1. Huvikoolid ja nende loomine

Huvikoolide nimekirja juurde pääseb peamenüüs nupu [Huvikoolid] abil. Samas vaates on nupp [Lisa huvikool] ning võimalus muuta olemasolevate huvikoolide põhiandmeid. Uue huvikooli lisamiseks sisestab KOVi ametnik Arnosse huvikooli põhiandmed (kooli nimi, aadress, haldaja – kas era- või munitsipaalhuvikool, munitsipaalhuvitegevus või muu huvitegevus).

Huvikooli andmete vaates on võimalik valida nelja huvikooli liigi vahel:

• Munitsipaalhuvikool
• Erahuvikool
• Munitsipaalhuvitegevus
• Muu huvitegevus

Huvikooli sisestamisel määratakse raamatupidamisega seotud andmed (kui toimub andmete ülekandmine KOVi raamatupidamissüsteemi).

Põhjalikum andmete sisestamine (kontaktinfo, veebilehe aadress, lisainfo, katsete teavitused, kas kasutusel on klassid jm) võib jääda huvikooli esindaja sisestada.

Ametnik määrab ära ka huvikoolide esindajad, s.t. annab kasutajatele vastavad õigused ja seejärel saavad kooli esindajad ise hallata huvikooliga seotud informatsiooni ja rühmasid.

Kui huvikooli lepinguid teevad ainult osad huvikoolid (st on seadistatud nii, et see on tehtav asutuse põhiselt), siis ametnik saab uue huvikooli lisamisel märkida, kas huvikool teeb lepinguid või mitte. Kui huvikool on juba lisatud, aga lepinguid ei tee, saab ametnik märkida, et huvikoolis tehakse lepinguid. Aga huvikool peaks siis kindlasti lisama lepingu malli, kui ei ole kõigil ühine mall. Kui on märgitud, et huvikool teeb lepinguid, siis seda märget ei saa ametnik maha võtta. Kui huvikool teeb lepinguid, siis on ametnikule nähtavad huvikooli vaates "Huvikooli lepingu seadistused"

Märkus: Kui huviringid on avatud ka mõnes tavakoolis, siis registreeritakse see kahe eri asutusena – kool (nt elukohajärgne kool) ja huvikool eraldi. Alternatiivina on võimalik kasutusele võtta ka Huviringide moodul, mis on mõeldud tavakooli juures toimuva huvitegevuse haldamiseks.

1.1. Huvikooli andmed

Huvikooli nimel klõpsamine viib huvikooli vaatesse, kus kõige ülemises osas on üldandmed. Siia võib sisestada kõik selle, mida soovitakse lapsevanemale näidata enne kooli registreerimist, sh ka viited asutuse enda kodulehele. Avalikud andmed on:

• Kooli nimi
• Liik
• Kooli aadress
• Kontakt
• Lisainfo
• Veebilehe aadress

Anonüümne kasutaja näeb andmeid nii:

Muuhulgas kirjeldatakse kooli juures raamatupidamise andmed, arvele minevad andmed, lepingu tähis ning e-kirja mall, mis saadetakse lapsevanemale sisseastumiskatsete korral.

1.1.1. E-kirja saatmine kõikidele vanematele

Huvikooli esindajal on võimalus huvikooli andmeid muuta ja saata teavitusi kõikidele huvikooli lastevanematele, kes on eelnevalt andnud vastava nõusoleku. Nupp [Saada teavitused] on huvikooli esindajale nähtav juhul, kui on eelnevalt antud vähemalt 1 info ja teavituste saatmise nõusolek. Nõusoleku annab lapsevanem taotluse esitamisel (või hiljem nõusolekute vaate kaudu, kehtib KOV-idel, kes kasutavad nõusolekute moodulit). 

Kehtiv peab olema nõusolek: "Olen nõus, et mulle saadetakse huvikooli infot ja teavitusi/reklaami".

Klõpsates nupul [Saada teavitused] avaneb teavituste saatmise vaade, kus kõik väljad on muudetavad.

Kirja saatmiseks on avanenud vaates võimalik valida õppeaastad ja rühmad. Kõikide rühmade valimiseks kõikidest õppeaastastest peab tegema linnukese väljale Kõik rühmad. Rühmade valik kitseneb vastavalt valitud õppeaastale.

Kirjas on eeltäidetud saatja e-posti aadress ja allkiri. Neid on võimalik soovi korral muuta. Kirja saatja lahtris tohib olla ainult üks meiliaadress.

Kirjale saab lisada ka pealkirja ja sisu.

Peale väljade täitmist peab vajutama nupule [Saada teavitused]. Peale teavituste saatmist kuvatakse Teavituste saatmise ülaääres infot teavituste saatmisest. Teavitusi ei saadeta välja kohe, vaid need lisatakse saatmisjärjekorda.

1.1.2 Klass kasutusel määramine

Õigus määrata: huvikooli esindajal või ametnikul

Kui huvikoolis on vaja kuvada rühma nimekirjas, lapse nime järel, mitmendas klassis laps õpib, siis selleks tuleb huvikooli "muuda" vaates lisada linnuke "Klass kasutusel":

Automaatselt tekib rühma nimekirja vaatesse veerg "Klass".

Klass kasutusel linnukest on võimalik määrata vaid huvikooli põhiselt, mitte rühma põhiselt.

NB: Kui klass võtta kasutusele pärast laste lisamist rühma, siis tuleb käsitsi igale lapsele pärast ka klass määrata. Ehk siis huvikooli mooduli kasutamise alguses tuleks väga täpselt läbi mõelda, kas huvikoolis on vaja klasside infot kuvada, vastasel juhul on hiljem tülikas käsitööd teha.

