Menüüst ametnik > Kasutajad pääseb kasutajate haldamise lehele, kus saab kasutajaid lisada ja muuta kasutajate andmeid, määrata kasutajale õigusi, siduda valdkonnaga ja taotlejaga.
 |  |
|---|
Kasutajate lehel saab kasutajaid otsida isikukoodi, nime, valdkonna, toetuse, seotud taotleja ja hindamiskomisjoni järgi (otsingu lahtrisse tuleb sisestada tekst). Samuti saab filtreerida õiguste grupi järgi (ripploendist tuleb valida vastav grupp).
Osalise fraasi otsimiseks tuleb otsingukasti sisestada vähemalt 3 tähemärki. Ülejäänud kirjed, kus otsitavat fraasi ei ole, peidetakse ära. Kõigi logi kirjete uuesti nähtavale toomiseks tuleb teha otsingu lahter tühjaks. Otsingulahtri tühjendamiseks on otsingulahtri lõpus ristike, mis ilmub nähtavale ainult siis, kui otsingulahtrisse on midagi sisestatud.
Kasutaja lisamine ja kasutaja andmete muutmine
Uue kasutaja lisamiseks tuleb vajutada nupule "Lisa kasutaja". Kasutaja andmete muutmiseks tuleb vajutada pliiatsi ikoonile kasutaja rea lõpus. Avaneb kasutaja lisamise/muutmise vorm, kuhu tuleb sisestada kasutaja andmed ja määrata kasutaja õigused ning grupid. Samuti saab kasutaja siduda valdkonnaga. Muutmise korral on vorm täidetud, andmeid saab muuta.
Kasutaja andmed
Tärniga märgitud väljad on täitmiseks kohustuslikud.
Eesti isikukoodiga isik | Välismaalane |
|---|---|
 |  |
Riik - kasutajaks lisatava isiku riik, oluline välismaalase korral. Vaikimisi on riigiks Eesti.
Isikukood - kui isikukood on sisestatud, saab vajutada selle välja taga olevale "Kontrolli" nupule. Siis tehakse päring Rahvastikuregistrisse ja saadakse isiku nimi ning eeltäidetakse isiku ees- ja perenime väljad. Välisriigi korral saab isikukoodiks sisestada vabalt valitud riigipõhiselt unikaalse kood isiku tuvastamiseks.
Eesnimi - eesnime saab sisestada ka käsitsi.
Perenimi - perenime saab sisestada ka käsitsi.
E-post - sellele aadressile saadetakse süsteemi poolt teavitused (ka siis, kui taotluse juures e-posti aadress puudub, nt kolmanda osapoole e-posti aadress).
Telefon - telefoninumbrit kasutatakse isikuga ühenduse võtmiseks, nt probleemide korral taotluse täitmisel.
Linna/valla välise kasutaja KOV - saab valida rippmenüüst, millise KOVi andmeid näidatakse nimekirjade menetlemisel. NB! See on mõeldud vaid valla/linna välise kasutaja jaoks ja seda tuleb kasutada ainult nimekirjade korral! See määrab, millise KOVi osalejaid näidatakse kasutajale nimekirjade vaates.
Märkus - vabas vormis tekst kasutaja kohta. Nähtav ainult ametnikule.
Hindamiskomisjonid - taotluste hindamiseks mõeldud komisjonid, kuhu antud isik kuulub (on hindajaks lisatud). Hindamiskomisjonide välja näidatakse siis, kui isik on vähemalt ühes komisjonis hindajaks määratud.
Esimene ja viimane kasutamine - info, millal isik logis esimest ja viimast korda süsteemi sisse.
Õiguste eemaldamine - sellel nupul vajutamine eemaldab kasutajalt kõik grupid ehk õigused (jääb ainult 'väline kasutaja'), eemaldab e-maili ja telefoni. Sisselogimisel kasutajalt küsitakse need andmed uuesti.
Grupid
Selles osas kuvatakse kasutaja õiguseid, mis kehtivad üle terve süsteemi.
