1. Avaleht

Asutuse esindaja avalehe vaade.

Open

Asutuse esindaja jaotises kuvatakse selle asutuse link, mida sisseloginud kasutaja esindab.

Õppeaasta jaotises paistab info lasteaia tööjärje kohta.

Asutuse esindaja näeb jaotises "Arvud" statistikat oma asutuse kohta: õppekohtade arv; lapsi nimekirjas kokku; pakutud kohad; vabade kohtade arv; kinnitatud lapsed; märkimata staatusega lapsed ning paigutus tühistatud (varasem nimi: ebatõenäolised) laste arv.

Open

Avalehel kajastuvad ka asutuse vabad kohad vanuse järgi:

Open

Avalehel on asutuse esindajal olemas otsingu nupp, kust ta saab otsida lapse kohta informatsiooni, sisestades kas lapse nimi või isikukood (täielikult või poolikult):

Open

"Leia soovija" teema on käsitletud peatükis Asutuse esindaja vaade

Avalehel on samuti koha soovijaid jooksvas õppeaastas (+ eelmistest õppeaastatest ootele jäänud soovijad) vanuste kaupa. "Kokku" tulbas on kõik munitsipaallasteaiakoha soovijad kokku ning "Minu HA" (= haridusasutus) tulp näitab, palju lapsi soovib tulla lasteaia esindaja haridusasutusse.

Open

"Teatised" jaotises näeb asutuse esindaja uute teatiste arvu. Klikkides tekstile "vaata teatisi" tuleb ette teatiste tabel.

"Lapsevanema poolt lõpetatud kohad" tabelis on kajastatud lapsevanema poolt viimase 30 päeva jooksul lõpetatud kohad.

Open

Pakutud kohtade tabelis paistavad viimase 30 päeva pakkumised.

Open

2. Jooksev komplekteerimine

Jooksev komplekteerimine on olukord, kus lasteasutuse esindaja pakub oma asutuses tekkivaid vabu kohti jooksvalt välja taotluse esitanud vanematele.
Koha pakkumiseks on kastike "Leia soovija" avalehel. Ripploendist saab valida, mis vanuses lapsele kohta pakkuda ning kohasoovija leidmiseks tuleb vajutada nuppu "Leia":

Open

Kui valitud vanusele on soovijad olemas ning asutusel on olemas vaba koht, siis tuleb ette koha pakkumise vaade, kus on näha soovija lapse ja vanema andmed.

Open

Kui vabu kohti on mitmes rühmas, saab lasteaia esindaja valida, millise rühma kohta pakkuda.

Open

Lasteaia esindaja näeb "Pakutud kohtade" tabelit avalehel.

Open

Koha pakkumise tegemisel süsteem kontrollib koha alustamise kuupäeva ja õppeaasta sobivust (nt kui koha alguskuupäev on alates 01.09.2026, peab olema valitud õppeaasta 2026/27):

Open

Võib juhtuda, et lasteaia esindaja saab soovija leidmisel järgmise veateate:

Open

Kui lasteaia esindaja näeb, et tema lasteaeda soovib tulla mõni 6-aastane laps, kuid "Leia soovija" tagastab ikkagi antud vea, võib põhjuseid olla mitmeid:

• lapsevanemale on pakkumine antud lasteaeda juba tehtud;

• lapsevanem on pakutud kohast loobunud;

• lapsevanem soovib kohta kaugemas tulevikus kui kolme kuu jooksul.

Kui jooksev komplekteerimine on Haridusosakonna ametniku poolt (ajutiselt) suletud, näeb lasteaia esindaja järgnevat pilti:

Open

NB1!: “Leia soovija” ei arvesta 01.09.2025 aastal vastu võetud alusharidusseaduse reegleid.

NB2! Kui lasteaiaesindajad näevad kogu valla/linna taotluste nimekirja, siis antud vaates rakendatakse "menetlemise tähtaja reegel". Sellest saab lugeda siin: Taotluse menetlemine

3. Kohtade pakkumine ametniku poolt

Osadel juhtudel tegeleb kohtade pakkumisega Haridusosakonna ametnik, mitte lasteaia esindaja. Need juhud on:

1. masskomplekteerimine – korraga menetletakse ära suurem hulk taotlusi;

2. kohtade pakkumine hariduslike erivajadustega lastele;

3. ametnik teeb ise jooksvaid koha pakkumisi (taotluse vaates).

(1) ja (3) korral võib olla jooksev komplekteerimine lasteaedadele suletud.

4. Lasteaiakoha pakkumine ning koha kinnitamine/tühistamine

4.1. Pakutud kohad

Lasteasutuse esindaja näeb avalehel tabelit "Pakutud kohad", kus on nähtavad viimase 30 päeva pakkumised, aga on võimalik vaadata ka kõiki pakkumisi tabelis "Lasteaiakoha pakkumiste logi" vajutades linki "Vaata kõiki".

Pakkumisi saab filtreerida lapse nime, pakkumise põhjuse ning haridusasutuse poolse staatuse järgi.

