SPOKU kaudu registreeritud taotlusele lisatakse registreerimisnumber kujuga DELTA/taotluseID/registreerimise aasta. Deltas on registreerimisnumber nähtav dokumendivaates lahtris "Saatja kirja reg nr".

Samuti saab määrata ka tähtaega ja AK (asutusesiseseks kasutamiseks) piirangut. Taotluse registreerimisel saadetakse need määratud andmed taotlusega Deltasse.

Kindlasti tuleb määrata vastamistähtaeg, valikuga “vastamistähtaeg puudub” võivad tekkida dokumentide Delta DHS-s registreerimisel tõrked.

Juurdepääsupiirangu aluseid vt Avaliku teabe seadusest: Avaliku teabe seadus–Riigi Teataja

NB: Kui SPOKUs taotlust muuta või uuesti registreerida, siis Deltas taotluse andmete uuendamist ei toimu.

Delta korral:

kui tegemist on füüsilise isikuga, siis Deltas "Saatja" on tühi ja "Saatja isik" on taotleja;

kui tegemist on juriidilise isikuga, siis Deltas "Saatja" on asutuse nimi ja "Saatja isik" on esindaja/taotleja.

Taotluse registreerimisel DHS-is korral saadetakse Deltasse taotluse PDF fail. Muude DHS-ide korral saadetakse taotluse HTML fail.

Sama loogikaga seadistatakse ka aruande saatmist DHS-i: saan sisse lülitada, kas registreerida aruanne Deltas ja määratakse aruandele registreerimisel kaasa antavad andmed.

Aruanne registreeritakse Deltas kinnitamisel - kui see linnuke on märgitud, siis saadetakse aruanne Deltasse, kui ametnik aruannet kinnitab.

NB! Aruande Delta-sse saatmine ei sõltu taotlusest. Kui aruande registreerimine Delta-s on sisse lülitatud, siis aruande kinnitamisel (ametnik kinnitab esitatud aruannet) saadetakse aruanne Deltasse igal juhul: nii siis, kui taotlus on registreeritud Delta-s, kui ka siis, kui taotlus on registreeritud SPOKU-s.  

Lisaks saab määrata aruandele registreerimisel kaasa antavad andmed: Vastamistähtaeg, Asutusesiseseks kasutamiseks, Juurdepääsupiirangu alus ja Piirangu kehtivus.

Juurdepääsupiirangu aluseid vt Avaliku teabe seadusest: Avaliku teabe seadus–Riigi Teataja .

Amphora-s taotluse esmakordsel registreerimisel luuakse uus vorm ning vormi id salvestatakse SPOKU-s toetuse juurde lahtrisse "Vormi id". Üldhäälestuse all saab sisse lülitada teavituse saatmise, kui Amphora-s on loodud uus vorm.

Kui vorm on Amphoras juba olemas, võib selle ID sisestada ka käsitsi SPOKU-s toetuse vormile. Amphora-sse on võimalik luua ka uus vorm, kui eemaldada vormi id SPOKU-st, aga sel juhul peab jälgima, et vormi nimi ei oleks Amphora-s juba võetud. Uue vormi loomisel kontrollitakse Amphora-s, et samanimelist vormi ei oleks.

Vormi saatmisel pannakse vormi nimeks vaikimisi Spoku taotlusvormi pealkiri, kuid sinna võib ka ise kirjutada sobiva nime. Vormi nime kasutatakse Amphoras ka konkreetse taotluse Title ehk pealkirja väljal, mis tähendab, et sinna võib panna ka taotluse pealt vajalikku infot kasutades taotluse märgendeid {$taotlus.sisu.LAHTRI_KOOD} (vt lähemalt Spoku märgendid).

Pärast vormi ID loomist ja salvestamist Spokus võib nii Spokus kui Amphoras anda vormile teise nime. Seos jääb alles vormi ID kaudu. 
Ehk esimese taotluse registreerimisel (kui Amphoras pole veel vormi loodud) võetakse vormi nimi "Vormi nimi" väljalt. Edaspidi läheb sealt info taotluse title väljale. See on igal taotlusel eraldiseisev ja seega saab nime kasutada nt kujul "Sünnitoetus - {$taotlus.asutus.nimi}", mille tulemuseks on "Sünnitoetus - Mari Maasikas" (märgend {$taotlus.asutus.nimi} annab taotleja nime).

