Menetlemiseks on vaja juurdepääsu taotlustele ja aruannetele ning selleks peab administraator kasutajale valdkonna(d) määrama (juhised peatükis Kasutajad). Menetlemisõiguse saab anda administraatorile, ametnikule või välisele kasutajale. Pärast valdkonna määramist saab kasutaja menetleda kõiki selle valdkonna taotlusi.Taotlused ilmuvad pärast sisse logimist menüüs AMETNIK (ka välisel kasutajal, kui talle on määratud valdkond).
Valdkondi võib olla ühel ametnikul ka rohkem - need ilmuvad üksteise all tabelis:
Valdkonna taotlused ja aruanded
Vajutades nupule [Taotlused] või [Aruanded] avaneb loetelu valdkonna taotlustest ja aruannetest oleku ja majandusaasta kaupa.
Ametniku töölaud
| Valides sobiva olekuga taotlused (klikates sobivas veerus ja rea numbri peal), avaneb taotluste vaade. | |
|---|---|
 | Väljade ripploendist on võimalik valida, milliseid välju taotluste kohta näidatakse. Näiteks on võimalik valida, et taotluste kohta kuvatakse Majandusaastat. Selleks tuleb väli loendist (1) üles otsida või kasutada loendis olevat otsingut (2). Panna linnuke (3) ja vajutada nupule [Kinnita valitud väljad] (4), sellega aktiveerib ripploendist valitu (5). Väljade ripploendis on sisseehitatud väljad (nt taotleja, taotluse esitamise kuupäev jne) ja need lisaväljad, millel on lisatud lahtri kood. Iga valikus oleva välja kohta näidatakse nimetust ja sulgudes lahtri koodi. Vaikimisi näidatakse iga taotluse kohta järgmisi andmeid:
|
| Valdkonna (1) ripploendist avanevad kõik valitavad valdkonnad. Võimalik on vaadata korraga kõiki valdkondi või valida ainult sobivad. Toetuste (2) ripploendist saab valdkonnasiseselt valida, et näidatakse ainult kindlate toetuste taotluseid. Oleku (3) ripploendist saab valida sobivad taotluste olekud. Otsi (4) lahtriga saab otsida kogu taotluste tabelis kuvatavat infot. Otsing on automaatne, käivitub 0.5s pärast märksõna või selle osa sisestamist. Osalise fraasi otsimiseks tuleb sisestada vähemalt 3 tähte. Otsida saab nt taotleja nime, asutuse nime jms järgi. Ülejäänud taotlused, kus otsitavat sõna või fraasi ei ole, peidetakse ära. Kõigi taotluste uuesti nähtavale toomiseks tuleb teha otsingu lahter tühjaks. Otsingulahtri tühjendamiseks on otsingulahtri lõpus ristike, mis ilmub nähtavale ainult siis, kui otsingulahtrisse on midagi sisestatud. Perioodi (5) ripploendiga saab valida, millisel perioodil esitatud taotlusi kuvatakse. Vaba valik võimaldab määratleda kindla perioodi. Filtri (6) ripploendist saab valida, et näidatakse ka toetuste vormidel olevaid lisavälju. Kui filter valida, siis avaneb lisafiltrite valik, kust saab omakorda näidatavat filtreerida. Vali kõik (7) võimaldab valida kõik kuvatavad taotlused. Eemalda kõik (8) eemaldab valitud taotluste linnukesed. |
| Valides sobiva olekuga aruanded (klikates sobivas veerus ja rea numbri peal), avaneb aruannete vaade. | |
|---|---|
