| Sisukord |
|---|
| Märkus |
|---|
| NB! Uue huvikooli lisamisel pöörduda Pikseli poole (et andmeid edastada EHIS-esse, tuleb teha volikiri). |
...
Huvikoolide nimekirja juurde pääseb peamenüüs nupu [Huvikoolid] abil. Samas vaates on nupp [Lisa huvikool] ning võimalus muuta olemasolevate huvikoolide põhiandmeid.Uue huvikooli lisamiseks sisestab KOVi ametnik Arnosse huvikooli põhiandmed (kooli nimi, aadress, haldaja – kas era- või munitsipaalhuvikool, munitsipaalhuvitegevus või muu huvitegevus).
Huvikooli andmete vaates on võimalik valida nelja huvikooli liigi vahel:
...
Anonüümne kasutaja näeb andmeid nii:
Muuhulgas kirjeldatakse kooli juures raamatupidamise andmed, arvele minevad andmed, lepingu tähis ning e-kirja mall, mis saadetakse lapsevanemale sisseastumiskatsete korral.
...
Klõpsates nupul [Saada teavitused] avaneb teavituste saatmise vaade, kus kõik väljad on muudetavad.
Kirja saatmiseks on avanenud vaates võimalik valida õppeaastad ja rühmad. Kõikide rühmade valimiseks kõikidest õppeaastastest peab tegema linnukese väljale Kõik rühmad. Rühmade valik kitseneb vastavalt valitud õppeaastale.
...
- huviharidus või huvitegevus - vt täpsemalt peatükk 7. Suhtlus EHIS-ega
- piirkond - avaneb rippmenüüna, millest on võimalik valida eelnevalt ametniku poolt sisestatud piirkondade vahel (vt p 1.8. Piirkondade loomine), kui piirkondi sisestatud ei ole, siis puudub ka piirkonna väli.
- õppimise aeg aastates - siia panna number (aastate arv), kaua õpe kestab. Selle põhjal arvutatakse välja rühma õpilaste automaatne lõpetamise kuupäev neile, kellel seda veel ei ole. Antud lahter on süsteemile, et süsteem saaks arvutada välja automaatse lõpetamise kuupäeva (ei ole nähtav vanemale). Lõpetamise kuu võtame välja pealt: "Arvete esitamise lõpp". Kui see on aastaringselt, siis on lõpetamise kuupäev 31.08, kui kuu on nt mai, siis 31.05. Kui õppimise aeg aastates on märgitud ja hiljem tahaks selle ikkagi eemaldada, siis tuleb rühma muutmise vaatest number maha kustutada AGA lõpetamise kuupäev ei kustu juba rühmas käivatelt lastelt. Kui tahta võtta ka rühmas käivatelt lastelt lõpetamise kuupäev maha, siis iga lapse järel on nupp [Tühista lahkumine].
- kestus - võib kirjutada vabatekstina, kaua õpe kestab, tavaliselt aastates. Antud lahter on nähtav vanemale.
- toimumise aeg - nädalapäevad ja kellaajad või kordade arv nädalas (vabatekst)
- tegevuse toimumise periood - näiteks kui on laager ja see toimub suvel ja tahaks arvel kuvada täpselt seda toimumise aega sõltumatult arve esitamise hetkest
- Arvete esitamise perioodi kasutatakse arvete automaatsel genereerimisel. Kui periood on september kuni mai, siis arveid ei tehta juuni, juuli, august.
- Rea "Arved esitatakse aastaringselt" juures on nupp [Vali arvelduseta periood]. Nupule vajutamisel avaneb pop-up aken, kus saab linnukestega valida vastavad kuud. Märgitud kuude kohta arveid ei tehta. Arvelduseta perioodi on võimalik valida nii aastaringse arvete esitamise kui valitud kuude arvete esitamise korral.
- osaleja vanuse alampiir ja osaleja vanuse ülempiir (kaasaarvatud) - rühma andmetes saab ära märkida, millises vanuses lapsed saavad antud rühma taotlust esitada. Vanust vaadatakse alguskuupäeva seisu järgi NT. kui rühmas on piirang 7-8.aastased lapsed saavad taotluse esitada, siis ülejäänutel ei ole antud rühma rippmenüü valikus. Kui laps on hetkel liiga noor (6 aastane) aga nt 2 kuu pärast saab vanemaks (7 aastaseks), siis ta saab teha taotluse, kui valitakse alguskuupäevaks 2 kuud tulevikku.
- Kuutasu arvestatakse arvete genereerimisel. Soodustused võetakse just sellest tasust maha. Kuutasu on kohustuslik, kuid sinna võib sisestada ka 0.
- Kui kohtade arvu ei ole sisestatud, siis taotluse esitamisel jääb vanem ootele, kuna vabu kohti ei ole. Kui lõplik kohade arv ei ole teada, siis tuleks siia panna ligikaudne kohtade arv, mida hiljem saab täpsustada.
- Teised lubatud KOVid tähendab kõiki neid omavalitsusi, kust lapsed võivad vabalt registreeruda (on sõlmitud koostööleping). Võimalik on 2 olukorda:
- 1) Kasutusel on garantiikiri. Kui kasutusel on garantiikiri, siis kõigi väljaspool koduomavalitsust elavate laste kohta küsitakse garantiikirja. Kui sisestatud on omavalitsused, kellega on koostööleping, siis nende kohta garantiikirja ei küsita.
- 2) Garantiikirja ei kasutata. Kui garantiikirja kasutusel ei ole ja ühtegi KOVi ei ole sisestatud, eeldatakse vaba registreerimist. Kui aga mõni omavalitsus on sisestatud, saavad esitada vaid siin loetletud omavalitsuse lapsed (ja kohalikud).
- Kui soodustuse lahtrisse on midagi kirjeldatud, siis on võimalik lapsevanemal märkida, et ta soovib soodustust. Sel juhul peab taotluse kinnitamisel kool otsustama, kas soodustust määrata või mitte. Soodustuse võib siiski lisada ka hiljem, kui alguses ei ole selleks alust.