Admin - kasutajale saab anda enda Spokus administraatori õigused, tehes märkeruutu linnukese.
Grupid - loetelu süsteemi lisatud gruppidest. Kui grupi ees on märkeruutu linnuke tehtud, siis kasutaja kuulub sellesse gruppi. Gruppidest loe rohkem siit>>>.
Õigused
Õiguste all on toodud välja kõik süsteemi valdkonnad. Selleks, et anda kasutajale valdkonna õigused, tuleb vajutada soovitud valdkonnale ning määrata, kas kasutaja on valdkonna haldaja (teha linnuke), kas tal on volitamise õigus (teha linnuke) ja millised valdkonna õigused tal on (valida rippmenüüst).
Kasutaja õiguste rollidest saab täpsemalt lugeda siit >>>.
Valdkonna haldaja - saab muuta valdkonna andmeid ja ka valdkonna vorme luua.
Volitamise õigus - võimalik määrata, kas kasutajal on mingis valdkonnas volitamise õigus (peab olema admin või valdkonnas ametnik/menetleja). Kui linnuke on märgitud, siis saab ametnik taotlemisel lisada asutustele volitusi. Seda kasutatakse siis, kui on vaja ametnikule võimaldada sisestada taotlusi teise taotleja eest (nt kui avaldus esitatakse paberkandjal).
Volitamise õigusega ametnik saab ka asutuste vaates lisada asutusele volituse.
Kasutajal võivad olla korraga mitme grupi õigused. Kui kasutajal on valdkonnaülesed õigused või valdkonna sees olevate õigused, siis ilmuv valdkonna nime taha (+).
Eraldi saab lisada toetuse õiguseid, vajutades nuppu "Lisa toetuse õigused". Seejärel tuleb valida toetus ning grupp. Saab valida mitu gruppi. Toetuse õigusi saab ka kustutada.
Kui kasutajale on lisatud valdkonnaülene õigus, siis sama õigust enam vormi põhiselt lisada ei saa. Näiteks, kui kasutajale on antud valdkonnaülene õigus "Ametnik", siis samas valdkonnas olevate üksikute vormide juurde enam "Ametnik" õigust valida ei ole võimalik. Küll aga saab samale kasutajale selles valdkonnas olevate vormide juurde muid õigusi ("Hindaja", "Menetleja" jne).
Hindaja õiguse eemaldamine
Kui toetuse juures muutuvad hindajad ja on vaja kasutajalt võtta hindaja õigus ära, siis kasutaja muutmisvaates konkreetselt toetuselt hindaja õigust ära võttes ei eemaldada selle kasutaja salvestatud hindamislehtede andmeid.
Kui hindaja õigus on eemaldatud, siis kasutaja ei saa enam selle toetuse taotlusi hinnata ega näe oma eelmisi hinnanguid, aga tema hinnangud on alles (ametnik ja admin näeb neid ülevaated ja väljavõtted all). Kui panna kasutajale hindaja õigus tagasi, siis näeb ta ka oma hinnanguid (kui hinnatud taotlused on Registreeritud ja erandkorras Aktsepteeritud olekus).
NB! Hindamise õigust ei ole soovitatav lisada valdkonnaüleselt. Kui hindaja õigus on valdkonnaülene, siis ta saab vaadata ja hinnata kõikide selle valdkonna vormidega seotud taotluseid , mis on õiges olekus. Samuti määratakse ta automaatselt hindajaks kõikide uute samas valdkonnas loodavate vormide juurde.
Kasutajaga seotud taotlejad
Taotlejaid on süsteemis kahte tüüpi: füüsiline isik (eraisik) ja juriidiline isik (asutus). Kasutaja vaates on võimalus näha milliste juriidiliste isikutega on kasutaja seotud. Kui kasutaja on seotud taotlejaga, saab ta süsteemi sisse logida ja selle taotleja kohta teha taotlusi. Kasutajat saab siduda asutusega Asutuste vaates.
Kui kõik soovitud andmed on sisestatud/muudetud, tuleb vorm salvestada.