Klassi lisamine või muutmine käib nupuga "Muuda klassi":

• Klassi numbri valik tuleb teha rippmenüüst, valikud 0-9
• Tähis/tase kuvatakse klassi numbri ees ja on vajalik selleks, et näiteks eristada paralleele. Tähis tuleb ise määrata:

Õppeaasta vahetus ja rühmade kopeerimine ühest õa teise:
Kui kasutusel on klassid, siis järgmises õppeaastasse kopeerimisel suureneb klassinumber automaatselt, tähis ei muutu.

1.2. Huvikooli rühmad

Iga huvikooli esindaja saab sisestada oma huvikooli rühmad. Rühma kohta saab sisestada järgmised andmed:

nimi, tüüp (huviharidus, huvitegevus), toimumise piirkond,  valdkond, õppekava, kestus, toimumise aeg, treener/õpetaja, osavõtutasu, soodustuse tingimused ja määrad, arvete saatmise periood, maksetingimused (kord kuus), lubatud osavõtjate arv, registreerimise alg- ja lõpptähtaeg, lapse vanusepiirid (ei ole kohustuslikud), katsete olemasolu, lubatud KOVid (kui on piiratud), avalik ja mitteavalik märkus ning raamatupidamisega seotud andmed.

Andmete sisestamisel arvestada, et:

• huviharidus või huvitegevus - vt täpsemalt peatükk 7. Suhtlus EHIS-ega. Tähelepanu! Huvihariduse puhul on kohustuslik valida ka õppekava!
• piirkond - avaneb rippmenüüna, millest on võimalik valida eelnevalt ametniku poolt sisestatud piirkondade vahel (vt p 1.8. Piirkondade loomine), kui piirkondi sisestatud ei ole, siis puudub ka piirkonna väli.

• õppimise aeg aastates - siia panna number (aastate arv), kaua õpe kestab. Selle põhjal arvutatakse välja rühma õpilaste automaatne lõpetamise kuupäev neile, kellel seda veel ei ole. Antud lahter on süsteemile, et süsteem saaks arvutada välja automaatse lõpetamise kuupäeva (ei ole nähtav vanemale). Lõpetamise kuu võtame välja pealt: "Arvete esitamise lõpp". Kui see on aastaringselt, siis on lõpetamise kuupäev 31.08, kui kuu on nt mai, siis 31.05. Kui õppimise aeg aastates on märgitud ja hiljem tahaks selle ikkagi eemaldada, siis tuleb rühma muutmise vaatest number maha kustutada AGA lõpetamise kuupäev ei kustu juba rühmas käivatelt lastelt. Kui tahta võtta ka rühmas käivatelt lastelt lõpetamise kuupäev maha, siis iga lapse järel on nupp [Tühista lahkumine].
  
• kestus - võib kirjutada vabatekstina, kaua õpe kestab, tavaliselt aastates. Antud lahter on nähtav vanemale.
• toimumise aeg - nädalapäevad ja kellaajad või kordade arv nädalas (vabatekst)
• tegevuse toimumise periood - näiteks kui on laager ja see toimub suvel ja tahaks arvel kuvada täpselt seda toimumise aega sõltumatult arve esitamise hetkest
• Arvete esitamise perioodi kasutatakse arvete automaatsel genereerimisel. Kui periood on september kuni mai, siis arveid ei tehta juuni, juuli, august.
• Rea "Arved esitatakse aastaringselt" juures on nupp [Vali arvelduseta periood]. Nupule vajutamisel avaneb pop-up aken, kus saab linnukestega valida vastavad kuud. Märgitud kuude kohta arveid ei tehta. Arvelduseta perioodi on võimalik valida nii aastaringse arvete esitamise kui valitud kuude arvete esitamise korral.
• osaleja vanuse alampiir ja osaleja vanuse ülempiir (kaasaarvatud) - rühma andmetes saab ära märkida, millises vanuses lapsed saavad antud rühma taotlust esitada. Vanust vaadatakse alguskuupäeva seisu järgi NT. kui rühmas on piirang 7-8.aastased lapsed saavad taotluse esitada, siis ülejäänutel ei ole antud rühma rippmenüü valikus. Kui laps on hetkel liiga noor (6 aastane) aga nt 2 kuu pärast saab vanemaks (7 aastaseks), siis ta saab teha taotluse, kui valitakse alguskuupäevaks 2 kuud tulevikku.

• Kuutasu arvestatakse arvete genereerimisel. Soodustused võetakse just sellest tasust maha. Kuutasu on kohustuslik, kuid sinna võib sisestada ka 0.
• Kui kohtade arvu ei ole sisestatud, siis taotluse esitamisel jääb vanem ootele, kuna vabu kohti ei ole. Kui lõplik kohade arv ei ole teada, siis tuleks siia panna ligikaudne kohtade arv, mida hiljem saab täpsustada.
• Teised lubatud KOVid tähendab kõiki neid omavalitsusi, kust lapsed võivad vabalt registreeruda (on sõlmitud koostööleping). Võimalik on 2 olukorda:
  
  • 1) Kasutusel on garantiikiri. Kui kasutusel on garantiikiri, siis kõigi väljaspool koduomavalitsust elavate laste kohta küsitakse garantiikirja. Kui sisestatud on omavalitsused, kellega on koostööleping, siis nende kohta garantiikirja ei küsita.
  • 2) Garantiikirja ei kasutata. Kui garantiikirja kasutusel ei ole ja ühtegi KOVi ei ole sisestatud, eeldatakse vaba registreerimist.  Kui aga mõni omavalitsus on sisestatud, saavad esitada vaid siin loetletud omavalitsuse lapsed (ja kohalikud).
• Kui soodustuse lahtrisse on midagi kirjeldatud, siis on võimalik lapsevanemal märkida, et ta soovib soodustust. Sel juhul peab taotluse kinnitamisel kool otsustama, kas soodustust määrata või mitte. Soodustuse võib siiski lisada ka hiljem, kui alguses ei ole selleks alust.
• Kui sisseastumine on katsetega, saab vanem automaatse kirja katsete kohta. Kirja mall on huvikooli andmete juures.
• Kui lepingu malli ei ole valitud, kasutatakse omavalitsuse üldist malli või huvikoolis kehtivat malli (kui on ainult 1 kehtiv mall).

