Kui toetuse vormile on sisse lülitatud Protokolli moodul, siis on võimalik taotluste tabelis protokolliga töötada. Vt toetuse koostamise alt Protokoll. Antud valikut näeb admin või hindaja+ametnik õigustes kasutaja. Kui hallatavas valdkonnas pole ühtegi vormi, millel protokolli moodul on kasutusel, siis antud valik masstegevuste alt on peidetud.

Taotluste protokolli koostamine

Tööd on mugav alustada taotluste tabelisse protokolliga seotud veergude lisamisega (Protokoll, Protokolli olek, Protokolli otsus, Protokolli selgitus, Protokollil antud summa). Selleks kohenda taotluste tabelit.

Taotluste vaates tuleb linnukestega valida taotlusi, mida protokollile panna (enne võib taotlusi filtreerida oleku ja toetuse järgi). NB! Taotlused peavad olema sama toetuse vormi omad. Nupp “Masstegevused” valik Protokoll > Protokolli koostamine/muutmine.

Avaneb hüpikaken, kus saab hakata protokolli andmeid sisestama.

Protokolli koostamisel on kohustuslikud väljad:

protokolli number,
asukoht,
koosoleku toimumise kuupäev,
osavõtjad,
puudujad (pole kohustuslik),
keda on kutsutud veel protokolli koostamisel osalema (vaba tekst),
juhataja,
protokollija.

Osalejad, mitteosalejad, juhataja ja protokollija saab valida vastava taotluse vormiga seotud üksikhindajate ja hindamiskomisjonide liikmete hulgast.

Iga taotluse otsuse juures on kohustuslikud väljad otsus ja otsuse selgitus ning kui kasutaja saab toetust siis ka summa.

Protokollil saab iga taotluse juurde valida teise juhataja. PDF-is näidatakse juurdetulnuid ning taotluse juures on tekst "Juhataja Marti Suurmaasikas astus tagasi. Koosolekut asus juhatama Lea Taevatäht." kui juhataja muutus. Kõigepealt näidatakse põhijuhataja asju ning alles siis teiste omasid. Peale protokollija allkirjastamist saavad kõik juhatajad ka protokolli allkirjastada. Kui viimane juhataja protokolli allkirjastab, siis muutub protokolli olek allkirjastatuks ning saadetakse e-mailid välja taotlejatele ja hindajatele.
Protokolli koostamisel on võimalik summa juures linnukesega määrata, kas otsustati ühehäälselt toetada MAKSIMAALSELT summaga ning kui see on valitud, siis on sarnane tekst ka protokolli PDF-is ning seda ei kuvata enne kui valitakse et kasutaja saab toetust.

Protokolli täitmist saab pooleli jätta ning siis ei kontrollida kohustuslike väljade olemasolu. Protokolli täitmisel saab seda allkirjastada id-kaardi ja mobiil-idga, vaadata PDFi ja salvesta. Nii allkirjastamise kui ka PDF-i vaatamise korral kõigepealt salvestatakse protokoll ning siis tehakse järgmine soovitud tegevus ehk pole vaja kõigepealt salvestada ja siis uuesti hüpikaken avada, et muud tegevust teha.

Kui protokollija on protokolli allkirjastanud, siis läheb see edasi allkirjastamiseks juhatajale. Kui juhataja sisse logib, siis tal on näha Allkirjastamise tab ning ta saab seal protokolli allkirjastada.

Pärast seda kui juhataja on protokolli allkirjastanud, siis:

Kui taotlus saab toetust, siis muutub taotluse olek Arvutatud olekuks ning antud summaks on protokolli juures sisestatud summa. Aruande esitamise tähtaeg on lepingu kehtivuskuupäev + 30 päeva.
Kui lepingu kehtivuse kuupäeva pole protokollile sisestatud, siis ei arvutata ka aruande esitamise tähtaega.
Kui kasutaja ei saa toetust, siis muutub taotluse olek Tagasi lükatud olekuks.
Kõikidele taotlejatele, kelle taotlus oli protokollil, saadetakse e-mail oma tulemuste kohta. Selle kirja sisu saab muuta toetuste e-mailide mallide juures (Protokolli tulemuse e-mail taotlejale).
Kõik hindajad saavad e-maili, kus on allkirjastatud fail ning sisu Allkirjastatud protokoll, mis on juhataja ja protokollija poolt kinnitatud.

Protokoll lisatakse taotlusele dokumendina taotluse dokumentide juurde. Seda näevad admin, ametnik ja menetleja (kui on olemas allkirjastatud, siis näidatakse seda, muidu on protokolli PDF).

NB! Ametnik näeb taotluse vaates protokolli PDF-i, kui protokoll on pooleli olekus ning protokolli ASICE faili, kui protokoll on allkirjastamisel või allkirjastatud. Taotleja protokolli (faili) ei näe. Ta saab ainult teavituse protokolli kohta, kus on kirjas otsus, mis summa on talle eraldatud. Teavituse sisu, mida taotlejale saata, saab muuta igal toetuse vormil E-mailide mallid osas.

NB! DHS-i protokolle ei saadeta.

Protokolli muutmine

Protokolli muutmiseks tuleb uuesti valida need samad taotlused, mis on protokollile lisatud ja masstegevuse alt vajutada Protokoll > Protokolli koostamine/muutmine.
Avaneb hüpikaken, kus saab hakata protokolli andmeid muuta. Edasi toimida nagu protokolli koostamisel.

NB! Protokolli saab muuta vaid siis, kui see on Pooleli olekus. Allkirjastamisel ja Allkirjastatud protokolli enam muuta ei saa.

Taotluse kustutamine protokollist

Taotluse kustutamiseks tuleb linnukesega valida protokollil olev taotlus ja masstegevuse alt vajutada Protokoll > Protokollist taotluse kustutamine.

Kasutajalt küsitakse üle, kas on kindel, et soovib seda taotlust protokollist eemaldada. Kui kasutaja kinnitab, siis eemaldatakse taotlus protokollist.

NB! Taotlusi saab protokollist eemaldada vaid siis, kui protokoll on Pooleli olekus. Allkirjastamise ja Allkirjastatud protokollilt taotlusi ära võtta enam ei saa.