Kui huvikooli esindajal või ametnikul on vaja enne kohapakkumise tegemist taotluse peal rühma muuta, siis taotluse esitajat teavitatakse sellest ka automaatkirjaga:

Olenevalt olukorrast, liiguvad välja kas üks või kaks automaatkirja (automaatkirja malle saab muuta ametnik):

1. Huvikooli taotlusel muutus rühm (hk_taotlus_ryhm_muutus). Kirja sisus on link taotlusele ning lisatud on ka uue rühma nimi.

2. Teavitus huvikooli koha katsete kohta (huvikooli_katsete_email). Saadetakse juhul, kui uueks rühmaks taotlusel valiti rühm, kus toimuvad katsed.

Olukordade näited:

• HK esindaja/ametnik määrab taotlusel rühma, kus ei ole katseid → “Teavitus huvikooli koha katsete kohta” saadetakse välja

• HK esindaja/ametnik määrab taotlusel rühma, kus on katsed → “Teavitus huvikooli koha katsete kohta” ja “Huvikooli taotlusel muutus rühm” saadetakse välja

Kui huvikooli taotlus on esitatud ja e-posti aadress on lapsevanema poolt kinnitatud, siis saab huvikooli esindaja või haridusamet pakkuda koha.

Iga huvikool saab ise määrata vaikimisi kohapakkumiste aegumise tähtaega. Selleks tuleb minna enda huvikooli andmete muutmisvaatesse ning määrata seal sobiv aegumistähtaeg.

Open

Kohapakkumise aegumise tähtaja minimaalne väärtus päevades on 3 päeva. Kohapakkumise aegumise päevade arvu saavad muuta nii ametnikud kui ka huvikooli esindajad.

Määratud aegumistähtaeg rakendub pärast salvestamist tehtavatele uutele kohapakkumistele. Juba tehtud kohapakkumiste aegumistähtaega muudatusega ei muudeta.

Vaade: Taotlused → Huvikool

Huvikooli taotluste tabelis saab välja filteerida taotlused, kel ei ole veel pakkumist tehtud. Selleks on filter “Pakkumine olemas” valikud “jah/ei”.

Vaikimisi on veerud "Pakkumise aegumise kuupäev", "Pakkumise staatus" peidetud. Saab teha aktiivseks.

Open

Filtris on kaks pakkumisega seotud välja "Pakkumise staatus" - Aktiivne, Aegunud, Kinnitatud, Loobutud

Open

"Pakkumine olemas" - Ei, Jah

Open

Huvikooli taotlusi saab jaotada nelja olukorda

• Taotlus on esitatud vastuvõtukatseteta rühma, taotlus ei ole ootenimekirjas

• Taotlus on esitatud vastuvõtukatseteta rühma, taotlus on ootenimekirjas

• Taotlus on esitatud vastuvõtukatsetega rühma, taotlus ei ole ootenimekirjas

• Taotlus on esitatud vastuvõtukatsetega rühma, taotlus on ootenimekirjas

Vastuvõtukatsetest saab lähemalt lugeda SIIT

Pärast taotluse esitamist peab vanem oma e-posti kinnitama. Talle saadetakse automaatne kiri, kus on link kinnitamisele. Nii kaua kui e-post pole kinnitatud, ei saa huvikooli esindaja või haridusamet taotlust menetleda ehk kohta pakkuda.

Taotluse juures on olemas nupp "Saada e-posti kinnitus" - kui lapsevanem kurdab, et ta ei saanud e-maili kätte, siis saab sealt talle e-maili uuesti saata. Kui ikka ei saa kätte, siis tuleb lapsevanemal kontrollida üle oma seadetest, kas e-posti aadress on õigesti sisestatud, ja ega tema kirjaprogramm pole teavitusi spämmi hulka lugenud.

Open

E-posti aadressi kinnitamiseks peab lapsevanem kõigepealt Lauri sisse logima ja alles seejärel meilile saabunud lingile vajutama. Meilile saadetud linkide kinnitamine eeldab, et ollakse süsteemi sisse logitud, muul juhul lingid ei toimi.

