Esitamiseks avatud - periood, millal vorm on taotlejatele täitmiseks avatud. Lõpukuupäev võib jääda tühjaks, kui vorm on avatud esitamiseks tähtajatult.  Kui alates ja kuni kuupäev ning kellaaeg on määramata, siis on taotlus alati esitamiseks avatud. NB! Kui soov on piirata taotluse esitamist, siis kindlasti tuleks määrata ka algus (ainult "kuni" kuupäeva sisestamisest ei piisa).

Toetuse vormi muutmisel saab lisada mitu taotluse avamise ja sulgemise perioodi (nupp "Lisa"). Perioodi kustutamiseks tuleb vajutada perioodi rea lõpus olevale prügikasti ikoonile. Vormi salvestamisel vaadatakse perioodid üle ja vormile pannakse see, mis on kõige aktuaalsem (seda aega näidatakse toetuste nimekirjas ja toetuste info lehel). Kord päevas vaadatakse kõik toetused üle ja arvutatakse perioodid ümber ja rakendatakse kõige aktuaalsem periood.

Mitu perioodi tähendab seda, et taotlus avatakse või suletakse taotlemiseks automaatselt vastavalt toetusele määratud perioodidele.

NB! Toetuse avamise ja sulgemise perioodi ei saa määrata uue toetuse loomisel. Kui toetus on juba loodud, siis saab ka kuupäevi lisada.
NB! Toetuse vormi loomisel, kopeerimisel ja importimisel luuakse uus vorm alati peidetuna, et see ei oleks kohe pärast salvestamist taotlemiseks avatud. Kui vorm on lõpuni defineeritud, siis tuleb see avalikustada (klikk toetuste nimekirja vaates keelumärgi ikoonile, mis asub toetuse rea lõpus).

Teavitused

Iga perioodi real on ka osa "Teavitus" - siit on võimalik seadistada taotlusvooru avanemise teavituskirja. Valikus 2 viisi:

• käsitsi (ümbriku ikoonile vajutades): see teeb lahti dialoogiakna, kus on näha eelmiste taotluste kirjasaajate nimekiri. Lisaks võib kirja sisu korrigeerida. Kui mingil põhjusel leitud kirjasaajale pole vaja teavitust saata, siis tuleb "Teavita" chekboxist linnuke ära võtta. 

• automaatselt: sellega saadab SPOKU isikutele valitud kuupäeval ja kellaajal ise teavituse. Vajalikud sammud automaatse teavituse seadistamiseks:

  • • seadistada e-kirja mall "Taotlusvooru avanemise teavitus"

      • saab muuta kirja sisu,

      • määrata kirja saajate omandivorm, mis taotluste olekutest otsida e-poste ning mis ajavahemikus taotlused olid esitatud;

    • valida "Esitamiseks avatud" perioodi real linnuke "Teavitus" kirja järel. Seejärel avaneb võimalus lisada kp ja kellaaeg. Nt kõrvaloleval pildil läheb automaatne teavitus 2. voorus 19.01.2024 kl 12:00.

Saadetud teavitustest tekivad kirjed:

• DHS logisse - kirjasaajad on näha, kui vajutada nupule "Vastus"

• e-mailide logisse

Majandusaasta seadistus

Majandusaasta - ülevaadete ja väljavõtete tegemisel saab ühe filtrina kasutada majandusaastat. Ametniku vaates näidatakse taotlust vastava majandusaasta veerus. Kui majandusaasta on sisestatud, siis ei saa eraldi veel valida, et majandusaasta on käesolev aasta.

Majandusaasta on käesolev aasta - kui linnuke on märgitud siis vormi majandusaasta on käesolev aasta. Tähendab seda, et aasta muutudes, muutub ka majandusaasta automaatselt. Kui linnuke on märgitud siis majandusaastat eraldi ei saa sisestada. Vastavat märget (k.a) näidatakse perioodi tulbas toetuste nimekirjas.

Nimekirjas kinnitamised - kui taotlusel puudub majandusaasta, siis lapsevanemad ei saa osalust kinnitada.

Esitamiseks - füüsiline isik = taotluse vormi saavad esitada vaid füüsilised isikud;
juriidiline isik = taotluse vormi saab esitada vaid juriidilise isiku alt; NB! FIE omandivormi loeb SPOKU nagu juriidilist isikut.
füüsiline ja juriidiline isik = taotluse vormi saavad esitada nii füüsilised kui ka juriidilised isikud. – seda enam ei kasutata.

Taotluse esitamine muutmisel - kui linnutatud siis taotluse esitamise vaade jääb vahele ning muutmise vaatest saab kohe taotlust esitada (tingimused on, et pole eelarvet, failide lisamist ja taotleja poolset allkirjastamist). 

Pooleli olevat taotlust saab peale tähtaega esitada - lubab pooleli jäänud taotlust esitada ka pärast taotlusvooru tähtaja möödumist.

Parandamiseks tagasi lükatud taotlust saab peale tähtaega esitada - lubab esitada parandamisele saadetud taotlust ka pärast taotlusvooru tähtaja möödumist.

Taotleja saab taotlust võtta tagasi parandamiseks - lubab määratud olekutes taotluse andmeid parandada vajutades vastavale nupule; sel juhul selgitus taotluse parandamiseks on kohustuslik ja taotluse olek muutub "Parandamisel" olekuks.

