Lepingud

Tööst lepinguga (lepingu loomine, kooskõlastamine, allkirjastamine, tühistamine, taotlejapoolsetele allkirjastajatele teavituse saatmine) vaata lähemalt siit - Töö lepinguga.

Lepingu vormide nimekirjas kajastatakse lepingu nime, koodi, lepingu haldjat, taotleja allkirjastamise varianti, OV allkirjastaja nimeliselt ja kooskõlastajaid. Lepingu vormi saab muuta vajutades pliiatsi ikoonile . Lepingu vormi saab kustutada prügikasti ikoonist, kui antud vormiga pole seotud ühtegi lepingut. 

Kui taotlusele pole ühtegi lepingu vormi lisatud, siis ei näidata ka taotluse juures lepingute osa, kui taotlus jõuab vastavasse olekusse. 

Lepingu kooskõlastajate haldamine toimub märgist . Kooskõlastajate lisamine toimub sarnaselt taotluse kooskõlastajate lisamisega ehk nad peavad olema süsteemi eelnevalt sisestatud Administraatori tegevused - kooskõlastajad alt.

Lepinguga seotud tõlgete haldamine käib vajutades märgile. Tõlgete muutmine sarnaselt taotluse tõlgetega ja need on seotud ainult selle lepingu vormiga. Tõlgete muutmised kajastuvad nii taotluse vaates lepingute tabelis (nuppude nimetused, veergude pealkirjad jne). Lepingu allkirjastamisele/kooskõlastamisele saatmise vaates.

Allkirjastaja info näitamine: Kui linnuke märgitud, lisatakse taotluse sisu vaate lõppu lepingu allkirjastaja andmete blokk, mis koosneb eeldefineeritud väljadest: isikukood, nimi, ametinimetus, telefon, e-post, arvelduskonto (kõik väljad on täitmiseks kohustuslikud).

E-maili mallid, mis on lepingutega seotud, on sarnaselt muudetavad ja vaadatavad (ka e-maili eelvaade) nagu üldiselt e-maili mallide muutmine. Nupust "Taasta kõik mallid" asendatakse kõikide selle vormi lepingute e-kirjade malli sisu ja pealkiri antud malli vaikimisi väärtusega. NB! Masstaastamisel eemaldatakse mallilt ka kõik e-mailile lisatavate failitüüpide linnukesed (mallide ükshaaval taastamisel failidelt linnukesi eest ära ei võeta!).

Allkirjastatud leping saadetakse taotluse esitajale taotlusel märgitus e-maili peale, kui taotlusele lisatud leping on allkirjastatud kõigi lepingu allkirjastajate poolt. Kui taotluse vormil lepingu seadetes on allkirjastamiseks mõeldud dokumendi nimi sisestatud, siis kasutatakse seda ka allkirjastatud dokumendi kohta saadetava kirja pealkirjas ja sisus. Kui dokumendi nimi puudub, siis kasutatakse kirja pealkirjas ja sisus sõna „leping”.

E-mailiga on võimalik manusena kaasa saata erinevaid dokumente rippmenüüst kuvatava valiku “E-mailile lisatavad failitüübid” (taotluse pdf, volituse failid, lepingud jne.) Manustatavate dokumentide kohta saab täpsemalt lugeda siit.

Lepingu allkirjastamine taotlejale saadetakse taotleja poolsele lepingu allkirjastajale, kui taotlusele on koostatud leping ja taotleja või taotleja esindaja peab lepingu allkirjastama.

Lepingu kooskõlastamise e-mail saadetakse lepingu kooskõlastajatele, kui taotlusele on koostatud leping, mis vajab temapoolset kooskõlastust. Kiri saadetakse, kui taotluse vormil lepingu moodulis on lisatud lepingu kooskõlastajad.

Lepingu allkirjastamise teade saadetakse lepingu haldajale (ametnikule, kes on taotluse vormil lepingu moodulis lepingu haldajaks määratud), siis kui leping saab oleku „Allkirjastatud” ehk kui viimane lepingu allkirjastaja on lepingule oma allkirja lisanud. Teade saadetakse ametniku e-mailile juhul, kui see on süsteemis olemas, aga kui ametniku e-mail on puudu, siis teadet ei lähe.

