Arveldus
Õigused
Ametnik - puuduvad õigused arvelduse mooduli vaatamiseks ning toimetamiseks.
Huvikooli esindaja - õigused oma asutuse piires, genereerib/koostab ja kinnitab arved, nii mass- kui üksikute arvetega toimetamine.
Raamatupidaja - huvikooli esindaja, kes tegeleb finantsarvestusega. Oma asutuse raamatupidamisega seotud andmete ja arvete vaatamise ja andmete SAPi edastamise õigus. Finantstöötaja vaatab üle haridusasutuse esindaja kinnitatud andmed ja saadab need nupuvajutusega SAPi.
Pearaamatupidaja - näeb kogu süsteemi kaudu genereeritud arveid ning teenuse osutamisega seotud andmeid. Näeb kogu LAURi arvelduse moodulit ning saab teostada kõiki arveldusega seotud tegevusi kõikides huvikoolides.
Arvete ülevaade
Avalehel on huvikooli esindajal ja raamatupidajal nupp [Arveldus], mis viib otse arvete kuukaupa ülevaate lehele.
Huvikooli esindaja vaade:
Raamatupidaja vaade:
Pearaamatupidajal seda nuppu avalehel ei ole, kuid tema saab liikuda samasse vaatesse konkreetse huvikooli vaate kaudu, vajutades avalehel nupule [Huvikoolid], valides sealt konkreetse huvikooli ning seal huvikooli andmete vaates asub nupp [Arvete ülevaade], mis avab selle huvikooli “Kuukaupa ülevaate” lehe.
Nupul klõpsates avaneb vaade “Kuukaupa ülevaade”. Ülevaade on asutuse põhine.
Avanenud vaates kuvatakse tabel valitud õppeaasta kõikide kuudega eraldi ridadena. Iga rea lõpus on vaatamise ikoon ning tabeli rea nupp [Arvuta], mis uuendab valitud rea andmed.
Tabel sisaldab andmeid hõivatud kohtade, rühmade, arvete ja kreeditarvete arvu kohta. Kuvatakse kuu arvete kogusumma ja info SAPi saatmise kohta.
Tabeli kohal asuvad nupud:
“Arvuta” - uuendab kogu koondtabeli sisu
“Kokkulepped” - avab Teenuse tarbimise kokkulepete vaate (vt. Kokkulepped)
“Otsi arvet” - võimaldab leida konkreetne arve arve numbri alusel
“Vaata võlgnevusi” - avab tasumata arvete tabeli. (vt Tasumata arved)
“Vead” - avab SAPi saatmise vigade vaate. (vt Vead)
“Excel eksport” - vaade on eksporditav Excelisse.
Klõpsates tabeli rea lõpus vaatamise ikoonile avaneb valitud kuu Maksekohustuste vaade.
Maksekohustused
Klõpsates vaate “Kuukaupa ülevaade” tabeli rea lõpus vaatamise ikoonile avaneb valitud kuu “Maksekohustuste” vaade.
Maksekohustuste vaates kuvatakse kõik valitud kuu arved. Tabelit on võimalik filtreerida arve numbri, oleku, olemuse, summa, õppuri ja arve saaja nime ning rühma alusel.
Dokumendi võimalikud olekud:
Kinnitamisel - arve ootab asutuse esindaja kinnitamist
SAPi saatmise ootel - arve ootab SAPi saatmist
SAPi saatmine logitud - arve saatmisel on tekkinud viga, arvega peab tegelema eraldi ning seda saab uuesti saata SAPi
SAPi saadetud - arve on jõudnud SAPi ning arvele on SAPist saadud arve number
Makstud - kui SAPis on arve kaetud laekumisega ning vastav info on jõudnud LAURi
Krediteeritud - arvele on koostatud kreeditarve.
Tabeli kohal paremal asuvad toimingute nupud korraga kõikide arvete genereerimiseks, kinnitamiseks ja SAPi saatmiseks. Lisaks on nupp kinnitatud arvetel kinnituse tühistamiseks ning tabeli eksportimiseks Excelisse.
Iga rea lõpus asub vaatamise ikoon konkreetse arve andmete vaatamiseks. Lisaks asuvad rea lõpus toimingute nupud vastavalt arve olekule.
Arve andmed
Klõpsates “Maksekohustuste” vaate rea lõpus vaatamise ikoonile, avaneb valitud “Arve andmete” vaade.
