Kirjavahetuse osa on mõeldud kirjavahetuse taotlejaga jaoks, mis toimus väljaspool SPOKU-t. Kirjavahetus on taotlusel näha siis, kui kui see on sisse lülitatud taotluse vormil Failid osas. Seda näeb ja saab kirjavahetust hallata (faile lisada/kustutada, saata DHS-i) ainult admin, ametnik ja menetleja. Taotleja, hindaja, nimekirja menetleja, nimekirja vaatleja kirjavahetuse osa taotlusel ei näe.

Kirjavahetuse osas näidatakse tabelit, kus on järgmised andmed:

• Selgitus – Näidatakse selgitust, mis failiga tegu on.

• Fail – Faili nimi koos laiendiga, lingitav, laeb faili alla.

• DHS tulemus – Näitab, kas fail on saadetud DHS-i ja kui saadetud, siis mis on saatmise tulemus (sama, mis DHS-i logis). Sidekriips tähendab seda, et fail pole saadetud DHS-i.

• Kustutamise ikoon – Saab faili kustutada, kustutamisel küsitakse üle, kas kasutaja on kindel ja kui ta kinnitab, kustutatakse fail jäädavalt taotluse juurest nii SPOKUs kui DHS-is.

• DHS-i saatmise ikoon – Ilmub siis, kui DHS-iks on Amphora või GoPro ja taotlus on DHS-is registreeritud.

Open

Kirjavahetuse faili lisamine

Faile saab lisada igas olekus taotlusele. 
Lisamiseks tuleb vajutada kirjavahetuse tabeli kohal olevat nuppu "Lisa uus". Avaneb faili lisamise dialoog, kus saab: valida faile arvutist või lohistada failid üleslaadimise alasse. Kui failid on valitud/lohistatud, siis tekib lisatavate failide nimekiri, kus on veel võimalus faile kustutada (prügikasti ikoonike iga faili taga). Valitud (lohistatud) failide kinnitamiseks vajutada dialoogi all olevale nupule "Kinnita".

Open

Kinnitamisel kontrollitakse, et oleks vähemalt üks fail valitud ja lisatakse valitud fail(id) taotlusele. Dialoog pannakse kinni, kasutaja viiakse kirjavahetuse dokumentide tabeli juurde tagasi, kus olemas just lisatud failid. Iga faili selgituseks on vaikimisi lisatud faili nimi (ilma laiendita), selgitust saab muuta.

Selgituse muutmiseks teha selgituse väli aktiivseks (vajutada selgituse tekstile), muuta/täiendada teksti ja salvestamiseks vajutada linnukesele, muudatuste tühistamiseks vajutada ristikesele või klõpsata mujale. 
Selgituse välja tühjaks tegemiseks teha selgituse väli aktiivseks ja seal vajutada kasti sees olevale ristikesele, sisestada uus selgitus ja kinnitada muudatus (vajutada linnukesele). Selgitus on kohustuslik. Puudumise korral näidatakse vastavat veateadet.

Selgituseks võib panna ka pikemat teksti (200 tähemärki). NB! Selgitust ei saadeta DHS-i.

Kirjavahetuse faili kustutamine

Kirjavahetuse faili kustutamiseks vajutada faili real olevale prügikasti ikoonile. Küsitakse üle, kas kasutaja on kindel ja kinnitamisel kustutatakse fail jäädavalt taotluse juurest nii SPOKUs kui DHS-is (kui fail oli saadetud DHS-i). Faili kustutamise fakt registreeritakse taotluse tegevuste logis.

Kirjavahetuse faili saatmine DHS-i

Kirjavahetuse faile automaatselt DHS-i ei saadeta! Tuleb saata käsitsi.

Kirjavahetuse faili DHS-i saatmiseks vajutada faili real olevale saatmise ikoonile. Küsitakse üle, kas kasutaja on kindel ja kinnitamisel saadetakse fail DHS-i.

DHS-i tulemuse veerus näidatakse, mis olekus on saatmine:

• ootel – ootab saatmist;

• saatmisel – saatmise protsess käimas;

• korras – saatmine õnnestus;

• viga – saatmine ebaõnnestus, mis täpselt probleemi tekitas näeb DHS-i logi vaatest (seal otsida DHS-i saatmise kirjeid taotluse ID järgi).

DHSi saatmise nuppu ei ole:

• kui taotlus ei ole registreeritud DHS-is (on registreeritud SPOKUs või lihtsalt muudetud registreerituks, kuid reaalselt ei ole registreeritud)

• või kui DHS ei ole Amphora või GoPro.

Kui faili saatmine õnnestub, siis lisatakse vastav fail DHS-is taotluse juurde lisafailina.

Kirjavahetuse faili saab DHS-i saata ainul ühe korra! Kui kord juba saadetud (saatmine algatatud), siis kaob saatmise ikoon ära. Saatmise probleemide korral kustutada fail ära, lisada uuesti ja saata DHS-i.