Open

Pakkumise tabelis on näha järgmised andmed:

• Aegub – kui pakkumine on tähtajaline, siis selle aegumisaeg;

• Hetk – pakkumise tegemise hetk;

• Lapse nimi;

• Rühm;

• Õppeaasta;

• Põhjus – MK 1 etapp, MK 2 etapp (MK = masskomplekteerimine), ametnik pakkus, LA esindaja pakkus;

• Staatus – aktiivne, vastuvõetud, loobutud, tühistatud, aegunud; "vastuvõetud (vaikimisi)" staatus tähendab, et pakkumine on kohe peale tegemist staatuses "vastuvõetud", ilma et vanem peaks selle veel kinnitama;

• Vastatud – vastamise aeg, kui vanem on pakkumisele vastanud;

• Loobumise põhjus – kui vanem loobus pakkumisest, siis mis põhjusel;

• Haridusasutuse poolne staatus – kas lasteasutus on lapse koha kinnitanud;

• Koha kasutamise algus – enne lasteasutuse poolset kinnitamist on kuupäev vanema poolt soovitud koha kasutamise algus; lasteasutuse esindaja saab kinnitamisel kuupäeva muuta ja peale kinnitamist on tegemist kuupäevaga, millest alates hakkab lapsevanem maksma kohatasu;

• Koht vaba kuni – ajutise koha puhul kuupäev, milleni koht on vaba;

4.2. Lapse kinnitamine lasteaeda

Kui lapsevanem on pakutud koha vastu võtnud, peab asutuse esindaja lapse lasteasutusse veel kinnitama.

Open

Kinnitamisel tuleb valida rühm ja sisestada koha suurus.

Koha kasutamise alguskuupäev on vaikimisi täidetud (=taotleja poolt sisestatud kuupäev).

Koha kasutamise lõpukuupäev on vaikimisi täidetud: 7-aastaseks saamise õppeaastal 31. august (kui konkreetses Arnos ei ole seadistatud teisiti). Kuupäeva saab muuta.

4.3. Lapse paigutuse tühistamine

Kui selgub, et laps siiski ei tule lasteaeda, siis hetkel, kui lasteaia esindajal on kord laps lasteaeda kinnitada, tuleb vajutada nupule "Tühista paigutus".

Open

Juhul kui lapsevanem soovib jääda lasteaia järjekorda edasi, peab lasteasutuse esindaja enne või pärast paigutuse tühistamist võtma ühendust oma KOV-i ametnikuga, et ametnik taastaks pakkumise.

Pakkumise taastamisel taastatakse ka taotlus ning laps jääb järjekorda edasi. Kui paigutus tühistatakse, märgitakse taotlus tagasilükatuks ning laps eemaldatakse järjekorrast. Seetõttu on taotluse taastamine väga oluline samm, mida lasteasutuse esindaja ise teha ei saa.

Kui lasteasutuse esindaja ei tühista lapse paigutust ja võtab kohe ühendust oma KOV-i ametnikuga, on KOV-i ametnikul kaks valikut:

1. KOV ametnik vajutab taotlusel nuppu "Loobu kohast", valib sobiliku põhjuse ja taotlus läheb tagasi järjekorda (olenevalt ka muidugi põhjuse valikust).

Open

2. KOV ametnik vajutab taotlusel nuppu "Taasta", "Taasta" nupp taastab kohapakkumise, siis on võimalik vanemal ise Arnos uuesti kohast loobuda ja valida põhjus, miks kohast loobuti ja kui siis ka vanem ei taha ise kohast loobuda, on ka ametnikul kohast loobumise nupp vanema eest olemas.

Open

Kui lapsele pakutud koht on vastu võetud aga laps ei ole veel lasteaia poolt kinnitatud (Lapse asutusepoolne staatus on: Märkimata), siis ei saa asutuse esindaja muuta rühma nimekirjas lapse andmeid (nupp "Muuda" puudub).

Lapse lasteaeda kinnitamiseks tuleb minna avalehele, leida tabelist "Pakutud kohad" vastav laps, vajutada nupule "Kinnita", sisestada vajalikud andmed ning kinnitada laps lõplikult.

Open

5. Lasteasutuse lepingu loomine

Kui süsteem on seadistatud nii, et asutused saavad Arno kaudu lasteasutuse lepinguid luua, siis saab haridusasutuse esindaja pärast lapse koha kinnitamist lepingu luua. Kui lasteaias kasutatakse lepinguid, siis lapse kinnitamise järel luuakse leping.

Open

"Loo leping" nupule vajutamisel suunatakse kasutajat lepingu genereerimise vaatesse:

Open

Lepingu loomisel saab valida, kas leping genereeritakse või see lisatakse manuaalselt.

5.1. Lepingu genereerimine Arnos

"Lepingu kehtivuse algus" ja "Lepingu kehtivuse lõpp" on vaikimisi eeltäidetud lapse koha kasutamise alguskuupäevaga ja lapse koha kasutamise lõpukuupäevaga vastavalt.

Open

Vajutades nupule "Genereeri leping" tulevad võimalused, kas ID-kaardiga, Mobiil-IDga või Smart-IDga allkirjastamine:

Open

Kui leping on lasteaiaesindaja poolt allkirjastatud, vanema poolt allkirjastamata, siis on võimalik veel leping ka tühistada. Selleks on nupp "Tühista leping".

Open

Lepingu kinnitajaid mõlemad osapooled saavad näha "Vaata kinnitajaid" all.

Open

5.2. Lepingu laadimine failina

Juhul, kui leping oli tehtud väljaspool Arnot ning teil on olemas selle kohta fail arvutis, saate faili süsteemi laadida.

Open

Kui lisatud dokument on allkirjastatud fail ja mõlemad allkirjad on olemas nii taotleja, kui asutuse esindaja oma, siis nupu vajutamisel "Loe allkirjad failist" täidetakse Allkiri 1 ja Allkiri 2 andmed automaatselt:

Open

Open

Asutuse esindaja peab ise Kasutaja rolli määrama.

Kui lisatud fail ei ole digiformaadis või puuduvad mõlemad allkirjad, siis pärast lepingu faili lisamist tuleb sisestada Taotleja ja Asutuse esindaja andmed: isikukood, eesnimi ja perekonnanimi ning määrata kasutaja roll.