Valdkonna sisestamine on kohustuslik. Koos valdkonna ja muude osalejate andmetega saadetakse iga kuu alguses eelmise kuu kohta info andmelattu, mille alusel on võimalik teha erinevaid kokkuvõtteid vt Noorekas analüüs juhend. 

Huvikooli rühma lisamisel "Saata andmed Noorekasse"on vaikimisi "Jah".

Rühma osalejate andmete saatmiseks Noorekasse on vajalik märkida saatmine, valdkond ja alamvaldkond.

Valdkonna ja alamvaldkonna väli avaneb rippmenüüna. Valikus on 10 valdkonda ja kokku 75 alamvaldkonda, mis on grupeeritud vastavalt valitud valdkonnale.

NB: Rühmad on õppeaastapõhised. Kui sama rühm toimub ka järgmisel õppeaastal, siis on võimalik rühmad kopeerida (koos õpilastega või ilma) uude õppeaastasse. Kui kasutusel on klassid, siis järgmises õppeaastasse kopeerimisel suureneb klassinumber automaatselt.

Huvikooli rühmade info on avalik ja nähtav Arnos huvikooli andmete vaates.

1.2.1 Huvikooli rühma hindade haldamine

Huvikooli rühma andmete vaates on nupp [Halda kuutasusid].

Nupule klõpsates avaneb vaade "Rühma hindade andmed", kus saab rühmale hinna lisada, muuta või kustutada.

Vastavas vaates on kõik väljad kohustuslikud.

Veateated hindade haldamisel:

• Vigane hinna sisend: hind on sisestamata!
• Viga: kehtivuse tingimus on valimata!
• Viga: algus on valimata!
• Viga: lõpp on valimata!
• Kehtivuse tingimuse põhised ("tingimus") perioodid ei tohi kattuda: algus (pp.kk.aaaa) ja lõpp (PP.KK.AAAA)

Rühmale saab uue hinna lisada klõpsates lingile "+Lisa hind", mille järel lisandub uus jaotis hinna lisamiseks. Hinna kustutamiseks tuleb klõpsata hinna jaotise juures paremal üleval nurgas [X] nupule.

NB! Rühma andmete muutmise vaates ei ole võimalik rühma hinda muuta. Hindade muutmised/lisamised/kustutamised käivad rühma andmete vaates nupu [Halda kuutasusid] nupu kaudu.

1.2.2 Huvikooli rühma hinna kopeerimine teistele rühmadele

Huvikooli andmete vaates jaotises "Rühmad õppeaastal 20XX/XY" on nupp [Kopeeri hinnad rühmadele], mille abil saab valitud rühma hinnad teistele rühmadele üle kopeerida. Antud näites on rühmale "Jooga" lisatud hind, teistel rühmadel hindu pole.

Nupule klõpsates avaneb pop-up aken, kus tuleb kõigepealt valida, mis rühma hindasid soovitakse teistele rühmadele üle kopeerida.

Valiku tegemisel kuvatakse kasutajale, vastava rühma hind, mis kopeeritakse teistele rühmadele. Antud juhul on hinnaks 45€.

Nupule [Kopeeri] klõpsates küsitakse kasutajalt veel üle, kas ta on kindel hindade kopeerimises kindel.

Klõpsates [Jah] kopeeritakse vastav hind teistele rühmadele, millle enne hinda ei olnud, üle.

NB! Kui on soov ainult üksikutele rühmadele hindu kopeerida, siis tuleb enne nupule [Kopeeri hinnad rühmadele] klõpsates soovitud rühmad filtriga "Nimetus" välja filtreerida.

Sel juhul on nimekirjas "Rühmad, millele kopeeritakse hinnad" ainult vastavad rühmad.

Seejärel tuleb taas valida rühm, mille hinda soovitakse teistele rühmadele üle kopeerida:

Seejärel klõpsata nupule [Kopeeri] ning kinnitada, et soovite hinnad vastavatele rühmadele üle kopeerida.

Nupule [Jah] klüpsates kopeeritakse hinnad vaid rühmadele, mille olite välja filtreerinud.

1.2.3 Huvikooli kategooriate lisamine ja sidumine rühmadega

Antud arendus annab võimaluse kategoriseerida rühmi konkreetses huvikoolis.

Kategooriate lisamine huvikoolile ja sidumine konkreetse huvikooli rühmadega aitab vanemal taotlusel paremini orienteeruda. 

Huvikoolide ja ametnike igapäevatöös see pigem suuresti midagi ei muuda. Ainuke erinevus tuleb sisse, kui teha huvikooli rühma nimekirjas ka CSV- eksport, siis on ka kategooria seal nähtav. Kõige suurem mõju on lapsevanemal taotlust esitades. 

