Uussisserändaja (UA) - Märgitakse õpilase puhul, kes on pärast 24. veebruarit 2022 saabunud Eestisse sõjapõgenikuna Ukrainast ning alustab õpinguid Eesti haridussüsteemis. Märke tegemise aluseks on koolikoha taotlemise avaldus.
| Sisukord |
|---|
1. Avaleht
Asutuse esindaja näeb Avalehel statistikat oma asutuse kohta: õppekohtade arv, lapsi nimekirjas kokku, pakutud kohad, vabade kohtade arv, kinnitatud lapsed, märkimata staatusega lapsed ning "Paigutus tühistatud" (varasem nimi: Ebatõenäolised) laste arv.
...
Samuti on näha koha soovijaid jooksval õppeaastal (+ eelmistest õppeaastatest ootele jäänud soovijad) vanuste kaupa.
"Kokku" tulbas on kõik munitsipaallasteaiakoha soovijad kokku ning "Minu HA" (= haridusasutus) tulp näitab, palju lapsi soovib tulla lasteaia esindaja haridusasutusse. 
...
Avalehel kajastuvad ka asutuse vabad kohad vanuse järgi:
...
Avalehel on asutuse esindajal olemas otsingu nupp, kust ta saab leida lapse kohta informatsiooni, sisestades kas lapse nime või isikukoodi (täieliku või pooliku):
...
2. Jooksev komplekteerimine
Jooksev komplekteerimine on olukord, kus lasteasutuse esindaja pakub oma asutuses tekkivaid vabu kohti jooksvalt välja taotluse esitanud vanematele.
Koha pakkumiseks on kastike "Leia soovija" avalehel. Ripploendist saab valida, mis vanuses lapsele kohta pakkuda ning kohasoovija leidmiseks tuleb vajutada nuppu [Leia]:
...
Kui pakutud vanusel on soovijad olemas ning asutusel on olemas vaba koht, siis tuleb ette koha pakkumise vaade, kus on näha soovija lapse ja vanema andmed. Kui vabu kohti on mitmes rühmas, saab lasteaia esindaja valida, millise rühma kohta pakkuda.
...
Lasteaia esindaja näeb Pakutud kohtade tabelit avalehel. Samuti on rühma andmete vaates näha, mitu rühma kohta on juba kinni ja mitu on välja pakutud:
...
Koha pakkumise tegemisel süsteem kontrollib koha alustamise kuupäeva ja õppeaasta sobivust (nt kui koha alguskuupäev on alates 01.09.2023, siis peab vaatega olema ka õppeaastas: 2023/24):
...
Võib juhtuda, et lasteaia esindaja saab soovija leidmisel järgmise veateate:
...
Kui lasteaia esindaja näeb, et tema lasteaeda soovib tulla mõni 6-aastane laps, kuid "Leia soovija" tagastab ikkagi antud vea, võib põhjuseid olla mitmeid:
lapsevanemale on pakkumine antud lasteaeda juba tehtud;
lapsevanem on pakutud kohast loobunud;
lapsevanem soovib kohta kaugemas tulevikus kui kolme kuu jooksul.
Kui jooksev komplekteerimine on Haridusosakonna ametniku poolt (ajutiselt) suletud, näeb lasteaia esindaja järgnevat pilti:
...
3. Kohtade pakkumine ametniku poolt
Osadel juhtudel tegeleb kohtade pakkumisega Haridusosakonna ametnik, mitte lasteaia esindaja. Need juhud on:
masskomplekteerimine – korraga menetletakse ära suurem hulk taotlusi;
kohtade pakkumine hariduslike erivajadustega lastele;
ametnik teeb ise jooksvaid koha pakkumisi.
(1) ja (3) korral võib olla jooksev komplekteerimine lasteaedadele suletud.
...
Lasteasutuse esindaja näeb Avalehel lapsevanema poolt viimase 30 päeva jooksul lõpetatud kohtasid:
...