Lepingu loomiseks tuleb vajutada nuppu "Salvesta failina lisatud leping".

Open

Pärast lepingu salvestamist suunatakse kasutajat lepingu andmete vaatesse.

Open

5.3. Vanem soovib loobuda pakutud kohast hetkel, kui on lasteaiaesindaja kord laps lasteaeda kinnitada

Siin on kaks võimalust:

1. Lasteaiaesindaja vajutab nuppu "Tühista paigutus".
   Juhul, kui lapsevanem soovib jääda lasteaia järjekorras edasi, siis lasteaiaesindaja võtab oma KOV ametnikuga ühendust, et ametnik taastaks taotluse. Taotluse taastamine on väga oluline samm, kuna lasteaiaesindaja seda ise teha ei saa ja paigutust tühistades läheb taotlus tagasilükatuks ja enam järjekorras ei ole.

Open

2. Lasteaiaesindaja ei vajuta ühtegi nuppu, võtab kohe ühendust oma KOV ametnikuga. KOV ametnikul on kaks valikut:
   2.1 KOV ametnik vajutab taotlusel nuppu "Loobu kohast", valib sobiliku põhjuse ja taotlus läheb tagasi järjekorda (olenevalt ka muidugi põhjuse valikust).
   2.2 KOV ametnik vajutab taotlusel nuppu "Taasta". "Taasta" nupp taastab kohapakkumise ja nii on võimalik vanemal ise Arnos uuesti kohast loobuda ja valida põhjus, miks kohast loobutakse. Kui ka siis vanem ise loobumist ei tee, saab ka ametnik kohast loobumise teha.

6. Lasteasutuse taotlused

6.1. "Taotlused" menüü

Lasteasutuse esindaja näeb menüüs "Taotlused" nende laste taotlusi, kes on tema asutusse kinnitatud.

Lasteaia taotluste tabel

Open

Lapse andmed on lingitavad ja viib lapse taotluse vaatesse.

Taotluste andmeid saab eksportida vajutades nupule "Excel eksport".

Lasteasutusest lahkumise taotluste tabel

Sõltuvalt KOV seadistusest kas taotlus on pärast esitamist:

1. kohe automaatselt staatuses “Menetletud”

2. staatuses “Menetlemisel” → sel juhul tuleb lasteaiaesindajal lahkumise taotlus menetleda ja seejärel kinnitatakse lapse lahkumise kuupäev.

Open

6.2. Lasteasutusest lahkumise taotlus - asutuse esindaja saab automaatkirja

Kui lapsevanem esitab lasteasutusest lahkumise taotluse, saab lasteaia esindaja sellest kohe e-maili teavituse.

Kiri saadetakse asutuse andmetes määratud teavituse emaili aadressidele.

Open

Kui neid ei ole märgitud, saadetakse kiri kõikidele asutuse esindajatele.

7. Lapsed

7.1. Laste nimekiri

Menüüvalikust "Lapsed" näeb lasteasutuse esindaja kõiki oma lasteasutuse lapsi, nii aktiivseid koha kasutajaid, tulevikus koha kasutajaid, kui ka lasteaiast lahkunud lapsi.

Laste nimekirja saab filtreerida:

• Lapse isikukoodi või nime järgi;

• Vanema isikukoodi või nime järgi;

• On HEV: kas lapsel on hariduslikud erivajadused;

• HEV: hariduslikute erivajaduste väärtused;

• Rühma nime järgi;

• Haridusasutuse poolne staatuse järgi: märkimata, kinnitatud, garandiikiri puudub (kui on kasutuses);

• Koha kasutuse järgi: aktiivne, tulevikus, aktiivne/tulevikus, lõpetatud;

• Laps on KOV: kas laps on KOV või mitte.

Open

Nimekirjas saab klikkida lapse isikukoodi peal, mis viib lapse andmete vaatesse, või rühma nime peal, mis viib rühma laste nimekirja vaatesse.
Lapse andmete vaates on toodud lapse põhiandmed, HEV andmed (erivajadused ja tugiteenused), paigutamise andmed antud lasteaias (mis rühmades laps on olnud), lapsevanema kontaktandmed (kui olemas).

Open

Nupp "Küsi andmeid" lapsevanema kontaktandmete kastikeses teeb päringu Rahvastikuregistrisse. Lapsevanema kontaktandmeid päringuga ei saa, need on olemas vaid siis, kui vanem on korra Arnosse sisse loginud ja oma kontaktandmed sisestanud.

Open

7.2. Lapse andmete muutmine

Lapse andmete muutmiseks on nupp "Muuda andmeid".

Open

Avaneb lapse andmete muutmisvaade:

Open

Lasteasutuse esindaja saab sisestada tegeliku elukoha andmed, lisada märkuse ja muuta lapse emakeelt. Lasteasutuse esindaja märkus on nähtav Haridusosakonna ametnikule ja ka vastupidi, ametniku märkus on nähtav lasteasutuse esindajale (kui on olemas).

7.3. HEV andmed

Alates oktoobrist 2025 muutus alusharidusõpilase erivajaduste ja tugiteenuste vaade.
Uuest vaatest saab lugeda siin: Lasteasutuse lapse HEV andmed .
Juba olemasolevate laste erivajadused ja tugiteenused viidi automaatselt üle 08.10.2025. Täpsemalt saab lugeda siin: Lasteasutuse lapse HEV andmed alates 01.09.2025 .

HEV-andmete excel eksporti saab teha vaatest “Rühmad” exceli ikooni alt valides “Excel eksport: HEV lapsed”. Õigus on nii lasteaiaesindajal kui ka ametnikul.