- Kui sisseastumine on katsetega, saab vanem automaatse kirja katsete kohta. Kirja mall on huvikooli andmete juures.
- Kui lepingu malli ei ole valitud, kasutatakse omavalitsuse üldist malli või huvikoolis kehtivat malli (kui on ainult 1 kehtiv mall).
...
Rühma osalejate andmete saatmiseks Noorekasse on vajalik märkida saatmine, valdkond ja alamvaldkond.
Valdkonna ja alamvaldkonna väli avaneb rippmenüüna. Valikus on 10 valdkonda ja kokku 75 alamvaldkonda, mis on grupeeritud vastavalt valitud valdkonnale.
...
Huvikooli rühma andmete vaates on nupp [Halda kuutasusid].
Nupule klõpsates avaneb vaade "Rühma hindade andmed", kus saab rühmale hinna lisada, muuta või kustutada.
Vastavas vaates on kõik väljad kohustuslikud.
...
Rühmale saab uue hinna lisada klõpsates lingile "+Lisa hind", mille järel lisandub uus jaotis hinna lisamiseks. Hinna kustutamiseks tuleb klõpsata hinna jaotise juures paremal üleval nurgas [X] nupule.
NB! Rühma andmete muutmise vaates ei ole võimalik rühma hinda muuta. Hindade muutmised/lisamised/kustutamised käivad rühma andmete vaates nupu [Halda kuutasusid] nupu kaudu.
...
Huvikooli andmete vaates jaotises "Rühmad õppeaastal 20XX/XY" on nupp [Kopeeri hinnad rühmadele], mille abil saab valitud rühma hinnad teistele rühmadele üle kopeerida. Antud näites on rühmale "Jooga" lisatud hind, teistel rühmadel hindu pole.
Nupule klõpsates avaneb pop-up aken, kus tuleb kõigepealt valida, mis rühma hindasid soovitakse teistele rühmadele üle kopeerida.
...
NB! Kui on soov ainult üksikutele rühmadele hindu kopeerida, siis tuleb enne nupule [Kopeeri hinnad rühmadele] klõpsates soovitud rühmad filtriga "Nimetus" välja filtreerida.
Sel juhul on nimekirjas "Rühmad, millele kopeeritakse hinnad" ainult vastavad rühmad.
...
Seejärel klõpsata nupule [Kopeeri] ning kinnitada, et soovite hinnad vastavatele rühmadele üle kopeerida.
Nupule [Jah] klüpsates kopeeritakse hinnad vaid rühmadele, mille olite välja filtreerinud.
1.2.3 Huvikooli kategooriate lisamine ja sidumine rühmadega
...
Selleks tuleb liikuda vaatesse "Huvikoolid" ja seal on nähtav nupp [Kategooriad]:
Vajutades nupule [Kategooriad] avaneb järgnev vaade, kus on võimalik lisada juurde uusi kategooriaid või kui juba on midagi lisatud siis muuta või kustutada.
Vajutades nupule [Lisa kategooria] tuleb lisada kategooria nimetus (vabalt valitav) ning kool, millise huvikooli alla antud kategooria läheb. Kui kooli veerus ei ole võimalik rippmenüüd avada, siis see tähendab, et õigused on antud vaid ühe huvikooli juurde. Kindlasti tuleb salvestada ning nii on tekkinud uus kategooria huvikooli kategooria nimekirja.
NB!: Huvikooli esindaja puhul saab huvikooli esindaja lisada kategooriaid vaid neile asutustele, kus tal on selleks õigus antud.
...
Juba lisatud kategooriate nimetusi saab muuta. Selleks on nupp [Muuda] kõikide lisatud kategooriate järel. Kategooria nimetus muutub sellisel juhul ka juba nt menetlemisel taotluste puhul, mitte ainult edaspidi esitatud taotlustel.
Kategooriat saab kustutada vaid siis, kui see ei ole seotud ühegi rühmaga ja selleks on nupp [Kustuta].
Kui kustutamine ebaõnnestub, siis [Kustuta] nupule vajutusega tekib ette pop-up aken, mis ütleb, milliste rühmadega kategooria seotud on.
1.2.3.3 Kategooriate valiku tegemise määramine kohustuslikuks ja sidumine rühmaga
Huvikooli andmete muutmise vaates on võimalik määrata "linnuke", kas kategooria valik on kohustuslik või mitte:
Kui kategooria valik kohustuslik pole, siis saab taotlusel rühma valida ka ilma kategooriat valimata. Kui kategooria valimine on kohustuslik, siis taotlusel enne rühma nimekiri nähtavaks ei muutu, kui ei ole valitud kategooriat.
...
Selleks tuleb liikuda konkreetse huvikooli rühma nimekirja vaatesse, valida sealt rühm, millele soovite kategooriat määrata ning võtta lahti rühma muutmise vaade.
Muutmise vaates kuvatakse kategooriate valikut rippmenüüna. Kui rippmenüü avada, siis ilmub valikusse kõik kategooriad, mis antud huvikoolile lisatud on. Valige sobiv ning salvestage → nüüd on rühm seotud kategooriaga.
1.2.3.4 Taotluste vaade koos kategooriatega
...
- Me näeme, et Kategooria ei ole tähistatud ja *Rühma* rippmenüü on juba valitav. Ehk siis kui kategooriat kohustuslikuks ei määra, siis võivad rühmadel kategooriad küll küljes olla, aga kohustus seda taotlusel valida ei ole.
Kui huvikooli andmete juures on öeldud, et kategooria valimine on kohustuslik, siis taotlus näeb välja järgnev:
- Me näeme, et Kategooria on tähistatud ja *Rühma* rippmenüü ei ole nähtav. Ehk siis kõigepealt tuleb valida kategooria ja vastavalt valitud kategooriale ilmub rippmenüüsse ka rühmanimekiri.
