Ametnik näeb peamenüüst "Taotlused" kõiki võimalikke taotluseid, mis lapsevanem saab esitada:
Pilt 1. Taotluste peamenüü alt avanevad valikud.
Taotluste liikide loetelust saab ametnik valida, missuguste taotlustega ta soovib edasi tegeleda.
Lasteaia taotlused
Taotluste staatused
Koodis on seadistatud lasteaia taotluste staatused niimoodi:
- olemasoleva taotluse muutmisel, kui taotluse õppeaasta on käesolev või järgmine, siis staatus on Menetlemisel, kui kaugemas tulevikus, siis Ootel
- uue taotluse esitamisel on analoogiline kontroll
Taotluste üldvaade
Klikkides "Lasteaia taotlused" lingile tulevad ette kõik lasteaia taotlused. Saab filtreerida missugused lasteaia taotlusi soovite näha:
Pilt 2. Lasteaiataotluste filtreerimisel on palju valikuid.
Taotluste vaate korrastamine
Näiteks, kui soov on edasi vaadata ainult neid taotluseid, mis ootavad kohta käesoleval õppeaastal või algaval õppeaastal, siis valida taotluse staatuseks "Menetlemisel" või "Järjekorras". Täiendavalt on võimalik filtreerida ka eelistuste KOV-is elamise, vanusegrupi ja pakkumiste saamise alusel. Samuti võib Lapse andmete lahtri abil otsida välja ühe kindla lapse taotluse. Kui on soov taotlusi sorteerida koha kasutamise alguskuupäeva järgi, siis on võimalik seda teha filtriga "Alguskuupäev".
Pilt 3. Taotluste tabeli filtrite kasutamise näide.
Filtriga "Asenduskoht" saab eristada taotlusi, kus on tehtud asenduskoha pakkumine.
Selle väärtused: Hetkel kasutusel, Pakkumine tehtud (aktiivne), Pakkumine tehtud (loobutud), Laps ei käi enam, Hakkab tulevikus käima.
Taotluste tabeli vaates on võimalik kõiki veerge sorteerida kasvavalt või kahanevalt veeru pealkirjale klikkides. Samuti saab veerge sisse-välja lülitada, et vaadet korrastada.
Pilt 4. Taotluste tabeli veergude näitamiseks/peitmiseks tuleb reas "Näita veerge" veeru nimetusel.
Taotluste KOV kontrollid
Seadistus: la_taotlus_filter_kov
Ametnikule: (admin → Süsteemi seadistused → la_taotlus_filter_kov → muuda)
- Kui seadistus on tühi, siis nuppu "Tee KOV kontroll" ei kuvata.
- Seadistusse saab lisada ühe või mitu kuupäeva, mitu väärtust eraldatakse komaga.
- Kuupäeva vorming on kk või kk-pp.
Taotlustele KOV kontrollide tegemine:
KOV kontrolli tegemiseks on vaja klõpsata nupul "Tee KOV kontroll".
Pilt 5. Nupu "Tee KOV kontroll" asukoht.
Seejärel avaneb hüpikaken "Tee KOV kontroll", kus saab rippmenüüst valida, millise kuupäeva seisuga KOV kontrolli teostatakse (Kuupäevade valik sõltub, sellest, millised kuupäevad on seadistusse sisestatud).
Pilt 6. Hüpikaken "Tee KOV kontroll", kus saab valida, mis kuupäeva seisuga teostatakse KOV kontroll.
Kui kuupäev on valitud, siis klõpsata nupul [Tee KOV kontroll] ja kontrolli hakatakse teostama.
Kui staatuse filter on tühi, siis teostatakse KOV kontrolli automaatselt Järjekorras ja Järjekorras (kohasoov tulevikus) taotlustele.
Pilt 7. KOV kontroll teostatakse olukorras, kus taotluse staatust ei ole valitud.
Kui staatus on muu kui Järjekorras ja Järjekorras (kohasoov tulevikus), siis antakse veateade: Staatus peab olema filtris Järjekorras (kohasoov tulevikus) või Järjekorras!
Pilt 8. KOV kontroll teostatakse olukorras, kus taotluse staatus ei ole "Järjekorras" ega "Järjekorras (kohasoov tulevikus)".
Pärast kontrolli tegemist ilmub kollasesse kasti teave: Viimati tehti KOV kontroll pp.kk.aaa. Kontrolliti pp.kk.aaa seisuga lapse ja vanema sissekirjutusi: taotlluseid kokku X, millest õnnestusid Y ja ebaõnnestusid Z.
