Juhised taotluste menetlemiseks on lahti kirjutatud peatükis Töö taotlusega.

Pooleli

Pooleli olevat taotlust saab vaadata selles ulatuses, milles see täidetud on, kuid ilma lisatud dokumentideta. Võimalik on teostada andmete kontrolli (registriandmete päring, võlgnevuste kontroll) ning muuta toetuse liiki (valdkonda) või kustutada. Taotluse menetlemine või staatuse muutmine "pooleli" olekus võimalik ei ole. Kustutatud taotlused lähevad staatusesse "prügikastis". Lisaks SPOKU käib kontrollimas kord tunnis "Pooleli" olekus taotluseid/aruanded. Kui kasutaja ei ole andmeid sisestanud, siis need leitud (tühjade lahtritega) taotlused/aruanded kustutatakse ära.

Parandamisel

Parandamisel taotlust saab vaadata selles ulatuses, milles see täidetud on, kuid ilma lisatud dokumentideta. Võimalik on teostada andmete kontrolli (registriandmete päring, võlgnevuste kontroll) ning muuta toetuse liiki (valdkonda) või kustutada. Taotluse menetlemine või staatuse muutmine "parandamisel" olekus võimalik ei ole. Kustutatud taotlused lähevad staatusesse "prügikastis". Prügikastist taastamisel saab taotlus oleku "Pooleli".

Allkirja ootel

Allkirja ootel olekus taotlus on teel esitamisele. Selles olekus taotlus ootab kolmanda(te) osapool(te) allkirju/kinnitamisi. Antud olekus ei saa taotlus prügikasti panna. Menetlemisel saab teostada andmete kontrolli (registriandmete päring, võlgnevuste kontroll).

Esitatud

Esitatud taotlust saab vaadata selles ulatuses, milles see täidetud on, teostada andmete kontrolli (registriandmete päring, võlgnevuste kontroll) ning muuta toetuse liiki (valdkonda). Esitatud taotlust ei saa kustutada ega muuta staatust üldandmete alt. Staatuse muutmiseks on vaja taotlus siduda taotlejaga (kui veel ei ole). Pärast seda on võimalik taotlus registreerida, lükata tagasi parandamiseks (staatuseks saab Pooleli) ning lisada saavutusi, dokumente ja saata teateid või sisemisi märkusi taotlejale. Vaadata saab aruandeid ja muuta asutuse andmeid.

Registreerimisel

Registreerimisel olekus taotlust saab vaadata koguulatuses. Taotluse menetlemine või staatuse muutmine selles olekus võimalik ei ole. Kui DHSis registreerimisel vigu ei teki, kestab see olek väga lühikest aega (u paar minutit), kui taotluse olek ei muutu pikemat aega registreerituks, võib eeldada, et DHSis on tekkinud taotluse registreerimisega probleeme. Selleks tuleks vaadata DHSi logi (täpsemalt vt siit).

Registreeritud

Vaatamiseks on avatud kogu taotlus ja varasem suhtlus (teated). Kui taotlus on registreeritud, siis on see avatud hindamiseks. Menetlemisel saab olekut muuta, teostada andmete kontrolli (registriandmete päring, võlgnevuste kontroll), üldinfo juurest saab muuta taotluse staatust ja liiki (valdkonda). Registreeritud taotluse juurde saab lisada nimekirjade kinnitamise tähtaega, saavutusi, dokumente ning saata teateid ja sisemisi märkusi taotlejale. Muuta asutuse ja taotleja kontaktandmeid. Registreeritud taotluse saab aktsepteerida (lõpetab hindamise) või tagasi lükata (toetust ei eraldatud).

Tagasilükatud

Tagasilükatud taotluse vaates näeb kogu taotlust (sh sellega seotud aruandeid, nimekirju, kui neid on) ning asutuse andmeid. Tagasilükatud taotluse staatust ja liiki (valdkonda) on võimalik muuta taotluse alguseosas üldinfo juurest. Saab muuta nimekirjade kinnitamistähtaega, lisada saavutusi, dokumente, ürituste toimumisaegu ja saata teateid või sisemisi märkusi taotlejale. Vaadata saab aruandeid ja muuta asutuse andmeid.

Tagasilükatud on taotlus siis, kui toetust ei eraldatud, mitte siis, kui taotlus lükatakse tagasi parandamiseks. Parandamiseks tagasilükatud taotlus saab staatuseks Pooleli. Parandatud ja uuesti esitatud taotluse kuupäevaks jääb sama kuupäev, millal taotlus esitati esimest korda.

