Kui taotlus või aruanne vajab allkirjastamist/kinnitamist, siis pärast taotluse/aruande esitamist tekib allkirjastajaks märgitud isikule allkirjastamise/kinnitamise võimalus.
Kui tegu on toetuse kasutamise lepingu või muu dokumendiga, mis vajab allkirjastamist, siis tekib allkirjastamise/kinnitamise võimalus kohe pärast seda, kui linn/vald allkirjastab lepingu või muu dokumendi.
Allkirjastaja/kinnitaja saab ka kirja, et on esitatud taotlus/aruanne/leping, mis ootab tema allkirja või kinnitust.
Allkirjastamise/kinnitamise võimalused
Kui taotluse/aruande esitaja on üks allkirjastatatest, siis saab ta dokumenti allkirjastada enne taotluse/aruande esitamist.
Teised allkirjastajad saavad kasutada otselinki, mis viib allkirjastamise vaatesse (link saadetakse kirjaga allkirja/kinnituse ootel oleva dokumendi kohta).
Alati on võimalus sisse logida Spokusse ja minna allkirjastamise vaatesse (menüüst “Allkirjastamine”), kus kuvatakse kõiki isiku allkirja/kinnituse ootel dokumente. Allkirhastamise menüü juures kuvatakse punast jutumulli numbriga, kust on näha, mitu dokumenti allkirjastamist või kinnitamist ootab.
Allkirjastamise vaade ja allkirjastamine/kinnitamine
Allkirjastamise/kinnitamise vaates näeb kõiki sisse loginud kasutaja allkirja või kinnitust ootavaid dokumente.
Allkirjastamist/kinnitamist vajavad dokumendid tekivad kõik vastavasse moodulisse. Vajutades vastava mooduli nime ees olevale noolekesele, on võimalik nimekirja kas kompaktsemaks muuta või uuesti avada.
NB! Enne allkirjastamist/kinnitamist tuleks tutvuda allkirjastatava dokumendiga. Selleks on iga dokumendi real vastavad nupud või lingid.
Allkirjastamist ja kinnitamist ootava taotluse vaatamiseks tuleb vajutada taotluse nime ees olevale raamatu ikoonile.
Allkirjastamist ootava lepingu vaatamiseks tuleb vajutada lepingu nimele. Lepinguga seotud taotlust saab vaadata, vajutades taotluse nimele.
Dokumendi kinnitamiseks tuleb vajutada selle dokumendi rea lõpus olevale rohelise lunnukesega nupule.
Dokumendi allkirjastamiseks tuleb vajutada selle dokumendi rea lõpus olevale sobiva allkirjastamise viisi ikoonile ja järgida allkirjastamise juhiseid.
Dokumendi allkirjastamise või kinnitamise tühistamiseks tuleb vajutada selle dokumendi rea lõpus olevale punasele “X” nupule. Tühistamisel on kohustuslik sisestada põhjus. Põhjus saadetakse vastavalt taotluse või aruande esitajale või lepingu haldajale.
Allkirjastatud/kinnitatud dokumentide arhiiv
Kinnitatud ja allkirjastatud dokumente näeb arhiivi vaates (nupp “Arhiiv”).
Arhiivi moodulis näidatakse kõiki kooskõlastatud/allkirjastatud/kinnitatud taotluseid lepinguid ja aruandeid. Allkirjastatud, kooskõlastatud, kinnitatud taotluseid ja lepinguid saab vaadata vastavate linkidele ja nuppudele vajutades. Allkirjastamise arhiivi vaates näidatakse andmeid vastavalt aktiivsele asutusele.
Allkirjastatud taotluse ja lepingu vaatamiseks vajutada allkirjastatud dokumendi lingile. Kinnitatud ja kooskõlastatud taotluse vaatamiseks vajutada raamatu ikoonile. Kooskõkastamise märkuse vaatamiseks vajutada infomuullile.