NT: ütleme, et ühes Spordikoolis on 10 erinevat rühma pallimängudega (jalgpall, korvpall jne) ja veel on võimalik valida 10 erineva tantsustiili (rahvatants, ballett jne) vahel ja need kõik on eraldi rühmadena antud spordikooli alla lisatud. Nüüd, kui kategooriaid ei kasuta, siis taotlusel vanem valib huvikooli ning järgmisena on talle sobilikud rühma valikud kõik selles ühes rippmenüüs nähtavad. Aga kui me paneme Spordikoolile kaks kategooriat külge, nt Tants ja Pallimängud ning nüüd kõik need 10 tantsustiili rühma ja 10 pallimängu rühma seome tantsu või pallimängu kategooriaga, siis vanem kui valib taotlusel nüüd kategooriaks Pallimängud, siis tantsurühmi talle ei kuvata. 

Põhimõtteliselt aitavad kategooriad lahterdada/kategoriseerida rühmasid ning muuta vanemal taotlusel rühmade valiku lihtsamaks, kui ühes huvikoolis on võimalik valida väga paljude rühmade vahel.

Võimalus on määrata kategooria valimine taotlusel kohustuslikuks või vabatahtlikuks. Kui tegu on kohustusliku kategooriaga, siis tuleb taotlusel kõigepealt valida kategooria alles siis saab valida rühma.

1.2.3.1 Kategooriate lisamine

Kategooriaid saab lisada/muuta/kustutada/näha nii ametnik kui ka huvikooli esindaja (rühma esindaja mitte).

Selleks tuleb liikuda vaatesse "Huvikoolid" ja seal on nähtav nupp [Kategooriad]:

Vajutades nupule [Kategooriad] avaneb järgnev vaade, kus on võimalik lisada juurde uusi kategooriaid või kui juba on midagi lisatud siis muuta või kustutada.

Vajutades nupule [Lisa kategooria] tuleb lisada kategooria nimetus (vabalt valitav) ning kool, millise huvikooli alla antud kategooria läheb. Kui kooli veerus ei ole võimalik rippmenüüd avada, siis see tähendab, et õigused on antud vaid ühe huvikooli juurde. Kindlasti tuleb salvestada ning nii on tekkinud uus kategooria huvikooli kategooria nimekirja.

NB!: Huvikooli esindaja puhul saab huvikooli esindaja lisada kategooriaid vaid neile asutustele, kus tal on selleks õigus antud.

1.2.3.2 Kategooriate muutmine ja kustutamine

Juba lisatud kategooriate nimetusi saab muuta. Selleks on nupp [Muuda] kõikide lisatud kategooriate järel. Kategooria nimetus muutub sellisel juhul ka juba nt menetlemisel taotluste puhul, mitte ainult edaspidi esitatud taotlustel.

Kategooriat saab kustutada vaid siis, kui see ei ole seotud ühegi rühmaga ja selleks on nupp [Kustuta].

Kui kustutamine ebaõnnestub, siis [Kustuta] nupule vajutusega tekib ette pop-up aken, mis ütleb, milliste rühmadega kategooria seotud on.

1.2.3.3 Kategooriate valiku tegemise määramine kohustuslikuks ja sidumine rühmaga

Huvikooli andmete muutmise vaates on võimalik määrata "linnuke", kas kategooria valik on kohustuslik või mitte:

Kui kategooria valik kohustuslik pole, siis saab taotlusel rühma valida ka ilma kategooriat valimata. Kui kategooria valimine on kohustuslik, siis taotlusel enne rühma nimekiri nähtavaks ei muutu, kui ei ole valitud kategooriat.

Kategooria sidumine rühmaga

Selleks tuleb liikuda konkreetse huvikooli rühma nimekirja vaatesse, valida sealt rühm, millele soovite kategooriat määrata ning võtta lahti rühma muutmise vaade.

Muutmise vaates kuvatakse kategooriate valikut rippmenüüna. Kui rippmenüü avada, siis ilmub valikusse kõik kategooriad, mis antud huvikoolile lisatud on. Valige sobiv ning salvestage → nüüd on rühm seotud kategooriaga.

1.2.3.4 Taotluste vaade koos kategooriatega

Kui huvikooli andmete juures ei ole kategooria määratud kohustuslikuks, siis taotlus näeb välja järgnev:

• Me näeme, et Kategooria ei ole tähistatud ja *Rühma* rippmenüü on juba valitav. Ehk siis kui kategooriat kohustuslikuks ei määra, siis võivad rühmadel kategooriad küll küljes olla, aga kohustus seda taotlusel valida ei ole.

Kui huvikooli andmete juures on öeldud, et kategooria valimine on kohustuslik, siis taotlus näeb välja järgnev:

• Me näeme, et Kategooria on tähistatud ja *Rühma* rippmenüü ei ole nähtav. Ehk siis kõigepealt tuleb valida kategooria ja vastavalt valitud kategooriale ilmub rippmenüüsse ka rühmanimekiri.

Eraldi on nähtav "Kategooriata rühmad", see on rippmenüüs kogu aeg nähtav ja valitav. Kasutajaliideses seda maha võtta ja muuta ei saa.

1.2.4 Huvikooli rühma peitmine

Kui huvikooli rühmas pole ühtegi last ja pole ühtegi aktiivset taotlust, siis rühma saab peita.

Rühma peitmine ja taastamine käib rühma andmete vaates. Rühma peitmiseks on nupp [Peida].

Rühma peitmisel küsitakse üle, kas kasutaja on oma valikus kindel?

Rühma taastamiseks on vastav nupp [Taasta].

Rühma saab peita ametnik ja huvikooli esindaja.