Aktsepteeritud

Vaatamiseks on avatud kogu taotlus ja varasem suhtlus (teated). Menetlemisel saab teostada andmete kontrolli (registriandmete päring, võlgnevuste kontroll), üldinfo juurest saab muuta taotluse staatust ja liiki (valdkonda). Aktsepteeritud taotluse juurde saab lisada nimekirjade kinnitamise tähtaja, saavutusi, dokumente ning saata teateid ja sisemisi märkusi taotlejale. Vaadata saab aruandeid ning muuta asutuse ja taotleja kontaktandmeid. Aktsepteeritud taotluse juurde saab lisada eraldatava toetuse summa ning pärast summa kinnitamist on võimalik saata taotleja teavitus summa info kohta ning taotluse staatuseks Arvutatud.

Arvutatud

Vaatamiseks on avatud kogu taotlus ja varasem suhtlus (teated). Menetlemisel saab teostada andmete kontrolli (registriandmete päring, võlgnevuste kontroll), üldinfo juurest saab muuta taotluse staatust ja liiki (valdkonda). Arvutatud taotluse juurde saab lisada saavutusi, dokumente ning saata teateid ja sisemisi märkusi taotlejale. Vaadata saab aruandeid ning muuta asutuse ja taotleja kontaktandmeid. Arvutatud staatuses taotlusele saab lisada väljamaksete plaani ning muude tegevuste ajakava (neid saab vaadata väljamaksete ja tegevuste kalendris). Lisades taotluse juurde lepingu numbri, saab taotlus staatuseks Lepinguga. Võimalik on määrata aruande esitamise tähtaeg.

Lepinguga

Vaatamiseks on avatud kogu taotlus ja varasem suhtlus (teated). Menetlemisel saab teostada andmete kontrolli (registriandmete päring, võlgnevuste kontroll), üldinfo juurest saab muuta taotluse staatust ja liiki (valdkonda). Lepinguga taotluse juurde saab lisada saavutusi, dokumente ja saata teateid või sisemisi märkusi taotlejale. Vaadata saab aruandeid ning muuta asutuse ja taotleja kontaktandmeid. Ka lepinguga staatuses taotlusele saab lisada väljamaksete plaani ning muude tegevuste ajakava (neid saab vaadata väljamaksete ja tegevuste kalendris). Lepingu numbrit saab muuta. Võimalik on määrata aruande esitamise tähtaeg(u).

Prügikastis

Vaatamiseks on avatud kogu taotlus ja varasem suhtlus (teated). Menetlemisel saab teostada andmete kontrolli (registriandmete päring, võlgnevuste kontroll), üldinfo juurest saab muuta taotluse staatust ja liiki (valdkonda). Taotluse juurde saab lisada saavutusi, dokumente ja saata teateid või sisemisi märkusi taotlejale. Vaadata saab aruandeid ning muuta asutuse ja taotleja kontaktandmeid. Ka prügikastis olevale taotlusele saab lisada väljamaksete plaani ning muude tegevuste ajakava (neid saab vaadata väljamaksete ja tegevuste kalendris). Prügikastis olevat taotlust saab taastada - sel juhul saab taotluse staatuseks Pooleli.

Lõpetatud

Vaatamiseks on avatud kogu taotlus ja varasem suhtlus (teated). Saab teostada andmete kontrolli (registriandmete päring, võlgnevuste kontroll), üldinfo juurest saab muuta taotluse liiki (valdkonda), kuid ei ole võimalik muuta staatust. Taotluse juurde saab lisada saavutusi, dokumente ja saata teateid taotlejale. Vaadata saab aruandeid ning muuta asutuse ja taotleja kontaktandmeid. 

Taotluse oleku muutuse sünkroniseerimine Amphora ja SPOKU vahel

Amphora -> SPOKU

Kui Amphoras registreeritud taotlusele vastatakse (või muudetakse vastamiskuupäeva), siis vaikimisi saab see taotlus SPOKUs oleku “Lõpetatud”. Vajadusel saab “DHS andmed” osas kasutada seadistust “Vastamise kuupäeva tekkimisel muuta olekuks“ ja muuta

Staatuseid küsitakse Amphorast automaatselt kord tunnis (maksimum 100 dokumenti korraga) nende taotluste kohta, millel on SPOKU-s olek Registreeritud, Aktsepteeritud, Arvutatud või Lepinguga.

SPOKU -> Amphora

SPOKUst saadetakse Amphorasse oleku muutus siis, kui taotluse olek muutub Lõpetatuks. Lõpetatud staatuses taotluse kohta saadetakse Amphorasse kõik registreerimisel saadetud andmed uuesti. Ei uuendata html faili, vastamiskuupäeva (AnswerDate), kirja numbrit (MessageNumber) ja maakonda.