5. Pakutud kohad
Lasteasutuse esindaja näeb Avalehel tabelit "Pakutud kohad", kus on nähtavad viimase 30 päeva pakkumised, aga on võimalik vaadata ka kõiki pakkumisi vajutades linki "kõik pakkumised": 
...
Pakkumisi saab filtreerida lapse nime, haridusasutuse poolse staatuse ning pakkumise põhjuse järgi.
5.1. Pakkumise tabelis on näha järgmised andmed:
aegub – kui pakkumine on tähtajaline, siis selle aegumisaeg;
hetk – pakkumise tegemise hetk;
lapse nimi;
rühma nimi;
õppeaasta;
põhjus – MK 1 etapp, MK 2 etapp (MK = masskomplekteerimine), ametnik pakkus, LA esindaja pakkus;
staatus – aktiivne, vastuvõetud, loobutud, tühistatud, aegunud; "vastuvõetud (vaikimisi)" staatus tähendab, et pakkumine on kohe peale tegemist staatuses „vastuvõetud", ilma et vanem peaks selle veel kinnitama;
vastatud – vastamise aeg, kui vanem on pakkumisele vastanud;
loobumise põhjus – kui vanem loobus pakkumisest, siis mis põhjusel;
haridusasutuse poolne staatus – kas lasteasutus on lapse koha kinnitanud;
koha kasutamise algus – enne lasteasutuse poolset kinnitamist on kuupäev vanema poolt soovitud koha kasutamise algus; lasteasutuse esindaja saab kinnitamisel kuupäeva muuta ja peale kinnitamist on tegemist kuupäevaga, millest alates hakkab lapsevanem maksma kohatasu;
koht vaba kuni – ajutise koha puhul kuupäev, milleni koht on vaba;
nupud: aktiivse pakkumise puhul on nupp [Pikenda], millega lasteasutuse esindaja saab pakkumise aegumist edasi lükata 7 päeva võrra; vastuvõetud pakkumise puhul on nupud [Kinnita], millega saab lõplikult kinnitada lapse koha, ja [Tühista paigutus] (varasem nupu nimi: Ebatõenäoline), mis on selleks juhuks, kui selgub, et laps ei tule ikkagi lasteaeda.
Kui süsteemi on seadistatud niimoodi, et asutused saavad Arno kaudu lepingud luua, siis saab haridusasutuse esindaja lapse koha kinnitamisel luua lepingu:
...
Kinnitamisel tuleb valida rühm ja sisestada koha suurus.
...
Vajutades nupule [Genereeri leping] tulevad võimalused, kas id-kaardiga või mobiil-Idga allkirjastamine:
...
Lepingu laadimine failina:
Juhul, kui leping oli tehtud väljaspool Arnot ning teil on olemas selle kohta fail arvutis, saate faili süsteemi laadida:
...
Kui lisatud dokument on digidoc fail ja mõlemad allkirjad on olemas nii taotleja, kui asutuse esindaja oma, siis nupu vajutamisel [Loe allkirjad failist]:
...
täidetakse Allkiri 1 ja Allkiri 2 andmed automaatselt:
...
Kui lisatud fail ei ole digiformaadis või puuduvad mõlemad allkirjad, siis peate sisestama Taotleja ja asutuse esindaja andmed: Isikukood, Eesnimi ja Perenimi.
Vajutate nuppu [Salvesta failina lisatud leping]:
...
Ja ongi leping süsteemis olemas koos vajalike andmetega.
...
Kui leping on lasteaiaesindaja poolt allkirjastatud, vanema poolt allkirjastamata, siis on võimalik veel leping ka tühistada:
...
Kui nüüd lapsevanem ikkagi ei soovi oma last lasteaeda veel tuua, siis tuleb vajutada nuppu [Ebatõenäoline] ja seejärel on taotlus tagasilükatud.