 | Väljade ripploendist on võimalik valida, milliseid välju aruannete kohta näidatakse. Näiteks on võimalik valida, et aruannete kohta kuvatakse Esitamise kuupäeva. Selleks tuleb väli loendist (1) üles otsida või kasutada loendis olevat otsingut (2). Panna linnuke (3) ja vajutada nupule [Kinnita valitud väljad] (4), sellega aktiveerib ripploendist valitu (5). Aruande väljade ripploendis on sisseehitatud väljad (nt taotleja, aruande loomise hetk jne) ja need aruande vormi lisaväljad, millel on lisatud lahtri kood. Iga valikus oleva välja kohta näidatakse nimetust ja sulgudes lahtri koodi. Vaikimisi näidatakse iga aruande kohta järgmisi andmeid:
|
| Valdkonna (1) ripploendist avanevad kõik valitavad valdkonnad. Võimalik on vaadata korraga kõiki valdkondi või valida ainult sobivad. Toetuste (2) ripploendist saab valdkonnasiseselt valida, et näidatakse ainult kindlate toetuste taotluseid. Oleku (3) ripploendist saab valida sobivad aruannete olekud. Otsi (4) lahtriga saab otsida kogu aruannete tabelis kuvatavat infot. Otsing on automaatne, käivitub 0.5s pärast märksõna või selle osa sisestamist. Osalise fraasi otsimiseks tuleb sisestada vähemalt 3 tähte. Otsida saab nt taotleja nime, asutuse nime jms järgi. Ülejäänud taotlused, kus otsitavat sõna või fraasi ei ole, peidetakse ära. Kõigi taotluste uuesti nähtavale toomiseks tuleb teha otsingu lahter tühjaks. Otsingulahtri tühjendamiseks on otsingulahtri lõpus ristike, mis ilmub nähtavale ainult siis, kui otsingulahtrisse on midagi sisestatud. Perioodi (5) ripploendiga saab valida, millisel perioodil esitatud aruandeid kuvatakse. Vaba valik võimaldab määratleda kindla perioodi. Filtri (6) ripploendist saab valida, et näidatakse ka aruannete vormidel olevaid lisavälju. Kui filter valida, siis avaneb lisafiltrite valik, kust saab omakorda näidatavat filtreerida. NB! Aruannete puhul masstegevusi teha ei saa. |
Otsetee salvestamine
Selleks, et kohendatud taotluste ja aruannete tabelit saaks kasutada järgmisel sisselogimisel, vaja salvestada filtrit (otsetee). Pealkirja real asub nupp [Salvesta uus filter] (1).
Vajutades sellele avaneb väike dialoog-aken, kuhu sisestatakse filtri nimetus ja valitakse tüüp: kas antud filtrit näeb ainult sisseloginud kasutaja või valitud valdkonna õigustes kasutajad.
Salvesta tekitab lehe kõige ülesse paremasse ülanurka ripploendisse valiku (välja logimise nupu juurde).
Kui juhtub, et salvestatud filtrit vaja täiendada, siis tuleb kohendada taotluste tabeli vastavalt vajadusele ning vajutada nupule [Uuenda filtrit] (2). Kui filtrit pole enam vaja, siis saab seda ka kustutada (3).
Taotluste masstegevus
Taotluste vaates on nupp [Masstegevused], millelt avaneb ripploend erinevate tegevustega. Nende nuppude abil saab valitud taotlustel kõiki tegevusi korraga teha. Lähemalt saab lugeda SIIT.
Väljamaksete ja tegevuste kalender
Nupule vajutades avaneb vaade tegevuste ja väljamaksete kohta, kus saab valida, kas näidatakse ainult väljamakseid, muid tegevusi või kõiki. Samuti saab valida, kas näidatakse juba teostatud, tegemata või kõiki tegevusi vastavalt staatusele.
Avanevas nimekirjas on võimalik muuta tegevuse nimetust, vajutades lingile [Muuda]. Samuti võimalik muuta olekut (Ootel - O, Tehtud - T, Loobutud - L), vajutades vastavale tähele viimases veerus.