Selles peatükis kirjeldatakse huvikooli taotluse vaadet igas olukorras. Järgmises peatükis "Koha pakkumise tegemise vaade" vaatleme koha pakkumise tegemise protsessi lähemalt.

1. Taotlus on esitatud vastuvõtukatseteta rühma, taotlus ei ole ootenimekirjas

Taotluse esitajale saadetakse e-mailile teavitus, kus on e-maili kinnituslink.

Antud juhul huvikooli taotluse vaates menetlejale (huvikooli esindaja, haridusamet) koha pakkumise nupp on "Paku koht".

Open

2. Taotlus on esitatud vastuvõtukatseteta rühma, taotlus on ootenimekirjas

Kui taotlus on ootel ja rühmas kohti ei ole, siis taotluse vaates koha pakkumise nuppu ei ole ja kohta pakkuda ei saa. Kui taotluse esitamisel hoiatatakse, et taotlus läheb ootele ja vanem taotluse seejärel esitab, siis pärast taotluse esitamist läheb taotlejale e-maili kinnituslink.

Open

Kui taotlus on ootel ja rühmas vabaneb koht, siis taotluse vaates koha pakkumise nupp on "Paku vaba kohta". Kohapakkumise järgselt saadetakse taotlejale e-maili teavitus selle kohta, et koht vabanes.

Open

3. Taotlus on esitatud vastuvõtukatsetega rühma, taotlus ei ole ootenimekirjas

Pärast taotluse esitamist saadetakse taotlejale e-maili teavitus, kus on e-maili kinnituslink ja info selle kohta, et lapsel tuleb katseid sooritada.

Kui kõikidele lastele pole vastuvõtukatsete tulemused sisestatud, siis pingereas oleva huvikooli taotluse vaates koha pakkumise nupu vajutamisel visatakse ette hoiatus "Kõikidele antud rühma lastele ei ole veel hinnet sisestatud, kas olete kindel, et soovite pakkumist teha?"

Open

Kui lapsele pole sisestatud vastuvõtukatsete tulemust, siis huvikooli taotluse vaates koha pakkumise nupu vajutamisel visatakse ette hoiatus "Lapsel ei ole sisestatud veel hinnet, kas olete kindel, et soovite pakkumist teha?".

Open

Kui kõik vastuvõtukatsete tulemused on sisestatud ja laps pole vastuvõtukatsete pingereas esimene, siis huvikooli taotluse vaates koha pakkumise nupu vajutamisel visatakse ette hoiatus "Laps ei ole pingereas esimene, kas olete kindel, et soovite pakkumist teha?"

Open

Kui kõik vastuvõtukatsete tulemused on sisestatud ja laps on pingereas esimene, siis taotlusel koha pakkumise nupu nimetus on "Paku koht", ülejäänutel juhtudel "Paku koht sõltumata pingereast".

Open

Kui huvikooli koht on pakutud, siis lapsevanemale saadetakse välja e-posti teavitus huvikooli koha katsete kohta (kirja mall on seadistatav "Admin" → "Tekstid" all, mall "huvikooli_katsete_email").

4. Taotlus on esitatud vastuvõtukatsetega rühma, taotlus on ootenimekirjas

Taotluse esitamisel hoiatatakse, et taotlus läheb ootele ja kui taotleja taotluse seejärel esitab, siis e-maili kinnituslink saadetakse taotleja e-postile.

Kui taotlus on ootel ja katsetega rühmas vabaneb koht, siis taotluse vaates koha pakkumise nupp on "Paku vaba kohta". Kohapakkumise järgselt saadetakse taotlsejale e-maili teavitus selle kohta, et koht vabanes ja lapsel tuleb katseid sooritada.

Open

NB! Antud olukorras koha pakkumise tegemisel e-posti teavitus huvikooli koha katsete kohta välja ei saadeta. Lapsevanem saab e-posti teavituse selle kohta, et tema lapsele on tehtud huvikooli pakkumine (kirja mall on seadistatav "Admin" > "Tekstid" all, mall "hk_kohapakkumine_tehtud_vanemale").

