Ametnik näeb peamenüüst "Taotlused" kõiki võimalikke taotluseid, mis lapsevanem saab esitada:

Pilt 1. Taotluste peamenüü alt avanevad valikud.

Taotluste liikide loetelust saab ametnik valida, missuguste taotlustega ta soovib edasi tegeleda.

Lasteaia taotlused

Taotluste staatused

Arnos on seadistatud lasteaia taotluste staatused niimoodi:

• olemasoleva taotluse muutmisel, kui taotluse õppeaasta on käesolev või järgmine, siis staatus on "Menetlemisel", kui kaugemas tulevikus, siis "Ootel";
• uue taotluse esitamisel on analoogiline kontroll.

Taotluste üldvaade

Klikkides "Lasteaia taotlused" lingile tulevad ette kõik lasteaia taotlused. Saab filtreerida missugused lasteaia taotlusi soovite näha:

Pilt 2. Lasteaiataotluste filtreerimisel on palju valikuid.

Taotluste vaate korrastamine

Näiteks, kui soov on edasi vaadata ainult neid taotluseid, mis ootavad kohta käesoleval õppeaastal või algaval õppeaastal, siis valida taotluse staatuseks "Menetlemisel" või "Järjekorras". Täiendavalt on võimalik filtreerida ka eelistuste KOV-is elamise, vanusegrupi ja pakkumiste saamise alusel. Samuti võib Lapse andmete lahtri abil otsida välja ühe kindla lapse taotluse. Kui on soov taotlusi sorteerida koha kasutamise alguskuupäeva järgi, siis on võimalik seda teha filtriga "Alguskuupäev".

Pilt 3. Taotluste tabeli filtrite kasutamise näide.

Filtriga "Asenduskoht" saab eristada taotlusi, kus on tehtud asenduskoha pakkumine. 

Selle väärtused: Hetkel kasutusel, Pakkumine tehtud (aktiivne), Pakkumine tehtud (loobutud), Laps ei käi enam, Hakkab tulevikus käima.

Taotluste tabeli vaates on võimalik kõiki veerge sorteerida kasvavalt või kahanevalt veeru pealkirjale klikkides. Samuti saab veerge sisse-välja lülitada, et vaadet korrastada.

Pilt 4. Taotluste tabeli veergude näitamiseks/peitmiseks tuleb reas "Näita veerge" veeru nimetusel.

KOV hetkeseisuga

Filtris "KOV hetkeseisuga" olemas valikud:

• Laps ei ole
• Ainult laps
• Laps + ainult üks vanem → üksikvanem või üks vanematest on KOV; teine vanem kindlasti ei ole KOV
• Laps + vähemalt üks vanem → üksikvanem, üks või mõlemad vanemad on KOV; lapse näidataks ka filtris "Laps + ainult üks vanem" 
• Laps + mõlemad vanemad

Taotluste KOV kontrollid

Seadistus: la_taotlus_filter_kov
Ametnikule: (admin → Süsteemi seadistused → la_taotlus_filter_kov → muuda)

• Kui seadistus on tühi, siis nuppu [Tee KOV kontroll] ei kuvata.
• Seadistusse saab lisada ühe või mitu kuupäeva, mitu väärtust eraldatakse komaga.
• Kuupäeva vorming on kk või kk-pp.

Taotlustele KOV kontrollide tegemine:

KOV kontrolli tegemiseks on vaja klõpsata nupul [Tee KOV kontroll].

Pilt 5. Nupu [Tee KOV kontroll] asukoht.

Seejärel avaneb hüpikaken "Tee KOV kontroll", kus saab rippmenüüst valida, millise kuupäeva seisuga KOV kontrolli teostatakse (Kuupäevade valik sõltub, sellest, millised kuupäevad on seadistusse sisestatud).

Pilt 6. Hüpikaken "Tee KOV kontroll", kus saab valida, mis kuupäeva seisuga teostatakse KOV kontroll.

Kui kuupäev on valitud, siis klõpsata nupul [Tee KOV kontroll] ja kontrolli hakatakse teostama.