Kui on menetlemisel taotlus antud rühma, siis rühma vaates paistab nupp [Peida]. Selle vajutamisel tuleb veateade "Rühma ei saa peita, kuna rühmas on aktiivseid taotluseid".

Kui peitmine ei ole lubatud selletõttu, et rühmas on lapsi, siis nupp [Peida] ei paista rühma vaates.

1.2.5 Huvikooli rühma kopeerimine järgmisesse õppeaastasse

Huvikooli rühma(de) kopeerimiseks tuleb minna huvikooli andmete vaate jaotisesse "Rühmad õppeaastal XXXX/XX" ning klõpsata nupule [Kopeeri rühmad].

Avaneb rühmade kopeerimise vaade.

Selles vaates on võimalik kopeerida kõik rühmad korraga (linnutada kastike Nimetuse ees) või üksikult (linnutada kastike vastava rühma ees) järgmisesse õppeaastasse.

Rühmasid on võimalik kopeerida koos ja ilma lasteta. Kui tehakse valik "Kopeeri rühmad koos lastega, siis kopeeritakse kõik lapsed". Juhul, kui on soov kopeerida järgmisse õppeaastasse osa lapsi rühmast, siis seda saab teha rühma õpilaste nimekirja vaatest nupuga [Kopeeri järgmisesse õppeaastasse].

Pärast valiku tegemist vajutada vastavale nupule. Kui kopeerimine on lõpule viidud, kuvatakse vastav teade.

Juhul kui rühma soovitakse kopeerida kaugemasse tulevikku (Nt. ülejärgmisesse õppeaastasse), kuvatakse hoiatus: Kas te tõesti soovite kopeerida huvikooli rühma nii kaugele tulevikku?

Kui siiski on soov kopeerida huvikooli rühm kaugemale tulevikku, klõpsake nupule [Jah].

1.2.6 Huvikooli rühmade koondvaade

Huvikooli rühmad asuvad eraldi menüü all "HK rühmad". Antud menüü ja vastav tabel on nähtav ametnikule, huvikooli esindajale ja huvikooli rühma esindajale.

Antud vaates ametnikul on võimalik eristada aktiivsed (vaikimisi valitud) ja mitteaktiivsed, ehk peidetud rühmad. Selleks on filter "Aktiivsed rühmad" - Jah/Ei.

Huvikooli esindaja saab eristada ainult oma huvikooli aktiivsed ja peidetud rühmad. Vaade: avaleht või huvikooli vaade > tabel "Rühmad õppeaastal XXXX/XX".

Huvikooli rühma esindaja saab eristada aktiivsed ja peidetud rühmad ainult oma rühmade seas. Vaade: avaleht > Tabel "Minu rühmad õppeaastal XXXX/XX".

Peidetud rühm ei paista huvikooli andmetes anonüümsele kasutajale ja samuti ei saa rühma valida huvikooli taotluse esitamisel.

Peidetud rühma ei saa lapsi lisada ei otse ega rühmavahetuse kaudu. 

1.3. Huvikooli õppekavad

Huvikooli esindaja sisestab huvikooli õppekavad manuaalselt. Sisestada tuleb õppekava nimi, EHISe kood (kui on) ning lühikirjeldus.

Iga rühma juurde on vaja märkide kasutusel oleva õppekava. 

Õppekavade info on avalik ka lapsevanematele huvikooli andmete vaates.

1.4. Huvikooli rühmade esindajad

Huvikooli esindaja saab anda kasutajale rühmapõhiseid õigusi. Rühma esindajal on õigus näha oma rühma õpilaste andmeid ja hallata nimekirja. Üks kasutaja võib olla korraga ka mitme rühma esindaja. Rühma juhendaja ei saa muuta huvikooli andmeid, ei saa muuta rühma andmeid, ei saa lisada uusi rühmi ega muuta õppekavasid. Samuti ei saa ta sõlmida lepinguid.
Selleks liikuda tabelisse "Rühmade õigused" → Lisa. Kui anda peakasutaja õigused, siis on see võrde haridusasutuse esindaja rolliga. Kui on vaja anda õiguseid konkreetsetesse rühmadesse, siis tuleb valida rühm(ad), kuhu soovitakse õigus anda. Kindlasti salvestada!

Kui on vaja konkreetse isiku rühma õiguseid muuta (nt mingisugune üksik rühm maha võtta, nii et teised jäävad alles või lisada), siis vajutada isiku järel olevale [Muuda] nupule, veerus "vali rühmad" saab konkreetse rühma ristikesele vajutades õiguse eemaldada või kui "vali rühmad" veerule vajutada, avaneb rippmenüü, kindlasti salvestada!

Kui proovida antud vaatest kõik rühmad maha kustutada, siis saate veateate "Rühm(ad) on valimata!":

Ehk siis kui soovida isik kõikidest rühma õigustest eemaldada, siis seda lisamise vaatest teha ei saa. Tuleb liikuda rühma andmetesse:

Rühma andmetest leiate eraldi kastikese "Rühma õigused" ja seal on iga isiku järel nupp [Kustuta].

Küsitakse veel üle, kas kustutada kasutaja kõik õigused selles rühmas:

Kui vajutada [Jah], siis õigused kaovad:

Kui vajutada [Ei], siis õigused jäävad alles.

1.5. Huvikooli soodustused

Huvikooli andmete vaates on kast "Soodustused", kus on välja toodud kõik hetkel kehtivad või tulevikus kehtima hakkavad soodustused. Tabelis näidatakse ka kuutasuvabastusi, mis tulenevad lepingu ajutisest peatamisest.

