Volitamine ja esindamine - taotleja juhend

Owned by kai (Unlicensed)
Last updated: okt 21, 2024 by Diana Lõhmus
5 min read

Juhend on täiendamisel

Taotluseid saab esitada füüsilise (sisseloginud kasutaja ise või tema esindatav) või juriidilise isiku (asutus) eest. SPOKUsse sisselogimise järel palutakse teil kohe valida isik või asutus, kelle nimel te soovite toiminguid teha.

image-20240523-105106.png

Asutuse eest saab taotlusi esitada ainult juriidilise isiku äriregistris registreeritud esindaja või volitatud isik. Kui seotud isikute ja asutuste nimekirjas ei ole vajalikku asutust, siis tuleks pöörduda asutuse esindaja poole, kes saab volituse anda.

Volitust saavad anda:

  • Äriregistri B-kaardile kantud isikud;

  • infosüsteemis juba edasivolitamise õigust omavad isikud;

  • erandkorras ka ametnikud (selleks tuleb võtta ühendust vastava valdkonna ametnikuga).

NB! Volitatud isik pääseb vastavalt talle antud volituse õigustele ligi kõigile selle taotleja taotlustele: saab esitada uusi taotlusi, olemasolevatele taotlustele lisada aruandeid jne. Kuid tal puudub allkirjaõigus (nt ei saa allkirjastada lepinguid).

Volitusi ei saa kustutada! Kui tähtaeg on möödas, ei pääse volitatud isik enam taotleja taotlustele ligi. Selleks, et ta saaks uuesti taotlusega tegeleda, tuleb talle uus volitus teha.

Volituse lisamine

Kui olete juba SPOKU keskkonda sisse logitud eraisiku rollis ja soovite lisada volitust mõne teise teiega seotud asutuse juures, siis leiate asutuste nimekirja valides menüüs “Minu töölaud” → ”“Minu asutused”.

image-20240523-111112.png

 

Avaneb “Minu asutused” lehekülg, kus on tabelis “Minuga seotud isikud ja asutused” näha kõik isikud ja asutused, kelle nimel teil on õigus toimingudi teha. Olemasolevaid volitusi saab vaadata ja uue volituse saab lisada vajutades nupule “Volitused”.

 

 

Avaneb volitatud isikute vaade. Volituse lisamiseks tuleb vajutada nupule “Lisa esindaja” ja avanenud volituse vormile sisestada volitatava isiku andmed.

  • Isikukood: sisestada  volitatava  isiku  isikukood  ja  vajuta  rea  lõpus  olevale  nupule “Kontrolli”. Nupule vajutamisel kontrollitakse isiku andmeid Rahvastikuregistrit ja täidetakse automaatselt isiku eesnime ja perekonnanime lahtrid.

  • Edasi volitamise õigus: Kui märkeruut on valitud (linnuke on tehtud), siis saab volitatud isik edaspidi ise asutuse juurde uusi volitatud isikuid lisada ja volitusi anda.

  • E-post: volitud isiku e-posti aadress. E-posti aadressi lisamine on kohustuslik.

  • Telefon: volitatud isku telefoninumber. Ei ole täitmiseks kohustuslik, aga on soovituslik täita. Kui volitatud isik ei ole e-posti teel kättesaadav, siis on võimalik talle helistada.

Pärast volitatava andmete sisestamist tuleb vajutada “Kinnita” nupule. Avaneb uus aken, kus saab volituse lisada.

  • Tähtaeg: volitusele tähtaja lisamine on kohustuslik. Tähtaja lisamisel lähtuge sellest, kui pika aja jooksul on volitatud isikul vaja asutuse eest SPOKU keskkonnas toiminguid teha. Minimaalselt saab tähtajaks lisada tänase kuupäeva, see tähendab, et volitatud isik saab asutuse eest toiminguid teha tänase päeva jooksul kuni 23:59. Volituse lisamisel saab maksimaalseks volituse kehtivuse ajaks määrata 10 aastat alates volituse lisamise kuupäevast.

  • Failid: saab lisada volituse failina. Ei ole kohustuslik. Kui volitus failina on lisatud, näidatakse faili ka asutuse andmete juures “Taotleja dokumendid” tabelis.

Õigused

  • Kõik õigused: volitatud isikul on samad õigused nagu äriregistrisse kantud asutuse esindajal, välja arvatud edasi volitamise õigus, kui seda ei ole eelnevalt määratud.

  • Valdkondadeülesed õigused: kehtib üle kõigi valdkondade.

  • Valdkonna ja taotluse põhised õigused: volitatud isikule saab anda õigused ainult kindlate valdkondade või vormidega seotud taotlustega tegelemiseks. Iga vormi või valdkonnaga seotud õigused võivad olla erinevad. Näiteks saab volitatud isik esitada asutuse eest ainult kaevetöö loa taotluseid, aga maamaksu soodustuse taotluste esitamise õigus tal puudub, kuid seal ta saab aruandeid esitada. Rippmenüüst on võimalik valida, millisele toetusele missugused õigused volitatud isikule antakse.

Volitust ei saa lisada valdkonnale, kus ei ole ühtegi toetuse vormi. Samuti ei teki volitamisel valikusse need vormid, kus esitamine on piiratud gruppidega.

Õigused

Volituse salvestamiseks tuleb vajutada nupule “Kinnita”.

Volituse pikendamine

Olemasolevat volitust on võimalik pikendada. Selleks tuleb volitatud isiku juures avada volituse kirje ja vajutada nupule “Pikenda tähtaega”. Avaneb uus aken, kus on võimalik pikendada volitust ühe aasta võrra või lisada volituse lõpu kuupäevaks kindel kuupäev. Volituse pikendamisel saab soovi korral lisada ka uue volituse faili. Volituse pikendamisel lisatud failid on näha asutuse juures “Taotleja dokumendid” vaates.

Volituse lõpetamine

Volituse lisamisel tuleb alati volitusele lisada tähtaeg. Juhul kui tekib vajadus volitus enne tähtaja lõppu lõpetada, siis on seda võimalik teha avades asutuse vaates aktiivsed volitused. Tuleb valida õige isik, kelle volitust soovitakse enne tähtaega lõpetada. Juhul, kui isikuga on seotud mitu volitust tuleb valida ka õige volitus, mille kehtivust soovitakse lõpetada. Volituse lõpetamiseks tuleb vajutada nupule “Lõpeta kehtivus”.

Peale nupule vajutamist avaneb hüpikaken, kus küsitakse kasutajalt kinnitust volituse lõpetamiseks.

Kinnitamiseks tuleb vajutada “OK” nupule, peale mida volituse kehtivus lõpetatakse. Kui kasutajal oli ainult üks volitus, siis saab lõpetatud volitust vaadata arhiivist. Kui kasutajal oli rohkem kui 1 volitus ja mõni volitus on veel kehtiv, siis näidatakse lõpetatud volitust aktiivsete volituste juures roosal taustal.