Eraldi on nähtav "Kategooriata rühmad", see on rippmenüüs kogu aeg nähtav ja valitav. Kasutajaliideses seda maha võtta ja muuta ei saa.
1.2.4 Huvikooli rühma peitmine
...
Rühma peitmine ja taastamine käib rühma andmete vaates. Rühma peitmiseks on nupp [Peida].
Rühma peitmisel küsitakse üle, kas kasutaja on oma valikus kindel?
Rühma taastamiseks on vastav nupp [Taasta].
Rühma saab peita ametnik ja huvikooli esindaja.
Kui on menetlemisel taotlus antud rühma, siis rühma vaates paistab nupp [Peida]. Selle vajutamisel tuleb veateade "Rühma ei saa peita, kuna rühmas on aktiivseid taotluseid".
Kui peitmine ei ole lubatud selletõttu, et rühmas on lapsi, siis nupp [Peida] ei paista rühma vaates.
...
Huvikooli rühma(de) kopeerimiseks tuleb minna huvikooli andmete vaate jaotisesse "Rühmad õppeaastal XXXX/XX" ning klõpsata nupule [Kopeeri rühmad].
Avaneb rühmade kopeerimise vaade.
Selles vaates on võimalik kopeerida kõik rühmad korraga (linnutada kastike Nimetuse ees) või üksikult (linnutada kastike vastava rühma ees) järgmisesse õppeaastasse.
...
Juhul kui rühma soovitakse kopeerida kaugemasse tulevikku (Nt. ülejärgmisesse õppeaastasse), kuvatakse hoiatus: Kas te tõesti soovite kopeerida huvikooli rühma nii kaugele tulevikku?
Kui siiski on soov kopeerida huvikooli rühm kaugemale tulevikku, klõpsake nupule [Jah].
...
Antud vaates ametnikul on võimalik eristada aktiivsed (vaikimisi valitud) ja mitteaktiivsed, ehk peidetud rühmad. Selleks on filter "Aktiivsed rühmad" - Jah/Ei.
Huvikooli esindaja saab eristada ainult oma huvikooli aktiivsed ja peidetud rühmad. Vaade: avaleht või huvikooli vaade > tabel "Rühmad õppeaastal XXXX/XX".
Huvikooli rühma esindaja saab eristada aktiivsed ja peidetud rühmad ainult oma rühmade seas. Vaade: avaleht > Tabel "Minu rühmad õppeaastal XXXX/XX".
Peidetud rühm ei paista huvikooli andmetes anonüümsele kasutajale ja samuti ei saa rühma valida huvikooli taotluse esitamisel.
...
Huvikooli esindaja sisestab huvikooli õppekavad manuaalselt. Sisestada tuleb õppekava nimi, EHISe kood (kui on) ning lühikirjeldus.
Iga rühma juurde on vaja märkide kasutusel oleva õppekava.
| Märkus |
|---|
Enne laste lisamist huvikooli on vaja algul lisada õppekavad ja siduda õppekavad rühmadega. Vastasel juhul andmete saatmisel EHISesse iga lapse kohta tuleb viga ja andmed EHISesse ei jõua. Vigade ennetamiseks lisatakse huvikooli EHISe koodi vaid peale õppekavade lisamist. |
Õppekavade info on avalik ka lapsevanematele huvikooli andmete vaates.
...
Huvikooli esindaja saab anda kasutajale rühmapõhiseid õigusi. Rühma esindajal on õigus näha oma rühma õpilaste andmeid ja hallata nimekirja. Üks kasutaja võib olla korraga ka mitme rühma esindaja. Rühma juhendaja ei saa muuta huvikooli andmeid, ei saa muuta rühma andmeid, ei saa lisada uusi rühmi ega muuta õppekavasid. Samuti ei saa ta sõlmida lepinguid.
Selleks liikuda tabelisse "Rühmade õigused" → Lisa. Kui anda peakasutaja õigused, siis on see võrde haridusasutuse esindaja rolliga. Kui on vaja anda õiguseid konkreetsetesse rühmadesse, siis tuleb valida rühm(ad), kuhu soovitakse õigus anda. Kindlasti salvestada!
Kui on vaja konkreetse isiku rühma õiguseid muuta (nt mingisugune üksik rühm maha võtta, nii et teised jäävad alles või lisada), siis vajutada isiku järel olevale [Muuda] nupule, veerus "vali rühmad" saab konkreetse rühma ristikesele vajutades õiguse eemaldada või kui "vali rühmad" veerule vajutada, avaneb rippmenüü, kindlasti salvestada!
Kui proovida antud vaatest kõik rühmad maha kustutada, siis saate veateate "Rühm(ad) on valimata!":
Ehk siis kui soovida isik kõikidest rühma õigustest eemaldada, siis seda lisamise vaatest teha ei saa. Tuleb liikuda rühma andmetesse:
Rühma andmetest leiate eraldi kastikese "Rühma õigused" ja seal on iga isiku järel nupp [Kustuta].
Küsitakse veel üle, kas kustutada kasutaja kõik õigused selles rühmas:
Kui vajutada [Jah], siis õigused kaovad:
Kui vajutada [Ei], siis õigused jäävad alles.
...
Tabelis saab teha soodustustest CSV eksporti, et andmeid vajadusel Excelis töödelda. Samuti on võimalik siin kasutada filtreid soodustuse liigi ja kehvituse kohta.
Soodustuse määramine käib kas lapse andmete vaatest tabelist "Lapse soodustused" või rühma nimekirjast nupuga [Lisa soodustus]. Mõlemal juhul tuleb avanevas aknakeses määrata soodustuse tüüp ja suurus ning kehtivuse algus ja lõpp. Lapse andmetest soodustuse lisamisel tuleb valida ka rühm.
NB: Soodustuse võib anda ka lapse kõigile ühe kooli rühmadele korraga. Kui kooli juures on soodustus, siis rühma juurde märgitud soodustus on sellest kõrgema prioriteediga. Ehk siis tuleks rühma juures soodustus enne lõpetada.
...
