Uussisserändaja (UA) - Märgitakse õpilase puhul, kes on pärast 24. veebruarit 2022 saabunud Eestisse sõjapõgenikuna Ukrainast ning alustab õpinguid Eesti haridussüsteemis. Märke tegemise aluseks on koolikoha taotlemise avaldus.
...
Lasteasutuse esindaja näeb Avalehel lapsevanema poolt viimase 30 päeva jooksul lõpetatud kohtasid:
...
5. Pakutud kohad
Lasteasutuse esindaja näeb Avalehel tabelit "Pakutud kohad", kus on nähtavad viimase 30 päeva pakkumised, aga on võimalik vaadata ka kõiki pakkumisi vajutades linki "kõik pakkumised":
...
Nimekirjas saab klikkida lapse isikukoodi peal, mis viib lapse andmete vaatesse, või rühma nime peal, mis viib rühma laste nimekirja vaatesse.
Lapse andmete vaates on toodud lapse põhiandmed, HEV andmed (erivajadused ja tugiteenused), paigutamise andmed antud lasteaias (mis rühmades laps on olnud), lapsevanema kontaktandmed (kui olemas).
...
Andmete muutmiseks on nupud [Muuda andmeid] ja [Muuda HEV andmeid]. Nupp [Küsi andmeid] lapsevanema kontaktandmete kastikeses teeb päringu Rahvastiku-registrisse. Lapsevanema kontaktandmeid päringuga ei saa, need on olemas vaid siis, kui vanem on korra Arnosse sisse loginud ja oma kontaktandmed sisestanud.
...
Kui HEV andmed on olemas, siis kuvatakse need eraldi kastikeses lapse põhiandmete kõrval või all (olenevalt ekraani suurusest).
Kui erivajadused ja tugiteenused on olemas, siis on nende muutmiseks nupp [Muuda] ka andmete kastikese sees.
...
7. Taotlused
Lasteasutuse esindaja näeb menüüs "Taotlused" nende laste taotlusi, kes on tema asutusse tulnud: 
...
8. Rühmad
8.1. Rühmade nimekiri ja andmete muutmine
...
Rühmasid on 3 liiki: tavarühm, HEV rühm ja sobitusrühm. Tavarühmas on lapsed, kes ei kasuta HEV kohta, HEV rühmas on kõigil lastel HEV koht ja sobitusrühmas on nii HEV kohta kui ka tavakohta kasutavaid lapsi. 
...
Lasteasutuse esindaja saab näha rühma laste nimekirja, vajutades nuppu [Laste nimekiri]. Rühma andmete muutmiseks on nupp [Muuda]:
...
Munitsipaallasteaia taotlustel on võimalik valida õppekeeleks "vene keel" ka siis, kui lasteaias on märgitud rühma andmete vaatesse rühma keeleks eesti (keelekümblus).
Rühma andmete muutmise vaates saab muuta rühma põhiandmeid: nimetus, liik, keel, märkus. Lisaks saab sisestada vabu kohti vanuste kaupa, selleks on tabel "Kohtade arv vanuste kaupa" rühma põhiandmete all: 
...
Lasteasutuse esindaja saab kohti muuta, näiteks tõsta 5-aastase vaba koha hoopis 4-aastasele. Antud näite puhul peaks kindlasti alles jääma 1 koht 5-aastasele ja 13 kohta 6-aastastele, sest need kohad on juba kinni.
Sobitusrühma korral on antud tabel natuke teistsugune, sest eraldi tuleb sisestada tava- ja HEV kohtade arvud: 
...
HEV rühmas ei sisestata kohtade arvu vanuse kaupa, vaid kõik kokku:
...
Vabad kohad rühmades vanuste kaupa on näha rühmade nimekirjas:
...
Rühmade nimekirjas saab teha järgmisi tegevusi: Kopeeri rühmad, CSV eksport: lapsed, CSV eksport: liikumised.