Kui staatuse filter on tühi, siis teostatakse KOV kontrolli automaatselt Järjekorras ja Järjekorras (kohasoov tulevikus) taotlustele.

Pilt 7. KOV kontroll teostatakse olukorras, kus taotluse staatust ei ole valitud.

Kui staatus on muu kui Järjekorras ja Järjekorras (kohasoov tulevikus), siis antakse veateade: "Staatus peab olema filtris Järjekorras (kohasoov tulevikus) või Järjekorras!"

Pilt 8. KOV kontroll teostatakse olukorras, kus taotluse staatus ei ole "Järjekorras" ega "Järjekorras (kohasoov tulevikus)".

Pärast kontrolli tegemist ilmub kollasesse kasti teave: Viimati tehti KOV kontroll pp.kk.aaa. Kontrolliti pp.kk.aaa seisuga lapse ja vanema sissekirjutusi: taotlluseid kokku X, millest õnnestusid Y ja ebaõnnestusid Z.

Pilt 9. KOV kontroll on lõppenud. Teavet kontrolli kohta edastatakse kollases aknas.

Taotluse vaatamine

Vajutades taotluste tabelis lapse andmete peale, avaneb taotlus. Ametnik (olenevalt omavalitsusest mõnikord ka LA esindaja) saab taotlust muuta (lapsevanema palvel); tagasi lükata; munitsipaallasteaeade puhul saab teha ka koha pakkumist lapsevanemale:

Pilt 10. Taotluste andmete vaade. Olenevalt omavalitsusest, võib siin olla ka lapse piirkond.

Kohapakkumise tegemine

Koha pakkumisel menetleja valib lasteaia (valikusse tulevad ainult need lasteaiad, kus reaalselt vaba koht saadaval on). Seejärel saab valida rühma (valikus on need, kus on vaba koht õiges vanuses) ning sisestada, mis kuupäevast alates kohta pakutakse ning kui kaua pakkumine kehtib (näiteks 7 või 14 päeva).

Märkused:

• Pakkumise kehtivusaega saab ka pikendada, kui lapsevanem annab märku, et ta on hetkel eemal või ei saa mõnel muul põhjusel tähtaja jooksul vastust anda;

• Asenduskoha pakkumine on "eriline pakkumine", kus vanem peab veel lisaks kohapakkumise vastuvõtmisele otsustama, kas taotlus jääb veel menetlemisele või mitte.

  Kui vanem võtab koha pakkumise vastu, siis saab eraldi öelda, et "jätke laps eelistatud lasteaeda järjekorda". Taotlus jääb sellisel juhul "menetlemisele" aga pakutud rühma saab lasteaiaesindaja lapse kinnitada.

Pilt 11. Kohapakkumise dialoogiaken.

Pakkumist tehes on võimalik sisestada ka märkus, mida kuvatakse "Pakutud kohad" tabelis.

Märkuse nähtavus:

• Ametnik näeb kõiki sisestatud märkuseid: nii ametniku kui ka lasteaia esindaja poolt sisestatud
• Lasteaia esindaja näeb ainult lasteaia esindaja poolt sisestatud märkust
• Lapsevanem ei näe ühtegi märkust

NB: Kui pakkumine on tehtud, siis märkust ei ole võimalik enam muuta. Kui pakkumine taastada, siis jääb märkus alles.

Kui pakkumine on vastuvõetud või sellest on loobutud, siis ametnik jätkuvalt näeb märkust Pakutud kohad tabelis kui ka taotluse vaates.

Pilt 12. Ametnik näeb märkust.

• Koha pakkumise tegemisel süsteem kontrollib koha alustamise kuupäeva ja õppeaasta sobivust (nt kui koha alguskuupäev on alates 01.09.2023, siis peab vaatega olema ka õppeaastas: 2023/24):

Taotluse muutmine

Ametnik saab lapsevanema esitatud taotlust muuta, sh kontaktandmeid, eelistatud lasteaeda või koha kasutamise alguse kuupäeva. [Muuda] nupp asub taotluse all:

Pilt 13. Taotluse muutmine.

