Asutused
Menüüst Ametniku töölaud> Administraatori tegevused > Asutused, pääseb asutuste haldamise lehele, kus saab lisada asutusi ja muuta nende andmeid. SPOKU mõistes on asutused nii füüsilised kui juriidilised isikud.
 Volitatud isikud
| Asutused
|
Asutuste lehel saab asutusi otsida “Otsi” lahtrist isikukoodi, registrikoodi, nime järgi. Eraldi on võimalik otsida ka “Omandivorm” ja “Riik” lahti järgi. Samuti saab filtreerida “Volituse lõpp läheneb” järgi (esindamise lõpu lähenemine) - teha linnuke märkeruutu.
Osalise fraasi otsimiseks tuleb otsingukasti sisestada vähemalt 3 tähemärki. Ülejäänud kirjed, kus otsitavat fraasi ei ole, peidetakse ära. Kõigi logi kirjete uuesti nähtavale toomiseks tuleb teha otsingu lahter ristist tühjaks. Otsingulahtri tühjendamise ristike ilmub nähtavale ainult siis, kui otsingulahtrisse on midagi sisestatud.
Asutused ja Asutuse vaates näeb ametnik juriidilise isiku täisaadressi ja füüsilise isiku aadressi kohaliku omavalitsuse täpsusega. Taotlusel ja taotluse juures taotleja andmete kontrollimisel näeb ametnik taotleja (juriidilise või füüsilise isiku) täisaasdressi juhul, kui aadressi näitamine on lubatud (lubada/keelata saab toetuse vormil Üldinfo osas).
Aadressi pärimisel eeldatakse, et detailandmed_v1 (juriidilise isiku korral) ning RR41isikPohiandmed (füüsilise isiku korral) päringu vastuses tagastatakse ADS_ADR_ID. Kui on ainult aadressi ID, siis näitab SPOKU hüüumärgi ikooni.
Asutuse lisamine
Uue asutuse lisamiseks tuleb vajutada nuppu “Lisa asutus”. Avaneb lisamise vorm, kus tuleb sakilt valida kas “Juriidiline isik” või “Füüsiline isik” ning sisestada vastavalt registrinumber, isikukood või nimi. Seejärel avaneb aken, kus saab näha asutuse andmeid ja volitatud isikuid.
Juriidilise isiku asutuse lisamine
| Asutuse andmed ja volitatud isikud (füüsiline isik)
|
Asutuse e-posti puudumisel lisatakse see automaatselt, kui asutuse esindaja taotlust täites e-posti kirjutab.
Asutuse andmetesse pangkonto lisamisel valideeritakse, kas tegemist on pangakonto numbriga, mitte suvalise tähtede/numbrite kombinatsiooniga. Vigaste andmete sisestamisel kuvatakse kasutajale vastav veateade.
Juriidilise isiku korral näidatakse üldandmete osas lisaks muudele andmetele ka asutuse staatust ja esmaregistreerimise kuupäeva. Viimast kasutatakse nt asutuse "vanuse" kontrollimiseks ehk mitu aastat on asutus tegutsenud.
Märkused lahter on mõeldud asutuse sisemise info jaoks. Neid märkuseid näeb ja saab muuta admin ja ametnik. Asutuse (taotleja) esindaja (ka volitatud isik) ei näe taotleja vaates asutuse juurde lisatud märkust.
Prioriteetne nimekirja esitamisel: Kui see linnuke on tehtud ja toetuse vormil on vastav seadistus, siis selle asutuse poolt juba lisatud osalejaid ei saa teised teised asutused enam lisada (v.a. teised prioriteetsed)
Kui äriregistrisse tehakse esindus või detailandmete päring, siis asutuse SPOKUs olemasolu korral uuendatakse asutuse staatus ja omandivorm. Kui äriregistris on asutuse staatus on kustutatud, siis lisatakse kustutamise kuupäev asutuse andmetesse ning märgitakse kõigile aktiivsetele volitustele tähtajaks asutuse äriregistrist kustutamise kuupäev. Ehk äriregistrist kustutatud asutusel enam SPOKUs ühtegi aktiivset esindamist pole ning keegi ei saa enam taotluseid esitada. Asutuse andmete muudatuse ning volituste lõpetamise infot saab vaadata tegevuste logist.
