Põhimõtteliselt on register koht, kuhu saab salvestada taotluselt andmeid ning pärast on võimalik registrist kontrollida andmete kehtivust (nt. parkimisloa taotlused, reklaamiload, müügiplatside broneerimine jne). Register on alati seotud taotluse vormiga. Taotluse vormil saab määrata tegevused, mida registrisse saadetakse:

Toetuse vormil registri seose seadistamine

Tuleb valida register, millega vorm seotakse. Register peab olema varem loodud või imporditud (vt. peatükk “Registri loomine”). Tuleb valida registri tegevus:

Lisamine: taotluselt lisatakse andmed registrisse (nt. parkimisloa või reklaamiloa taotlemine).
Muutmine: taotlusega muudetakse olemasolevat registrikirjet (nt. olemasoleva parkimisloa või reklaamiloa pikendamine).
Kustutamine: taotlus olemasoleva registrikirje kustutamiseks (tühistamiseks). Näiteks tegin reklaamiloa taotluse valele aadressile ja soovin seda nüüd tühistada. Esitan vastava taotluse ning selle taotluse pealt andmete saatmine registrisse kustutab vastava registrikirje. Algne taotlus, millega registrisse kirje lisati, jääb alles.

Registri loomine

Registri lisamine

Uue registri loomiseks tuleb avada menüüst “Ametniku töölaud” - > “Ametniku tegevused” - > “Registrid”. Avanenud loetelus on võimalus vaadata olemasoleva registri seadistust (klikates registri nimel) või selle seadistusi muuta (pliiatsi ikoon rea lõpus). Olemasolevat registrit saab kustutada vajutades prügikasti ikoonile. Registrit on võimalik eksporida ja importida, samamoodi nagu taotluse vormi. Eksportimiseks on raamatukujuline noolega ikoon ning importimiseks nupp “Registri importimine”.

Registrite loetelu

Vajutades nupule “Lisa register”, avaneb aken, kus saab anda registrile nime ja määrata koodi. Registri nime kuvatakse kasutajale. Registri kood peab olema unikaalne ning ei tohi sisaldada erimärke. Koodi alusel viib SPOKU kokku taotlused ja vastava registri.

Registri loomine

Registri importimisel tuleb sisestada registrile unikaalne kood ja valida registriga seotud taotluse vormid. Importimisel tuuakse kaasa registri lisaväljad.

Registri importimise vaade

Registrikirje vaatamise mall ja registrikirje muutmine

Ametnik saab registrikirjeid ükshaaval avada ja vaadata järelevalve vaates. Registrikirje vaatamise malli on võimalik kujundada vastavalt soovile kasutades selleks HTML-i ja CSS-i .

Registrikirje muutmise malli muutmiseks avamine

Kui registri seadistustes on aktiivne seadistus “Arvutatavate väljade ülearvutamine lubatud”, siis on võimalik järelevalve vaates registrikirje vaatamise dialoogi kaudu olemasolevat registrikirjet muuta või tühistada. Muuta saab nt registrikirje staatust või registrikirjega seotud e-posti aadressi. Registrikirje muutmisel/tühistamisel on põhjuse lisamine kohustuslik.

Registri teavitused

Selles osas saab häälestada erinevat sorti teavitusi, nt reklaamiloa või parkimisloa lõppemise kohta, esitamata reklaamideklaratsiooni kohta jne.

Registri teavituste seadistamisvaade

"Lisa teavitus" nupp avab uue teavituse häälestamise akna ning olemasoleva teavituse rea lõppus pliiatsi ikoon avab muutmise akna:

Teate seadistamine

Subjekt - e-kirja pealkiri

{$register.asutus.nimi} - märgend, mida asendab SPOKU vastavalt asutuse nimetusega

Saaja - valik ripploendist

Taotluse esitaja - e-mail saadetakse ainult taotluse juurde sisestatud e-mailile (mitte esindaja e-mailile)

Lisaväljad - sellist tüüpi lisaväljad, kust saab kasutaja e-maili küsida (nt taotleja andmed - email; Esitaja andmed - e-mail)

märgendiga - saab kasutada registrile omaseid märgendeid (nt. {$register.email} -registris olevalt emaili väljalt andmete küsimine; {$register.asutus.nimi} registris oleva asutuse nimi) NB! Valiku “märgendiga” korral saab kasutada ka ühte kindlat e-maili aadressi, nii nagu kõrval oleval pildil

Saaja märgend - kindel, "staatiline" e-post, kuhu teavitused saadetakse (saab kasutada juhul, kui SPOKU admin soovib endal postkasti ka teavitusi, nt koopiad)

Saatmise tingimused

Lisa filter - registri kirjete filtreerimiseks. Näiteks otsitakse enne teate saatmist registrist automaatselt ainult neid kirjeid, mille staatus on kehtiv.