Uut moodi Amphorasse saatmine: Kui linnuke on tehtud, siis saadetakse kõik toetuse vormiga seotud dokumendid uut moodi. Uus viis võimaldab siduda taotlust ja/või aruannet ja/või lepingut Amphoras nii, et need saavad järjest numbrid. Näiteks: taotlus Amphoras nr 1212. Kui linnuke pandud siis aruande laekudes saab see numbri 1212-1 ja lepingu laekudes 1212-2. Kui leping laekub varem kui aruanne, siis numbrid tekivad laekumise järjekorras. Täpsemate Amphora lisaseadistuste (nt loendur) osas pöörduda Amphora poole. Mõistlik on kasutada seda seadistust uutel loodavatel vormidel, sest olemasolevatele vormidele lisades võib juhtuda, et parandamisele saadetud taotluse uuesti registreerimisel võib tekkida probleeme. 

Kui Amphora ise loob vormist uue versiooni, siis me uuendame automaatselt vormi id-d Spokus.

Amphorasse saadetakse kõik lisaväljad, millel on sisestatud lahtri kood (sh vahepealkirjad). Kui soovite enne vaadata, millised vormi andmed Amphorasse lähevad, siis saadetavat päringut on võimalik vaadata nupuga "Genereeri Amphora XML".

Taotluse uuesti registreerimisel andmed Amphoras uuendatakse ning olekud sünkroniseeritakse. Pärast esitamist taotlusele lisatud failid saadetakse automaatselt Amphorasse ning selle kohta tuleb ka kiri. Kui Spokus märkida taotlus lõpetatuks, muutub see Amphoras vastatuks ja vastupidi.

NB: Kui Amphoras on juba vorm loodud ja SPOKU-s vorm muutub, siis pärast muudatust uue taotluse saatmisel DHS-i vorm Amphoras kas uueneb või tekib vormi uus versioon:

toetuse nime muutmisel muutub Amphoras taotluse nimi, vormi nimi jääb samaks;

lisavälja tekkimisel uuendatakse vorm ära (uued väljad tekivad õiges kohas);

lisavälja koodi muutmisel tekib uus vormi versioon;

lisavälja tüübi muutmisel tekib uus vormi versioon (tingimuseks on see, et muudatus peab olema korrektne, nt kuupäeva välja tekstiks muutmisel tuleks muuta ka lisavälja kood, et muutuks vormi versioon).

Kui DHS-is on vaja uut vormi, siis tuleks kustutada vormi ID Spokust ja muuta veidi toetuse vormi nimi. Uue taotluse registreerimisel tekib Amphoras uus vorm ja selle ID lisatakse Spokus teotuse juurde. 

Kui taotlusel peidetakse lisaväli, mida ei taheta Amphorasse saata, siis tuleks ka kustutada lisavälja kood. Sellisel juhul Amphoras registreerimisel tehakse uus vorm ja eelmisel versioonil registreeritud taotluste parandused tuleb sisestada käsitsi (Amphoras). Kui taotlus oli registreeritud Amphoras vana versioonil ning tehakse parandus, siis uuesti registreerimine uue versiooni peale annab vea "Registreerimisprofiili ei leitud! ". Sel juhul tuleks käituda nagu varem (registreerida taotlus ja/või failid väljaspoolt SPOKU).

Juurdepääsu piirang: Taotlusele juurdepääsupiiranguid saab seadistada märkides linnuke endale sobivasse kasti (nupp: Füüsilise isiku korral, nupp: Juriidilise isiku korral). Sisestatud piirangu info SPOKU's edastatakse Amphora'sse. SPOKU poolt määratud piirangud rakenduvad ainult käesoleva taotusvormi taotlustele ja need ei mõjuta AMPHORA sihtkausta (kuhu SPOKU taotlus laekub) vaikepiirangut ega sihtkaustas juba olemasolevatele teistele dokumentidele rakendatud piiranguid. Kui linnuke on märgitud siis Amphorasse saadetud dokumendil on märge "Asutusesiseseks kasutamiseks". Vaikimisi on linnutatud "Kasuta Amphora seadistusi", mis tähendab, et Amphorasse dokumendi laekumisel rakenduvad sealpoolsed piirangud (kui neid on). Kui piirangud puuduvad ja seda osa kasutada ei soovi, siis tuleks samuti jätta linnuke valikusse "Kasuta Amphora seadistusi".