Taotluste staatused ja võimalikud toimingud
Juhised taotluste menetlemiseks on lahti kirjutatud peatükis Töö taotlusega.
| Staatus | Võimalikud toimingud |
|---|---|
| Pooleli | Pooleliolevat taotlust saab vaadata selles ulatuses, milles see täidetud on, kuid ilma lisatud dokumentideta. Võimalik on teostada andmete kontrolli (registriandmete päring, võlgnevuste kontroll) ning muuta toetuse liiki (valdkonda) või kustutada. Taotluse menetlemine või staatuse muutmine "pooleli" olekus võimalik ei ole. Kustutatud taotlused lähevad staatusesse "prügikastis". Lisaks SPOKU käib kontrollimas kord tunnis "Pooleli" olekus taotluseid/aruanded. Kui kasutaja ei ole andmeid sisestanud, siis need leitud (tühjade lahtritega) taotlused/aruanded kustutatakse ära. |
| Parandamisel | Parandamisel taotlust saab vaadata selles ulatuses, milles see täidetud on, kuid ilma lisatud dokumentideta. Võimalik on teostada andmete kontrolli (registriandmete päring, võlgnevuste kontroll) ning muuta toetuse liiki (valdkonda) või kustutada. Taotluse menetlemine või staatuse muutmine "parandamisel" olekus võimalik ei ole. Kustutatud taotlused lähevad staatusesse "prügikastis". Prügikastist taastamisel saab taotlus oleku "Pooleli". |
| Allkirja ootel | Allkirja ootel taotlust saab vaadata selles ulatuses, milles see täidetud on, sh lisatud dokumendid. Menetlemisel saab teostada andmete kontrolli (registriandmete päring, võlgnevuste kontroll), üldinfo juurest saab muuta taotluse liiki (valdkonda). Muid toiminguid taotluse juures selles staatuses teha ei saa. |
Esitatud | Esitatud taotlust saab vaadata selles ulatuses, milles see täidetud on, teostada andmete kontrolli (registriandmete päring, võlgnevuste kontroll) ning muuta toetuse liiki (valdkonda). Esitatud taotlust ei saa kustutada ega muuta staatust üldandmete alt. Staatuse muutmiseks on vaja taotlus siduda taotlejaga (kui veel ei ole). Pärast seda on võimalik taotlus registreerida, lükata tagasi parandamiseks (staatuseks saab Pooleli) ning lisada saavutusi, dokumente ja saata teateid või sisemisi märkusi taotlejale. Vaadata saab aruandeid ja muuta asutuse andmeid. |
| Registreerimisel | Registreerimisel olekus taotlust saab vaadata koguulatuses. Taotluse menetlemine või staatuse muutmine selles olekus võimalik ei ole. Kui DHSis registreerimisel vigu ei teki, kestab see olek väga lühikest aega (u paar minutit), kui taotluse olek ei muutu pikemat aega registreerituks, võib eeldada, et DHSis on tekkinud taotluse registreerimisega probleeme. Selleks tuleks vaadata DHSi logi (täpsemalt vt siit). |
| Registreeritud | Vaatamiseks on avatud kogu taotlus ja varasem suhtlus (teated). Kui taotlus on registreeritud, siis on see avatud hindamiseks. Menetlemisel saab olekut muuta, teostada andmete kontrolli (registriandmete päring, võlgnevuste kontroll), üldinfo juurest saab muuta taotluse staatust ja liiki (valdkonda). Registreeritud taotluse juurde saab lisada nimekirjade kinnitamise tähtaega, saavutusi, dokumente ning saata teateid ja sisemisi märkusi taotlejale. Vaadata saab aruandeid ning muuta asutuse ja taotleja kontaktandmeid. Registreeritud taotluse saab aktsepteerida (lõpetab hindamise) või tagasi lükata (toetust ei eraldatud). |