Saatmise tingimuste defineerimine
Saatmise tingimus - pannakse tehe, mis tingimustel peab teavitus välja minema. "Kontrolli" nupuga saab vaadata näidet
Saatmise tingimuse kirjeldus - tekstiala, kuhu kirjutatakse sõnaliselt saatmise tingimust, et oleks mõistetav, mida saatmise tingimus teeb
Saatmise sagedus - saab valida, kui tihti saadetakse teavitus:
- saadetakse ainult ühe korra
- saadetakse maksimaaselt n päeva tagant

Kirja mall - tekst (sarnane nagu taotlusel, aga saab kasutada registri märgendeid)

Eelvaade - saab valida sobiva registri kirje (asutuse järgi) ning vaadata kirja eelvaadet

Saatmise tingimuse näited

Tingimus	Selgitus

Tingimus

Selgitus

vahePaevades(date('Y-m-d'), '{$register.rplReklammahava}') <=3 && vahePaevades(date('Y-m-d'), '{$register.rplReklammahava}') >=0

Kiri saadetakse välja ainult ühe korra ning see saadetakse välja siis, kui reklaami mahavõtmise aeg on vähem kui kolme päeva kaugusel ning see pole juba möödas.

rplReklammahava - registri lisavälja lahtri kood

{assign var=olekLopetatud value=1}{foreach from=$register.asutus.taotlused key=k item=taotlus}{if $taotlus.olek != 8}{assign var=olekLopetatud value=0}{/if}{/foreach}vahePaevades(date('Y-m-d'), '{$register.rplReklammahava}') <=2 && vahePaevades(date('Y-m-d'), '{$register.rplReklammahava}') >=0 && !{kasSeotudRegistrisOlemas registri_nimi='reklaamimaksu_deklaratsioon' valja_nimi='rmdenr' valja_vaartus={$register.rplLoendur} algus_kp='rmdAlguskuupaev' lopu_kp='rmdLoppkuupaev'} && {$olekLopetatud} != 1 && '{trim($register.rplPaigamaks)}' !='maksustamisele mittekuuluv reklaam'

Kiri saadetakse välja ainult ühe korra ning see saadetakse välja siis, kui reklaami mahavõtmise aeg on vähem kui kahe päeva kaugusel ning see pole juba möödas JA deklaratsioon on esitamata JA pole maksustamisele mitte kuuluv reklaam. Lisaks veel eeldus, et loa taotluse olek pole "Lõpetatud".

rplReklammahava - registri lisavälja lahtri kood

rplLoendur - paigaldusloa numbri registri lisavälja kood

rmdAlguskuupaev/rmdLoppkuupaev - deklaratsiooni vahemiku lisavälja kood

{$saatmine = 0}
{$loaLopp= date_create($register.loa_lopp)}
{$vahe = $loaLopp->diff(date_create())}
{if $register.kaardi_valik == 'Linnavalitsuse korraldusega antud load'} 
    {if $vahe->invert == 1 && $vahe->days == 14}
        {$saatmine = 1}
    {/if}
{else}
    {if $vahe->invert == 1 && $vahe->days == 5}
        {$saatmine = 1}
    {/if}
{/if}
{$saatmine}

Parkimisloa taotluse esitajale saadetakse e-kirjaga teavitus loa lõppemisest 14 päeva enne loa lõppemist, kui tegemist on “Linnavalitsuse korraldusega antud loaga”, muul juhul saadetakse teade 5 päeva enne loa lõppemist

($register.loa_lopp) - registris parkimisloa lõppemise kuupäev

Registri lisaväljad

Registri väljad täidetakse taotluse väljade alusel. Selleks tuleb sisestada registri lisaväljale sama lahtri kood, mis on seotud taotlusvormil sellel lisaväljal, millelt on vaja andmeid registrisse saada.. Kui taotluse vormil on kasutatud kuupäeva vahemik tüüpi välja, siis selleks, et registrisse läksid algus ja lõpp eraldi väljadele, on vaja kasutada sama lisavälja lahtri koodi ning registri koodi lõppu lisada _algus VÕI _lopp.

Taotluse vormil kuupäeva vahemik lisaväli myyk_aeg

Registris on taotluse lisaväli myyk_aeg viidud 2 reale, kasutades selleks koode myyk_aeg_algus ja myyk_aeg_lopp

Lahtri teksti võib registris panna erineva, kui on taotluse vormil. Näiteks, on taotluse vormil lisaväli "Palun kirjuta siia reklaami paigaldamise eeldatav kuupäev" koodiga rekl_alg, kuid registris võib selle nimeks panna lihtsalt "Paigaldamise algusaeg".

Registri lisavälju saab muuta, seadistada ja kustutada vastavate ikoonidega rea lõpus. Lisaväljade järjekord on muudetav aga rea alguses - tuleks hoida vasaku hiirenupuga noolekestel ning lohistada õigesse kohta.

Registri lisaväljade järjekorra muutmine

Registri lisavälja kustutamisel küsitakse kasutaja käest üle, kas ta ikka soovib seda teha. Kui "jah", siis registris olevaid andmeid kustutakse ja neid enam taastada ei saa.

Lahtri teksti järel asub veerg "Tõsta esile". See seadistus näitab/peidab lisavälja järelevalve vaates või kaardi vaates info aknas.

Registri lisaväljad nähtavuse seadistamine

Registri andmeid on võimalik muuta vaid läbi taotluse. Kui mingid andmed peavad muutuma, tuleb kasutada vastavat muutmise taotlust.