5.3. Vanem soovib loobuda pakutud kohast hetkel, kui on lasteaiaesindaja kord laps lasteaeda kinnitada:
Siin on kaks võimalust:
Lasteaiaesindaja vajutab nuppu [Tühista paigutus] ja seejärel võtab oma KOV ametnikuga ühendust, et ametnik taastaks taotluse. Taotluse taastamine on väga oluline samm, kuna lasteaiaesindaja seda ise teha ei saa ja paigutust tühistades läheb taotlus tagasilükatuks ja enam järjekorras ei ole;
Lasteaiaesindaja ei vajuta ühtegi nuppu, võtab kohe ühendust oma KOV ametnikuga. KOV ametnikul on kaks valikut:
2.1 KOV ametnik vajutab taotlusel nuppu [Loobu kohast], valib sobiliku põhjuse ja taotlus läheb tagasi järjekorda (olenevalt ka muidugi põhjuse valikust). Põhjuste valikust saab lugeda täpsemalt siit: https://confluence.loc.piksel.ee/display/ARNO/Lasteaed#Lasteaed-Kuidaskohastloobuda?.
2.2 KOV ametnik vajutab taotlusel nuppu [Taasta], [Taasta] nupp taastab kohapakkumise, siis on võimalik vanemal ise Arnos uuesti kohast loobuda ja valida põhjus, miks kohast loobuti ja kui siis ka vanem ei taha ise kohast loobuda, on ka ametnikul kohast loobumise nupp vanema eest olemas.
6. Lapsed
6.1. Laste nimekiri
...
Laste nimekirja saab filtreerida:
lapse nime või isikukoodi järgi;
rühma nime järgi;
koha kasutuse järgi: aktiivne, tulevikus, lõpetatud;
on hev: kas lapsel on hariduslikud erivajadused;
haridusasutuse poolne staatus: märkimata, kinnitatud.
...
Nimekirjas saab klikkida lapse isikukoodi peal, mis viib lapse andmete vaatesse, või rühma nime peal, mis viib rühma laste nimekirja vaatesse.
Lapse andmete vaates on toodud lapse põhiandmed, HEV andmed (erivajadused ja tugiteenused), paigutamise andmed antud lasteaias (mis rühmades laps on olnud), lapsevanema kontaktandmed (kui olemas).
...
Andmete muutmiseks on nupud [Muuda andmeid] ja [Muuda HEV andmeid]. Nupp [Küsi andmeid] lapsevanema kontaktandmete kastikeses teeb päringu Rahvastiku-registrisse. Lapsevanema kontaktandmeid päringuga ei saa, need on olemas vaid siis, kui vanem on korra Arnosse sisse loginud ja oma kontaktandmed sisestanud.
Kui lapsele pakutud koht on vastu võetud aga laps ei ole veel lasteaia poolt kinnitatud (Lapse asutusepoolne staatus on: Märkimata), siis ei saa asutuse esindaja muuta rühma nimekirjas lapse andmeid (nupp [Muuda] puudub).
...
6.2. Lapse andmete muutmine
[Muuda andmeid] nuppu vajutades tuleb selline aken ette:
...
Lasteasutuse esindaja saab sisestada tegeliku elukoha andmed, lisada märkuse ja muuta lapse emakeelt. Lasteasutuse esindaja märkus on nähtav Haridusosakonna ametnikule ja ka vastupidi, ametniku märkus on nähtav lasteasutuse esindajale (kui on olemas).
6.3. HEV andmed
Lasteaia lapse HEV andmed sisestatakse käsitsi.
Arnosse ei tule automaatselt faili EHISest nõustamiskomisjoni otsusega.
Vanem saab vaid ise taotluse esitamisel nõustamiskomisjoni otsuse taotlusele lisada.
Selleks, et hiljem saaks kontrollida, miks üks või teine erivajadus oli märgitud, tuleb nõustamiskomisjoni otsust vaadata kas taotluse pealt või kui lapsevanem ei ole seda taotlusele lisanud, siis küsida lapsevanema käest.