Kopeeri rühmad tähistab rühmade üleviimist järgmisesse õppeaastasse. Järgmisesse õppeaastasse kopeeritakse rühmad ja kõik lapsed, kes ei ole märgitud sel õppeaastal lõpetajateks. Rühmade kopeerimist pole hea teha liiga vara, kuid selle peab ära tegema enne masskomplekteerimist, et teaks, palju on järgmiseks õppeaastaks lasteaedades vabu kohti. Haridusosakonna ametnik annab märku, millal on vaja rühmad kopeerida.
CSV eksport: lapsed tagastab Excelis avatava faili kõikide rühmade laste nimekirjast. Lisaks laste andmetele on toodud ka vanemate andmed ja kontaktid, kui need on olemas.
CSV eksport: liikumised tagastab Excelis avatava faili laste liikumistest mingil ajaperioodil: lasteasutusse juurde tulnud lapsed, lasteasutusest lahkunud lapsed, rühmavahetuse teinud lapsed. Asutuse esindaja saab valida ajavahemiku: 
...
Lisaks saab valida ka õppeaasta, paigutuse põhjuse ja kas liikumise suunad – saab teha ekspordi ka ainult lahkunud või ainult lisandunud lastest.
...
Rühma laste nimekirjas saab näha laste nimekirja, kes käivad (käisid) antud rühmas: 
...
Nimekirjas on toodud lapse isikukood, vanus (30.09 seisuga), nimi, koormus, õppima asumise kuupäev, lõpetamise kuupäev (vaikimisi lapse 7-aastaseks saamise aasta 31.08), lõpetamise põhjus ja lõpetaja roll, kui laps lahkub lasteaiast varem, staatus.
Kui lasteaial on leping, siis kuvatakse nimekirjas ka lepingu staatus.
Sobitusrühmas on üks veerg juures, mis näitab, kas laps kasutab HEV kohta või mitte:
...
| Märkus |
|---|
Mõnikord võivad osad tulevikus alustavad lapsed olla kuvatud nimekirjas hallis kirjas koos sulgudes järjekorra numbriga. Need on lapsed, kes ei võta ära rühmas eraldi kohta, vaid jätkavad kellegi teise lapse kohta, kes lahkub rühmast enne hallis kirjas lapse rühmas alustamist. Sulgudes järjekorranumber viitab selle lapse järjekorra numbrile, kelle kohta antud lapse jätkab. Sel juhul võib rühma nimekirjas olla reaalselt 10 last, aga täidetud kohtade arvuks kuvatakse 9, kuna kaks last kasutavad sama kohta, ajaliselt erinevatel perioodidel. |
...
Rühma laste nimekirjas lapse rea lõpus on nupp [Muuda], mis avab järgmise dialoog-akna:
...
Muuta saab õppima asumise kuupäeva, lõpetamise kuupäeva, lõpetamise põhjust, koormust, kuutasu, uue kuutasu kehtivuse algust, päevade arvu nädalas, uue koormuse kehtivuse algust, koha kasutamise tingimusi (kohustuslik poolekoormusega kohtade puhul), märkust. tingimust ning märkust. Lisaks on olemas sobitusrühmas võimalus märkida, et „Kasutab HEV kohta" linnukest saab panna ainult sobitusrühmas.
Lõpetamise põhjuse all .
Nii era- kui ka munisipaallasteaia esindaja saab lapse alustamise kuupäeva minevikku muuta vaikimisi maksimaalselt 20 päeva. (Päevade arvu saab vähendada seadistusega la_koha_piirang).
Lõpetamise põhjuse all on linnuke (vaikimisi valitud) "Märgi lõpetajateks ka teistel õppeaastatel". See on vajalik juhul, kui märgitakse lõpetamise põhjus ning rühma lapsed on kantud üle juba järgmisesse õppeaastasse – ehk siis laps märgitakse lõpetajaks mõlema õppeaasta rühmas.
...
Rühma laste nimekirjas rea lõpus on nupp [Peata], millega saab teha lapse koha kasutamise peatamisel. Nupp avab dialoogakna peatamise ajavahemiku sisestamiseks:
...
Peatamise vahemik peab olema vähemalt 9 kuud (KOViti võib see olla erinev). Peatamise tulemusena lõpetatakse lapse olemasolev koht ja luuakse talle samasse rühma tulevane koht.
Kui peatamise alguskuupäev on tulevikus, on laps rühma nimekirjas selle kuupäevani nähtav, lõpetamise kuupäeva järel on märkus "peatatud" ja rea lõpus on nupp [Tühista peatamine]. 
...
Kui peatamise kuupäev on minevikus, kaob laps nimekirjast ära (tuleb nähtavale, kui vajutada nuppu "Näita ka lõpetanuid"). Nähtavale tuleb lapse tulevane paigutus antud rühmas:
...
Kuna lapse koha kasutus algab tulevikus, siis on selle peatamise tõttu antud rühmas üks ajutiselt vaba koht.
...
Rühma laste nimekirjast saab märkida lapse lõpetajaks, valides linnukesega üks või mitu last: 
...
Seejärel vajutades nuppu [Märgi lõpetajaks] laste nimekirja tabeli kohal, tuleb ette dialoogaken. Lõpetamise kuupäev ja lõpetamise põhjus on kohustuslikud väljad. Lõpetamise põhjus on vajalik selleks, et saata lõpetamist korralikult EHISesse.
...
Rühmavahetuseks tuleb linnukesega valida üks või mitu last ja seejärel vajutada nuppu [Tõsta teise rühma] tabeli kohal. Avanevas dialoogaknas tuleb valida rühmavahetuse kuupäev (vaikimisi tänane) ja rühm, kuhu soovite valitud last/lapsi tõsta. Soovi korral võite sisestada ka märkuse.
Siit samas saab lapse üle tõste teise rühma jooksval õppeaastal, pannes lapse nime vastas linnukest ja vajutades nuppu ülevalt [Tõsta teise rühma], tuleb ette aken, kus saad valida mis kuupäevast ja kuhu rühma soovid lapse üle viia:
...
Rühmavalikus näidatakse kõiki rühmasid, kus on mõni vaba koht. Vajutades [Tõsta teise rühma] tehakse kontroll, kas valitud rühmas on olemas vabad kohad valitud vanuses lapsele/lastele. Kui kohti ei ole, antakse veateade:
...
| Märkus |
|---|
Kui tuleb laps tagasi panna (vale või enam mitte aktuaalne rühmavahetus, mis on tulevikus), siis tuleb teha uus rühmavahetus uues rühmas. Viimaseks kuupäevaks uues rühmas panna kuupäev, mis on enne alustamist. Kui alustamise kuupäev jõuab kätte, siis õiges rühmas muutub lapse lõpetamise kuupäev õigeks. Näide: kui rühmavahetus jõustub 01.09.2023, siis tuleb seal uues rühmas lõpetamise kuupäevaks märkida 31.08.2023. |
...
Nupuga [Näita ka lõpetanuid] saab näha ka neid lapsi, kes on antud rühmast ära läinud ning nupuga [Peida lõpetanud] saad neid peita: 
...
Teavituste saatmine
Nupuga [Saada teavitused] saab saata rühmas olevatele lastele teavitusi. Teavitusi saab saata üksikutele lastele (märkida lapse ette linnuke) või tervele rühmale korraga (märkida linnuke järjekorra numbri ette).
...
Nupule [Saada teavitused] klõpsates avaneb teavituse saatmise hüpikaken, kus on ära toodud lapsed, kelle vanematele kiri saadetakse. Sulgudes on arv, mitu kirja lapse kohta saadetakse vastavalt vanemate e-mailide olemasolule.
...