Kui vanema poolt esitatud taotlusel olemas lisatud nõustamiskomisjoni otsus ja HEV märge, aga asutusel puuduvad HEV lastele rühmad, siis ametnik saab võtta taotluse pealt HEV linnukese maha. Arno mõistes see on juba mitte HEV taotlus ja saab pakkuda koht vajaliku rühma.

Nõustamiskomisjoni otsuse fail jääb alles.

Pilt 14. HEV linnukese eemaldamine.

Muutmisel on kindlasti oluline "Muutmise põhjuse" sisestamine. Põhjuseks võib olla näiteks lapsevanema palve:

Pilt 15. Muutmise põhjuse sisestamine.

Ilma põhjuse sisestamiseta ei saa salvestada.

Kohapakkumise vastuvõtmine või loobumine

Ametnik saab lapsevanema eest (tema palvel) pakutud koha vastu võtta või loobuda, samuti ametnik saab pikenda pakkumise kehtimisperioodi:

Pilt 16. Pakutud koha infot näeb taotluse vaates ja avalehel.

Loobumisel tuleb kindlasti valida, mis põhjusel:

Pilt 17. Pakkumisest loobumisel tuleb valida põhjus - see informeerib tulevaste pakkumiste tegemisel ametnikku.

Ametnikul on võimalus pakkumine taastada juhul, kui lapsevanem kogemata loobus:

Pilt 18. Pakkumisest loobumise korral on siiski võimalik veel pakkumine taastada, kuni seda kohta pole kellelegi ära antud.

Kui esindaja taastab pakkumise, siis ei ole võimalik valida aega, mis perioodiks taotlus taastatakse. Taotlus taastatakse seadistuse järgi, mis on algselt paika pandud pakkumise kehtivusajaga.

Juhul kui vanem on pakkumise vastu võtnud ning lasteaed on lapse koha kinnituanud ja siis vanem otsustab, et laps ikkagi lasteaeda ei lähe, on ametnikul võimalik kinnitus tühistada.

Kinnitatud lasteaia koha tühistamiseks peab ametik minema menüüsse Admin → Lasteaiakoha pakkumised ning klõpsama vastava kirje juures nupule [Tühista kinnitus].

Nupule klõpsates avaneb hõpikaken, mis küsib üle, kas olete kindel lasteaia koha kinnituse tühistamises:

Nupule [Jah] klõpsates tuleb järgnev teade:

Pärast [OK] klõpsamist ning lehekülje värskendamist on lapse lasteaia koha kinnitus tühistatud:

Pärast lasteaia koha kinnitamise tühistamist on võimalik samas vaates soovi korral lasteaia koha pakkumine taastada. Pakkumist ei ole võimalik taastada juhul, kui lapsele oli juba lisatud manuaalne kohamäär. Sel juhul tuleb lapsele teha koha lõpetamine. Teade ütleb: "Pakkumise taastamine ebaõnnestus: Manuaalset kohamäära ei saa kustutada."

Asenduskoha pakkumine

Kui koha pakkumisel oli tegu asenduskoha pakkumisega, siis "Pakutud kohad" tabeli veerus: "Asenduskoha pakkumine" on "jah", kui tegu ei ole asenduskoha pakkumisega, siis on "Ei". 

Munitsipaallasteaia lasteaiatasu soodustuse taotlus

"Taotlused" peamenüüst on leida taotlus liikiga: "Lasteaiatasu soodustus":

Siit tulevad kõik lapsevanema poolt esitatud taotlused. Automaat taotluste menetlemine käib kliendi poolt seadistatud reeglite järgi nuppuga: "Menetle taotlused":

Hiljem ametnik saab taotluste otsused üle vaadata ning vajadusel manuaalselt korrigeerida. 

Taotluse menetlemisest teavituste saatmiseks on olemas vastav nupuke:

Antud loogika seisneb selles, et taotlusi menetletakse mitu korda erinevatel aegadel ning peale massmenetlemist võib ametnik tahta teha ka mingeid manuaalseid kontrolle - seega kirjad saadetaksa välja manuaalselt, siis kui menetlemine on tehtud ja ametnik tulemusega rahul.