Huvikooli taotluse vaates nupu "Paku koht" / "Paku vaba kohta" vajutamisel avaneb "Tee pakkumine" vaade.

Kui huvikooli esindaja või haridusamet vajutab huvikooli taotluse peal nuppu "Paku koht" / "Paku vaba kohta", siis teda suunatakse "Tee pakkumine" vaatesse.

Pakkumise päises on info taotluse kohta, mida enam muuta ei saa.

Huvikooli leping vallaga näitab, kas Tallinna linnal on õppuri elukoha KOV-iga leping või mitte.

• Kui lahtri väärtuseks on „-“, siis tähendab see, et teise KOV-iga leping puudub või õppuri elukohaks on Tallinna linn.

• Kui lahtri väärtuseks on vanusevahemik, näitab see lepingus määratud vanusevahemikku ehk seda, millises vanuses õppuritele kehtib Tallinna õppuritega sama hind.

Hinnaklassi süsteem automaatselt ei määra.

Open

Rippmenüüsse "Hinnaklass" tulevad väärtused konkreetse rühma "ATAK hinnad" vaatest: Hinnaklass ja ATAK hinna nimetus

Open

Hinnaklassi rippmenüü "Hinnaklass" järel on nupp "Vaata hindasid", mis viib konkreetse rühma kuutasu haldamise vaatesse. Menetlejalt küsitakse üle "Teid viiakse siit lehelt ära, kas olete kindel, et soovite pakkumise pooleli jätta?"

Open

Näiteks: Kohapakkumisel on valitud rühm "Kunst", siis nupule "Vaata hindasid" vajutades jõutakse Kunsti halda kuutasusid vaatesse.

Open

Siit vaatest saab “Pakkumine” lingi kaudu liikuda tagasi koha pakkumise vaatesse.

"Tee pakkumine" vaates kohapakkumise aegumise kuupäev on vaikimisi täidetud (+ 7 päeva), kui see ei ole huvikooli andmetes eraldi defineeritud.

Open

Kui koha pakkumisel muudetakse rühma või alguskuupäeva, siis tuleb sisestada muutmise põhjus.

Open

Kui koha pakkumisel muudetakse rühma või alguskuupäeva, siis see muutub ka taotluse peal. Taotluse muutmiste logis paistab vastav muudatus.

Open

Märkus: kui muudetakse rühma, siis muutub ka taotluse registreerimise kuupäev. See kajastub ka taotluse muutmise logis.

Taotluse muutmiste logi näevad huvikooli esindaja ja haridusamet.

Kui koha pakkumine on tehtud, siis:

• lapsevanemale saadetakse välja e-posti teavitus;

• taotluse vaates paistab vastav info: Pakkumise staatus: Aktiivne

Open

• taotlust muuta ei saa;

• uut kohta pakkuda ei saa;

• vajaduse korral huvikooli esindaja ja haridusamet saavad selles etapis taotlust tagasi lükata, põhjenduse sisestamine on kohustuslik.

Open

Pakkumise staatus muutub "Loobutud" ja taotluse staatus "Tagasilükatud". Taotluste tabel:

Open

Pärast pakkumise tegemist on huvikooli esindajale tehtud pakkumine nähtav taotluste vaates klikkides taotlusele.

Open

Huvikooli õppekoha taotluse vaates on näha koolipoolsete kohapakkumiste ajalugu. Kui taotlus on olekus, kus pakkumine on tehtud ja vastu võetud (käskkirja ootel), näeb huvikooli esindaja lepingu/kohapakkumise PDF-faili.

"Huvikooli taotlused" tabelis paistab veerg ‘Pakkumise aegumise kuupäev’.

• Kui pakkumine on aktiivne, siis näidatakse selle pakkumise aegumise kuupäeva

• Kui pakkumine aegub, siis pakkumise aegumise kuupäeva ei näidata. Taotlus jääb 'Menetlemisel' staatusesse.

• Kui tehakse uus pakkumine, siis aegumise kuupäev uueneb.