Huvikoolis käimise kohta sõlmitakse ka leping. Leping genereeritakse Arnos oleva malli alusel. Mallide haldamiseks on huvikooli vaates kast "Lepingu mallid", kus näidatakse juba loodud malle, saab lisada uusi ning muuta praeguseid.
Lepingu sisestamisel võib kasutada taotlusel või kooli ja rühma andmetes olevaid andmeid märgendite abil. Näiteks võib leping välja näha selline:
Lepingu korrektsuses veendumiseks tuleks enne salvestamist teha kindlasti ka PDF eelvaade.
...
c) Kui kooli juures on mitu malli, siis peab määrama rühma andmete juures, millist malli kasutatakse.
1.7. Lisaringid taotlusel
...
Rühma andmete muutmise vaates on uus veerg "On lisaring taotlusel":
NB: Lisatud huviring arvestab ka kõikide teiste rühmade piirangutega (registreerimine avatud, vanusepiirang jt).
Kui lisaringiks rühma ei tee, siis ei ole seda ka taotlusel lisaringina näha, vaid kuvatakse rühma rippmenüüs:
Kui linnutada rühm lisaringiks, siis tekib taotlusele lisalahter (mis on alguses peidus) taotluse avamise vaates:
kui nüüd valida huvikool, kus ei ole lisaringe, siis lisalahtrit ei teki:
kui nüüd valida huvikool, kus on lisaringid sisestatud, siis tekib lisalahter taotlusele "Lisaringid":
1.7.2 Kohtade jagamine + ootejärjekord
...
Siin on näha, et vanem on ühe lisaringi valinud ning automaatselt on üks vaba koht lisaringil vähem:
Kui vanem avab taotluse ja näeb lisaringi juures märkust "Saate antud lisaringi taotluse esitada, kuid te lähete ootejärjekorda", siis see tähendab, et kõik kohad on juba välja jagatud ning praegu taotlust esitades ei ole teile koht garanteeritud. Siiski tasub end ikkagi ootejärjekorda panna, kui soov ikkagi on, sest kui keegi loobub, siis antakse koht järjekorras järgnevale (loobumisest räägime juhendis allpool).
Kui vanem esitab taotluse nii, et jääb ootele, siis seda kuvatakse ka vanemale, taotlusel on selleks sõna "ootel" (kui see ära kaob, siis järelikult sai vanem koha):
NB: Menetlemata taotlused: Kui koha saanud vanem loobub, siis automaatselt saab koha järjekorras järgmine vanem. Aga kui antud esimene vanem peaks ümber mõtlema ja uuesti ringi registreeruma, siis koha saab antud vanem tagasi, kuna süsteem vaatab kohtade jagamisel kõige varem registreerunud taotlust. Kui taotlus on menetletud ja vanem loobub siis lisaringist, siis koha saab järgmine järjekorras (olgu see siis menetlemisel või menetletud taotlus) ja vanem ei saa enam ümber otsustada. Kui on loobutud menetletud taotlusel, siis on asi lõplik.
...
Kui taotlus on esitatud ja vanem otsustas ümber lisaringi koha pealt, siis selleks on tal nupp [Loobu lisaringist]. Nupp [Loobu lisaringist] on nähtav taotlusel, kui taotlus on "menetlemisel", "menetletud" ning loobuda saab nii vanem, haridusasutuse esindaja või ametnik vajadusel vanema eest.
1.7.4 Lisaringi registreerunud laste nimekirjade vaade
...
Lisaringi koha saanuid, ootel lapsi kuvatakse taotluste Excel ekspordi vaates.
Excel eksport muutub vastavalt sellele, mis muudatusi vanemad/ametnikud/ haridusasutuse esindajad teevad - kui üks vanem loobub lisaringi kohast, siis läheb ka lisaringi veerg exceli tabelis tühjaks. Kui vanem on registreerunud aga on ootel, siis seda kuvatakse ka tabelis (kes on ootel ja kuhu ringi ta ootele on jäänud). Lisaks kui vanem on saanud koha, siis seda kuvatakse ka lisaringi veerus.
...
Rühma teeninduspiirkonna lisamiseks peab ametnik klõpsama peamenüü nupul [Admin] ning valima [Teeninduspiirkonnad].
Avaneb teeninduspiirkonna lisamise ja muutmise vaade.
Klõpsates nupul [Lisa] või olemasoleva piirkonna muutmiseks vastava rea lõpus nupul [Muuda], avaneb piirkonna detailne vaade.
Piirkonna lisamisel on kohustuslik märkida Nimi ja Piirkonna tüüp, mis avaneb rippmenüüna. Võimalik on valida 2 piirkonna tüübi vahel: Lasteaia piirkond ja Huviringi piirkond. Lisaks on võimalik märkida asukohtades EHAK koodid ja -nimed. Peale piirkonna lisamist või muutmist peab selle salvestama, klõpsates vastavale nupule. Kui piirkonnad on lisatud, siis on võimalik neid valida huvikooli rühmade juures.
...
Iga kooli igasse rühma astumiseks teeb vanem eraldi taotluse, ehk siis üks taotlus on ainult ühe rühma kohta. Taotluses küsitakse lapsevanema kontaktandmeid; e-maili aadress on kohustuslik, kuna sinna saadetakse kinnitusteade, telefon ja kontaktaadress ei ole kohustuslikud väljad. Taotlusel on ka vabateksti sisestuskast „Lisainfo“ "Lisainfo“ (igasugune info, mida lapsevanem peab vajalikuks huvikooli teavitada).
...
Taotlust saab algatada ka konkreetse rühma andmete vaatest juhul, kui registreerimine on avatud ning taotleja või tema lapsed on selle ringi jaoks sobivas vanuses. Taotluse algatamisel tuleb valida ka isik (mina ise või minu lapsed), kellele taotlust esitatakse.