Open

8. Rühmad

8.1. Rühmadega seotud tegevused

Menüüs "Rühmad" näeb lasteasutuse esindaja oma asutuse rühmade andmeid ja saab teha rühmadega seotud tegevusi. 

Open

Rühmade nimekirjas asutuse esitaja saab teha järgmisi tegevusi: Õppehooned; Kopeeri rühmad; CSV eksport: Lapsed; CSV eksport: liikumised.

Õppehooned. Õppehoonetest saab täpsemalt lugeba siit: Asutuse esindaja vaade.

Kopeeri rühmad tähendab rühmade üleviimist järgmisesse õppeaastasse. Järgmisesse õppeaastasse kopeeritakse rühmad ja kõik lapsed, kes ei ole märgitud sel õppeaastal lõpetajateks. Rühmade kopeerimist pole hea teha liiga vara, kuid selle peab ära tegema enne masskomplekteerimist, et teaks, palju on järgmiseks õppeaastaks lasteaedades vabu kohti. Haridusosakonna ametnik annab märku, millal on vaja rühmad kopeerida. Täpsemalt saab lugeda siit: Asutuse esindaja vaade

Excel eksport: Lapsed tagastab Excelis avatava faili kõikide rühmade laste nimekirjast. Lisaks laste andmetele on toodud ka vanemate andmed ja kontaktid, kui need on olemas.

Excel eksport: Liikumised tagastab Excelis avatava faili laste liikumistest mingil ajaperioodil: lasteasutusse juurde tulnud lapsed, lasteasutusest lahkunud lapsed, rühmavahetuse teinud lapsed. Asutuse esindaja saab valida ajavahemiku:

Open

Lisaks saab valida õppeaasta, paigutuse põhjuse ja lasteaia liigi. Samuti saab märkida liikumise suuna(d): lisandumised, lahkumised ja muutused.

Kui fail on genereeritud, siis paistab vastav teade.

Open

8.2. Rühmade muutmine ja lisamine

Munitsipaallasteaia puhul on rühma lisamise õigus ainult ametnikul.

Lasteaia esindaja saab olemasoleva rühma juures muuta ainult liiki, õppehoonet, keelt ja lisada märkuse.

Open

Eralasteaedade ja -hoidude puhul saab rühmi lisada ja vabalt muuta nii ametnik kui ka asutuse esindaja.

Rühma lisamist saab algatada kas "Rühmad" tabelis

Open

Või ühe asutuse juures Rühmade tabelis:

Open

Avaneb "Rühma andmed" vaade:

Open

Nimetus, Liik ja Keel on kohustuslikuks täitmiseks. Väljadel "Liik" ja "Keel" on vaikimisi valitud esimene väärtus.

8.2.1 Arnosse uue rühma lisamine ja EHIS-ID loogika:

Olemasolev rühm = EHISes olemasolev rühm. Kui ametnik või eralasteasutuse esindaja lisab uue rühma, mille EHIS-id kattub juba olemasoleva rühmaga (jooksvas või varasemates/järgmistes õppeaastates), siis rühma andmete salvestamisel kuvatakse kasutajale veateade "Sellise EHIS-IDga rühm on juba olemas. Lisada tohib vaid täiesti uut, alustavat rühma. Kui teil on juba olemasolev rühm, siis tuleb see eelmisest õppeaastast üle kopeerida."

Open

Kui ametnik või eralasteasutuse esindaja muudab olemasoleva rühma EHIS-id, siis kuvatakse kasutajale hoiatus pop-up aknas "Kas olete kindel, et soovite antud rühma EHIS-ID muuta? Kui teil on vaja lisada täiesti uus ja alustav rühm, siis katkestage oma tegevus ning lisage palun uus rühm nupuga Lisa. Pop-up aknas on nupud "Jah/ei". Ei - katkestab tegevuse, Jah - muudab olemasoleva rühma EHIS-ID.

Open

Uus rühm = rühm, mida EHISes veel ei ole, aga mis lisatakse esmalt Arnosse. Nüüd pärast Arnosse lisamist jõuab uus rühm ka EHISsse ja sealt kaudu saab Arno EHIS-id ja lisab selle rühmale.

NB: EHIS-id lisab Arno rühma külge siis, kui toimub rühma lisamise päringu saatmine ja mitte siis, kui toimub rühma muutmise kirje saatmine. Probleeme võib tekkida, kui lisamise kirje on ära tühistatud. Ehk siis rühm saab EHIS-id külge siis, kui esimene laps alustab rühmas ja tema saadetakse EHISesse.

Vaherühm. Kui rühma andmetes "Saada andmed EHIS-esse" võtta linnuke maha (vaikimisi on alati peal), siis rühma enda andmeid ei saadeta EHIS-esse, aga selles rühmas olevaid lapsi ikka saadetakse. Antud seadistuse kasutamise eesmärgiks on olla nö vaherühm laste hoiustamiseks, aga kui lapsed reaalselt alustavad, siis tuleks lapsed tõsta nö õigesse rühma ümber. Kui EHIS ekspordi vealogisse tekib viga (Laps Rühma laps (lisa) Rühmal puudub EHIS-e ID), siis see pigem annab märku, et laps on vaja teise rühma ümber tõsta.