• Kui pakkumisest loobutakse, siis pakkumise aegumise kuupäeva ei näidata. Taotlus läheb 'Tagasilükatud' staatusesse.

"Pakkumise aegumise kuupäev" veeru andmed on sorteeritavad.

Open

Kohapakkumise eelneval päeval saadetakse taotlejale automaatkiri (kirja mall on seadistatav "Admin" > "Tekstid" all, mall “hk_kohapakkumine_aegumas”).

Sel päeval, kui huvikooli kohapakkumine aegub, vanemale läheb automaatkiri (kirja mall on seadistatav "Admin" > "Tekstid" all, mall "hk_kohapakkumine_aegunud").

Taotluse staatus jääb "Menetlemisel" ja sellele saab uue pakkumise teha.

Lapsevanema töölaual avalehe vaates tabelis "Huvikooli koha pakkumine" paistab pakutud koht. Aktiivse pakkumise rea lõpus paistab "Võta vastu" ja "Loobu kohast".

Open

Lapsevanem saab pakkumist vastu võtta või sellest loobuda.

"Võta vastu" vajutamisel suunatakse "Koha pakkumise vastuvõtmine" vaatesse.

Teine koht, kust saab koha pakkumise vaatesse minna on huvikooli taotluse vaade, nupp "Vaata kohapakkumist".

Open

Koha pakkumise vastuvõtmise vaate peal on järgmised andmed:

• Algandmed taotluse pealt: õppur, lapsevanem, taotluse esitamise hetk, taotluse staatus, esitaja roll, koha alguskuupäev, huvikool, rühm, kuutasu

• Nõusolekute andmine

• Arve saaja andmed: Arve saaja nimi, Arve saaja isikukood, Arve saaja e-post (arvete saamiseks)

• Üldtingimused

Pärast koha pakkumise vastuvõtmist

• Suunatakse kasutaja avalehele.

• Taotluse staatus muutub "Käskkirja ootel" vastu.

• Taotluse vaates paistab "Pakkumise staatus" väli ja selle väärtus on "Kinnitatud".

• Kohapakkumise vastuvõtt liigub nüüd huvikooli esindaja lauale.

• Lapsevanem (või huvikooli esindaja lapsevanema eest) võtab koha pakkumise vastu, siis huvikooli esindaja(te)le saadetakse välja e-posti teavitus (kirja mall on seadistatav "Admin" > "Tekstid" all, mall "hk_kohapakkumine_vanem_kinnitas").

Lapsevanema avalehel pakkumiste vaatesse tekib lepingu PDF, mida saab vanem endale alla laadida.

Lepingu PDF faili lähevad koha pakkumise vastuvõtmise vaates olevad andmed ja lisaks kuupäev, millal pakkumisele vastati. Andmed on fikseeritud koha pakkumise vastuvõtmise hetkega. Kui mingisugused andmed hiljem (näiteks nõusolekud) muutuvad, siis need muudatused kohapakkumise vaates ei kajastu.

Koha pakkumisest loobumisel (Kas avalehe vaates või "Koha pakkumise vastuvõtmine" vaates) tuleb sisestada pakkumisest loobumise põhjus, mis on kohustuslik.

Loobumisel küsitakse üle "Kas olete kindel? Taotlus läheb tagasilükatuks ning kui soovite uuesti kohta taotleda, tuleb uus taotlus esitada".

Pakkumisest loobumisel selle staatus muutub "Loobutud" vastu ja taotluse staatus muutub "Tagasilükatud" vastu.

Pakkumisest loobumise põhjus paistab taotluse vaates → "Tagasilükkamise põhjendus". Seda näevad kõik, kellel on õigus taotlust vaadata (lapsevanem, teine lapsevanem, huvikooli esindaja ja haridusamet).

Kui lapsevanem loobub koha pakkumisest, siis huvikooli esindaja(te)le saadetakse välja vastav e-posti teavitus (kirja mall on seadistatav "Admin" → "Tekstid" all, mall "hk_kohapakkumine_vanem_loobus").

Kohapakkumise võib vastu võtta ja loobuda vaid lapsevanem, kes on huvikooli taotluse peal esitaja.