Märkus: Rühmadesse-ringidesse saab registreeruda kalendrikuu alguse seisuga (kõik tasud on kuupõhised). Nt 15.novembril registreeruja saab küll registreeruda 1. novembrist, kuid peab sel juhul ikkagi tasuma terve kuu eest.
...
Ametnikul ja huvikooli esindajal on võimalus õpilaste nimekirja vaates lisada õpilane ringi klõpsates nupul [Lisa laps].
Avaneb ringi lisamise ja kinnitamise vaade.
Lapse ringi lisamisel peab märkima vajalikud andmed ning peale andmete salvestamist on laps ringi kinnitatud.
...
Klõpsata nupul [OK]. Seejärel tühistada leping klõpsates taotluse juures oleva jaotises "Lepingud" nähtava lepingu taga oleval nupul [Tühista].
Tuleb veateade: "Oled kindel, et soovid lepingu tühistada?", klõpsata nupul [OK].
Lepingu staatus muutub tühistatuks.
Pärast lepingu tühistamist, saab taotlust muuta. Enam ei tule hoiatust: "Taotlust ei saa muuta, kuna taotlusega seotud leping on juba allkirjastatud. Kui soovid taotlust muuta, tuleb leping enne tühistada."
...
[Admin] → Süsteemi seadistused → ARNO_EMAIL_VALIDEERIMINE
Kui seadistus ARNO_EMAIL_VALIDEERIMINE = 1, siis kontrollitakse taotluse esitamisel sisestatud e-maili korrektsust.
Kui lapsevanem sisestab taotluse esitamisel ebakorrektse e-maili, saab ta nupul [Esita taotlus] vajutades veateate: E-mail ei ole korrektne.
Sel juhul tuleb sisestada korretkne e-mail ning vastavat veateadet enam ei kuvata ja lapsevanem saab taotluse esitada.
Kui seadistus ARNO_EMAIL_VALIDEERIMINE = 0, siis ei kontrollita taotluse esitamisel sisestatud e-maili korrektsust ja taotlus on võimalik koheselt esitada.
[Admin] → Süsteemi seadistused → huvikoolide_email_kinnitus
...
Selleks saadetakse vanemale pärast huvikooli taotluse esitamist taotluses esitatud e-mailile kiri.
Saadetud e-mail sisaldab teksti: Teil on vaja kinnitada oma e-mail arnos. Emaili kinnitamiseks vajutada allolevale lingile. Ja on lisatud link. Lingile klõpsates avaneb vaade:
Vajutades lingile "Taotluse juurde" avaneb huvikooli taotluse vaade, kus on võimalik kinnitada huvikooli leping.
Nupul [Kinnita leping] vajutades saab lapsevanem lepingu kinnitada. Pärast mida jääb leping ootama asutuse poolset kinnitamist.
...
Taotluse esitamisel on nupu nimetuseks "Esita taotlus ja edasi lepingut kinnitama"
Seejärel viiakse eraldi lepingu andmete vaatesse:
1.Lepingu andmete vaade, kui tegu ei ole katsetega rühmaga:
2.Lepingu andmete vaade, kui tegu on katsetega rühmaga:
Jätkuvalt on ka vanema avalehel lepingu info ja kinnitamise nupp nähtav, kui antud vaatest välja minna.
...
Oma lepinguid ja nende staatuseid näeb huvikooli esindaja avalehel kastikeses "Lepingud". Lepingute tabelisse pääseb lingiga "Vaata kõiki" - seal saab ka lepinguid vaadata, kinnitada ja tühistada.
Huvikooli esindajal (ja ametnikul) on menüüs Lapsed --> Huvikooli lapsed filter Leping, kus saab valida variandi, et leping puudub.
Nii saab ette kõik need lapsed, kellele oleks vaja leping luua. Lepingu loomiseks tuleb minna lapse isikukoodile ning avaneb lapse andmete vaade. Kastikeses "Paigutamine minu huvikoolis" on nupp [Loo leping]. Malli põhjal ja lapse andmeid kasutades genereeritakse PDF, mille alguses kinnitab kool, seejärel vanem. Vanemale saadetakse kiri (mall on 17 Teil on kinnitamisel leping kiri_hk_leping_vaja_vanema_kinnitust)
Nüüd saab üle vaadata ka lepingu PDFi ning anda kinnitus. Kui lepingus midagi ei sobi, saab seda ka tühistada (seda teeb huvikooli esindaja) ja pärast on võimalik teha uus leping. Tühistada saab lepingu ka siis, kui kool on selle juba kinnitanud, aga vanem mitte.
Lepingu loomisel võetakse teiseks pooleks maksja, kui ta on ühtlasi ka vanem. Kui maksja ei ole vanem, siis lepingu teine pool on see vanem, kellel on Arnos e-post olemas.
2.7. Lepingu lisa koostamine
Ametnikul ja huvikooli esindajal on vajadusel võimalus koostada Lisa olemasolevale huvikooli lepingule.
2.7.1 Lisa koostamine ühele lepingule
Lisa koostamiseks peab Ametnik klõpsama peamenüü nupul "Admin" ning avanenud administreerimise sisukorrast leidma nupu [Lepingud] või klõpsama lapse andmete vaates jaotises Lapsega seotud lepingud nupul [Lepingu lisad], avaneb valitud lepinguga seotud kõikide lisade vaade. Huvikooli esindajal asub nupp [Lepingud] Avalehel. Sellel klõpsates avaneb vaade Lepingud, kõikide kehtivate, tühistatud ja ootel olevate lepingutega.
Selles vaates on võimalik lepinguid filtreerida lapse nime-, huvikooli-, huvikooli rühma-, lepingu staatuse-, õppeaasta- ning lepingu lisa järgi. Kõik tabeli veerud on sorditavad. Iga lepingu rea lõpus on tegevused, mida on võimalik teha.
Üleval paremas ääres asuv nupp [Sisesta lisad], millel klõpsates on võimalik koostada lisad mitmele lepingule korraga N: tervele rühmale. V.t 2.6.2 Lisa koostamine mitmele lepingule. Kui klõpsata nupul "Vaata lisasid", avanevad kõikidele õpilastele koostatud kõik lisad.