8.2.2. Lasteasutuse rühma liik

Nii munitsipaal- kui ka eralasteasutustes on 4 liiki rühmi: lasteaiarühm, lastehoiurühm, liitrühm, väiksem rühm (täpsemalt saab lugeda siit: Lasteaia rühmade liigid alates 01.09.2025)

• "Lastaiarühma" rühma liigi puhul saab märkida nii tavakohti kui ka HEV-kohti

Open

• "Lastehoiurühm" liigiga rühm on tavakohtadega rühm

Open

• "Liitrühm" rühma liigi puhul saab märkida nii tavakohti kui ka HEV-kohti

Open

• "Väiksem rühm" liigiga rühm on HEV rühm, kuhu paigutatud lapsed on HEV lapsed. Antud rühma liigi puhul tabelit "Kohtade arv vanuste kaupa" ei kuvata.

Open

Kui rühma märgitakse 1 HEV koht, siis tavakohtade arvu tuleb vastavalt ise vähendada, sest Arno seda arvutust ise ära ei tee (nii oli see ka vanade liikide puhul ja uue arendusega ka see ei muutu). Arno jaoks ei ole vahet, kas tegu on HEV - või tavakohaga, kohti võtab ära ikkagi 1.
Näide: Tavakohti on lasteaiarühmas 20, nüüd selgub, et lasteaiarühma lisandub 1 HEV koht, siis tavakohti tuleb käsitsi vähendada 3 koha võrra.

Lasteasutuse esindaja saab kohti muuta, näiteks tõsta 6-aastase vaba koha hoopis 4-aastasele. Antud näite puhul peaks kindlasti alles jääma 15 kohta 6-aastasele, sest need kohad on juba kinni.

Open

Vabad kohad rühmades vanuste kaupa on näha rühmade nimekirjas:

Open

8.3. Õppehoone rühma juures

Selleks et valida rühmale õppehoone, tuleb õppehooned esmalt Arno süsteemi lisada.

8.3.1. Õppehoonete tekitamine

Vaade: Rühmad > Õppehooned:

Open

Üleval paremas nurgas on nupp "Uuenda EHIS-est".

Open

Õppehoonete valik võetakse EHIS-e avaandmetest, lasteasutuse EHIS-ID alusel.

8.3.2. Õppehoonete lisamine rühma juurde

Lasteaia rühma andmete vaates on väli "Õppehoone", mis on valitav rippmenüüna. Ripploendis kuvatakse kõiki kehtivaid antud asutuse asukohti + valitud asukohta (olenemata sellest, kas see on kehtiv või mitte).

Open

Õppehoone on kohustuslik täitmiseks juhul kui rühma andmed saadetakse EHIS-esse.

8.4. Rühma laste nimekiri

Rühma laste nimekirja saab avada mitmel viisil:

• "Rühmad" vaates vastava rühma rea lõpus nupp "Laste nimekiri";

Open

• Ühe rühma andmete vaatest, vajutades nupule "Laste nimekiri".

Open

Rühma laste nimekirjas on näha lapsed, kes käivad või on käinud selles rühmas.

Open

Nimekirjas on toodud lapse isikukood; vanus (30.09 seisuga); nimi; koormus; õppima asumise kuupäev; lõpetamise kuupäev (vaikimisi lapse 7-aastaseks saamise aasta 31.08); lõpetamise põhjus ja lõpetaja roll, kui laps lahkub lasteaiast varem; staatus. "HEV koht" veerus paistab info, kas laps kasutab HEV kohta või mitte.

Kui lasteaial on leping, siis kuvatakse nimekirjas ka lepingu staatus. Näide:

Open

Rühma laste nimekirjas saab teha lastega erinevaid tegevusi ja muuta lasteasutusega seotud andmeid.

8.4.1. Laps ei ole veel lasteaeda lõplikult kinnitatud

Kui lapsele pakutud koht on vastu võetud aga laps ei ole veel lasteaia poolt kinnitatud (Lapse asutusepoolne staatus on: Märkimata), siis ei saa asutuse esindaja muuta rühma nimekirjas lapse andmeid (nupp "Muuda" puudub).

Lapse lasteaeda kinnitamiseks tuleb minna avalehele, leida tabelist "Pakutud kohad" vastav laps, vajutada nupule "Kinnita", sisestada vajalikud andmed ning kinnitada laps lõplikult.

Open

8.4.2. Koha andmete muutmine

Rühma laste nimekirjas lapse rea lõpus on pliiatsi ikoon, mis avab järgmise dialoogakna:

Open

Muuta saab õppima asumise kuupäeva, lõpetamise kuupäeva, lõpetamise põhjust, kehtivuse algust, päevade arvu nädalas, uue koormuse kehtivuse algust, koha kasutamise tingimust ning märkust. Lisaks on olemas sobitusrühmas võimalus märkida, et "Kasutab HEV kohta".

Nii era- kui ka munisipaallasteaia esindaja saab lapse alustamise kuupäeva minevikku muuta vaikimisi maksimaalselt 20 päeva. (Päevade arvu saab vähendada seadistusega la_koha_piirang).
Lõpetamise põhjuse all on linnuke (vaikimisi valitud) "Märgi lõpetajateks ka teistel õppeaastatel". See on vajalik juhul, kui märgitakse lõpetamise põhjus ning rühma lapsed on kantud üle juba järgmisesse õppeaastasse – ehk siis laps märgitakse lõpetajaks mõlema õppeaasta rühmas.

Lapse andmeid saab muuta juhul kui laps käib lasteaias või kui lapsele on tehtud lõpetamine kuid lõpetamise andmeid ei ole veel EHISesse saadetud.

Kui lapse lõpetamise kuupäev on möödunud ning lapse andmed on saadetud EHISesse, siis pole võimalik enam lapse õppima asumise kuupäeva, lõpetamise kuupäeva ja lõpetamise põhjust muuta.

Open

8.4.3. Koha peatamine

Rühma laste nimekirjas saab lapse rea lõpus klõpsata kolmele punktile ning nupule "Peata".