Pilt 9. KOV kontroll on lõppenud. Teavet kontrolli kohta edastatakse kollases aknas.
Taotluse vaatamine
Vajutades taotluste tabelis lapse andmete peale, avaneb taotlus. Ametnik (olenevalt omavalitsusest mõnikord ka LA esindaja) saab taotlust muuta (lapsevanema palvel); tagasi lükata; munitsipaallasteaeade puhul saab teha ka koha pakkumist lapsevanemale:
Pilt 10. Taotluste andmete vaade. Olenevalt omavalitsusest, võib siin olla ka lapse piirkond.
Kohapakkumise tegemine
Koha pakkumisel menetleja valib lasteaia (valikusse tulevad ainult need lasteaiad, kus reaalselt vaba koht saadaval on). Seejärel saab valida rühma (valikus on need, kus on vaba koht õiges vanuses) ning sisestada, mis kuupäevast alates kohta pakutakse ning kui kaua pakkumine kehtib (näiteks 7 või 14 päeva).
Märkused:
- Pakkumise kehtivusaega saab ka pikendada, kui lapsevanem annab märku, et ta on hetkel eemal või ei saa mõnel muul põhjusel tähtaja jooksul vastust anda.
Asenduskoha pakkumine on "eriline pakkumine", kus vanem peab veel lisaks kohapakkumise vastuvõtmisele otsustama, kas taotlus jääb veel menetlemisele või mitte.
Kui vanem võtab koha pakkumise vastu, siis saab eraldi öelda, et "jätke laps eelistatud lasteaeda järjekorda". Taotlus jääb sellisel juhul "menetlemisele" aga pakutud rühma saab lasteaiaesindaja lapse kinnitada.
Pilt 11. Kohapakkumise dialoogiaken.
Pakkumist tehes on võimalik sisestada ka märkus, mida kuvatakse "Pakutud kohad" tabelis.
Märkuse nähtavus:
- Ametnik näeb kõiki sisestatud märkuseid: nii ametniku kui ka lasteaia esindaja poolt sisestatud
- Lasteaia esindaja näeb ainult lasteaia esindaja poolt sisestatud märkust
- Lapsevanem ei näe ühtegi märkust
NB: Kui pakkumine on tehtud, siis märkust ei ole võimalik enam muuta. Kui pakkumine taastada, siis jääb märkus alles.
Kui pakkumine on vastuvõetud või sellest on loobutud, siis ametnik jätkuvalt näeb märkust Pakutud kohad tabelis kui ka taotluse vaates.
Pilt 12. Ametnik näeb märkust.
Taotluse muutmine
Ametnik saab lapsevanema esitatud taotlust muuta, sh kontaktandmeid, eelistatud lasteaeda või koha kasutamise alguse kuupäeva. "Muuda" nupp asub taotluse all:
Pilt 13. Taotluse muutmine.
Kui vanema poolt esitatud taotlusel olemas lisatud nõustamiskomisjoni otsus ja HEV märge, aga asutusel puuduvad HEV lastele rühmad, siis ametnik saab võtta taotluse pealt HEV linnukese maha. Arno mõistes see on juba mitte HEV taotlus ja saab pakkuda koht vajaliku rühma.
Nõustamiskomisjoni otsuse fail jääb alles.
Pilt 14. HEV linnukese eemaldamine.
Muutmisel on kindlasti oluline "Muutmise põhjuse" sisestamine. Põhjuseks võib olla näiteks lapsevanema palve:
Pilt 15. Muutmise põhjuse sisestamine.
Ilma põhjuse sisestamiseta ei saa salvestada.
Kohapakkumise vastuvõtmine või loobumine
Ametnik saab lapsevanema eest (tema palvel) pakutud koha vastu võtta või loobuda, samuti ametnik saab pikenda pakkumise kehtimisperioodi:
Pilt 16. Pakutud koha infot näeb taotluse vaates ja avalehel.
Loobumisel tuleb kindlasti valida, mis põhjusel:
Pilt 17. Pakkumisest loobumisel tuleb valida põhjus - see informeerib tulevaste pakkumiste tegemisel ametnikku.
Ametnikul on võimalus pakkumine taastada juhul, kui lapsevanem kogemata loobus:
Pilt 18. Pakkumisest loobumise korral on siiski võimalik veel pakkumine taastada, kuni seda kohta pole kellelegi ära antud.
Kui esindaja taastab pakkumise, siis ei ole võimalik valida aega, mis perioodiks taotlus taastatakse. Taotlus taastatakse seadistuse järgi, mis on algselt paika pandud pakkumise kehtivusajaga.