Soodustuse määramisel sisestatakse kas tasumisele kuuluv summa või soodustuse %. Kui määratud on %, siis soodustuse summa arvutatakse välja ning tähistatakse tabelis tärniga (*).

Tabelis saab teha soodustustest CSV eksporti, et andmeid vajadusel Excelis töödelda. Samuti on võimalik siin kasutada filtreid soodustuse liigi ja kehvituse kohta.

Soodustuse määramine käib kas lapse andmete vaatest tabelist "Lapse soodustused" või rühma nimekirjast nupuga [Lisa soodustus]. Mõlemal juhul tuleb avanevas aknakeses määrata soodustuse tüüp ja suurus ning kehtivuse algus ja lõpp. Lapse andmetest soodustuse lisamisel tuleb valida ka rühm.

NB: Soodustuse võib anda ka lapse kõigile ühe kooli rühmadele korraga. Kui kooli juures on soodustus, siis rühma juurde märgitud soodustus on sellest kõrgema prioriteediga. Ehk siis tuleks rühma juures soodustus enne lõpetada.

Kuutasuvabastust ja soodustust saab määrata kuni 3 kuud minevikku ja kuni 5 kuud tulevikku. Alguskuupäev on muudetav, kui me lisame uue vabastuse (soodustuse või kuutasuvabastuse) või muudame sellist vabastust, mille algus on tulevikus. NB: Kui soodustus või kuutasuvabastus lisada minevikku, siis peab olema VÄGA TÄHELEPANELIK, pärast salvestamist ei ole võimalik enam algkuskuupäeva muuta! Lisaks, kui vabastuse algus on minevikus, siis lõppkuupäeva valikus on olemasolev lõpp + 12 kuud. Uue vabastuse lisamisel on vaikimisi algus jooksva kuu algus ja vaikimisi lõpp jooksva kuu lõpp.

1.6. Huvikooli lepingu mallid

Huvikoolis käimise kohta sõlmitakse ka leping. Leping genereeritakse Arnos oleva malli alusel. Mallide haldamiseks on huvikooli vaates kast "Lepingu mallid", kus näidatakse juba loodud malle, saab lisada uusi ning muuta praeguseid.

Lepingu sisestamisel võib kasutada taotlusel või kooli ja rühma andmetes olevaid andmeid märgendite abil. Näiteks võib leping välja näha selline:

Lepingu korrektsuses veendumiseks tuleks enne salvestamist teha kindlasti ka PDF eelvaade.

Kasutatav mall määratakse järgmiselt:

a) Kui omavalitsusel on üks kehtiv mall, siis kasutatakse kõigi lepingute puhul sama malli

b) Kui kooli juures on ainult üks kehtiv mall, siis kasutatakse seda malli kõigi antud kooli rühmade lepingute tegemiseks.

c) Kui kooli juures on mitu malli, siis peab määrama rühma andmete juures, millist malli kasutatakse.

1.7. Lisaringid taotlusel

1.7.1 Lisaringide lisamine taotlusele

Lisaringide lisamise/muutmise õigus on nii ametnikul kui ka huvikooli esindajal.

Rühma andmete muutmise vaates on uus veerg "On lisaring taotlusel":

NB: Lisatud huviring arvestab ka kõikide teiste rühmade piirangutega (registreerimine avatud, vanusepiirang jt).

Kui lisaringiks rühma ei tee, siis ei ole seda ka taotlusel lisaringina näha, vaid kuvatakse rühma rippmenüüs:

Kui linnutada rühm lisaringiks, siis tekib taotlusele lisalahter (mis on alguses peidus) taotluse avamise vaates:

kui nüüd valida huvikool, kus ei ole lisaringe, siis lisalahtrit ei teki:

kui nüüd valida huvikool, kus on lisaringid sisestatud, siis tekib lisalahter taotlusele "Lisaringid":

1.7.2 Kohtade jagamine + ootejärjekord

Taotluse esitamisel/staatuses "menetlemisel"/ staatuses "menetletud" lisaringide valikus kuvatakse hinda, vabu kohti (Kohti: X) ning järelejäänud vabu kohti (vabu: X). Selleks, et lisaringi valida, tuleb teha soovitud ringi järel kasti sisse linnuke, nüüd kui taotlus on esitatud ALLES siis võetakse üks koht vähemaks, ehk kehtib reegel "kes on kiirem, see saab koha".

Siin on näha, et vanem on ühe lisaringi valinud ning automaatselt on üks vaba koht lisaringil vähem:

Kui vanem avab taotluse ja näeb lisaringi juures märkust "Saate antud lisaringi taotluse esitada, kuid te lähete ootejärjekorda", siis see tähendab, et kõik kohad on juba välja jagatud ning praegu taotlust esitades ei ole teile koht garanteeritud. Siiski tasub end ikkagi ootejärjekorda panna, kui soov ikkagi on, sest kui keegi loobub, siis antakse koht järjekorras järgnevale (loobumisest räägime juhendis allpool).

Kui vanem esitab taotluse nii, et jääb ootele, siis seda kuvatakse ka vanemale, taotlusel on selleks sõna "ootel" (kui see ära kaob, siis järelikult sai vanem koha):

NB: Menetlemata taotlused: Kui koha saanud vanem loobub, siis automaatselt saab koha järjekorras järgmine vanem. Aga kui antud esimene vanem peaks ümber mõtlema ja uuesti ringi registreeruma, siis koha saab antud vanem tagasi, kuna süsteem vaatab kohtade jagamisel kõige varem registreerunud taotlust. Kui taotlus on menetletud ja vanem loobub siis lisaringist, siis koha saab järgmine järjekorras (olgu see siis menetlemisel või menetletud taotlus) ja vanem ei saa enam ümber otsustada. Kui on loobutud menetletud taotlusel, siis on asi lõplik.