Open

Selle nupu abil saab algatada lapse koha kasutamise peatamise.

Open

Koha kasutamise peatamise algus ja lõpp on kohustuslikud täidmiseks.

Peatamise pikkust saab seadistusega muuta (vastavad seadistused on lasteaedade_koha_peatamine_keelatud ja ARNO_LASTEAEDADE_KOHA_PEATAMISE_PIIRANG)

Peatamise tulemusena lõpetatakse lapse olemasolev koht ja luuakse talle samasse rühma tulevane koht.

Kui peatamise alguskuupäev on tulevikus, jääb laps rühma nimekirjas nähtavaks kuni peatamise alguskuupäevani.

Kuni peatamisperioodi alguseni on võimalik peatamine tühistada. Selleks tuleb klõpsata lapse rea lõpus kolmele punktile ja nupule "Tühista peatamine".

Open

Tühistamisel tuleb kinnitada või vajadusel muuta "Õppima asumise kuupäev" ja "Lõpetamise kuupäev". Vaikimisi on need väljad täidetud algsete andmetega.

Open

Kui peatamise alguskuupäev on minevikus, kuvatakse lapse tulevane paigutus selles rühmas.

Näide: täna on 16.06.2026. Lapse peatamine on aktiivne ja lõpeb 31.07.2026. Veerus "Alustas asutuses (rühmas)" kuvatakse lapse tulevase paigutuse alguskuupäev 31.08.2026.

Open

Nupu "Näita ka lõpetanuid" vajutamisel kuvatakse ka lapse paigutamisperiood enne peatamist.

Open

Kuna lapse koha kasutus algab tulevikus, siis on selle peatamise tõttu antud rühmas üks ajutiselt vaba koht.

Ajutiselt vaba kohta saab pakkuda samamoodi nagu tavalist pakkumist tehes nupuga "Tee pakkumine" → valige asutus → ja nüüd rühma rippmenüüs kuvatakse ka seda rühma (kui vanused klapivad), kuhu on sulgudes kirjutatud ajutine koht. Nüüd kui vanem võtab koha vastu ja lasteaiaesindaja kinnitab, siis taotlus jääb menetlemisele.

8.4.4. Märgi lõpetajaks

Rühma laste nimekirjast saab märkida lapse lõpetajaks, valides linnukesega üks või mitu last:

Open

Seejärel klõpsades nupule "Märgi lõpetajaks" laste nimekirja tabeli kohal, tuleb ette dialoogaken.

Open

"Lõpetamise kuupäev" ja "Lõpetamise põhjus" on kohustuslikud väljad. Lõpetamise põhjus on vajalik selleks, et saata lõpetamist korralikult EHISesse.

Lõpetamise põhjused on: Lõpetas lasteasutuse, Teise lasteasutusse üleminek/elukohavahetus, Omal soovil (lapsevanema avaldus), Surm, Muu.

Soovi korral võib sisestada märkuse.

"Märgi lõpetajaks ka teistel õppeaastatel" on oluline juhul kui lapse rühm on kopeeritud juba järgmisesse õppeaastasse.

8.4.5. Rühmavahetus

Rühmavahetuseks tuleb linnukesega valida üks või mitu last ja seejärel klõpsata nupule "Tõsta teise rühma" tabeli kohal.

Open

Rühmavalikus näidatakse kõiki rühmasid, kus on mõni vaba koht. Vajutades "Tõsta teise rühma" tehakse kontroll, kas valitud rühmas on olemas vabad kohad valitud vanuses lapsele/lastele. Kui kohti ei ole, antakse veateade:

Open

Rühmavahetuse kuupäeva muutmine

• Kui lapsele on tehtud rühmavahetus, siis on rühma nimekirja vaates lapse juures nupp "Muuda rühmas alustamist".

Open

Klõpsates nupule avaneb tuleb ette dialoogaken "Rühmas õppima asumise muutmine", kus paistavad lapse paigutamise alustamise ja lõpukuupäev. "Rühmas õppima asumise kuupäev" ei saa olla varasem / hilisem asutuses õppima asumise kuupäevast;

Open

• Lasteaia esindajale on nupp nähtav ainult sellisel juhul, kui rühmas alustamise kuupäev on tulevikus. Ametnik saab kuupäeva muuta ka siis, kui rühmavahetuse kuupäev on juba kätte jõudnud.

8.4.6. Laste ümbertõstmine filiaalide vahel 

Kui antud seadistus on peal, siis saab rühmade laste nimekirjas tõsta last teise majja.

Seda saab teha ametnik ja ka asutuse esindaja, kui tal on olemas mõlema maja õigused. Filiaalil peab olema sama EHISe ID nagu pea majas.

On vaja panna linnuke lapse vastas ning klõpsata nupule "Tõste teise maja rühma". Siis tuleb ette aken, kust saab valida kuhu maja, mis rühma ning mis kuupäevast soovite last ületõsta.

Open

8.4.7. Näita ka lõpetanuid

Nupuga "Näita ka lõpetanuid" saab näha ka neid lapsi, kes on antud rühmast ära läinud ning nupuga "Peida lõpetanud" saad neid peita:

Open

8.4.8. Excel eksport

Nupuga "Excel eksport" saab eksportida laste nimekirja Excelis avanevasse faili. 

Open

8.4.9. Teavituste saatmine

Nupuga "Saada teavitused" saab saata rühmas olevatele lastele teavitusi. Teavitusi saab saata üksikutele lastele (märkida lapse ette linnuke) või tervele rühmale korraga (märkida linnuke järjekorra numbri ette).