Teadmata asutus
SPOKUs on olemas mõiste “Teadmata asutus”. Teadmata asutust võib kasutada näiteks sellisel juhul, kus ametnikul on vaja massiliselt esitada taotluseid kasutajate eest ning taotluse vormil on olemas lisaväljad, kuhu ametnikul on võimalus sisestada tegeliku taotleja andmeid. Selleks tuleb ametnikule lisada volitus “Teadmata asutuse” esindamiseks samamoodi, nagu lisatakse volitust ükskõik missuguse teise asutuse esindamiseks. Volituste lisamine on kirjeldatud leheküljel “Asutused ja volitamine”
Volitatud isikud
Asutuse volitatud isikuid saab vaadata Ametniku töölaud → Asutused → Otsida asutus → vajutada silma ikoonile → osas “Volitatud isikud” .
Volituste tabelis “Aktiivsed” TAB-is näeb isikuid, kellel on kehtiv volitus asutuse nimel toimingute tegemiseks. TAB-is “Arhiiv” näeb neid isikuid, kelle volitus on kehtetu.
Volitatud isikuid saab lisada administraatori õigustega isik asutuse vaates. Juriidilise isiku esindajaid saab värskendada Äriregistri keskkonnast vajutades nupule “Värskenda ÄRist”. Pildil punases kastis olevad isikud on Äriregistri esindusõigusega ja lillas kastis olevad isikutele on lisatud volitus ametniku poolt.
Volituse lisamine on kirjeldatud lehel “Asutused ja volitamine”
Volitatud isiku ehk esindaja lisamisel tekib ka võimalus lisada alusdokument (nt volikiri). Dokumendi tüübi valikus pakutakse tüüpe, mis on eelnevalt defineeritud asutuse dokumentide liigid osas. Vaikimisi on tüübiks valitud "volikiri" (seda ainult siis, kui see tüüp on eelnevalt defineeritud!). Dokumendi lisamise väljad on täitmiseks kohustuslikud ainult siis, kui on valitud lisatav dokument. Kui valitud dokument on isikustatud, ei küsita eraldi isikukoodi vaid lisatakse automaatselt dokumendi isikuks see isik, keda antud asutuse/taotleja esindajaks lisatakse. Kui dokument on lisatud ja väljad täidetud, siis andmete salvestamisel uuendatakse aktiivsete taotleja dokumentide tabelit.
Taotleja dokumendid
Dokumentide tabelis näidatakse asutuse ehk taotleja juurde lisatud dokumente. Ametnik saab dokumente lisada (nupp "Lisa uus dokument").
Juhendajad
Juhendajad tekivad asutuse vaatesse siis, kui taotlusel on sisse lülitatud kutseregistri teenus ja kui vormil on sees nimekirjad moodul.
Juhendaja isikukood on lingitav ning see viib nimekirja vaatesse, kus kasutaja näeb kõiki selle asutusega ja selle juhendajaga seotud nimekirju. Juhendajate jaoks on filter.
Aktiivsete juhendajate all näidatakse vaid neid isikuid, kes on Esitatud, Registreeritud, Aktsepteeritud, Arvutatud, Lepinguga, Allkirja ootel, Kontrollimisel olekus taotlustel juhendajateks määratud. Lõpetatud staatuses olekuga taotluste juhendajad on Arhiivi tabis. Pooleli, Tagasilükatud ja Prügikastis olekus taotluste juhendajaid siin ei näidata.
Siin vaates juhendajaid lisada ega muuta ei saa, seda saab teha konkreetse taotluse vaates. Kui taotlusele on juhendaja lisatud, siis ilmub tema nimi ka asutuse vaates.