Kui on soov koostada Lisa ühele lepingule, peab klõpsama tabeli rea viimases veerus oleval nupul [Lisad]. Avaneb valitud lepingu kõikide lisade vaade.
Uue lisa koostamiseks peab klõpsama nupul [Sisesta uus lisa]. Avaneb lisa sisestamise aken. Lisa on võimalik koostada lepingule, mille staatus on "Kehtiv".
Lisa kehtivuse algus kuupäevaks saab määrata kuupäeva, mis ei ole varasem kui valitud lepingu kehtivuse algus kuupäev. Väljale Lepingu lisa sisu saab kirjutada vajaliku lepingut puudutava info. Teavituse sisu väljale kirjutatu saadetakse lepinguga seotud vanemale.
Juhul kui e-kirja saatmine vanemale peaks toimuma kunagi hiljem on võimalik lepingu lisa lihtsalt kinnitada, klõpsates vastaval nupul. Kui on soov koostatud lepingu lisa saata kohe vanema e-posti, peab klõpsama nupul [Kinnita ja saada teavitus]. Peale kinnitamist on lisa koostatud ning nähtav lisade tabelis.
Koostatud ja kinnitatud lisa muuta ei saa. Lisa saab ainult kustutada. Klõpsates lisade tabelis valitud lisa viimases veerus oleval nupul "Vaata", avaneb lepingu lisa andmete vaade.
Selles vaates on võimalik lisa kustutada, klõpsates nupul [Kustuta]. Kui vanem on lisa kinnitanud, siis seda enam kustutada ei saa.
2.7.2 Lisa koostamine mitmele lepingule
Kõikide lepingute vaates on võimalik märkida linnukesega, millistele lepingutele soovitakse lisa koostada. Seda on mugavam teha, kui eelnevalt kasutada filtreerimist.
Peale lepingute märkimist peab klõpsama nupul "Siseta lisad". Avaneb Lepingu lisade sisestamise vaade.
Lepingute lisamise vaate ülaääres kuvatakse arvu, mitmele lepingule lisa koostatakse. Lisa kehtivuse algus kuupäevaks saab määrata kuupäeva, mis ei ole varasem kui valitud lepingu kehtivuse algus kuupäev. Väljale Lepingu lisa sisu saab kirjutada vajaliku lepingut puudutava info. Teavituse sisu väljale kirjutatu saadetakse lepinguga seotud vanemale.
Peale nupul [Kinnita] klõpsamist on lepingute lisad koostatud ja kinnitatud. Mitmele lepingule koostatud lisasid ei saadeta vanematele kohe peale kinnitamist. Teavitused on võimalik saata vaatest Lepingu lisad. Kui on soov saata teavitused korraga kõikidele vanematele, kelle lepingutele lisad on koostatud, peab klõpsama nupul [Saada teavitused]. Samast vaatest on võimalik saata teavitused ka iga lisa puhul eraldi, klõpsates vastava lisa rea lõpus oleval nupul [Saada teavitus].
2.7.3 Lisa kinnitamine
Asutus kinnitab lisa kohe peale selle koostamist.
Lisa kinnitamiseks peab vanem, kes on sõlminud huvikooliga lepingu, sisenema ARNOsse. Avalehel jaotises Minu laste lepingud on võimalik koostatud lisasid vaadata ja kinnitada. Lapse rea lõpus on nupp [Lisad]. Sellel klõpsates avaneb koostatud lisade vaade. Iga lisa rea lõpus asub nupp [Vaata].
Nupul [Vaata] klõpsates avaneb lepingu lisa andmete vaade. Lisa kinnitamiseks on võimalik klõpsata nupul [Kinnita].
Peale lisa kinnitamist on lepingu lisade tabelis näha vastavas veerus kinnitaja nimi ja kinnitamise aeg.
...
Kui rühma andmetes ei ole märgitud "Õppimise aeg aastates", siis ei pane Arno automaatselt lõpetamise kuupäeva külge, see tuleb siis eraldi määrata või jätta meelde, et kui laps nüüd päriselt lõpetab, siis ka lõpetamine lapsele tulevikus märkida.
Väike erinevus seisneb lõpukuupäeva määramisel.
Nupp [Märgi lõpetajaks], seal on võimalik valida lõpetamise kuupäevaks käesoleva kuu lõpukuupäev. Lisaks on võimalik teha lõpetamine kas või kogu rühmale korraga, kui linnutada kogu rühm või valitud lapsed.
Nupp [Huvikoolist lahkumine], seal saab valida praegusest hetkest tagasiulatuvalt lõpetamise kuupäeva üleelmisesse kuusse. NT: kui meil praegu on mai kuu, siis lõpetamise saab märkida märtsi lõppu.
...
4. Arved ja raamatupidamine
Kui kõik vajalikud väljad on täidetud, peab muudatused salvestama klõpsates nupul [Salvesta] või [Salvesta ja tagasi].
Huvikoolide menüü alt nupp ARVED viib huvikoolide Tehingute (arved ja laekumised) vaatesse. Siin kajastatakse kõiki rahalisi liikumisi ja parandusi, sh kohustused, ümbertõstmised ja laekumised. Tehingute vaates on filtrid tehingute uurimiseks ning järgmised veerud:
...
Tehingute vaatest saab teha kõiki teisi arvetega seotud toiminguid:
4.1. Arvete genereerimine ja maksmine
...
Märkus: kui lapsel on valitud perioodile kehtiv arve olemas, siis uut ei tehta. Kui aga genereeritakse novembri arveid (uuesti) ning lapse novembri arve on tühistatud (tehtud kreeditarve), siis genereeritakse talle uus. Sel juhul on tähtis, et ka rühma andmetes kajastuks põhjus, miks tekkis kreeditarve vajadus (näiteks märgitud lõpetamine või kuutasuvabastus).
Arete maksetähtaeg on 14 päeva alates arve genereerimise päevast.