Lepingu tagasilükkamise teade saadetakse lepingu haldajale (ametnikule, kes on taotluse vormil lepingu moodulis lepingu haldajaks määratud), siis kui lepingus on vaja teha muudatusi. Muudatuse sisseviimise järel tuleb leping saata uuesti kooskõlastamisele/allkirjastamisele.

Open

Lepingu seaded

Open

Lepingu allkirjastamise vaate malli muutmine

Open

Lepingu malli muutmise vaade

Open

Lepingu seaded

Digitempliga alkirjastamise valik:

Open

Digitempliga allkirjastamise seadistamine

Open

Lepingu kooskõlastajate lisamine

Open

Lepingu konteinerisse lisatavad failid

Nimi: saab määrata lepingule nime, mida näidatakse taotluse vaates lepingute nimekirjas.

Kood: saab määrata lepingule koodi, mis peab olema unikaalne ja mida näidatakse taotlusel lepingute tabelis. 

Staatused lepingu lisamiseks - vaikimisi on ette antud 3 valikut, aga neid on võimalik lisada või ära võtta. Kuna tegemist on kohustusliku väljaga, peab sinna jääma vähemalt üks lepingu staatus.  

Lepingu numbri genereerimine taotlusele automaatselt - kui on märgitud, siis avanevad järgmised valikud, mille põhjal määratakse lepingu numbri seadistused. Vastavalt valitud seadistustele genereeritakse lepingu number loenduriga või märgendiga.

Staatus, mille korral lepingu number genereeritakse - kohustuslik väli, saab valida erinevad lepingu staatused, mis olekus lepingule number luuakse.

Numbri genereerimise viis - Kui valitakse, et number genereeritakse loenduriga, siis SPOKU ise genereerib lepingu numbri vastavalt seadistatud loendurile. Kui aga valitakse, et number genereeritakse märgendiga, saab järgmisele reale “Lepingu numbri märgend” sisestada vastava märgendi.

Näiteks lepingu numbri genereerimiseks tingimuslikult - sulgemisloal on numbri prefiks “SL-” ja kaeveloal “KL-”. Mõlemad load on seadistatud samal taotluse vormil kahele erinevale lepingu mallile. Sulgemisloa number genereeritakse loenduriga. Loenduri mallis on määratud lepingu numbri genereerimiseks prefiks “SL-”. Aga me ei tea kunagi, kas on vaja väljastada sulgemisluba või kaeveluba. Et numeratsioon sassi ei läheks, seadistame kaeveloal lepingu numeratsiooni märgendiga.

See tähendab, et lepingu number võetakse alati sama, mis genereeritakse sulgemisloale loenduriga ja asendatakse prefiks “SL-” prefiksiga “KL-”.

Dokumendi nimi (ilma laiendita) - siin saab määrata genereeritava PDF-i faili nime (nt raieluba vms). Kui lepingu dokumendi nimi puudub, siis on automaatselt faili nimi leping. Genereeritakse PDF faile. Kui lepingu dokumendi nimi puudub, siis on automaatselt faili nimi leping

Lepingu mall - “Muuda” nupp avab muutmisvaate, kus on võimalik muuta lepingu vormi (malli) teksti redaktoris.

Taotluse ID - lahter taotluse ID jaoks, mida kasutatakse lepingu eelvaate näitamiseks. Lepingu eelvaadet saab vaadata, kui lisada lahtrisse taotluse ID ning vajutada “Lepingu eelvaade”, mis avab PDF-faili.

Kui lepingu malli loomisel soovitakse kasutada pikema teksti sisestamisel tekstiredaktorit (seadistus “Tekstiredaktoris teksti sisestamine”), tuleb jälgida lepingu malli lähtekoodi (Source) ning vajadusel paragrahvid ehk HTML märgendid <p> ja </p> ära eemaldada, et ei tekiks lisatühikuid ega teksti soovimatut nihkumist. Kui need siiski tekivad, tuleks nad lähtekoodist käsitsi koristada ja võimalusel mitte kasutada vormingu valikut "Normal".