Open

Nupule "Saada teavitused" klõpsates avaneb teavituse saatmise dialoogaken, kus on ära toodud lapsed, kelle vanematele kiri saadetakse. Sulgudes on arv, mitu kirja lapse kohta saadetakse vastavalt vanemate e-mailide olemasolule.

Open

Väljad "Valitud lapsed" ja "Vanemate e-mailid" ei ole muudetavad.

Väljad "Kirja saatja e-mail", "Kirja teema" ja "Kirja sisu" on kohustuslikud täitmiseks. Väli "Kirja allkiri" on eeltäidetud sisseloginud kasutaja nimega.

Teavituse saatmiseks tuleb klõpsata nupule "Saada teavitused". Seejärel kinnitada, et soovite teavitusi saata klõpsates nupule "Jah".

Open

Teavitusi ei saadeta välja kohe, vaid kirjad lisatakse saatmisjärjekorda.

Open

Saadetud teavitusi saab näha teavituste logist, klõpsates nupule "Teavituste logi".

Open

Avaneb teavituste logi vaade. Kui perest käib samas rühmas mitu last, siis saadetakse teavitus iga eelnevalt valitud lapse kohta.

Open

Teavituste logi tabelis on järgmised veerud: Tegevuse hetk, Kasutaja, Saaja e-mail, Laps, Teema, Sisu ning Tulemus. Logi kõik veerud on sorteeritavad.

Tulemuse veerus on võimalikud staatused: Saatmata (kirja pole veel välja saadetud), Korras (kiri on edukalt välja saadetud), Ebaõnnestunud (Kirja saatmine keelatud), Korduvalt ebaõnnestunud (saatmine peatatud) (Kirja saatmine keelatud) ning Tühistatud. Tühistada saab kirja ainult ametnik. Ebaõnnestunud kirja saatmise puhul võib tegemist olla näiteks vigase e-maili aadressiga.

8.4.10. Kirja jaluse/allkirja muutmine

Kirja jalus lisatakse allkirjaks kohtades, kus kasutaja saab ise kirja sisu kirjutada nagu näiteks teavituste saatmisel. Jalust saab muuta ka kirja juures. Sellisel juhul rakendub see ainult selle sama kirja puhul.

Kirja jaluse nägemiseks/muutmiseks tuleb sisselogimisel avada "Minu andmed".

Open

Avanenud vaates on kuvatud sisseloginud kasutaja e-post, telefon ja kirja jalus. Automaatselt kuvatakse kirja jaluseks isikutel, kes on mingi asutusega seotud, nende ees- ja perekonnanime ning asutust. Kui kirja jalus minu andmetest ära kustutada, siis kirja saatmisel kuvatakse ikkagi kasutaja ees- ja perekonnanime ning asutust.

Open

8.5. Rühma ja laste kopeerimine järgmisesse õppeaastasse

8.5.1. Rühma kopeerimine järgmisesse õppeaastasse

Kui rühm ei ole veel kopeeritud järgmisesse õppeaastasse, saab seda teha ka rühma laste nimekirja vaatest. Tabeli kohal paremas ääres on kiri "Kopeeri õa-sse 2026/27" ja nupp "Rühm lastega":

Open

Lasteaia rühmi saab kopeerida järgmisesse õppeaastasse ka siis, kui rühmal ei ole EHIS-ID'd. Seda, kas rühm on juba kopeeritud, vaatame:

a) Ehis ID järgi, kui rühmal on see olemas, või
b) rühma nime järgi, kui rühmal puudub Ehis-ID.

Pärast lasteaia rühmade kopeerimist suunatakse kasutaja tagasi eelmisesse vaatesse ja seal kuvatakse päises olevas kastis tulemust (terve sessiooni vältel viimase kopeerimise kohta).

Open

Järgmisesse õppeaastasse kopeeritakse rühm koos kõigi lastega, kes jätkavad lasteasutuses käimist ka järgmisel õppeaastal. Neid lapsi, kes on juba lasteasutuse lõpetanud või lõpetavad antud õppeaastal, ei kopeerita.

NB: Lasteaia rühma laste kopeerimine järgmisesse õppeaastasse jätab märkimata staatuses lapsed kopeerimata. Kuvatakse vastav teade kollases kastis: "Laps(ed), kes jäid rühmast Rühma nimi järgmisesse õppeaastasse kopeerimata, kuna puudus staatus: Lapse nimi1, Lapse nimi2 …"

Open

Rühmade kopeerimisel koos lastega: Õppeaasta lõpetamine võib olla linnadel/valdadel seadistatud erinevalt: õppeaasta lõpetamise kuupäev on süsteemis seadistatud kas 30.06 või 30.08 kuupäevaga. Nüüd kui lõpukuupäev jääb vana õa piiresse, siis last üle ei kopeerita ja koht on automaatselt vaba. Siin on see "aga", et kui "õppeaasta lõpetamise kuupäev" on seadistatud süsteemis 30.06 ja lapse lõpetamise kuupäev on määratud augustisse, siis ta viiakse kopeerimisega üle aga kuvatakse lihtsalt lõpetanud laste nimekirjas ja antud lapse koht uues õppeaastas on ikka vaba.

Juhul kui rühma soovitakse kopeerida kaugemasse tulevikku (Nt. ülejärgmisesse ÕA-sse), kuvatakse hoiatus: Kas te tõesti soovite kopeerida rühma nii kaugele tulevikku?

Open

Kui siiski on soov kopeerida rühm(ad) kaugemale tulevikku, klõpsake nupule "Jah".

8.5.2. Korraga mitme rühmade kopeerimine järgmisesse õppeaastasse

Vaates "Rühmad" tuleb rühmade kopeerimise alustamiseks klõpsata nupule "Kopeeri rühmad".

