Milliste taotluse oleku muudatuste korral kirjad saadetakse, tuleb seadistada "Taotluse teavitused" plokis.
E-maili mallide kohal on väli, kuhu saab sisestada taotluse id. Iga e-maili malli nupu taga on luubi ikoon, millele vajutades saab vaadata vastava kirja sisu eelvaadet. Enne eelvaate näitamist kontrollitakse kas eelvaates kuvamiseks kasutatava taotluse ID on olemas ning kas see taotlus on seotust selle toetuse vormiga, mille pealt kirja eelvaadet vaadatakse.
Vajutades nupule "Taasta kõik mallid", asendatakse kõikide selle vormi e-kirjade malli sisu ja pealkiri antud malli vaikimisi väärtusega. NB! Masstaastamisel eemaldatakse mallilt ka kõik e-mailile lisatavate failitüüpide linnukesed (mallide ükshaaval taastamisel failidelt linnukesi eest ära ei võeta!)
E-maili malli teksti muutmiseks tuleb vajutada vastava e-maili malli nimele. Avaneb e-kirja malli vaade, kus saab html abil vormindada kirja sisu.
Taotluse lingi lisamine e-mailile
Taotluse esitamise ja registreerimise e-maili mallil on olemas legend, kuidas e-maili sisusse lisada link taotlusele.
Link ei ole lisatud automaatselt, seda saab vajadusel käsitsi lisada
Lingi taotlusele saab kirja mallile lisada sobivasse kohta kujul:
<p>Oma taotlusega saate tutvuda lingil {$taotlus.link.taotluse_vaatamine}</p> (link ei ole aktiivne, taotleja saab selle brauserisse kopeerida)
või
<p>Tere! Teie taotlus on esitatud. Oma taotlusega saate tutvuda <a href="{$taotlus.link.taotluse_vaatamine}" target="_blank">SPOKUS</a></p> (link on aktiivne, taotleja satub taotluse vaatesse, kui vajutab sellele ja logib sisse)Kui taotlus esitatud või registreeritud (või muus olekus, kus e-maili mallis on kasutatud märgendit), siis saadetakse taotlejale kiri, kus on link taotluse vaatesse.
Lingiga saab taotluse vaatesse ainult taotluse esitaja ja ametnik. Kõigil teistel, kes üritab lingiga taotlusele pääseda, tuleb teade, et pole õigusi.
NB! Taotluse tagasi lükkamise parandamiseks korral ei ole vaja linki lisada, see on automaatselt lisatud (Registreerimise e-maili mallis: <a href="{$linkTaotluseUlevaateLehele}">Spokusse</a>). Link viib taotluse ülevaate lehele, kus taotluse esitaja saab tutvuda taotluse tingimustega ja minna edasi taotluse sisu vaatesse ning taotluse parandada ja esitada. Selle lingiga saab taotlusele ligi ainult taotluse esitaja ja ametnik.
NB! Lisaks on võimalik eelneva märgendi asemel kasutada taotluse parandamisele tagasi lükkamise e-maili mallis märgendit {$taotlus.link.taotluse_muutmine}, mis viib otse parandamist vajava taotluse muutmise vaatesse.
Tähtsamad märgendid, mida saab kasutada e-maili mallides
Taotluse üldinfo
{$taotlus.esitamise_kp} - taotluse esitamise kuupäev
{$taotlus.esitamise_kp|date_format:"%d.%m.%Y"} - taotluse esitamise kuupäev koos kuupäeva formaadiga
{$taotlus.hetk|date_format:"%d.%m.%Y"} - taotluse hetk
{$taotlus.olek_nimi} - taotluse olek
{$toetus.tyyp} - toetuse tüüp
{$toetus.valdkonna_nimi} - toetuse valdkond
{$toetus.periood} - taotluse esitamise periood (majandus aasta)
{$toetus.taotluse_lopp} - taotluse esitamise lõpukuupäev ehk esitamise tähtaeg
{$toetus.taotluse_lopp|date_format:"%d.%m.%Y"} - taotluse esitamise lõpukuupäev (esitamise tähtaeg) koos kuupäeva formaadiga
Taotleja info
{$asutus.nimi} - taotleja nimi
{$asutus.regnr} - taotleja isikukood (füüsilise isiku korral) või registrinumber (juriidilise isiku korral)
{$asutus.omandivorm_nimi} - asutuse omandivorm
{$asutus.juriidiline_aadress} - juriidilise isiku aadress
{$asutus.postiaadress} - juriidilise isiku postiaadress
{$asutus.ylema_nimi} - juriidilise isiku ülema nimi
{$asutus.ylema_postiaadress} - juriidilise isiku ülema postiaadress
Taotluse sisu. Eeldefineeritud väljad
{$taotlus.projekti_nimi} - projekti nimi
{$taotlus.tegevusala_nimi} - projekti tegevusala
{$aeg.toimumisaeg_algus|date_format:"%d.%m.%Y"} - tegevuse toimumisaja algus koos kuupäeva formaadiga EI TOIMI
{$aeg.toimumisaeg_lopp|date_format:"%d.%m.%Y"} - tegevuse toimumisaja lõpp koos kuupäeva formaadiga EI TOIMI
{$taotlus.liikmeid} - eeldatav harrastajate arv
{$taotlus.yritusi} - ürituste arv
{$taotlus.taotletud_summa} - taotletav summa
{$taotlus.selgitus} - selgitus
{$taotlus.tegevusaja_kirjeldus} - tegevusaja kirjeldus