...
Laekumiste importimiseks pangast tuleb teha väljavõte XML formaadis ning laadida see Arnosse raamatupidaja või ametniku rollis. Impordi juurde pääseb Arvete vaatest nupuga [Pangalaekumiste import]. Faili laadimiseks on pildil olev aken:
Juba laetud importe näeb vaatest "Laekumiste impordid" → "Vaata laekumisi". Selles vaates on toodud kõik imporditud laekumised ning milliste arvetega on need seotud.
Imporditud laekumiste vaates on võimalik uurida, millised seosed leidis Arno maksmata arvete ja imporditud laekumiste vahel. Tulemused võivad olla järgmised:
...
Kontrolli vajavate (ehk siis kinnitamata) laekumiste nimekirja saab kätte kasutades filtrit "Kontrollitud" ja valides sealt kontrollimata kanded. Nende sidumiseks arvega on nupp [Sisesta arve NR].
Sidumiseks pakutakse kõiki maksmata arveid. Arvega sidumiseks piisab, kui klõpsata arvete nimekirjas arve numbril või sisestada number üleval asuvasse kasti.
Kui esialgu ei oska laekumist millegi külge siduda, jääb see nimekirjas ootele, kuni sellega on midagi tehtud. Arve numbri lahtrisse võib sisestada ka makstud arve, kui see pole lukus (st sellele pole tehtud järgmise kuu arvet juurde).
...
Selleks tuleb minna lapse vaatesse ning muuta huvikooli koha maksja andmeid:
Maksja andmete muutmise avaneb aken, kus tuleb valida, et e-arve tüüp on PMen (ehk e-arve saadab panka PMen) ning sisestada püsimaksetunnus.
Kui lapsel on huvikoolikoha juurde märgitud e-arve püsimaksetunnus, siis käitub Arno järgmiselt:
...
Maksja andmete muutmine ametniku ja huvikooli esindaja vaatest sõltumata seadistustest ja huvikooli liigist:
Maksja andmete muutmine vanema vaates, kui seadistus seda lubab:
...
Maksja andmete muutmine ametniku ja huvikooli esindaja vaatest sõltumata seadistustest ja huvikooli liigist:
Maksja andmete muutmine vanema vaates:
4.8.3 Maksjaks on välismaa isikukoodiga isik
...
- "Kohustused" - tabelis on ära toodud laps, leping, viitenumber, maksmise ootel, maksja ning nupp [Maksmine] (kuvatakse juhul kui arve vajab maksmist, nupule vajutades saab arve tasuda pangalingi kaudu). Samuti on võimaik nupu [Vaata tehinguid] kaudu näha tehingute ajalugu.
- "Minu laste lepingud" - tabelis on ära toodud kehtivuse algus, kehtivuse lõpp, lapse nimi, asutuse nimi, lepingu fail, staatus, rühm, õppeaasta, kuutasu vabastus. Samuti on võimalik rea lõpus nupule [Lisad] vajutades näha lepinguga seotud lisasid ning nupule [Vaata kinnitajaid] vajutades näha lepingu kinnitajaid.
- "Minu lapsed" - tabelis on ära toodud lapse andmed, samuti on näha, millises huvikoolis ja rühmas laps juba käib ning nupule [Huvikooli taotlus] vajutades on võimalik teha uus taotlus ja nupule [Huvikoolist lahkumine] vajutades on võimalik teha taotlus huvikoolist lahkumiseks.
- "Minu huvikooli taotlused 2021/22" - Tabelis on ära toodud kuupäev, õppuri andmed, õppeaasta, alguskuupäev, huvikool, huvikooli rühm ja staatus. Rea lõpus olevale nupule [Vaata] vajutades avaneb uus aken "Huvikooli taotlus" vaatesse.
5.2. Rühma esindaja
...
- "Minu rühmad õppeaastal 2021/22" - tabelis on ära toodud rühm esindajaga seotud rühmad. Rühmasid saab filtreerida nimetuse, kategooria, aktiivsete rühmade ja treeneri/õpetaja järgi. Tabelis on ära toodud õppimise aeg aastates, kestus, toimumise aeg, osamakse (€), Kohtade arv, osalejate arv, menetluses olevate taotluste arv, ootel olevate taotluste arv, sel kuul laphkuvate laste arv ja lepingu mall. Rea lõpus saab nupule [Õpilased] vajutades näha õpilaste nimekirja ning nupule [Taotlused] vajutades taotluste nimekirja.
- "Kohustused - minu rühmas" - tabelis on ära toodud laps, asutus, rühm, arve number, viitenumber, maksmise ootel.
5.3. Huvikooli esindaja
...
- "Kinnitamist vajavad huvikooli taotlused õppeaastal 2021/22" - tabelis on ära toodud kuupäev, õppuri andmed, õppeaasta, alguskuupäev, huvikool, huvikooli rühm, lapsevanema isikukood, lapsevanema nimi, lapsevanema e-mail, lapsevanema telefon ja staatus. rea lõpus on nupp [Kinnita taotlus ja leping], millele vajutamisel on võimalik taotlus ja leping kinnitada. Õppuri andmetes olevale lingile klikkides avaneb vaade "Huvikooli taotlus".
- "Rühmad õppeaastal 2021/22" - Tabelis on ära toodud rühma nimetus, õppimise aeg aastates, kestus, toimumise aeg, osamakse (€), kohtade arv, osalejate arv, menetluses olevate taotluste arv, ootel olevate taotluste arv, sel kuul lahkuvate laste arv ja lepingu mall. Rea lõpus nupule [Muuda] vajutades on võimalik huvikooli rühma andmeid muuta, nupule [Õpilased] vajutades avaneb "Lapsed rühmas" vaade ja nupule [Taotlused] vajutades avanev vaade "Huvikooli taotlused".
- Nupuga [Excel eksport] on võimalik rühmade andmed eksporida Exceli faili.
- Nupuga [Lisa rühm] on võimalik lisada uus rühm.
