Kui kasutaja on sisenenud Spokusse, siis tehakse tema kohta Äriregistri päring ning temaga seotud (roll JUHL, FIE, JUHJ, UOSAN, TOSAN) registreeritud asutused lisatakse asutuse tabelisse. Kui selle asutuse esindamine on juba olemas (ametniku või esindaja määratud), siis muudetakse varasem volitus kehtetuks ning lisatakse uus volitus, kus on tüübiks märgitud asutuse esindamine ning lisatakse edasi volitamise õigus.

Lisaks vaadatakse, kas asutusel on teisigi esindajaid ning lisatakse need asutuse juurde.

Taotlemise lehel on nüüd võimalik näha tabelis "Minuga seotud isikud ja asutused" asutusi alamlehtedena:

• Minu aktiivsed asutused - need asutused, millel on taotluseid, 

• Minu teised asutused - need asutused, millel veel taotluseid ei ole,

Lisaks on tabelis olemas nupp volitused, millele vajutades avaneb asutusega seotud volitaud isikute nimekiri.

Taotlust ei saa esitada, kui puudub ettevõtte esindamisõigus (kas volituse või Äriregistri alusel). Esindusõiguse saamiseks tuleb pöörduda ettevõtte juhatuse liikme poole, kes lisab Spokus volituse. Erandkorras võib volituse sisse kanda ka admin.

Open

Asutuse esindajale avaneb süsteemi sisse logimisel rollivaliku leht, kust ta saab valida sobiva asutuse.

Open

Vajutades asutuse nimele, avaneb taotleja põhiandmete vaade, kus saab muuta asutuse andmeid andmeid ja anda ka volitusi.

Uue volitatud isiku saab lisada vajutades nupule "Lisa esindaja" tabelis "Volitatud isikud". Volituste tabelis “Aktiivsed” TAB-is näeb isikuid, kellel on kehtiv volitus asutuse nimel toimingute tegemiseks. TAB-is “Arhiiv” näeb neid isikuid, kelle volitus on kehtetu.

Open

Asutuse esindajad ja volitatud isikud

Open

Eesti isikukoodiga esindaja lisamine

 

Uue esindaja lisamine asutuse juurde SPOKU-s

Uue esindaja (volitatud isiku) lisamisel tuleb isikukoodi välja ees olevast riikide valikust valida EE (Eesti), lisada esindaja isikukood, eesnimi ning perekonnanimi. Veel on vaja märkida, kas isikul on edasi volitamise õigus või mitte ja täita e-posti aadressi ning telefoninumbri lahtrid.

E-posti aadressi sisestamine on kohustuslik, telefoninumbri lahtri võib täitmata jätta, kui telefoninumber puudub. Telefoninumbri lahtri täitmiseks valida telefoninumbri riik ja kirjutada number. Taustal valideeritakse, kas tegemist on selle riigi telefoninumbriga.

Open

Isikukoodita välismaalase lisamine

 

Välismaalasest asutuse esindaja lisamine asutuse juurde SPOKU-s

Isikukoodi lahtri ees olevast riikide valikust tuleb valida riigi kood. Kasutusel on ISO 2-tähelised riikide koodid - nt. LT -Leedu, BE -Belgia jne. Rohkem infot riigikoodide kohta on leitav List of country codes by alpha-2, alpha-3 code (ISO 3166) .

Riikide nimekirjas avaneb rippmenüü, kus on võimalik pika riigi nime järgi riiki otsida. Kui riik on teadmata, saabki riigiks valida “Teadmata” ja riigi koodiks on “XX”

Kui isikul on olemas isikukood, saab sisestada selle. Kui isikul puudub isikukood, võite ise SPOKU jaoks genereerida isikule unikaalse isikukoodi. Välismaalase korral ei kontrollita sisestatud isikukoodi kontrolljärku ega pikkust, vaid ainult seda, et isikukood oleks SPOKUs unikaalne.

 

 

 

Open

Esindajale volituste lisamine

Edasi volitamise õigus: volitatud isik saab omakorda lisada volitatud isikuid asutuse juurde.

