Lepingud

Tööst lepinguga (lepingu loomine, kooskõlastamine, allkirjastamine, tühistamine, taotlejapoolsetele allkirjastajatele teavituse saatmine) vaata lähemalt siit - Töö lepinguga.

Lepingu vormide nimekirjas kajastatakse lepingu nime, koodi, lepingu haldjat, taotleja allkirjastamise varianti, OV allkirjastaja nimeliselt ja kooskõlastajaid. Lepingu vormi saab muuta vajutades pliiatsi ikoonile. Lepingu vormi saab kustutada kui antud vormiga pole seotud ühtegi lepingut. 

E-maili mallid, mis on lepingutega seotud on sarnaselt muudetavad ja vaadatavad (ka e-maili eelvaade) nagu üldiselt e-maili mallide muutmine. Nupust "Taasta kõik mallid" asendatakse kõikide selle vormi lepingute e-kirjade malli sisu ja pealkiri antud malli vaikimisi väärtusega. NB! Masstaastamisel eemaldatakse mallilt ka kõik e-mailile lisatavate failitüüpide linnukesed (mallide ükshaaval taastamisel failidelt linnukesi eest ära ei võeta!).

Kui taotlusele pole ühtegi lepingu vormi lisatud, siis ei näidata ka taotluse juures lepingute osa, kui taotlus jõuab vastavasse olekusse. 

Lepinguga seotud tõlgete haldamine käib vajutades A märgile. Tõlgete muutmine saraselt taotluse tõlgetega ja need on seotud ainult selle lepingu vormiga. Tõlgete muutmised kajastuvad nii taotluse vaates lepingute tabelis (nuppude nimetused, veergude pealkirjad jne). Lepingu allkirjastamisele/kooskõlastamisele saatmise vaates.

Allkirjastaja info näitamine: Kui linnuke märgitud, lisatakse taotluse sisu vaate lõppu lepingu allkirjastaja andmete blokk, mis koosneb eeldefineeritud väljadest: isikukood, nimi, ametinimetus, telefon, e-post, arvelduskonto (kõik väljad on täitmiseks kohustuslikud).

Open

Digitempliga alkirjastamise valik:

Uue lepingu lisamiseks tuleb vajutada Lisa leping. Avaneb lepingu vormi seadistamine.

Nimi: saab määrata lepingule nime, mida näidatakse taotluse vaates lepingute nimekirjas.

Kood: saab määrata lepingule koodi, mis peab olema unikaalne ja mida näidatakse taotlusel lepingute tabelis. 

Lepingu allkirjastamise rea mall allkirjastamise vaates: Saab muuta seda infot, mida näidatakse lepingu kohta allkirjastajale allkirjastamise vaates. 

Lepingu numbri genereerimine taotlusele automaatselt - kui on märgitud, siis SPOKU ise genereerib lepingu numbri vastavalt seadistatud loendurile: tuleb valida, mis olekus number genereeritakse ning mis loendurit kasutatakse. Vastavalt valitud seadistustele genereeritakse lepingu number (kui lepingu numbrit pole juba taotlusel) ning lisatakse info genereerimise kohta ka tegevuste logisse.

Dokumendi nimi (ilma laiendita) - siin saab määrata genereeritava PDF-i faili nime (nt raieluba vms). Kui lepingu dokumendi nimi puudub, siis on automaatselt faili nimi leping. Genereeritakse PDF faile.

Lepingu mall - [Muuda] nupp avab muutmisvaate, kus on võimalik muuta lepingu vormi (malli) teksti redaktoris.

Taotluse ID - lahter taotluse ID jaoks, mida kasutatakse lepingu eelvaate näitamseks. Lepingu eelvaadet saab vaadata, kui lisada lahtrisse taotluse ID ning vajutada [Lepingu eelvaade], mis avab PDF-faili.

Logo lepingu mallis

Redaktoris pilti üles laadida ei saa, saab viidata lingile, kus pilt asub. Samuti saab pilti otse dokumenti kopeerida (ctrl + v).