Tugiteenust ei saa lisada ilma erivajaduseta.
Kui laps jätkab uuel õppeaastal samas lasteaias, siis erivajadused ja tugiteenused, mis on alushariduses lasteaia poolt märgitud ei kao EHISes õppeaasta vahetusega.
Kui laps jätkab uuel õppeaastal samas lasteaias, siis erivajadused ja tugiteenused, mis on alushariduses lasteaia poolt märgitud, kopeeritakse ka üle järgmisesse õa-sse. Lisaks, kui uuest õa-st rühm ja lapsed kustutada, siis kustutatakse ka tollest õa-st erivajadused/tugiteenused ja hiljem kopeeritakse uuesti üle.
Uussisserändaja (UA) - Märgitakse õpilase puhul, kes on pärast 24. veebruarit 2022 saabunud Eestisse sõjapõgenikuna Ukrainast ning alustab õpinguid Eesti haridussüsteemis.
...
Lapse andmete vaates vajutades nupule [Muuda HEV andmeid] saab lasteasutuse esindaja muuta lapse erivajadusi ja tugiteenuseid:
...
Kui HEV andmed on olemas, siis kuvatakse need eraldi kastikeses lapse põhiandmete kõrval või all (olenevalt ekraani suurusest).
Kui erivajadused ja tugiteenused on olemas, siis on nende muutmiseks nupp [Muuda] ka andmete kastikese sees.
...
7. Taotlused
Lasteasutuse esindaja näeb menüüs "Taotlused" nende laste taotlusi, kes on tema asutusse tulnud: 
...
8. Rühmad
8.1. Rühmade nimekiri ja andmete muutmine
...
Kui lisada Arnosse rühm ja rühma EHIS-ID:
Olemasolev rühm = EHISes olemasolev rühm. Arnosse tuleks lisada see EHISe rühma ID, mis EHISes parasjagu on. Muidu läheb EHISesse topelt või saab vea, et sellise nimega rühm on juba olemas.
Uus rühm = rühm, mida EHISes veel ei ole, aga mis lisatakse esmalt Arnosse. Nüüd pärast Arnosse lisamist jõuab uus rühm ka EHISsse ja sealt kaudu saab Arno EHIS-id ja lisab selle rühmale. NB: EHIS-id lisab Arno rühma külge siis, kui toimub rühma lisamise päringu saatmine ja mitte siis, kui toimub rühma muutmise kirje saatmine. Probleeme võib tekkida, kui lisamise kirje on ära tühistatud. Ehk siis rühm saab EHIS-id külge siis, kui esimene laps alustab rühmas ja tema saadetakse EHISesse.
...
Rühmasid on 3 liiki: tavarühm, HEV rühm ja sobitusrühm. Tavarühmas on lapsed, kes ei kasuta HEV kohta, HEV rühmas on kõigil lastel HEV koht ja sobitusrühmas on nii HEV kohta kui ka tavakohta kasutavaid lapsi. 
...
Lasteasutuse esindaja saab näha rühma laste nimekirja, vajutades nuppu [Laste nimekiri]. Rühma andmete muutmiseks on nupp [Muuda]:
...
Munitsipaallasteaia taotlustel on võimalik valida õppekeeleks "vene keel" ka siis, kui lasteaias on märgitud rühma andmete vaatesse rühma keeleks eesti (keelekümblus).
Rühma andmete muutmise vaates saab muuta rühma põhiandmeid: nimetus, liik, keel, märkus. Lisaks saab sisestada vabu kohti vanuste kaupa, selleks on tabel "Kohtade arv vanuste kaupa" rühma põhiandmete all: 
...
Lasteasutuse esindaja saab kohti muuta, näiteks tõsta 5-aastase vaba koha hoopis 4-aastasele. Antud näite puhul peaks kindlasti alles jääma 1 koht 5-aastasele ja 13 kohta 6-aastastele, sest need kohad on juba kinni.