Tähtaeg: tuleb määrata volituse kehtivuse lõpu kuupäev. Volituse lisamisel saab määrata maksimaalseks volituse kehtivuse ajaks 10 aastat alates volituse lisamise kuupäevast.

Märkus: saab soovi korral sisestada märkuse (näiteks, mille jaoks on volitus antud)

Failid: volitatud isiku juurde saab lisada ka volituse failina. Siit lisatud fail saab automaatselt süsteemis failitüübi “volitus”. Lisatud faili saab vaadata, vajutades volitatud isiku juures nupule “Vaata volitust”. Lisatud volituse faili kuvatakse koos volitusele lisatud tähtajaga “Taotleja dokumendid” vaates asutuse töölaual. Vaata lisaks: Asutuse andmed ja Dokumentide liigid

Volitatud isikule saab lisada vastavalt vajadusele erinevad õigused.

Kõik õigused: volitatud isikul on samad õigused nagu äriregistrisse kantud asutuse esindajal, välja arvatud edasi volitamise õigus, kui seda ei ole eelnevalt määratud.

Valdkondadeülesed õigused: kehtib üle kõigi valdkondade.

 

Open

 

Valdkonna ja taotluse põhised õigused: volitatud isikule saab anda õigused ainult kindlate valdkondade või vormidega seotud taotlustega tegelemiseks. Iga vormi või valdkonnaga seotud õigused võivad olla erinevad. Näiteks saab volitatud isik esitada asutuse eest ainult kaevetöö loa taotluseid, aga maamaksu soodustuse taotluste esitamise õigus tal puudub, kuid seal ta saab aruandeid esitada.

Volitust on võimalik anda ka ühele konkreetsele vormile. Näiteks on olemas valdkond “Kultuuritoetused” ja seal all on mitu erinevat taotluse vormi. Rippmenüüst on võimalik valida, millisele toetusele missugused õigused volitatud isikule antakse.

Open

Volituse lisamine ühe konkreetse taotluse jaoks

Volitust ei saa lisada valdkonnas ei ole ühtegi avatud taotluse vormi, siis valdkonda ei näidata. Samuti ei teki volitamisel vaikimisi valikusse need vormid, mis on hetkel taotlemiseks suletud (taotluse vormide nimekirjas vormi nime järel on keelumärk). Suletud vormile saab volituse lisada, kui teha valik “Näita suletud vorme”. Kui taotluse esitamine on piiratud gruppidega (ehk taotlust saavad esitada ainult isikud, kes on kindlas grupis), siis nii volituse lisaja kui see, kellele volitus lisatakse peavad olema samas grupis. Admin õigusega isikul on alati võimalik volitust lisada, st tema ei pea olema kasutajagrupis, kui ta lisab volitust grupipiiranguga taotluse vormile.

Õigused

• Taotluse vaatamise õigus: volitatud isikul on võimalik asutusega seotud taotluseid vaadata. Ta ei saa taotluseid esitada, olemasolevaid taotluseid muuta ega allkirjastada.

• Taotluse muutmise õigus: kui taotluse vaatamise õigusele on lisatud taotluse muutmise õigus, siis saab ta asutuse nimel uut taotluste esitada, olemasolevaid taotlusi vaadata ja muuta.

• Taotluse allkirjastamise õigus: volitatud isikule saab eraldi lisada taotluse allkirjastamise õiguse. Kui volitatud isikul puudub taotluse allkirjastamise/kinnitamise õigus, siis peab ta esitamise vaates valima, kes asutuse esindajatest peab taotluse allkirjastama või kinnitama.
  
  

  Open

  

  Allkirjastaja valimine

• Aruande vaatamise õigus: võimaldab vaadata asutuse taotlusega seotud aruandeid.

• Aruande muutmise õigus: võimaldab volitatud esindajal muuta ja lisada taotlusele aruandeid.

NB! Kui volitatud isikul on ainult aruande vaatamise õigus (muutmist õigust ei ole), siis ta ei näe aruande eelvaadet.