- Nupuga [Kopeeri rühmad] on võimalik rühmad kopeerida järgmisesse õppeaastasse.
Vajutades rühma nimetuse peale avaneb vaade "Huvikooli rühma andmed", kus on võimalik tabelis "Rühma õigused" lisada või kustutada rühma tasemel õigusi.
Nupule [Õpilased] klõpsates avaneb vaade "Lapsed rühmas: XXX"
Nupuga [Saada teavitused] saab saata rühmas olevatele lastele teavitusi. Teavitusi saab saata üksikutele lastele (märkida lapse ette linnuke) või tervele rühmale korraga (märkida linnuke järjekorra numbri ette).
Nupule [Saada teavitused] klõpsates avaneb teavituse saatmise hüpikaken, kus on ära toodud lapsed, kelle vanematele kiri saadetakse. Sulgudes on arv, mitu kirja lapse kohta saadetakse vastavalt vanemate e-mailide olemasolule.
...
Teavitusi ei saadeta välja kohe, vaid kirjad lisatakse saatmisjärjekorda.
Saadetud teavitusi saab näha teavituste logist, klõpsates nupule [Teavituste logi].
Avaneb teavituste logi vaade.
...
Vaates "Huvikoolid" on tabelis ära toodud kooli nimi, liik, kooli aadress, EHIS-ID. Tabeli lõpus oleva nupuga [Muuda] on võimalik muuta vastava huvikooli andmeid ja nupule [Taotlused] vajutades on väha vastavasse huvikooli tehtud taotluseid. Koole on võimalik filtreerida nime ja liigi järgi.
- Nupule [Kategooriad] vajutades saab lisada huvikooli kategooriaid.
- Nupule [Lisa huvikool] vajutades saab lisada uue huvikooli.
- Nupule [Huvikooli õppekohad] vajutades avaneb vaade "Huvikooli õppekohad", kus näeb õpilaste andmeid.
- Nupule [Arved] vajutades avaneb vaade "Tehingud (arved ja laekumised), kus on võimalik teha kõike , mis on seotud arvepidamisega.
- Nupule [Deklaratsioon] vajutades avaneb vaade "Deklaratsioon", kus on võimalik deklaratsioon uuesti arvutada või genereerida.
...
Avaleht → tabel "Kohustused"
5.6. Anonüümne kasutaja
...
Vaade annab nimekirja unikaalsetest lastest ja nende kõigist rühmadest. Kui kasutaja on ametniku õigustes, siis näeb lapse tegemisi erinevates asutustes. Kui siin tegutseb huvikooli esindaja, siis näeb ta lapse juures kõiki tema rühmasid oma asutuses (näiteks Muusikakoolis õpib viiulit, kuid osaleb ka kooris ja bändis).
Siin toodud näitete puhul Mari käib kahes huvikoolis ja Miia ühes. Samuti on näha, et Miia plaanib peagi lõpetada töö Lastekunstikoolis ning praegu ei ole näha, et ta alustaks kuskil mujal.
...
Taotluste vaade annab detailse ülevaade huvikooli esitatud taotlustest ja nende olekutest. Ka siin on võimalik kujundada vaade endale sobivaks: veergude nimedele klikates saab neid sisse-välja lülitada.
Huvikooli taotluse olekute filter annab järgmised võimalused:
6.3 Vaade HUVIKOOLI ÕPPEKOHAD
...
Vaade avaneb peamenüüst Huvikoolid, kus on nupp Huvikooli õppekohad:
Tabelis on toodud laste andmed õppekohtade alusel, st iga õppekoha kohta üks laps ja kui laps käib mitmes rühmas, siis on ta tabelis mitu korda. Õppekohtade tabel näitab nii kinnitatud lapsi kui ka menetluses olevaid kohti (lapsele on koht broneeritud, kuid taotlusega on veel tööd teha).
Õppekohtade vaates on järgmised filtrid ja veerud (kusjuures veeru nimetusel klikates saab neid sisse-välja lülitada ja kujundada vaade endale sobivaks).
Kuna huvikooli õppekohtade vaates on lapsed, kes praegu õpivad või alustavad tulevikus, siis on võimalik ka otsingut täpsustada ja valida välja kindla staatusega lapsed:
7. Suhtlus EHIS-ega
Arno saadab huvikoolides käivate õpilaste info ka EHIS-esse (kord ööpäevas). Kehtib reegel, et huvihariduse info saadetakse EHISesse, kuid huvitegevust ei saadeta. Vaikimisi on huvikoolis huvihariduse rühmad, aga saab käsitsi öelda, et see konkreetne rühm on huvitegevus ja seega EHISesse mitte saata. Valik on rühma andmetes:
7.1 EHISe andmevahetuse reeglid
...
Seni kuni õppeaasta kooli tööjärg ei ole staatuses "alanud" või "lõppenud", siis Huvikooli esindaja näeb avalehel tabelit "Eelmisest õppeaastast ülekandmata lapsed":
NB! Kõik õpilased eelmisest õppeaastast peab kopeerima järgmisse õppeaastasse (kui nad järkavad) või lõpetama rühmas osalemise kehtivuse. Vastasel korral jätkatakse selle lapse eest arve esitamist.
...
Lisaks saab ametnik rühma andmeid muuta, näha õpilaste andmeid, taotluseid ning pakkuda vabu kohti.
9.2.2 Kasutaja vaade
...
Tabelisse on ära toodud huvikooli rühmade järjekorra number, nimetus, õppimise aeg aastates, kestus, toimumise aeg, osamakese (€), kohtade arv ja vabade kohtade arv.
Soovitud rühma peale klikkides avaneb rühma andmete vaade.
9.2.3 Anonüümne vaade
...
Tabelisse on ära toodud huvikooli rühmade järjekorra number, nimetus, õppimise aeg aastates, kestus, toimumise aeg, osamakese (€), kohtade arv ja vabade kohtade arv.
Soovitud rühma peale klikkides avaneb rühma andmete vaade.