Näiteks, et seadistada lepingu malli päisele valla/linna logo, tuleb mallis teha kaheveerulist tabeli 50% + 50% lahtritega ning värvida raami valgeks, et välja ei paistaks.

Lisaks saab lepingu mallis taotluse peale seadistada QR koodi, mis on nähtav lepingu PDF vaates. Kasutatav märgend ja lisainfo leitav siit. Hetkel QR kood viib taotluse vaatamise vaatesse. Taotluse nägemiseks tuleb Spokusse sisse logida.

Lepingu haldaja –  ripploendist saab valida, kas lepingu haldaja on kindel isik või toetuse vormi/valdkonnaga seotud ametnik/menetleja/admin ning vastavalt sellele saavad need kasutajad lepingut muuta.

Lepingu haldaja e-mail - on e-maili aadress, kuhu saadetakse lepingu kooskõlastamise korral tühistamised (kuna üldise haldaja korral ei ole teada, kellele peaks teateid saatma).

Taotleja poolne lepingu allkirjastaja - siin saab määrata, kes allkirjastab lepingut:

• taotlejal pole vaja allkirjastada - kasutatakse siis, kui lepingut (või muud dokumenti) peab allkirjastama ainult linna/valla poolne esindaja. Kui teadetes on niimoodi määratud, siis leping ei lähe peale linna/valla poolse esindaja allkirjastamist taotleja poolsele allkirjastajale ja lepingu olek muutub allkirjastatuks;

• allkirjastaja väli - kasutatakse siis, kui allkirjastaja on üks ja tema andmeid küsitakse taotlusel "allkirjastaja info" plokis. See on valitav siis kui on eelnevalt valitud allkirjasta info näitamine;

• taotleja (peab olema FI) - kasutatakse siis, kui allkirjastajaks on taotleja ise. NB! Seda valikut saab kasutada vaid siis, kui taotlejaks on füüsiline isik;

• lisaväljalt isikukood lepingu allkirjastaja - kasutatakse siis, kui allkirjastaja on taotlusel küsitud kasutades "isikukood" tüüpi lisavälja. Sel juhul tuleb valida taotlusel olev isikukoodi ja e-maili väli; NB! Toetuse vormi koostamisel ei tohiks lepingu allkirjastajate isikukoodi küsimiseks kasutada mitut erineva seadistusega "isikukood" tüüpi lisavälja ning panna neid "valik" tüüpi lisavälja sisse. Lepingu mooduli seadetes saab valida ainult ühe "isikukood" tüüpi lisavälja ja see tähendab, et leping saadetakse allkirjastamisele ainult sellisel juhul, kui isikukood tüüpi lisaväli on lepingu moodulis valitud.

• lisaväljalt allkirjastajad lepingu allkirjastaja - kasutatakse siis, kui allkirjastajaid (tavaliselt rohkem kui üks) on taotlusel küsitud "allkirjastajad" tüüpi lisaväljaga. Sel juhul kõik allkirjastajate all sisestatud isikud peavad lepingut allkirjastama.

OV poolne lepingu allkirjastaja - isik, kes peab lepingu allkirjastama (linna/valla poolt).

Sisestaja allkirjastaja isikukood: kui see on valitud siis on vaja sisestada isikukoodi ja e-maili, kuhu saadetakse teavitusi lepingu allkirjastamise kohta. Linna/Valla poolsele allkirjastajale saadetakse teavitus, et SPOKU-s on lepinguid, mida on vaja allkirjastada, kord päevas.

Allkirjastamine digitempli abil: kui see on valitud siis allkirjastamine toimub eelnevalt eelkonfigureeritud digitempli abil. Rippmenüüst saab valida sobiliku digitempli. Tembeldus käib automaatselt. Kui leping saab digitempli siis tegevuste logisse jääb sellest kirje. Digitempli kandeid saab jälgida DHS logist.

Pole vaja allkirjastada: kui linnuke on märgitud siis peidetakse OV poolse allkirjastaja lahtrid.