Sobitusrühma korral on antud tabel natuke teistsugune, sest eraldi tuleb sisestada tava- ja HEV kohtade arvud: 
...
HEV rühmas ei sisestata kohtade arvu vanuse kaupa, vaid kõik kokku:
...
Vabad kohad rühmades vanuste kaupa on näha rühmade nimekirjas:
...
Rühmade nimekirjas saab teha järgmisi tegevusi: Kopeeri rühmad, CSV eksport: lapsed, CSV eksport: liikumised.
Kopeeri rühmad tähistab rühmade üleviimist järgmisesse õppeaastasse. Järgmisesse õppeaastasse kopeeritakse rühmad ja kõik lapsed, kes ei ole märgitud sel õppeaastal lõpetajateks. Rühmade kopeerimist pole hea teha liiga vara, kuid selle peab ära tegema enne masskomplekteerimist, et teaks, palju on järgmiseks õppeaastaks lasteaedades vabu kohti. Haridusosakonna ametnik annab märku, millal on vaja rühmad kopeerida.
CSV eksport: lapsed tagastab Excelis avatava faili kõikide rühmade laste nimekirjast. Lisaks laste andmetele on toodud ka vanemate andmed ja kontaktid, kui need on olemas.
CSV eksport: liikumised tagastab Excelis avatava faili laste liikumistest mingil ajaperioodil: lasteasutusse juurde tulnud lapsed, lasteasutusest lahkunud lapsed, rühmavahetuse teinud lapsed. Asutuse esindaja saab valida ajavahemiku: 
...
Lisaks saab valida ka õppeaasta, paigutuse põhjuse ja kas liikumise suunad – saab teha ekspordi ka ainult lahkunud või ainult lisandunud lastest.
Vabad kohad vanusevahemikuna
Rühma kohtade arvu märkimine vahemike kaupa
Kui Arnos on kasutusel vabad kohad vanusevahemikuna, saab rühma andmetes märkida kohtade arvu üle mitme vanuse kokku. Näiteks liitrühma puhul võiks märkida nii:
...
Rühmas on kohad lastele vanuses 2 - 7 ja kui vabaneb koht, siis võib ta olla ükskõik mis vanuses selles vahemikus.
...
Rühma laste nimekirjas saab näha laste nimekirja, kes käivad (käisid) antud rühmas: 
...
Nimekirjas on toodud lapse isikukood, vanus (30.09 seisuga), nimi, koormus, õppima asumise kuupäev, lõpetamise kuupäev (vaikimisi lapse 7-aastaseks saamise aasta 31.08), lõpetamise põhjus ja lõpetaja roll, kui laps lahkub lasteaiast varem, staatus.
Kui lasteaial on leping, siis kuvatakse nimekirjas ka lepingu staatus.
Sobitusrühmas on üks veerg juures, mis näitab, kas laps kasutab HEV kohta või mitte:
...
| Märkus |
|---|
Mõnikord võivad osad tulevikus alustavad lapsed olla kuvatud nimekirjas hallis kirjas koos sulgudes järjekorra numbriga. Need on lapsed, kes ei võta ära rühmas eraldi kohta, vaid jätkavad kellegi teise lapse kohta, kes lahkub rühmast enne hallis kirjas lapse rühmas alustamist. Sulgudes järjekorranumber viitab selle lapse järjekorra numbrile, kelle kohta antud lapse jätkab. Sel juhul võib rühma nimekirjas olla reaalselt 10 last, aga täidetud kohtade arvuks kuvatakse 9, kuna kaks last kasutavad sama kohta, ajaliselt erinevatel perioodidel. |
...
Rühma laste nimekirjas lapse rea lõpus on nupp [Muuda], mis avab järgmise dialoog-akna:
...
