadest koos lastega need, mis jätkavad

NB: Kui registreerimise alguskuupäevi ei ole sisestatud, siis loodud rühmad on kohe ka registreerimiseks avatud.

Seni kuni õppeaasta kooli tööjärg ei ole staatuses "alanud" või "lõppenud", siis Huvikooli esindaja näeb avalehel tabelit "Eelmisest õppeaastast ülekandmata lapsed": 

NB! Kõik õpilased eelmisest õppeaastast peab kopeerima järgmisse õppeaastasse (kui nad jätkavad) või lõpetama rühmas osalemise kehtivuse. Vastasel korral jätkatakse selle lapse eest arve esitamist.

Ametniku ülesanne on märkida süsteemis, millal on huvikooli vastuvõtutaotluste tegemine avatud.

Seda saab teha minnes admin → Klassifikaatorid → Taotluse liigid → “Muuda” :

Open

Muutmisvaates tuleb ülesse otsida huvikooli taotlus ning märkida, et see on kasutuses ning avatud alates ja kuni kuupäevad:

Open

Kui soovitakse, et huvikooli taotlus on alati avatud, siis “Avatud kuni” lahter tuleb jätta täitmata. Kui aga on soov, et iga aasta kindlal perioodil oleks taotlus avatud, siis tuleb kuupäev märkida kujul “9999-01-31” ehk aastaks märkida neli üheksat. Muudatused kindlasti salvestada.

NB! Linna piirang on ülene ehk siis kui linna poolt on seadistatud, et huvikooli taotlus on avatud veebruarist maini, siis huvikool piirang, et taotlus oleks avatud alates jaanuarist ei kehti ning taotlust saab esitada ikkagi alates veebruarist.

Koolipõhiselt saab registreerimist avada ja sulgeda vaates Taotlused → Taotluste sätted.

Siin saab valida, milliste taotluste esitamine on lubatud ning millal algab, millal lõppeb.

Soovitused:

• Mõistlik on märkida, et taotluste tegemine käesolevas õppeaastas on lõppenud: taotlemise sulgemine aitab vähendada võimalust, et vanema taotlus läheb lõppeva õppeaasta rühma.

•  Avada taotlemine uues õppeaastas algab valitud kuupäeval, et kohe pärast rühmade loomist ei saaks taotlema hakata. 

Lapsed võivad jätkata õpinguid uuel õppeaastal samas rühmas, kusjuures muutub klassi tähis või minna edasi teise rühma. Uue õppeaasta rühma nimekirjad tuleb üle vaadata:

• Soodustused kopeerimisel kaasa ei tule. Kui mõnel lapsel peaksid need edasi kehtima, siis tuleb lisada

• Kui rühmas on kasutusel klass, siis klassinumber suureneb. Kui aga peab muutuma ka täht, siis tuleks seda ise muuta

• Kui laps jätkab mõnes teises rühmas, siis oleks mõistlik enne taotluste avamist ta sinna ümber tõsta. Selleks on rühma nimekirjas nupp [Tõsta teise rühma]

• Kui pärast õpilaste üleviimist uude õppeaastasse lisandub rühma veel lapsi, siis tuleb need eraldi üle viia. Selliseid lapsi kuvatakse avalehel kastikeses "Eelmisest õppeaastast ülekandmata lapsed". Kastikest kuvatakse kuni uue õppeaasta alguseni.