Vajutades volitatud isiku nime ees olevale noolele, saab lisada uue volituse, vaadata olemasoleva volituse detaile, pikendada olemasoleva volituse tähtahega või lõpetada volituse kehtivuse.

Volitatud isiku nime ees olev ikoon tähistab asutuse esindusõigusega isikut ja tähistab isikut, kellele on antud volitus SPOKU-s.

Kehtivad volitused on volituste tabelis rohelisel taustal ja kehtetud volitused roosal taustal. Kui volitatud isikul on samal ajal kehtiv volitus ja kehtetu volitus, siis näidatakse neid mõlemaid volituste tabelis aktiivsete volituste TAB-is. Kui volituse kehtivus lõppeb järgmise 30 päeva jooksul, siis näidatakse seda punases kirjas.

Open

Kehtivad ja kehtetud volitused

Kehtivuse lõppemisel lähevad volituse andmed arhiivi. Kui isik on asutuse juures volituste arhiivis juba olemas, ei saa teda uuesti volitatud isikute hulka lisada. Küll aga saab arhiivis olevale isikule lisada uue volituse ning pärast seda on teda asutuse aktiivsete volitatud isikute juures jälle näha.

Open

Volituste arhiiv

Olemasolevaid volitusi saab vaadata vajutades nupule “Vaata volitust”. Siis avaneb uus hüpikaken, kus on näha täpsemad andmed volituse kohta.

Open

Volituse vaatamine

Menüüst AMETNIK saab admin ja/või ametniku õigustes kasutaja vaadata asutuste nimekirja . Asutuste vaates on tabel asutuste andmetega:

• isikukood/reg.nr, 

• nimi, 

• omandivorm, 

• aadress, 

• aktiivseid esindamisi ja seotus

Otsing võimaldab nende väljade järgi otsida.

Filter "Esindamise lõpp läheneb" näitab neid asutusi, millel vähemalt üks volituse tähtaeg hakkab lõppema 30 päeva jooksul.

Asutuste lehelt saab ka uusi asutusi lisada. Kui uus asutus lisada, siis kontrollitakse selle olemasolu Spokus ning kui see olemas, siis antakse vastav veateade. Kui kõik on korras, lisatakse uus asutus Spokusse ning tehakse päring Äriregistrisse, et lisada esindajaks selle asutuse juhid.

Open

Kui vajutada asutuste nimekirjas asutuse andmete rea lõpus olevale silma ikoonile, siis avaneb hüpikaken, kus on võimalik näha asutuse andmeid, sh ka asutuse esindajaid ja volitatud isikuid.

Samuti näidatakse asutuse:

• dokumente, lubasid, deklaratsioone (kui on);

• saavutusi (samamoodi nagu Taotleja vaates), juhendajaid (kui näitamine on sisselülitatud (vt. osa "Asutused" lehe allpool))

• võimalus teostada võlakontrolli (juriidilise isiku puhul)

Asutuse andmete vaates saab administraatori õigustes kasutaja lisada asutusele esindajaid (kõigi õigustega volitatud isikuid).

Kui asutuse esindaja logib SPOKUsse sisse, siis tehakse äriregistrisse esindamise päring, ning SPOKUs tekib seos isiku ja asutuse vahel, kus isikul on esindusõigus ning asutuse vaates on isik näha Volitatud isikute tabelis “Aktiivsed” TABis. Kui isik ei ole enam ÄR asutuse esindaja, siis tema andmed kaovad aktiivsete volitatud isikute TABist ära ning pannakse arhiivi.

Asutuse volitatud isikute andmeid on võimalik värskendada äriregistrist. Vajutades nupule “Värskenda ÄRist” uuendatakse asutuse esindamisi Äriregistrist. Kui ÄR on uusi esindamisi juurde tulnud, siis kuvatakse uute esindajate andmeid peale nupule vajutamist “Aktiivsed” TABis ning kehtetuid esindamisi “Arhiiv” TABis.