Muuta saab õppima asumise kuupäeva, lõpetamise kuupäeva, lõpetamise põhjust, koormustkuutasu, uue kuutasu kehtivuse algust, päevade arvu nädalas, uue koormuse kehtivuse algust, koha kasutamise tingimusi (kohustuslik poolekoormusega kohtade puhul), märkust. tingimust ning märkust. Lisaks on olemas sobitusrühmas võimalus märkida, et „Kasutab HEV kohta" linnukest saab panna ainult sobitusrühmas.
.
Nii era- kui ka munisipaallasteaia esindaja saab lapse alustamise kuupäeva minevikku muuta vaikimisi maksimaalselt 20 päeva. (Päevade arvu saab vähendada seadistusega la_koha_piirang).
Lõpetamise põhjuse all on linnuke (vaikimisi valitud) "Märgi lõpetajateks ka teistel õppeaastatel". See on vajalik juhul, kui märgitakse lõpetamise põhjus ning rühma lapsed on kantud üle juba järgmisesse õppeaastasse – ehk siis laps märgitakse lõpetajaks mõlema õppeaasta rühmas.
...
Kui lapse lõpetamise kuupäev on möödunud ning lapse andmed on saadetud EHISesse, siis pole võimalik enam lapse õppima asumise kuupäeva, lõpetamise kuupäeva ja lõpetamise põhjust muuta.
...
Koha peatamine
Rühma laste nimekirjas rea lõpus on nupp [Peata], millega saab teha lapse koha kasutamise peatamisel. Nupp avab dialoogakna peatamise ajavahemiku sisestamiseks:
...
Peatamise vahemik peab olema vähemalt 9 kuud (KOViti võib see olla erinev). Peatamise tulemusena lõpetatakse lapse olemasolev koht ja luuakse talle samasse rühma tulevane koht.
Kui peatamise alguskuupäev on tulevikus, on laps rühma nimekirjas selle kuupäevani nähtav, lõpetamise kuupäeva järel on märkus "peatatud" ja rea lõpus on nupp [Tühista peatamine]. 
...
Kui peatamise kuupäev on minevikus, kaob laps nimekirjast ära (tuleb nähtavale, kui vajutada nuppu "Näita ka lõpetanuid"). Nähtavale tuleb lapse tulevane paigutus antud rühmas:
...
Kuna lapse koha kasutus algab tulevikus, siis on selle peatamise tõttu antud rühmas üks ajutiselt vaba koht.
...
Rühma laste nimekirjast saab märkida lapse lõpetajaks, valides linnukesega üks või mitu last: 
...
Seejärel vajutades nuppu [Märgi lõpetajaks] laste nimekirja tabeli kohal, tuleb ette dialoogaken, kus saab märkida lõpetamise kuupäev. Kindlasti tuleb valida ka põhjus (vastasel juhul ei saadeta lõpetamist korralikult EHISesse) ja soovi korral sisestada märkuse: 
. Lõpetamise kuupäev ja lõpetamise põhjus on kohustuslikud väljad. Lõpetamise põhjus on vajalik selleks, et saata lõpetamist korralikult EHISesse.
Soovi korral võib sisestada märkuse.
...
"Märgi lõpetajaks ka teistel õppeaastatel" on oluline juhul kui lapse rühm on kopeeritud juba järgmisesse õppeaastasse.
...
Rühmavahetuseks tuleb linnukesega valida üks või mitu last ja seejärel vajutada nuppu [Tõsta teise rühma] tabeli kohal. Avanevas dialoogaknas tuleb valida rühmavahetuse kuupäev (vaikimisi tänane) ja rühm, kuhu soovite valitud last/lapsi tõsta. Soovi korral võite sisestada ka märkuse.
Siit samas saab lapse üle tõste teise rühma jooksval õppeaastal, pannes lapse nime vastas linnukest ja vajutades nuppu ülevalt [Tõsta teise rühma], tuleb ette aken, kus saad valida mis kuupäevast ja kuhu rühma soovid lapse üle viia:
...