Arve andmete all ääres asuvad toimingute nupud. Toimingute nupud kuvatakse vastavalt arve olekule ning tegevuste võimalused on:
Kinnita - arve on kinnitatud
Tühista kinnitus - kinnitatud arve kinnitus on võimalik tühistada
Kustuta - arve kustutatakse
Saada SAPi - arve saadetakse SAPi
Laadi PDF SAPist - SAPist laaditakse valitud arve PDF
Ava PDF - avatakse arve PDF
Saada PDF - arve PDF saadetakse märgitud e-posti aadressile
Loo kreeditarve - SAPi saadetud arvele koostatakse kreeditarve
Vaata kreeditarvet - kuvatakse arve kreeditarve
Vaata alusarvet - kuvatakse krediteerimise aluseks olev arve
Kontrolli makset - süsteem teostab laekumiste kontrolli konkreetse arve kohta
Teenuse tarbimise kokkulepped
Klõpsates nupul [Kokkulepped] avaneb “Teenuse tarbimise kokkulepete” vaade. Kokkulepete vaade on huvikooli põhine.
Avanenud vaates kuvatakse eraldi ridadel kõikide õppurite teenuse tarbimise kokkulepe. Iga rea lõpus asub valitud kokkuleppe vaatamise ikoon (vt. Kokkuleppe andmed). Tabelis on toodud teenuse saaja tähis ja viitenumber, arve saaja nimi, õppuri nimi ja isikukood ning teenuse nimi. Teenuse nimeks on huvikooli rühma nimi.
Kokkuleppe andmed
Klõpsates kokkuleppe rea lõpus vaatamise ikoonil avaneb “Kokkuleppe andmete” vaade.
Arve loomine
Kokkuleppe andmete vaatest on võimalik koostada arve ühele valitud õppurile. Klõpsates nupul [Lisa arve] avaneb arve lisamise aken.
Arve koostajal tuleb valida aasta ja kuu ning toimingud tuleb salvestada. Peale salvestamist kuvatakse loodud arve, mida on võimalik kinnitada või kustutada ning jätkata teisi toiminguid vastavalt arve olekule.
Tasumata arved
Klõpsates nupul [Vaata võlgnevusi] huvikooli “Kuukaupa ülevaate” lehel kuvatakse tabel kõikide arvetega, mis on veel tasumata.
Tabelis kuvatakse arve kuupäev, maksetähtaeg, arvestuskuu, arve number, arve summa ja tasumata summa, õppuri ja arvesaaja nimi ning arvega seotud huvikooli rühmad. Andmeid on võimalik filtreerida arvestuskuu, rühmade ning õppuri ja arve saaja nime ja/või isikukoodi alusel.
Iga rea lõpus asub vaatamise ikoon, millel klõpsates kuvatakse valitud arve andmed. Iga arve tasumine on kontrollitav rea lõpus asuvast nupust [Kontrolli makset].
Kõikide arvete tasumisi korraga on võimalik kontrollida, klõpsates tabeli kohal paremal asuval nupul [Kontrolli võlgnevusi].
Vead
Klõpsates nupul [Vead] huvikooli “Kuukaupa ülevaate” lehel avaneb arvete SAPi saatmise vigade vaade.
Vea tüüpe on 6:
Avanenud vaates kuvatakse vea tekkimise kuupäev, tüüp, tase, olek, Objecti ID ning veateade. Objekti ID viitab probleemsele arvele. Objecti ID-l klõpsates avaneb seotud arve andmete vaade. Vea saanud dokumendi probleemi peab lahendama ning peale seda on kolm võimalust:
Korras - kui viga ei leita, näit.: arve kajastub SAPis, arvel on sama arve number number nii LAURis kui SAPis, SAPis on kanne tehtud jne, siis on võimalik märkida viga lahendatuks.
Saada uuesti - peale vea leidmist ning paranduste tegemist on võimalik arve uuesti SAPi saata.
Lisa puuduvad andmed - kui arve on jõudnud SAPi, kuid päringu vastuses puudub arve number ja/või viitenumber, siis on võimalik need manuaalselt lisada. Vastaval nupul klõpsates avaneb arve numbri/viitenumbri lisamise aken.
Kõikide valikute korral, muutub vea olek lahendatuks.
Tekkinud vea analüüsimisel võib abi leida võimalusest laadida alla või avada brauseris ARNOst SAPi liikunud päring ja SAPi poolne vastus päringule, milles sisalduv info võib viidata põhjusele, miks viga tekkis.
Vea tüüpe on 6: