1. Sisselogimine

Kasutaja ei saa Spokusse sisse logida

• Veenduda, et kasutaja on https lingi peal.

• Veenduda, et kasutaja alustab logimist ikka Spoku lehe pealt, kui ta läheb otse passi, siis logimine ei toimi.

• Puhastada brauseri cache ja uuesti proovida.

...

2. SPOKUst alla laetud faili avamine

Exceliga avatud väljavõtte CSV failis on kogu tekst on ühel real

Teksti eraldi lahtritesse saab panna järgmiselt:

1. Avada csv faili Exceliga

2. Valida ülevalt "Data"

3. Selekteerida terve selle veeru, kus kõik andmed on koos

4. Valida "Text to Columns"

5. Delimited, next

6. Comma, next

7. Klikida igale veerule ja valida formaadiks "Text" (vaikimisi on general)

8. Finish

9. Salvestada fail Save As, et muudatused salvestuksid.

3. Hindamine

Hindaja õigustes kasutaja näeb, aga ei saa taotlusi hinnata

Ehk hindamislehte asemel avaneb hindajale hinnangute koondleht.

...

Kasutaja andmete muutmisvaates olev KOV osa on mõelnud valla/linna välisele kasutajale, kes tegeleb osalejate nimekirjadega.

Taotlusel on kinnitatud hinnang. Kui ametnik saadab taotlus andmete parandamisele ning taotleja uuesti esitab - kas hinded jäävad kehtima?

Jah, kinnitatud hinne jääb alles - hindaja ei saa uuesti hinnata.

Isik on lisatud hindajaks, aga hinnangute väljavõttes seda hindajat ei ole

Probleem: Ametnik toetuse vormi defineerides (ja/või hindamiskomisjoni luues) lisas uued hindajad. Nad ei ole veel taotlusi hinnanud. Aga kui laadida alla hinnangute faili, siis seal neid uusi hindajaid ei ole.

Põhjus: Need kasutajad on hindajaks määratud, aga nad pole kordagi süsteemis käinud, sellepärast ei ole nende andmed andmeid hinnangute väljavõttes.

Lahendus: Niipea kui hindajaks lisatud kasutaja logib Spokusse sisse, tekib ka tema nimi hinnangute väljavõttes.

Uue taotlusvormi loomisel, importimisel või kopeerimisel on taotlusvormiga juba seotud taotlejad ning neid ei saa vormilt kustutada.

Probleem: Taotlusvormil on hindajad, keda ei saa kustutada vormilt (prügikasti ikoon hindaja nime taga on mitteaktiivne).

Põhjus: Neile kasutajatele on lisatud valdkonnaülesed hindaja õigused kasutaja muutmise vaate kaudu. Seda saab teha administraatoriõigustega kasutaja.

Lahendus: Eemaldada vastava kasutaja valdkonnaülene hindaja roll kasutaja muutmise vaate kaudu. Seda saab teha administraatoriõigustes kasutaja. Hindaja hinded jäävad sel juhul alles. Vajadusel anda hindajale vormipõhised hindaja õigused.

4. Menetlemine

Menetleja õigustes kasutaja väljavõttete alt ei näe talle määratud valdkondi

Sellele kasutajale on kasutaja andmete muutmisvaates lisatud KOV. Kui KOV ära võtta, näeb kasutaja talle määratud valdkondi.

Kasutaja andmete muutmisvaates olev KOV osa on mõelnud valla/linna välisele kasutajale, kes tegeleb osalejate nimekirjadega. Kui on KOV valitud, siis näeb kasutaja ainult neid valdkondi (taotlusi), kus laps on nimekirjas valitud KOV'is.

Menetleja õigustes kasutaja näeb väljavõttete alt valdkonda, mis ei ole talle määratud

Kasutajal on esitatud selle valdkonna taotlusi. Sel juhul üks kõik millise valdkonna ametnikuna (st ametniku või menetlejana) näeb ta väljavõttete vaates ka seda valdkonda, mille alt on ta taotlusi esitanud. Kuid selle valdkonna alt saab ta kätte ainult enda taotlused. Võõraid taotlusi ta seal ei näe.

5. Taotlemine

Taotluse jätkamine ja esitamine pärast toetuse kehtivuse lõppemist

Kui taotleja on hakanud taotlust täitma toetuse kehtivuse ajal ning selle pooleli jätnud, siis saab ta seda jätkata ja esitada ka pärast kehtivuse lõppemist. Ametnik saab taotluse parandusele saata ka siis, kui toetuse kehtivus on möödas ning samuti saab taotleja seda parandada ja uuesti esitada.

Taotluse automaatne salvestumine

Kui taotleja jätab taotluse pooleli, sulgeb lehekülje või logib välja, siis on taotlus "Pooleli" olekus ning sellesse sisestatud andmed on jätkates alles ehk automaatselt salvestunud.

Toetuste infolehel kuvamine

Toetuste infolehel kuvatakse toetusi (ja nende kirjeldusi), mis on hetkel taotlemiseks avatud. Selleks, et toetust ei kuvataks, tuleb see ära peita. Sel juhul ei näe toetust ka taotleja. Toetuse kirjeldust saab eemaldada vastava toetuse muutmisvaates, kui valida taotluse ülevaade ning sealt tekst toetuse selgituseks ja taotlemise reeglistik. Sel juhul on taotluste infolehel vaid toetuse nimi ja esitamise tähtaeg, kui see on lisatud.

6. Huvitegevuses osalemise kinnitamine

Lapsevanem ei saa Spokus lapse osalust kinnitada

Kinnitamise vaates ei ole huvitegevuste tabelit ja ei näita last, kelle osalust kinnitada.

• Veenduda, et laps ei ole täisealine. Täiealine osaleja peab oma osaluts kinnitama ise.

• Veenduda, et taotlusel, millele antud nimekiri lisatud, on majandusaasta määratud. Nimekirjade haldamine (huvitegevuses osalemise kinnitamine) on majandusaasta põhine, kui majandusaasta puudub, ei saagi osalust kinnitada. Puuduva majandusaasta saab taotlusele lisada taotluste nimekirja vaates masstegevuse abil: linnutada taotlus ja siis valida Masstegevus > Muuda välja väärtust > Majandusaasta.

7. Suhtlus

...

Amphoraga

Ei õnnestu lepinguid Amphorasse saata

DHS logis on näha viga "Registreerimisprofiili või vormi ei leitud!". Toetuse juures Leping osas on "Lepingu vormi ID" lahtrisse jäänud mingi vana kausta ID või vormi ID, mida enam ei ole. Tuleb see vana number lihtsalt ära kustutada ja siis DHS logi vaatest saata sama leping uuesti Amphorasse (nupp [Saada uuesti]). Sel juhul lepingu registreerimisel luuakse Amphoras uus vorm ja Spokus toetuse vormile tekib lepingu vormi ID. Pärast uue vormi tekkimist, tuleb Amphoras vormile seadistada registreerimised: suunata õigesse kausta ja anda õiged menetlejad.

8. Suhtlus

...

WebDesktopiga

Taotlus saabus

...

WebDesktopi ilma nimekirjade andmetega

Taotleja saab nimekirju lisada pooleli, esitatud ka juba registreeritud taotlusele. Nimekirja(de) andmed lähevad DHS-i siis, kui ametnik nimekirja kinnitab. Teine võimalus lisada nimekirja(de) andmed käsitsi - kinnitatud nimekirja andmed salvestatakse excelisse vastava nupuga nimekirja juures. 

9. Järelevalve

SPOKU registris andmed olemas, "Järelevalve" menüü alt mitte

Järelevalve on registripõhine vaade. Andmed kanduvad vaid juhul, kui taotluste ja registri lisaväljade lahtrikoodid kattuvad. 

10. Rahvastikuregister

Kui kiiresti andmed jõuavad RR-ist SPOKU-sse, st millal RR-is tehtud uuendused on saadavad SPOKU-s?

Oleneb tegevusest: näiteks, sünnid ja surmad ei ole kohe RR-is. Elukohateatiseid menetletakse tööpäevadel ja SPOKU-sse jõudmiseks vaja isegi paar-kolm päeva.

...