Teine lapsevanem näeb tehtud pakkumist avalehel jaotises "Huvikooli pakutud kohad", koha pakkumist vastu võtta ega sellest loobuda ei saa.

Teine vanem saab ka lepingu PDF-i vaadata ja allalaadida.

Huvikooli esindajal on menetluse käigus, kui kohapakkumine on lepingupartnerile tehtud, võimalik taotlus võtta tagasi menetlusse ning vajadusel teha taotlusel olevates andmetes muudatusi ja seejärel uuesti saata kohapakkumine lepingupartnerile.

Selle tarbeks pärast kohapakkumise tegemist, kui pakkumise staatus on “Aktiivne” ilmub taotlusele nupp [Tagasi menetlemisele].

Open

Nupuvajutuse järgselt küsitakse huvikooli esindajalt üle, kas soovib võtta pakkumise tagasi menetlusse ja kustutada seeläbi tehtud pakkumine:

Open

Kui vajutada [Ei], siis ei võeta taotlust tagasi menetlusele ja kohapakkumine jääb aktiivseks. Vajutades [Jah] on lepingupartnerile tehtud kohapakkumine tagasi võetud ja huvikooli esindaja saab teha taotlusel soovitud muudatused (näiteks pakutud rühm) ja seejärel saata kohapakkumine tagasi lepingupartnerile kinnitamiseks. Lisaks saab pakkumise tagasivõtmise järgselt taotluse tagasi lükata või algatada uus sarnaste andmetega.

Open

Käskkirja ootel taotlust (ehk koha pakkumine on vastuvõetud) on võimalik huvikooli esindaja poolt tagasi menetlemisele suunata. Selleks on nupp "Tagasi menetlemisele" huvikooli taotluse vaates.

Vajutamisel küsitakse üle "Kas oled kindel, et soovid taotluse tagasi menetlemisele suunata?"

Open

“Jah” → taotlus on nüüd staatuses "Menetlemisel" ja koha saab uuesti pakkuda.

Open

NB! Tagasi menetlemisele ei saa suunata taotlust, kui lapsevanem on teinud lapse kohta taotluse ja laps on saanud vahepeal täisealiseks (18aastaseks).

Huvikooli esindaja avalehel paistab jaotis "Esita taotlus", kus on nupp "Huvikooli taotlus".

Open

Nupu "Huvikooli taotlus" vajutamisel avaneb "Huvikooli taotlus". Taotluse vaade on sarnane haridusameti töölaual koostatava huvikooli taotluse vaatega.

Open

Kui esitatakse taotlus vanema eest, siis taotlus läbib ka kogu protsessi: taotluse esitamine, kohapakkumine, kohapakkumise vastuvõtmine, käskkirja loomine ja allkirjastamine.

Kui taotlus on esitatud lapsevanema eest (kas ametnikuna või haridusametnikuna), siis kohapakkumise vastuvõtmise vaates on olemas ka kohapakkumise vastuvõtmise ja loobumise nupud huvikooli esindajale ja haridusametile.

Open

Märkused:

• Kui taotlus on esitatud lapsevanema eest, siis sellisel juhul vanema käest ei küsita ka e-posti kinnitust;

• Kui taotluse esitaja on lapsevanem, siis huvikooli esindaja ega haridusametniku töölaual kohapakkumise vastuvõtmise või loobumise nuppe ei ole.

Vaade: Admin → Nõusolekute tekstid

Nõusolekute tekstide all saab nõusolekuid seadistada haridusameti esindaja. Nõusolekud on LAURi ülesed kõigile huvikoolidele.

Haridusamet valib, millise visuaali loob nõusoleku andmisele, kas radio valik (jah/ei) või linnuke (ehk tühikast, kui linnukest kasti ei tehta, siis tähendab see mitte-nõustumist, kui linnutatakse, siis antakse nõusolek).

Nõusolekud antakse kohapakkumise vastuvõtmisel, hiljem on muudetavad nõusolekute vaatest.