Kui tehakse äriregistrisse esindus või detailandmete päring, siis asutuse SPOKUs olemasolu korral uuendatakse asutuse staatus ja omandivorm. Kui äriregistris on asutuse staatus on kustutatud, siis lisatakse kustutamise kuupäev asutuse andmetesse ning märgitakse kõigile aktiivsetele volitustele tähtajaks asutuse äriregistrist kustutamise kuupäev. Ehk äriregistrist kustutatud asutusel enam SPOKUs ühtegi aktiivset esindamist pole ning keegi ei saa enam taotluseid esitada. Asutuse andmete muudatuse ning volituste lõpetamise infot saab vaadata tegevuste logist.

Open

Spokus eristatakse suuremate ja väiksemate õigustega isikuid.

1. Suuremate õigustega isikud on need, kellel on edasi volitamise õigus (automaatselt need, kes saadakse ÄR-ist) või administraator/ametnik. Neil on võimalik lisada edasi volitamise õigust.

2. Väiksema volitusega isikud saavad asutuse volitusi ainult vaadata, kuid ei saa neid muuta. 

Volitamiseks sisestatakse isikukood ning kontaktandmed. Vajadusel lisatakse edasi volitamise õigus. Kui volitatud isikul on edasi volitamise õigus, siis tema saab omakorda volitust lisada ainult nende õiguste ulatuses, mis tal endal on.

Reeglid volituste loomisel:

• Aegunud volitust ei saa muuta, aga saab samade andmetega (st sama isikuga) luua uue volituse.

• Tähtaega ei saa panna mineviku - saab valida kõige varasemalt tänase päeva. Tähtaeg "täna" tähendab, et see on veel lubatud päev töötamiseks (kuni 23:59-ni).

Open

Kui volitatud isikule on antud õigused ühe toetuse vormi põhiselt. siis on võimalik toetuste kopeerimisel valida, kas kopeerida algselt toetult kaasa volitatud isikute õigused (st, et asutuse esindajal ei ole vaja minna eraldi neid õigusi uuesti lisama).

Open

Taotluse vaates saab ametniku õigustes isik vaadata esindusõigust ja volitusi “hamburgeri” menüü kaudu osas “Taotleja”. Vajutades menüüs “Taotleja andmed” avaneb asutuse vaade, kust näeb asutuse esindajaid ning volitatud isikuid.

• volitus - ametniku poolt sisesatud volitus või esindusõigusega isik on andnud volituse. Tähistatud ikooniga.

• esindusõigus - Äriregistri päringu alusel antud õigus. Tähistatud ikooniga.

Olemasolevaid esindusõigusi ja volitusi saab vaadata vajutades isiku nime ees olevale noolekesele. Avanenud vaates on näha volituse algusaeg, märkused (kui on sisestatud volituse juurde), volituse tähtaeg, volitatud isiku nimi, isikukood ja kontaktandmed. Tähtajalise esindamise korral on võimalik volituse tähtaega pikendada, vajutades nupule “Pikenda tähtaega”. Samuti saab selles vaates lõpetada volituse kehtivuse vajutades nupule “Lõpeta kehtivus”. Kehtivuse lõppemisel lähevad volituse andmed arhiivi. Kui isik on asutuse juures volituste arhiivis juba olemas, ei saa teda uuesti volitatud isikute hulka lisada. Küll aga saab arhiivis olevale isikule lisada uue volituse ning pärast seda on teda asutuse aktiivsete volitatud isikute juures jälle näha.

Open

Esindusõiguse ja volituse vaatamine taotluse vaatest

Kui taotluse vormil esitamise moodulis on märgitud “Võimalik täita ametnikul taotluse vormi taotleja nimel” ja kasutajal on mingis valdkonnas volitamise õigus (peab olema admin või valdkonnas ametnik/menetleja), siis on sellel kasutajal taotluse täitmisel taotleja valiku ripploendis valik ”Lisa uus” . Avaneb volituse andmete sisestamise aken, kus saab taotleja andmed sisestada vastavalt sellele, millise omandivormiga taotleja eest soovitakse taotlust täita (Juriidiline isik; füüsiline isik või välisettevõte). Juriidilise isiku puhul tuleb volitusele lisada tähtaeg. Kui ametnik sisestab taotluse juriidilisest isikust taotleja eest, siis tekib taotluse täitmise ajal lisatud volitus sellise tähtajaga, mida ametnik määras. Lisaks tekib veel teine ajutine volitus, mida eemaldatakse öösel automaatselt. Füüsilise isiku puhul tähtaega lisada ei ole vaja. Ametnikule tekib ajutine volitus, mis järgmisel ööl kustutatakse. Pikemalt on taotleja eest taotluse esitamine kirjeldatud siin.