Open

Lepingu mallis üleliigsete märgendite eemaldamise näide

 

 

Logo lepingu mallis

Redaktoris pilti üles laadida ei saa, saab viidata lingile, kus pilt asub. Samuti saab pilti otse dokumenti kopeerida (ctrl + v).

Open

Näiteks, et seadistada lepingu malli päisele valla/linna logo, tuleb mallis teha kaheveerulist tabeli 50% + 50% lahtritega ning värvida raami valgeks, et välja ei paistaks.

Lisaks saab lepingu mallis taotluse peale seadistada QR koodi, mis on nähtav lepingu PDF vaates. Kasutatav märgend ja lisainfo leitav siit. Hetkel QR kood viib taotluse vaatamise vaatesse. Taotluse nägemiseks tuleb Spokusse sisse logida.

Lepingu haldaja –  ripploendist saab valida, kas lepingu haldaja on kindel isik või taotluse vormi/valdkonnaga seotud ametnik/menetleja/admin ning vastavalt sellele saavad need kasutajad lepingut muuta.

Lepingu haldaja e-mail - on e-maili aadress, kuhu saadetakse lepingu kooskõlastamise korral tühistamised (kuna üldise haldaja korral ei ole teada, kellele peaks teateid saatma).

Taotleja poolne lepingu allkirjastaja - kohustuslik väli, siin saab määrata, kes allkirjastab lepingut:

• taotlejal pole vaja allkirjastada - lepingut (või muud dokumenti) ei ole vaja allkirjastada st ei oodata taotleja poolset allkirjastamist.

• allkirjastaja väli - kasutatakse siis, kui allkirjastaja on üks ja tema andmeid küsitakse taotlusel "allkirjastaja info" plokis. See on valitav siis, kui on eelnevalt valitud allkirjasta info näitamine;

• taotleja (peab olema FI) - kasutatakse siis, kui allkirjastajaks on taotleja ise. NB! Seda valikut saab kasutada vaid siis, kui taotlejaks on füüsiline isik;

• lisaväljalt isikukood lepingu allkirjastaja - kasutatakse siis, kui allkirjastaja on taotlusel küsitud kasutades "isikukood" tüüpi lisavälja. Sel juhul tuleb valida taotlusel olev isikukoodi ja e-maili väli; NB! Taotluse vormi koostamisel ei tohiks lepingu allkirjastajate isikukoodi küsimiseks kasutada mitut erineva seadistusega "isikukood" tüüpi lisavälja ning panna neid "valik" tüüpi lisavälja sisse. Lepingu mooduli seadetes saab valida ainult ühe "isikukood" tüüpi lisavälja ja see tähendab, et leping saadetakse allkirjastamisele ainult sellisel juhul, kui isikukood tüüpi lisaväli on lepingu moodulis valitud.

• lisaväljalt allkirjastajad - kasutatakse siis, kui allkirjastajaid (tavaliselt rohkem kui üks) on taotlusel küsitud "allkirjastajad" tüüpi lisaväljaga. Sel juhul kõik allkirjastajate all sisestatud isikud peavad lepingut allkirjastama.

OV poolne lepingu allkirjastaja - isik, kes peab lepingu allkirjastama (linna/valla poolt). See on kohustuslik väli ja tulev valida vähemalt üks valik järgnevast:

• Kindel isik: kui see on valitud siis on vaja sisestada isikukood ja e-posti aadress, kuhu saadetakse teavitusi lepingu allkirjastamise kohta. Linna/Valla poolsele allkirjastajale saadetakse teavitus, et SPOKU-s on lepinguid, mida on vaja allkirjastada, kord päevas. Kindla isiku puhul tuleb sisestada tema isikukood. Valiku “Kindel isik” korral ei liigu pooleli olevad lepingud määratud asendajale edasi.

• Ametnik: allkirjastajaks saab valida rippmenüüst kasutaja, kellel on SPOKU-s ametniku õigus. “Ametnik" valiku korral saab delegeerida juba allkirjastamisele saadetud asju teisele isikule asendamise abil. Vaata asendamise osa siit.

• Allkirjastamine digitempli abil: kui see on valitud siis allkirjastamine toimub eelnevalt eelkonfigureeritud digitempli abil. Rippmenüüst saab valida sobiliku digitempli. Tembeldus käib automaatselt. Kui leping saab digitempli siis tegevuste logisse jääb sellest kirje. Digitempli kandeid saab jälgida DHS logist.