Rühmavalikus näidatakse kõiki rühmasid, kus on mõni vaba koht. Vajutades [Tõsta teise rühma] tehakse kontroll, kas valitud rühmas on olemas vabad kohad valitud vanuses lapsele/lastele. Kui kohti ei ole, antakse veateade:
...
| Märkus |
|---|
Kui tuleb laps tagasi panna (vale või enam mitte aktuaalne rühmavahetus, mis on tulevikus), siis tuleb teha uus rühmavahetus uues rühmas. Viimaseks kuupäevaks uues rühmas panna kuupäev, mis on enne alustamist. Kui alustamise kuupäev jõuab kätte, siis õiges rühmas muutub lapse lõpetamise kuupäev õigeks. Näide: kui rühmavahetus jõustub 01.09.2023, siis tuleb seal uues rühmas lõpetamise kuupäevaks märkida 31.08.2023. |
Laste ümbertõstmine filiaalide vahel vahel
Kui antud seadistus on peal, siis saab rühmade laste nimekirjas tõsta last teise majja.
...
On vaja panna linnuke lapse vastas ning vajutada nupule [Tõste teise maja rühma]:
...
Siis tuleb ette aken, kust saab valida kuhu maja, mis rühma ning mis kuupäevast soovite last ületõsta:
...
Näita ka lõpetanuid
Nupuga [Näita ka lõpetanuid] saab näha ka neid lapsi, kes on antud rühmast ära läinud ning nupuga [Peida lõpetanud] saad neid peita: 
...
Teavituste saatmine
Nupuga [Saada teavitused] saab saata rühmas olevatele lastele teavitusi. Teavitusi saab saata üksikutele lastele (märkida lapse ette linnuke) või tervele rühmale korraga (märkida linnuke järjekorra numbri ette).
...
Nupule [Saada teavitused] klõpsates avaneb teavituse saatmise hüpikaken, kus on ära toodud lapsed, kelle vanematele kiri saadetakse. Sulgudes on arv, mitu kirja lapse kohta saadetakse vastavalt vanemate e-mailide olemasolule.
...
Väljad "Kirja saaja epost", "Kirja teema", "Kirja sisu" ja "Kirja allkiri" on muudetavad, väli väljad "Valitud lapsed" ja "Vanemate e-mailid" ei ole muudetavmuudetavad.
Pärast vajalike väljade täitmist klõpsata nupule [Saada teavitused]. Seejärel kinnitatadakinnitada, et soovite teavitusi saata klõpsates nupule [OKJah].
Kui teavitused on saadetud, kuvatakse vastavasisuline teade, mille võib nurgast kinni panna.
Teavitusi ei saadeta välja kohe, vaid kirjad lisatakse saatmisjärjekorda.
...
Saadetud teavitusi saab näha teavituste logist, klõpsates nupule [Teavituste logi].
...
Avaneb teavituste logi vaade.
...
Teavituste logi tabelis on järgmised veerud: Tegevuse hetk, kasutaja, saaja e-mail, laps, teema, sisu ning tulemus. Logi kõik veerud on sorditavad, kasutaja, saaja e-mail, laps, teema, sisu ning tulemus. Logi kõik veerud on sorditavad.
Tulemuse veerus on võimalikud staatused: Saatmata (kirja pole veel välja saadetud), Korras (kiri on edukalt välja saadetud), Ebaõnnestunud (Kirja saatmine keelatud), Korduvalt ebaõnnestunud (saatmine peatatud) (Kirja saatmine keelatud) ning Tühistatud. Tühistada saab kirja ainult ametnik. Ebaõnnestunud kirja saatmise puhul võib tegemist olla näiteks vigase e-maili aadressiga.
CSV eksport
Nupuga [CSV eksport] saab eksportida laste nimekirja Excelis avanevasse faili.
...
Kui rühm ei ole veel kopeeritud järgmisesse õppeaastasse, saab seda teha ka rühma laste nimekirja vaatest. Tabeli kohal paremas ääres on kiri [Kopeeri õa-sse 2017/18] ja nupp [Rühm lastega]:
...