1.7.3 Lisaringi kohast loobumine

Kui taotlus on esitatud ja vanem otsustas ümber lisaringi koha pealt, siis selleks on tal nupp [Loobu lisaringist]. Nupp [Loobu lisaringist] on nähtav taotlusel, kui taotlus on "menetlemisel", "menetletud" ning loobuda saab nii vanem, haridusasutuse esindaja või ametnik vajadusel vanema eest.

1.7.4 Lisaringi registreerunud laste nimekirjade vaade

Lisaringe kuvatakse rühma nimekirja vaates nagu teisi rühmi, aga vahe on siin selles, et registreerunud lapsed lisaringi rühma nimekirja automaatselt ei jõua. Kui on soov, siis need saab pärast taotluse menetlemist ise nimekirja lisada.

Lisaringi koha saanuid, ootel lapsi kuvatakse taotluste Excel ekspordi vaates.

Excel eksport muutub vastavalt sellele, mis muudatusi vanemad/ametnikud/ haridusasutuse esindajad teevad - kui üks vanem loobub lisaringi kohast, siis läheb ka lisaringi veerg exceli tabelis tühjaks. Kui vanem on registreerunud aga on ootel, siis seda kuvatakse ka tabelis (kes on ootel ja kuhu ringi ta ootele on jäänud). Lisaks kui vanem on saanud koha, siis seda kuvatakse ka lisaringi veerus.

1.8. Piirkondade loomine

Rühma teeninduspiirkonna lisamiseks peab ametnik klõpsama peamenüü nupul [Admin] ning valima [Teeninduspiirkonnad].

Avaneb teeninduspiirkonna lisamise ja muutmise vaade.

Klõpsates nupul [Lisa] või olemasoleva piirkonna muutmiseks vastava rea lõpus nupul [Muuda], avaneb piirkonna detailne vaade.

Piirkonna lisamisel on kohustuslik märkida Nimi ja Piirkonna tüüp, mis avaneb rippmenüüna. Võimalik on valida 2 piirkonna tüübi vahel: Lasteaia piirkond ja Huviringi piirkond. Lisaks on võimalik märkida asukohtades EHAK koodid ja -nimed. Peale piirkonna lisamist või muutmist peab selle salvestama, klõpsates vastavale nupule. Kui piirkonnad on lisatud, siis on võimalik neid valida huvikooli rühmade juures.

2. Lapse vastuvõtmine huvikooli

2.1. Taotluse esitamine ja menetlemine

Lapsevanem saab teha oma lapsele taotluse huvikooli rühma astumiseks. Taotlusi saab teha eri huvikoolide erinevatesse rühmadesse, kuhu on registreerimine avatud ja kuhu võetakse vastu vastavas vanuses lapsi (juhul kui rühmal on märgitud vanusepiirid).

Iga kooli igasse rühma astumiseks teeb vanem eraldi taotluse, ehk siis üks taotlus on ainult ühe rühma kohta. Taotluses küsitakse lapsevanema kontaktandmeid; e-maili aadress on kohustuslik, kuna sinna saadetakse kinnitusteade, telefon ja kontaktaadress ei ole kohustuslikud väljad. Taotlusel on ka vabateksti sisestuskast "Lisainfo“ (igasugune info, mida lapsevanem peab vajalikuks huvikooli teavitada).

Lisaks lapsevanema andmetele küsitakse eraldi ka maksja (isik, kes saab tulumaksu soodustuse) andmeid: nimi, isikukood, kontaktid – kui see erineb lapsevanemast. Maksja võib olla ka kolmas osapool, kes ei ole lapsevanem. Sel juhul näeb ta vaid otseselt arvega seotud infot ning muid andmeid ei ole. Arvet saab tasuda Arnos vaid maksjaks märgitud isik. Juhul kui taotlus tehakse huvikooli, mille liik on "Muu huvitegevus", ei ole maksja andmete sisestamine kohustuslik.

Kui valitud rühmas vabu kohti enam ei ole (vabade kohtade puhul arvestatakse nii rühmas olevad lapsi kui ka ajaliselt varem tehtud taotlusi, mis ei ole veel menetletud), siis küsitakse üle, kas lapsevanem soovib jääda ootele. Taotlus jääb staatusesse Ootel (Ootenimekirjas). Kui rühmas tekib vaba koht või mitu vaba kohta, siis saab teha pakkumist ajaliselt kõige varem esitatud Ootel taotlustele. Pakkumine ei toimu automaatselt, selleks peab huvikooli või rühma esindaja vajutama vastavat nuppu. Alternatiivne võimalus on teha kohapakkumine otse taotluse juurest kindlale lapsele. Kui taotlus on ootel ja huvikool genereerib lepinguid Arno keskkonnas, siis leping genereeritakse huvikooli esindaja kohapakkumisel, varasemalt mitte.

Kui lapsevanem on taotluse esitanud, saadetakse tema e-mailile kinnitusteade (kui nii on seadistatud ARNO_HUVIKOOLIDE_EMAIL_KINNITUS). Pärast andmete kinnitust kinnitab registreerija süsteemis lepingu. Leping on avatav PDF-ina, välja trükitav ja salvestatav. Peale seda kinnitab huvikool omakorda (lepingu) ning selle tegevuse tulemusel on laps huvikooli rühma kinnitatud. Võimalik on kasutada digiallkirjastamist.