Ametnikule saadetakse e-mail, kui taotleja võtab taotluse tagasi parandamiseks - ametnikule saadetakse teavitus, kui taotleja võtab taotluse tagasi parandamiseks.

Olekud, milles taotleja saab taotluse võtta tagasi parandamiseks - siin saab määrata, mis olekutes saab taotleja oma taotluse võtta tagasi parandamiseks. Vaikimisi lisatakse olekud: Esitatud ja Registreeritud, neid saab ära võtta.

Taotleja saab taotluse tühistada - võimaldab taotlejal loobuda esitatud taotlusest; peale loobumist läheb taotlust "Tagasilükatud" olekusse.

Ametnikule saadetakse e-mail, kui taotleja tühistab taotluse - ametnikule saadetakse kiri postkasti, kui taotleja otsustab taotlusest loobuda.

Olekud, milles taotleja saab taotluse tühistada - siin saab määrata, mis olekutes saab taotleja juba menetlusesse saadetud taotlusest loobuda. Vaikimisi lisatakse olekud: Esitatud ja Registreeritud, neid saab ära võtta.

Esitamise piirang - kui valitud on avalik, siis on taotlust võimalik esitada kõigil soovijatel. Kui esitamine on piiratud gruppidega, siis on võimalik taotlust esitada ainult neil isikutel, kes kuuluvad vastavasse gruppi. Teiste isikute jaoks gruppidega piiratud vormi taotluse ülevaate lehel ei kuvata. Selleks, et esitamist grupiga piirata, on vaja grupp eelnevalt luua ning kasutajate muutmise vaates lisada kasutajad vastavasse gruppi. Täpsemalt saab gruppide loomise kohta lugeda siit.

Võimalik täita ametnikul taotluse vormi taotleja nimel - kui märkeruut on täidetud (linnuke tehtud) ja kui kasutajal on mingis valdkonnas volitamise õigus (peab olema admin või valdkonnas ametnik/menetleja), siis on sellel kasutajal taotluse täimisel taotleja valiku ripploendis valik ”Lisa uus” . Avaneb andmete sisestamise aken, kus saab taotleja andmed sisestada vastavalt sellele, millise omandivormiga taotleja eest soovitakse taotlust täita (Juriidiline isik; füüsiline isik või välisettevõte).

Esindaja e-mail on kohustuslik - ametnikult, kes hakkab taotleja eest taotlust täita, nõutakse taotleja e-posti kontakti. NB! See on oluline Delta-sse dokumentide saatmisel (kui esindaja e-mail puudub, siis Deltasse saatmisel võib tekkida vigu). Võimalus määrata esindaja e-maili kohustuslikuks avaneb siis, kui ametnikul on lubatud täita taotlust taotleja nimel (linnuke "Võimalik täita ametnikul taotluse vormi taotleja nimel" märgitud).

Taotluse eelvaate näitamine, kui taotlus on avatud tulevikus - kui linnuke on märgitud ning toetusel on esitamiseks avatud alates kuupäev tulevikus, siis saab vaadata taotluse eelvaadet (toetuse vorm peab olema nähtav).

Sellist taotlust näidatakse Toetuste info lehel, taotluse kõrval näidatakse, mis kuupäevast on taotlus avatud. Kui taotluse nimele vajutada, siis avaneb selle taotluse eelvaade, kus näidatakse taotluse andmete sisestamise vormi (andmeid pole võimalik täita) ning infot, et tegu on eelvaatega (see info on muudetav tõlgete osas). Taotlusvormil olevate tõlgete abil on soovi korral võimalik muuta ka avalikus eelvaates kuvatavate teadete teksti ("Avatud alates", "Suletud alates" ja "Tähtaeg").

Tõlgete osas kehtib üldreegel: taotluse eelvaates näidatakse seda tõlget, mis on sisestatud toetuse vormi tõlgete juures. Kui toetuse juures tõlked puuduvad, siis näidatakse üldtõlgete alla sisestatud tõlkeid. Kui ka üldtõlgete juures tõlked puuduvad, siis näidatakse tõlgete vaikeväärtust. Täpsemalt tõlgetest vt siit. 

Taotluse eelvaate näitamine, kui taotlus oli avatud minevikus - kui linnuke on märgitud ning toetusel on esitamiseks avatud kuni kuupäev minevikus, siis saab vaadata taotluse eelvaadet (toetuse vorm peab olema nähtav).

Sellist taotlust näidatakse Toetuste info lehel, taotluse kõrval näidatakse, mis kuupäevast alates on taotlus suletud. Kui taotluse nimele vajutada, siis avaneb selle taotluse eelvaade, kus näidatakse taotluse andmete sisestamise vormi (andmeid pole võimalik täita) ning infot, et tegu on eelvaatega (see info on muudetav tõlgete osas). Taotlusvormil olevate tõlgete abil on soovi korral võimalik muuta ka avalikus eelvaates kuvatavate teadete teksti ("Avatud alates", "Suletud alates" ja "Tähtaeg").

Tõlgete osas kehtib üldreegel: taotluse eelvaates näidatakse seda tõlget, mis on sisestatud toetuse vormi tõlgete juures. Kui toetuse juures tõlked puuduvad, siis näidatakse üldtõlgete alla sisestatud tõlkeid. Kui ka üldtõlgete juures tõlked puuduvad, siis näidatakse tõlgete vaikeväärtust. Täpsemalt tõlgetest vt siit.