Iga failile (taotlus, aruanne, leping) saab sisestada eraldi piirangu andmed ning füüsilise ja juriidilise isikute korral ka eraldi.

Vastamise kuupäeva tekkimisel muuta olekuks: Saab seadistada millisesse olekusse taotlus Spokus läheb Amphoras vastamise kuupäeval. Valikus on: Pooleli, Tagasi lükatud, Esitatud, Registreeritud, Aktsepteeritud, Arvutatud, Lepinguga, Lõpetatud, Allkirja ootel, Kontrollimisel, Parandamisel ja Jäta muutmata. Automaatselt on kõigil Lõpetatud staatuses

Lisafaile DHS-i ei saadeta - kui see on linnutatud, siis saadetakse DHS-i ainult taotluse PDF.

Aruanne saadetakse DHS-i esitamisel - kui on linnutatud, siis aruanne läheb Amphora-sse kohe, kui seda aruande täitja esitab. Kui ametnik menetleb ja leiab puudusi, siis võib suunata tagasi parandamisele. Taotleja täiendab aruannet ning esitab uuesti. Uuesti esitatud aruandes mitte ei teki uus registreerimine, vaid uuendatakse sama aruanne (tekib uus versioon). Kui aruanne ametniku poolt saab kinnitatuks, siis asendatakse Amphora-s esitatud versiooni kinnitatud versiooniga. 

NB: Hetkel esineb Amphora tarkvaras puudus, kui esitatakse mitu aruannet ühe taotluse kohta ning kui "Aruanne saadetakse DHS-i esitamisel" häälestus peal. Seega antud seaditust ei tohi kasutada juhul, kui ühe taotluse kohta käib mitu aruannet.

Lisaks on olemas võimalus määrata, kas registreerida aruande eraldi vormile või taotluse külge. Aruande vormi loomine (ja versioneerimine) Amphoras on analoogne toetuse vormi loomisele. Üldhäälestuse all saab sisse lülitada teavituse saatmise, kui Amphoras on loodud uus aruande vorm. Põhi failiks on aruande pdf või bdoc. Kui aruanne allkirjastatakse, siis saadetakse Amphorasse ainult bdoc failidest. Amphoras eraldi registreeritud aruandel on link Amphoras registreeritud taotlusele (tekib seos Amphoras registreeritud taotlusega). 

NB! Kui taotlus ei ole registreeritud Amphoras, ei saadeta sinna ka aruandeid!

Registreeritakse Amphoras eraldi vormile - Kui eraldi vormile registreerimise linnuke on märgitud, siis selle toetuse esimese aruande registreerimisel luuakse Amphoras uus vorm, mille nimeks on "[toetuse nimi] kasutamise aruanne". Kui linnukest ei ole märgitud, siis saadetakse aruanne ja sellele lisatud failid Amphorasse taotluse juurde.

Aruande vormi ID Amphoras - Lahter on algselt tühi. Esimese aruande registreerimisel luuakse Amphoras uus vorm ja selle vormi ID lisatakse Spokus toetuse vormile automaatselt. Kui soovitakse kasutada olemasolevat vormi, siis tuleb siia lahtrisse sisestada selle Amphora vormi ID ja salvestada (sel juhul vormi nimi Spokus ja Amphoras peab klappima).

Juurdepääsu piirang - Kui linnuke on tehtud vastavasse kasti siis Amphorasse saadetud dokumendil on märge "Asutusesiseseks kasutamiseks".

Aruanne registreeritakse DHS-is kinnitamisel - kui linnuke on märgitud, siis saadetakse aruanne WD-sse, kui ametnik seda kinnitab.

Lisaks saab seadistada andmeid Asutusesiseseks kasutamiseks: juurdepääasu alust, piirangu kehtivust ja Teabevaldajat.