Väljad "Kirja saaja epost ", "Kirja teema", "Kirja sisu" ja "Kirja allkiri" on muudetavad, väli väljad "Valitud lapsed" ei ole muudetavja "Vanemate e-mailid" ei ole muudetavad.
Pärast vajalike väljade täitmist klõpsata nupule [Saada teavitused]. Seejärel kinnitatadakinnitada, et soovite teavitusi saata klõpsates nupule [OKJah].
Kui teavitused on saadetud, kuvatakse vastavasisuline teade, mille võib nurgast kinni panna.
...
Teavitusi ei saadeta välja kohe, vaid kirjad lisatakse saatmisjärjekorda.
...
Saadetud teavitusi saab näha teavituste logist, klõpsates nupule [Teavituste logi].
...
Teavituste logi tabelis on järgmised veerud: Tegevuse hetk, kasutaja, saaja e-mail, laps, teema, sisu ning tulemus. Logi kõik veerud on sorditavad.
Tulemuse veerus on võimalikud staatused: Saatmata (kirja pole veel välja saadetud), Korras (kiri on edukalt välja saadetud), Ebaõnnestunud (Kirja saatmine keelatud), Korduvalt ebaõnnestunud (saatmine peatatud) (Kirja saatmine keelatud) ning Tühistatud. Tühistada saab kirja ainult ametnik. Ebaõnnestunud kirja saatmise puhul võib tegemist olla näiteks vigase e-maili aadressiga.
CSV eksport
Nupuga [CSV eksport] saab eksportida laste nimekirja Excelis avanevasse faili.
...
Kui rühm ei ole veel kopeeritud järgmisesse õppeaastasse, saab seda teha ka rühma laste nimekirja vaatest. Tabeli kohal paremas ääres on kiri [Kopeeri õa-sse 2017/18] ja nupp [Rühm lastega]:
...
Lasteaia rühmi saab kopeerida järgmisesse õppeaastasse ka siis, kui rühmal ei ole EHIS-ID'd. Seda, kas rühm on juba kopeeritud, vaatame:
...
NB! Kopeerimise järel avatakse ülekantud rühma laste nimekiri, ehk siis järgmise õppeaasta rühma nimekiri. Rühma õppeaasta on toodud lehe pealkirjas rühma nime järel:
...
NB: Lasteaia rühma laste kopeerimine järgmisesse õppeaastasse jätab märkimata staatuses lapsed kopeerimata. Kuvatakse vastav teade kollases kastis: Laps(ed), kes jäid rühmast XXX järgmisesse õppeaastasse kopeerimata, kuna puudus staatus: NIMI 1, NIMI 2 jne.
...
Kui siiski on soov kopeerida rühm(ad) kaugemale tulevikku, klõpsake nupule [Jah].
Rühmade kopeerimine korraga järgmisesse õppeaastasse
Selleks vajuta nuppu [Kopeeri rühmad].
...
Kui rühm on järgmisesse õppeaastasse juba kopeeritud, siis muutub nupu nimi: 
...
Nüüd saab järgmisesse õppeaastasse kopeerida lapsi, kes olid enne märgitud lõpetajateks, aga jäävad siiski lasteasutusse edasi, näiteks koolipikenduse saavad lapsed. Lapsed tuleb valida nimekirjas linnukesega ja vajutada nuppu [Valitud lapsed]. Avanevas aknas saab sisestada kuupäeva ja valida järgmise õppeaasta rühma, kuhu laps kopeerida:
...
Kuupäeva lahter: tavaliselt sinna pannakse kuupäev, mis kuupäevast laps reaalselt selles rühmas alustab. Kui tegu on õa vahel kopeerimisega, siis tasub sinna lahtrisse panna nt 01.09.XXXX või hilisem kuupäev, millal ta päriselt seal rühmas uuel õa käima hakkab.
...
Kui siiski on soov kopeerida laps(ed) kaugemale tulevikku, klõpsake nupule [Jah].
"Vahepealse" lasteasutuse määramine lapsele
...