Leping allkirjastatakse esimesena taotleja poolt: Kui linnuke on pandud, siis saadetakse esimesena leping allkirjastamiseks taotlejale ja siis OV allkirjastajale. 

Lepingu allkirjastamisel taotleja e-mail:  võimalus sisestada e-maili kuhu saadetakse allkirjastatud leping. Kui siia pole midagi sisestatud, siis saadetakse e-mail taotleja e-mailile

Lepingu allkirjastamisel saadetakse teavitus lepingu haldajale: kui linnuke on märgitud siis lepingu haldaja saab allkirjastatud lepingu kohta teavituse meilile.

Kooskõlastajad – isik(ud), kes peavad lepingu üle vaatama ja kooskõlastama (linna/valla poolt). Kooskõlastajate lisamine toimub hüpikaknast (nupp [Kooskõlastajad]) kus tuleb sisestada kooskõlastaja(te) isikukood(id) ja e-maili aadress(id) ning kinnitada andmeid.

NB! Lepingu allkirjastajate ning kooskõlastajate korral küsitakse alati isikukoodi (et süsteem teaks, kellele lisada allkirjastamise vajadust) ning tema e-maili aadressi (kuhu saata tevitusi kinnitamist või alllkirjastamist ootavate lepingute kohta). Isikukoodi kontrollimisel (nupp [Kontrolli]) tehakse RR päring ja lisatakse nimi rahvastikuregistrist. Sel juhul jääb ka isikule jälg andmejälgijasse selgitusega "Isikuandmete pärimine rahvastikuregistrist (valdkonna nimetus)"

Tööst lepinguga (lepingu loomine, kooskõlastamine, allkirjastamine, tühistamine, taotlejapoolsetele allkirjastajatele teavituse saatmine) vaata siit Töö lepinguga

DHS seaded Amphora puhul

Leping saadetakse DHS-i - Kui on linnutatud siis saadetakse allkirjastatud leping DHS-i. Lisaks avanevad allpool olevad lisaseadistused. 

Taotlus on algatusdokument - kui on linnutatud, siis registreeritakse leping Amphorasse algatusdokumendi seosega (mille kaudu Amphora lisab registreeritud dokumendile numbri algatusdokumendi järgi). Kui antud seadistus on mitte-aktiivne, kontrolli vormi DHS-i andmed osas "Uut moodi Amphorasse saatmine" linnukese olemasolu (ilma uuel viisil saatmiseta ei saa kasutada "Taotlus on algatusdokument" võimalust).

Sel juhul saab leping numbri Amphorast. Näiteks kui Amphoras on taotluse number 1234/2024, siis selle taotlusega seotud leping saab numbriks 1234/2024-1.
Vajalikud seaded:

• Vormil DHS andmed osas peab olema märgitud “Uut moodi Amphorasse saatmine”

• Lepingu moodulis DHS osas peavad olema märgitud: “Leping saadetakse DHS” ja “Taotlus on algatusdokument”

• Amphora poolel tuleb suunata lepingu vorm õigesse kataloogi ja teha muud vajalikud seadistused (vajadusel küsi abi Amphora toelt)

Leping lisatakse taotluse juurde failina- (Amphora2 korral) kui linnuke on märgitud, siis lisatakse leping taotluse juurde failina. Vastasel juhul saadetakse lepingu fail eraldi DHS-i. Leping saadetakse DHS-i siis, kui viimane allkirjastaja on lepingu allkirjastanud.

Sel juhul tuleb lepingu number genereerida SPOKUs. Selleks on kaks võimalust:

• Sisestada number käsitsi

• Luua number loenduriga

Lepingu lisa - Lepingu lisa seadistamisel eeldatakse, et vormile on juba seadistatud vähemalt üks leping (ülem), mille juurde saab teha lepingu lisa.. Kui on linnutatud, siis tuleb nähtavale Lepingu ülem valik. Lepingu lisa saatmisel Amphorasse kasutatakse seos, mille kaudu Amphora lisab registreeritud lisale numbri lepingu ülema järgi.