Lasteaia rühmi saab kopeerida järgmisesse õppeaastasse ka siis, kui rühmal ei ole EHIS-ID'd. Seda, kas rühm on juba kopeeritud, vaatame:
a) Ehis ID järgi, kui rühmal on see olemas, või
b) rühma nime järgi, kui rühmal puudub Ehis-ID.
...
NB! Kopeerimise järel avatakse ülekantud rühma laste nimekiri, ehk siis järgmise õppeaasta rühma nimekiri. Rühma õppeaasta on toodud lehe pealkirjas rühma nime järel:
...
NB: Lasteaia rühma laste kopeerimine järgmisesse õppeaastasse jätab märkimata staatuses lapsed kopeerimata. Kuvatakse vastav teade kollases kastis: Laps(ed), kes jäid rühmast XXX järgmisesse õppeaastasse kopeerimata, kuna puudus staatus: NIMI 1, NIMI 2 jne.
...
Juhul kui rühma soovitakse kopeerida kaugemasse tulevikku (Nt. ülejärgmisesse ÕA-sse), kuvatakse hoiatus: Kas te tõesti soovite kopeerida rühma nii kaugele tulevikku?
...
Kui siiski on soov kopeerida rühm(ad) kaugemale tulevikku, klõpsake nupule [Jah].
Rühmade kopeerimine korraga järgmisesse õppeaastasse
Selleks vajuta nuppu [Kopeeri rühmad].
...
Järgmiseks avaneb Teil vaade "Rühmade kopeerimine". Linnutage enda jaoks vajalikud rühmad ning vajutage nuppu [Kopeeri].
...
Ning nüüd on rühmad kopeeritud järgmisesse õppeaastasse.
...
Laste kopeerimine järgmisesse õppeaastasse
Kui rühm on järgmisesse õppeaastasse juba kopeeritud, siis muutub nupu nimi: 
...
Nüüd saab järgmisesse õppeaastasse kopeerida lapsi, kes olid enne märgitud lõpetajateks, aga jäävad siiski lasteasutusse edasi, näiteks koolipikenduse saavad lapsed. Lapsed tuleb valida nimekirjas linnukesega ja vajutada nuppu [Valitud lapsed]. Avanevas aknas saab sisestada kuupäeva ja valida järgmise õppeaasta rühma, kuhu laps kopeerida:
...
Kuupäeva lahter: tavaliselt sinna pannakse kuupäev, mis kuupäevast laps reaalselt selles rühmas alustab. Kui tegu on õa vahel kopeerimisega, siis tasub sinna lahtrisse panna nt 01.09.XXXX või hilisem kuupäev, millal ta päriselt seal rühmas uuel õa käima hakkab.
Lapse kopeerimine järgmisesse õppeaastasse on võimalik ka siis, kui antud laps juba on uues õppeaastas, juhul kui:
lapse staatus on 'Ebatõenäoline';
lapse lõpetamise kuupäev on enne uue õppeaasta algust (varasem kui 01.09.);
laps on negatiivse perioodiga: lõpetamine on enne alustamist.
Laste HEV andmed kopeerimisel
Kui lapsel oli mingid HEV andmed küljes, siis kopeerimisel liiguvad järgmisesse õppeaastasse üle ka lastele märgitud HEV-andmed. Näiteks Uussisserändaja (UA).
Kui lapselt kustutada erivajadused ja alles siis kopeerida rühm järgmisesse aastasse, siis eelneval õppeaastal olnud erivajadused uude õppeaastasse kaasa ei tule.
Juhul kui last/lapsi soovitakse kopeerida kaugemasse tulevikku (Nt. ülejärgmisesse ÕA-sse), kuvatakse hoiatus: Kas te tõesti soovite kopeerida last/lapsi nii kaugele tulevikku?
...
Kui siiski on soov kopeerida laps(ed) kaugemale tulevikku, klõpsake nupule [Jah].
"Vahepealse" lasteasutuse määramine lapsele
...