| Tagasilükatud | Tagasilükatud taotluse vaates näeb kogu taotlust (sh sellega seotud aruandeid, nimekirju, kui neid on) ning asutuse andmeid. Tagasilükatud taotluse staatust ja liiki (valdkonda) on võimalik muuta taotluse alguseosas üldinfo juurest. Saab muuta nimekirjade kinnitamistähtaega, lisada saavutusi, dokumente, ürituste toimumisaegu ja saata teateid või sisemisi märkusi taotlejale. Vaadata saab aruandeid ja muuta asutuse andmeid. Tagasilükatud on taotlus siis, kui toetust ei eraldatud, mitte siis, kui taotlus lükatakse tagasi parandamiseks. Parandamiseks tagasilükatud taotlus saab staatuseks Pooleli. Parandatud ja uuesti esitatud taotluse kuupäevaks jääb sama kuupäev, millal taotlus esitati esimest korda. |
| Aktsepteeritud | Vaatamiseks on avatud kogu taotlus ja varasem suhtlus (teated). Menetlemisel saab teostada andmete kontrolli (registriandmete päring, võlgnevuste kontroll), üldinfo juurest saab muuta taotluse staatust ja liiki (valdkonda). Aktsepteeritud taotluse juurde saab lisada nimekirjade kinnitamise tähtaja, saavutusi, dokumente ning saata teateid ja sisemisi märkusi taotlejale. Vaadata saab aruandeid ning muuta asutuse ja taotleja kontaktandmeid. Aktsepteeritud taotluse juurde saab lisada eraldatava toetuse summa ning pärast summa kinnitamist on võimalik saata taotleja teavitus summa info kohta ning taotluse staatuseks Arvutatud. |
| Arvutatud | Vaatamiseks on avatud kogu taotlus ja varasem suhtlus (teated). Menetlemisel saab teostada andmete kontrolli (registriandmete päring, võlgnevuste kontroll), üldinfo juurest saab muuta taotluse staatust ja liiki (valdkonda). Arvutatud taotluse juurde saab lisada saavutusi, dokumente ning saata teateid ja sisemisi märkusi taotlejale. Vaadata saab aruandeid ning muuta asutuse ja taotleja kontaktandmeid. Arvutatud staatuses taotlusele saab lisada väljamaksete plaani ning muude tegevuste ajakava (neid saab vaadata väljamaksete ja tegevuste kalendris). Lisades taotluse juurde lepingu numbri, saab taotlus staatuseks Lepinguga. Võimalik on määrata aruande esitamise tähtaeg. |
| Lepinguga | Vaatamiseks on avatud kogu taotlus ja varasem suhtlus (teated). Menetlemisel saab teostada andmete kontrolli (registriandmete päring, võlgnevuste kontroll), üldinfo juurest saab muuta taotluse staatust ja liiki (valdkonda). Lepinguga taotluse juurde saab lisada saavutusi, dokumente ja saata teateid või sisemisi märkusi taotlejale. Vaadata saab aruandeid ning muuta asutuse ja taotleja kontaktandmeid. Ka lepinguga staatuses taotlusele saab lisada väljamaksete plaani ning muude tegevuste ajakava (neid saab vaadata väljamaksete ja tegevuste kalendris). Lepingu numbrit saab muuta. Võimalik on määrata aruande esitamise tähtaeg. |
| Prügikastis | Vaatamiseks on avatud kogu taotlus ja varasem suhtlus (teated). Menetlemisel saab teostada andmete kontrolli (registriandmete päring, võlgnevuste kontroll), üldinfo juurest saab muuta taotluse staatust ja liiki (valdkonda). Taotluse juurde saab lisada saavutusi, dokumente ja saata teateid või sisemisi märkusi taotlejale. Vaadata saab aruandeid ning muuta asutuse ja taotleja kontaktandmeid. Ka prügikastis olevale taotlusele saab lisada väljamaksete plaani ning muude tegevuste ajakava (neid saab vaadata väljamaksete ja tegevuste kalendris). Prügikastis olevat taotlust saab taastada - sel juhul saab taotluse staatuseks Pooleli. |
Lõpetatud | Vaatamiseks on avatud kogu taotlus ja varasem suhtlus (teated). Saab teostada andmete kontrolli (registriandmete päring, võlgnevuste kontroll), üldinfo juurest saab muuta taotluse liiki (valdkonda), kuid ei ole võimalik muuta staatust. Taotluse juurde saab lisada saavutusi, dokumente ja saata teateid taotlejale. Vaadata saab aruandeid ning muuta asutuse ja taotleja kontaktandmeid. |