Open

Järgmisena avaneb vaade "Rühmade kopeerimine". Tuleb märkida vajalikud rühmad ja klõpsata nupule "Kopeeri" > Ning nüüd on rühmad kopeeritud järgmisesse õppeaastasse.

Kasutaja suunatakse vaatesse "Lasteaia andmed", kus kuvatakse teave kopeeritud rühmade kohta ja nende laste kohta, kes jäid rühmadesse kopeerimata.

Open

8.5.3. Üksikute laste kopeerimine järgmisesse õppeaastasse

Kui rühm on järgmisesse õppeaastasse juba kopeeritud, siis rühma lastea nimekirjas muutub nupu "Rühm lastega" nimi "Kopeeri järgmisesse õppeaastasse" vastu:

Open

Nüüd saab järgmisesse õppeaastasse kopeerida lapsi, kes olid enne märgitud lõpetajateks, aga jäävad siiski lasteasutusse edasi, näiteks koolipikenduse saavad lapsed. Lapsed tuleb valida nimekirjas linnukesega ja klõpsata nupule "Kopeeri järgmisesse õppeaastasse". Avanevas aknas saab sisestada kuupäeva ja valida järgmise õppeaasta rühma, kuhu laps kopeerida:

Open

Kuupäeva lahter: tavaliselt sinna pannakse kuupäev, mis kuupäevast laps reaalselt selles rühmas alustab. Kui tegu on õa vahel kopeerimisega, siis tasub sinna lahtrisse panna nt 01.09.XXXX või hilisem kuupäev, millal ta päriselt seal rühmas uuel õa käima hakkab.

Lapse kopeerimine järgmisesse õppeaastasse on võimalik ka siis, kui antud laps juba on uues õppeaastas, juhul kui:

• lapse staatus on 'Ebatõenäoline';

• lapse lõpetamise kuupäev on enne uue õppeaasta algust (varasem kui 01.09.);

• laps on negatiivse perioodiga: lõpetamine on enne alustamist.

Laste HEV andmed kopeerimisel

Kui lapsel oli mingid HEV andmed küljes, siis kopeerimisel liiguvad järgmisesse õppeaastasse üle ka lastele märgitud HEV-andmed. Näiteks Uussisserändaja (UA). 

Kui lapselt kustutada erivajadused ja alles siis kopeerida rühm järgmisesse aastasse, siis eelneval õppeaastal olnud erivajadused uude õppeaastasse kaasa ei tule. 

Juhul kui last/lapsi soovitakse kopeerida kaugemasse tulevikku (Nt. ülejärgmisesse ÕA-sse), kuvatakse hoiatus: Kas te tõesti soovite kopeerida last/lapsi nii kaugele tulevikku?

Open

Kui siiski on soov kopeerida laps(ed) kaugemale tulevikku, klõpsake nupule "Jah".

"Vahepealse" lasteasutuse määramine lapsele

Lapse lasteasutusse kinnitamisel saab sisestada lõpukuupäeva.
See annab võimaluse kinnitada last vahepealsesse lasteasutusse (enne, kui algab koht põhilasteasutuses).

Näide: täna on mai kuu. Lapse koht lasteaias on kinnitatud alates 01.09.2026.
Lapsele pakutakse suveks ajutist kohta teises lasteasutuses.
Lapse koha kinnitamisel vahepealsesse lasteasutusse saab lõpukuupäevaks panna 31.08.2026.

8.6. Rühma liigi muutmine

Lasteaia rühma nimetust ja EHIS-e ID-numbrit muuta ei tohi; muuta võib ainult rühma liiki.

Kui rühma liik oli varasemalt "Tasandusrühm" ning nüüd on vaja muuta näiteks "Liitrühmaks", siis on vaja rühma liik algul muuta  "Sobitusrühmaks"  - laste juurest eemaldada "HEV" koha kasutamised ning ainult seejärel saab muuta rühma liigi "Liitrühmaks".

8.7. Rühma kustutamine

Rühma ei saa kustutada kui:

1. Rühma enam ei leidu (näiteks ühel vahelehel on rühm juba kustutatud, siis teises vahelehes sama rühma enam kustutada ei saa)

2. Rühma on tehtud koha pakkumisi

3. Leidub lapsi, kes on rühma kunagi juba kinnitatud

4. Kui rühmal on olemas ehis ID ja ei leidu teist rühma, millel on sama EHIS- ID

5. Rühm on kopeeritud järgnevatesse õppeaastatesse

6. Leidub laps, kes on käinud seal rühmas, ja tal on selle kohaga seotud leping

7. Selle rühma last/lapsi pole kuskil mujal rühmas (Tähendab see seda, et kui tegu on lapsega, kes on uus laps antud asutuses ja rühmas (pole oluline kas kinnitatud või lahkunud) ja teda ei ole kuhugi mujale tõstetud vahepeal (pole muud paigutust), siis ei saa rühma kustutada, kuna Arno vastasel juhul kaotaks kogu lapse ainukese paigutuse.)

9. Tegevused enne uue õppeaasta algust

Igal aastal valmistavad asutuse esindajad kevadperioodil oma asutuse rühmad ette masskomplekteerimiseks.

Selleks kopeeritakse jooksva õppeaasta rühmad järgmisse õppeaastasse (Asutuse esindaja vaade ) ning täidetakse rühmades vabad kohad vastavalt vanusegruppidele (Asutuse esindaja vaade )

Tänu sellele, et rühmades tekivad vabad kohad konkreetsete vanuste kaupa, saavad asutused masskomplekteerimise käigus endale lapsi.