Lepingu vormi id – (Amphora2 korral) vormi id, kuhu registreeritakse DHSis leping, et saada kätte õige asukoha number. Vormi ID tuleb vaid siis sisestada, kui vastav õige vorm on tõesti Amphoras juba olemas. Kui sobivat vormi pole, peab ka lahter olema tühi. Sel juhul esimese lepingu registreerimisel luuakse uus vorm ja vormi ID tuleb automaatselt. Pärast uue vormi tekkimist, saab Amphoras vormile seadistada registreerimised: suunata õigesse kausta ja anda õiged menetlejad.

Lepingu automaatne allkirjastamisele saatmine - kui linnuke on märgitud, siis peale taotuse registreerimist (kui taotlus on saanud registreerimise numbri) muutub taotluse olek automaatselt "lepinguga" olekuks ning läheb allkirjastamise ringile. Faili nimetus sel korral "Dokumendi nimi". Kui kõik oma allkirja andnud, siis taotluse dokumentide alla tekkib konteiner .acise allkirjastatud failiga.

NB! Kui kausta ID lahtrisse on vanast ajast mingi kausta number jäänud, tuleb see lihtsalt maha kustutada. Siis saab DHS logi vaatest leping uuesti Amphorasse (nupp [Saada uuesti]).

Lepingu vormi nimi - vaikimisi lepingu vormi nimi on "[DOKUMENDI NIMI] [TOETUSE NIMI]", nt "Leping Avaliku ürituse korraldamise taotlus". Kui lepingu vormi ID puudub, siis lepingu registreerimisel on vormi nimeks "[DOKUMENDI NIMI] [TOETUSE NIMI]". Kui vormi ID on juba olemas, siis kasutatakse olemasolu korral sisestatud lepingu vormi nime märgendit/pealkirja. 

Lepingu juurdepääsupiirangute määramine - Kui linnuke on tehtud vastavasse kasti siis Amphorasse saadetud lepingu juurde tekib märkus "Asutusesiseseks kasutamiseks".

Lepingu juurdepääsupiiranguid saab seadistada märkides linnuke endale sobivasse kasti (nupp: Füüsilise isiku korral, nupp: Juriidilise isiku korral). Kui linnuke on märgitud siis Amphorasse saadetud dokumendil on märge "Asutusesiseseks kasutamiseks". Vaikimisi on linnutatud "Kasuta Amphora seadistusi", mis tähendab, et Amphorasse dokumendi laekumisel rakenduvad sealpoolsed piirangud (kui neid on). Kui piirangud puuduvad ja seda osa kasutada ei soovi, siis tuleks samuti jätta linnuke valikusse "Kasuta Amphora seadistusi".

DHS seaded DELTA puhul

Leping saadetakse DHS-i - kui linnuke on märgitud, siis saadetakse leping automaatselt kohe pärast seda, kui viimane isik allkirjastab lepingu. Lepingu registreerimine on sarnane taotluse omaga. Failina lisatakse kaasa ainult allkirjastatud leping ning lepingu number, mis genereeritakse Delta poolt. Näiteks "DELTA_LEPING/1111/2019". Leping saadetakse Deltasse olenemata sellest, kas taotlus on Deltas registreeritud või mitte. Asutusesisese kasutamise andmeid võetakse toetuse vormilt (taotluse registreerimise seadistamise osast) ehk lepingu puhul kehtivad sama asutusesisese kasutamise seadistus, mis taotluse korral.

DHS seaded Webdesktopi puhul

Leping saadetakse DHS-i - kui linnuke on märgitud, siis saadetakse leping automaatselt kohe pärast seda, kui viimane isik allkirjastab lepingu. Lepingu registreerimine on sarnane taotluse omaga. Failina lisatakse kaasa ainult allkirjastatud leping ning lepingu number.

Samuti saab sisee lülitada (märkida linnukesega) ja  seadistada andmeid Asutusesiseseks kasutamiseks: juurdepääasu alust, piirangu kehtivust ja Teavevaldajat.