Huvikooli taotluse puhul: kui on kasutusel koha pakkumise süsteem, siis linnuke "Pakkumisel" on vaikimisi peal, aga saab muuta.
Nõusoleku teksti muutmisel paistab "Pakkumisel" linnuke.
Antud juhul nõusolek paistab pakkumisel.
Kui linnuke "Pakkumisel" ei ole peal, siis nõusolek küsitakse huvikooli taotluse vaates.

Ametnikul ja huvikooli esindajal on "Menetlemisel" staatuses huvikooli sisseastumise taotlusel nupp [Lükka tagasi].

Open

Tagasi lükkamisel hüppab taotlusele pop-up aken, kuhu tuleb märkida tagasi lükkamise põhjendus. Põhjendus lisatakse taotlusele ning automaatkirja, mis saadetakse taotluse esitajale pop-up aknas [Lükka tagasi] nupule vajutades.

Open

Põhjendus on nähtav taotluse esitajale, huvikooli esindajale ja ametnikule.

Tagasi lükkamisel saadetakse automaatkiri: Huvikooli taotlus tagasilükatud (hk_taotlus_tagasilykatud). Sisu saab redigeerida ametnik.

Märkus: Kui tekib vajadus tagasi lükata ootel staatuses taotlus, tuleb avada taotluse muutmisvaade ja teha tagasilükkamine sealt.

Huvikoolist lahkumise taotluse esitamisel läheb taotlus kohe käskkirja ootele. Lapsevanem ei saa taotlust tühistada, kuna tegemist on kohe käskkirja ootel taotlusega.

Huvikooli esindaja ja ametniku rollis on taotlusel nupud "lükka tagasi" ja "käskkirja eelvaade".

Huvikooli allkirjaõiguslikul esindajal on nupud "lükka tagasi", "käskkirja eelvaade", "allkirjasta käskkiri".

Open

Kui taotlus lükatakse tagasi, siis lükka tagasi nupuvajutusel, tuleb ette pop-up aken, kuhu tuleb lisada põhjendus. Põhjendus salvestatakse taotlusele, nähtav ka vanemale. Põhjendus lisatakse ka automaatkirja. Taotluse staatus on “Tagasi lükatud”.

NB: kui taotluse on algatanud huvikooli esindaja rühma laste nimekirjast, siis keegi teavitust tagasi lükkamise kohta ei saa.

Tagasi lükkamisel saadetakse automaatkiri: Huvikoolist lahkumise taotlus tagasilükatud (hk_lahkumise_taotlus_tagasilykatud). Sisu saab redigeerida ametnik.

Süsteem teeb tunnis korra arvete staatuste kohta päringu SAP-i. Kui päringu tulemus annab tulemuse maksmata arve kohta lepingupartneril, kuvatakse seda taotlusel:

Open

Tasumata arvete korral ei ole võimalik taotlust menetleda ja kohapakkumist teha. Huvikooli esindajal on võimalik saata lepingupartnerile tasumata arve kohta meeldetuletus vajutades nupule [Saada võlgnevuse meeldetuletus].

Lepingupartnerile saadetakse teavitus: “Huvikooli õppekoha taotlusele ei ole võimalik kohapakkumist teha, kuna teil esineb võlgnevusi mõnes Tallinna munitsipaalhuvikoolis. Võlgnevuse tasumisel saame teile ka kohapakkumise saata. Oma tasumata arveid näete Tallinna e-teeninduses maksmata arvete alt:https://taotlen.tallinn.ee/maksmata-arved. Täiendava info saamiseks külastage LAUR infosüsteemi.”

Open

Huvikooli esindaja näeb taotlusel, kas ja kunas on saadetud lepingupartnerile taotluselt meeldetuletust tasumata arve(te) kohta. Selleks on vaade “Meeldetuletused”.

Open

Seni, kuni Süsteem saab SAP-ist infot, et lepingupartneril on Tallinna munitsipaalhuvikoolide ees võlgnevusi, ei saa teha huvikooli kohapakkumist. Kui lepingupartner tasub arve, siis jätkub taotluse menetlemine tavapäraselt: [Saada võlgnevuse meeldetuletus] nupp asendub nupuga [Paku koht].