Open

Olemasolevat volitust on võimalik pikendada. Selleks tuleb volitatud isiku juures avada volituse kirje ja vajutada nupule “Pikenda tähtaega”. Avaneb uus aken, kus on võimalik pikendada volitust ühe aasta võrra või lisada volituse lõpu kuupäevaks kindel kuupäev. Volituse pikendamisel saab soovi korral lisada ka uue volituse faili. Volituse pikendamisel lisatud failid on näha asutuse juures “Taotleja dokumendid” vaates.

Open

Volituse pikendamine

Open

Volituse fail taotleja dokumentide vaates

Volituse lisamisel tuleb alati volitusele lisada tähtaeg. Juhul kui tekib vajadus volitus enne tähtaja lõppu lõpetada, siis on seda võimalik teha avades asutuse vaates aktiivsed volitused. Tuleb valida õige isik, kelle volitust soovitakse enne tähtaega lõpetada. Juhul, kui isikuga on seotud mitu volitust tuleb valida ka õige volitus, mille kehtivust soovitakse lõpetada. Volituse lõpetamiseks tuleb vajutada nupule “Lõpeta kehtivus”.

Open

Volituse kehtivuse lõpetamine

Peale nupule vajutamist avaneb hüpikaken, kus küsitakse kasutajalt kinnitust volituse lõpetamiseks.

Open

Kinnituse küsimine volituse lõpetamiseks

Kinnitamiseks tuleb vajutada “OK” nupule, peale mida volituse kehtivus lõpetatakse. Kui kasutajal oli ainult üks volitus, siis saab lõpetatud volitust vaadata arhiivist. Kui kasutajal oli rohkem kui 1 volitus ja mõni volitus on veel kehtiv, siis näidatakse lõpetatud volitust aktiivsete volituste juures roosal taustal.

Open

Lõppenud volitus on roosal taustal

Administraatori tegevused - Üldhäälestus

Open

Volituste teavituste seadistamine

Volituse teavitused: see sektsioon võimaldab seadistada automaatseid meeldetuletusi seotud volitustega. Teavituse e-mailid lähevad ainult süsteemis salvestatud esindaja või ametniku e-mailidele nende olemasolu korral.

Saada teavitus esindajatele:

Kui see valik on aktiveeritud (linnuke kastis), saadetakse automaatseid teavitusi lõppevate volituste kohta järgmistele isikutele:

• Isikule, kellel on asutuse esindusõigus (Äriregistris või isiku enda esindamine)

• Isikule, kes lisas volituse (kui tal on edasi volitamise õigus ja kehtiv volitus)

• Administraatorile või ametnikule, kes volituse lisas

Volituse teavituse saatmise intervall: Määrab, mitu päeva enne volituse lõppemist ja kui sageli teavitusi saadetakse.

• Teavitus saadetakse minimaalselt iga n päeva tagant

• Teavituses on info nende volituste kohta, mille tähtaeg lõpeb järgmise n päeva jooksul. Teavituste mallide sisu on võimalik muuta pliiatsi ikoonist (esindaja mall ja ametniku mall)

Teavitused saadetakse ÄR-st võetud isikute kontakt aadressitele:

• Esindaja e-posti aadressile

• Ametniku e-posti aadressile

Saada teavitus volituse lõppemisel:

Kui see valik on aktiveeritud, saadetakse täiendav teavitus isikule, kelle volitus lõpeb määratud aja jooksul:

• Volituse teavituse saatmise aeg: Määrab, mitu päeva enne tähtaega hakatakse meeldetuletusi saatma. Isik, kelle volitus lõpeb, saab teavitusi alates n päeva enne tähtaega.