Taotlust saab algatada ka konkreetse rühma andmete vaatest juhul, kui registreerimine on avatud ning taotleja või tema lapsed on selle ringi jaoks sobivas vanuses. Taotluse algatamisel tuleb valida isik (mina ise või minu lapsed), kellele kohta soovitakse taotlus esitada.

Märkus: Rühmadesse-ringidesse saab registreeruda kalendrikuu alguse seisuga (kõik tasud on kuupõhised). Nt 15.novembril registreeruja saab küll registreeruda 1. novembrist, kuid peab sel juhul ikkagi tasuma terve kuu eest.

Ametnikul ja huvikooli esindajal on võimalus õpilaste nimekirja vaates lisada õpilane ringi klõpsates nupul [Lisa laps].

Avaneb ringi lisamise ja kinnitamise vaade.

Lapse ringi lisamisel peab märkima vajalikud andmed ning peale andmete salvestamist on laps ringi kinnitatud.

Juhul kui huvikooli liigiks on määratud Munitsipaalhuvitegevus, siis vanema andmete sisestamine ei ole kohustuslik.

Juhul kui huvikooli liigiks on määratud Muu huvitegevus, siis maksja ja vanema andmete sisestamine ei ole kohustuslik.

2.1.1 Huvikooli ootejärjekord

Kui huvikooli rühmas kohtade arv sai täis, siis lapsevanem saab esitada taotluse ootejärjekorda. Antud juhul taotluse olek on "Ootel".

Kohtade arvu arvestamiseks võetakse arvesse nii kinnitatud kohad kui ka menetlemisel olevad huvikooli taotlused.

Ametnik ja huvikooli esindaja näevad ootel taotlusi ja lapsi järgmistes vaadetes:

1) "Huvikooli taotlused" tabelis. Taotlusi on võimalik filtreerida staatuse järgi. Näide: huvikooli esindaja töölaual on välja filtreeritud ootel taotlused.

2) Huvikoolid > "Huvikooli õppekohad" tabel.

Kui huvikooli rühma lisandub kohti juurde, siis ametnik ja huvikooli esindaja saavad lapsele koha pakkuda.

Näiteks, huvikooli rühma sai lisatud üks vaba koht.
Huvikooli andmete lehel "Rühmad õppeaastal XXXX/YY" jaotises saab kohta pakkuda, vajutades nuppu [Paku vabu kohti]. Kui ootejärjekorras olevaid taotlusi on rohkem kui vabu kohti, siis pakutakse kohta kõigepealt neile, kes on taotluse ajaliselt varem esitanud.

Teine võimalus on otse taotluse vaates kohta pakkuda. Antud juhul huvikooli esindajal ja ametnikul on võimalik ise valide kellele nad koha pakuvad. Vaba koha pakkumisel on võimalik sisestada ka märkus, mida näevad ametnik ja huvikooli esindaja.

Pärast koha pakkumist muutub taotluse olek muutub "Ootel" > "Menetlemisel".

2.1.2 Taotluse muutmine juhul kui leping on ühepoolselt kinnitatud

2.1.2.1 Allkirjastatava lepingu puhul

Taotluse muutmiseks tuleb tühistada leping - antakse vastav veateade: "Taotlust ei saa muuta, kuna taotlusega seotud leping on juba allkirjastatud. Kui soovid taotlust muuta, tuleb leping enne tühistada."

Klõpsata nupul [OK]. Seejärel tühistada leping klõpsates taotluse juures oleva jaotises "Lepingud" nähtava lepingu taga oleval nupul [Tühista].

Tuleb veateade: "Oled kindel, et soovid lepingu tühistada?", klõpsata nupul [OK].

Lepingu staatus muutub tühistatuks.

Pärast lepingu tühistamist, saab taotlust muuta. Enam ei tule hoiatust: "Taotlust ei saa muuta, kuna taotlusega seotud leping on juba allkirjastatud. Kui soovid taotlust muuta, tuleb leping enne tühistada."

Pärast muutmist saab teha uue lepingu ja selle allkirjastada ning lapse huvikooli kinnitada.

2.1.2.2 Nupuga kinnitatava lepingu puhul

Taotluse muutmisel tuleb veateade: "Oled sa kindel, et soovid muuta ühepoolselt kinnitatud taotlust?". Klõpsata nupul [OK].

Seejärel saab taotlust muuta. Uut lepingut genereerima ei pea ning taotluse ja lepingu saab kinnitada.

2.2 Taotluse kinnitamisel e-maili kontroll ja kinnitamine (eri seadistused)

[Admin] → Süsteemi seadistused → ARNO_EMAIL_VALIDEERIMINE

Kui seadistus ARNO_EMAIL_VALIDEERIMINE = 1, siis kontrollitakse taotluse esitamisel sisestatud e-maili korrektsust.

Kui lapsevanem sisestab taotluse esitamisel ebakorrektse e-maili, saab ta nupul [Esita taotlus] vajutades veateate: E-mail ei ole korrektne.

Sel juhul tuleb sisestada korretkne e-mail ning vastavat veateadet enam ei kuvata ja lapsevanem saab taotluse esitada.

Kui seadistus ARNO_EMAIL_VALIDEERIMINE = 0, siis ei kontrollita taotluse esitamisel sisestatud e-maili korrektsust ja taotlus on võimalik koheselt esitada.

[Admin] → Süsteemi seadistused → huvikoolide_email_kinnitus

Kui seadistus huvikoolide_email_kinnitus = jah, siis küsitakse huvikooli taotluse esitamisel lapsevanemalt e-maili aadressi kinnitamist.

Selleks saadetakse vanemale pärast huvikooli taotluse esitamist taotluses esitatud e-mailile kiri.