• Pole vaja allkirjastada: kui linnuke on märgitud siis peidetakse OV poolse allkirjastaja lahtrid ning SPOKU ei hakka ootama süsteemi valdajalt allkirja.

Leping allkirjastatakse esimesena taotleja poolt: Kui linnuke on pandud, siis saadetakse esimesena leping allkirjastamiseks taotlejale ja siis OV allkirjastajale. 

Lepingu allkirjastamisel taotleja e-mail:  võimalus sisestada e-maili kuhu saadetakse allkirjastatud leping. Kui siia pole midagi sisestatud, siis saadetakse e-mail taotleja e-mailile

Lepingu allkirjastamisel saadetakse teavitus lepingu haldajale: kui linnuke on märgitud siis lepingu haldaja saab allkirjastatud lepingu kohta teavituse meilile.

Lepingu konteinerisse lisatakse faile: kui see on linnutatud, saab lepingule lisada erinevaid faile, mida küsitakse taotluse lisaväljadelt või „Failid“ moodulis. Näiteks lisatakse allkirjastatud lepingu konteinerisse tunniplaani fail, mis esitati koos taotlusega.

Tööst lepinguga (lepingu loomine, kooskõlastamine, allkirjastamine, tühistamine, taotlejapoolsetele allkirjastajatele teavituse saatmine) vaata siit Töö lepinguga

Leping saadetakse DHS-i - Kui on linnutatud siis saadetakse allkirjastatud leping DHS-i. Lisaks avanevad allpool olevad lisaseadistused. 

Leping lisatakse taotluse juurde failina- (Amphora korral) kui linnuke on märgitud, siis lisatakse leping taotluse juurde failina. Vastasel juhul saadetakse lepingu fail eraldi DHS-i. Algul saadetaske Amphorasse lepingu metaandmed ja lepingu fail ise saadetakse DHS-i siis, kui viimane allkirjastaja on lepingu allkirjastanud.

Sel juhul tuleb lepingu number genereerida SPOKUs. Selleks on kaks võimalust:

• Sisestada number käsitsi

• Luua number loenduriga

NB! Kui lepingul on seadistatud nii, et lepingut ei allkirjasta kumbki osapool, on siiski vajalik SPOKUs märkida, et leping on allkirjastatud - vastasel juhul ei liigu lepingu fail Amphorasse! Selle jaoks tuleb taotlusel lahti võtta Lepingud osa all “Muuda lepingut”

Open

Muuda lepingut

Peale muutmise nuppu avaneb lepingu enda aken, kus all on näha nupp “Saada allkirjastamisele”

Open

Lepingu allkirjastamisele saatmine

Nüüd kui leping on SPOKU mõistes saadetud allkirjastamisele, muutub lepingu staatus “allkirjastatud” ja lepingu fail liigub Amphorasse.

Soovi korral on võimalik muuta nuppude nimetusi Lepingu mooduli tõlgete alt. Näiteks võib lepingu vormi põhiselt ära muuta “Saada allkirjastamisele” nupu hoopis “Saada Amphorarsse” nupuga. (vt. eespool Lepinguga seotud tõlgete haldamine)

Lepingu automaatne allkirjastamisele saatmine - kui linnuke on märgitud, siis peale taotluse registreerimist (kui taotlus on saanud registreerimise numbri) muutub taotluse olek automaatselt "lepinguga" olekuks ning läheb allkirjastamise ringile. Faili nimetus sel korral "Dokumendi nimi". Kui kõik oma allkirja andnud, siis taotluse dokumentide alla tekkib konteiner .acise allkirjastatud failiga.

NB! Kui kausta ID lahtrisse on vanast ajast mingi kausta number jäänud, tuleb see lihtsalt maha kustutada. Siis saab DHS logi vaatest leping uuesti Amphorasse (nupp “Saada uuesti”).

Lepingu vormi id – (Amphora korral) vormi id, kuhu registreeritakse DHSis leping, et saada kätte õige asukoha number. Vormi ID tuleb vaid siis sisestada, kui vastav õige vorm on tõesti Amphoras juba olemas. Kui sobivat vormi pole, peab ka lahter olema tühi. Sel juhul esimese lepingu registreerimisel luuakse uus vorm ja vormi ID tuleb automaatselt. Pärast uue vormi tekkimist, saab Amphoras vormile seadistada registreerimised: suunata õigesse kausta ja anda õiged menetlejad.

Lepingu vormi nimi - vaikimisi lepingu vormi nimi on "[DOKUMENDI NIMI] [TAOTLUSE VORMI NIMI]", nt "Leping Avaliku ürituse korraldamise taotlus". Kui lepingu vormi ID puudub, siis lepingu registreerimisel on vormi nimeks "[DOKUMENDI NIMI] [TAOTLUSE VORMI NIMI]". Kui vormi ID on juba olemas, siis kasutatakse olemasolu korral sisestatud lepingu vormi nime märgendit/pealkirja. 

Lepingu juurdepääsupiirangute määramine - Kui linnuke on tehtud vastavasse kasti siis Amphorasse saadetud lepingu juurde tekib märkus "Asutusesiseseks kasutamiseks".

Lepingu juurdepääsupiiranguid saab seadistada märkides linnuke endale sobivasse kasti (nupp: Füüsilise isiku korral, nupp: Juriidilise isiku korral). Kui linnuke on märgitud siis Amphorasse saadetud dokumendil on märge "Asutusesiseseks kasutamiseks". Vaikimisi on linnutatud "Kasuta Amphora seadistusi", mis tähendab, et Amphorasse dokumendi laekumisel rakenduvad sealpoolsed piirangud (kui neid on). Kui piirangud puuduvad ja seda osa kasutada ei soovi, siis tuleks samuti jätta linnuke valikusse "Kasuta Amphora seadistusi".

Amphora korral saab seadistada nii, et taotlus on lepingu algatusdokument

Selleks peab olema taotlusevormil DHS moodulis sees seadistus: “Uut moodi Amphorasse saatmine”

Open

Taotluse vormil DHS moodulis seadistus

Siis tekib lepingu seadetes juurde seadistus “Taotlus on algatusdokument”

Sellise seadistuse korral saadetakse kõigepealt taotlus Amphorasse ja taotlus saab Amphoras numbri nt 12/160925. Siis kui SPOKUst saadetakse Amphorasse sama taotlsega saatud leping, saab leping numbriks “taotluse number - 1”. Meie näite puhul siis 12/160925-1

Leping saadetakse DHS-i - kui linnuke on märgitud, siis saadetakse leping automaatselt kohe pärast seda, kui viimane isik allkirjastab lepingu. Lepingu registreerimine on sarnane taotluse omaga. Failina lisatakse kaasa ainult allkirjastatud leping ning lepingu number, mis genereeritakse Delta poolt. Näiteks "DELTA_LEPING/1111/2019". Leping saadetakse Deltasse olenemata sellest, kas taotlus on Deltas registreeritud või mitte. Asutusesisese kasutamise andmeid võetakse taotluse vormilt (taotluse registreerimise seadistamise osast) ehk lepingu puhul kehtivad sama asutusesisese kasutamise seadistus, mis taotluse korral.

Leping saadetakse DHS-i - kui linnuke on märgitud, siis saadetakse leping automaatselt kohe pärast seda, kui viimane isik allkirjastab lepingu. Lepingu registreerimine on sarnane taotluse omaga. Failina lisatakse kaasa ainult allkirjastatud leping ning lepingu number.

Samuti saab sisse lülitada (märkida linnukesega) ja  seadistada andmeid Asutusesiseseks kasutamiseks: juurdepääasu alust, piirangu kehtivust ja Teavevaldajat.

Leping saadetakse DHS-i - kui linnuke on märgitud, siis saadetakse leping automaatselt kohe pärast seda, kui viimane isik allkirjastab lepingu. Lepingu registreerimine on sarnane taotluse omaga. Failina lisatakse kaasa ainult allkirjastatud leping ning lepingu number.

Lepingu saatmine eraldi - vaikimisi saadetakse leping taotluse alamdokumendina. Kui on linnuke märgitud, saadetakse leping taotlusest eraldi.