Menüüst Ametnik > Haldamine > Asutused pääseb asutuste haldamise lehele, kus saab lisada asutusi ja muuta nende andmeid.
 |  |
Asutuste lehel saab asutusi otsida isikukoodi, registrikoodi, nime, omandivormi ja aadressi järgi. Samuti saab filtreerida esindamise lõpu lähenemist (teha linnuke).
Osalise fraasi otsimiseks tuleb otsingukasti sisestada vähemalt 3 tähemärki. Ülejäänud kirjed, kus otsitavat fraasi ei ole, peidetakse ära. Kõigi logi kirjete uuesti nähtavale toomiseks tuleb teha otsingu lahter tühjaks. Otsingulahtri tühjendamiseks on otsingulahtri lõpus ristike, mis ilmub nähtavale ainult siis, kui otsingulahtrisse on midagi sisestatud.
Asutused ja Asutuse vaates näeb ametnik juriidilise isiku täisaadressi ja füüsilise isiku aadressi kohaliku omavalitsuse täpsusega. Taotlusel ja taotluse juures taotleja andmete kontrollimisel näeb ametnik taotleja (juriidilise või füüsilise isiku) täisaasdressi juhul, kui aadressi näitamine on lubatud (lubada/keelata saab toetuse vormil Üldinfo osas).
Aadressi pärimisel eeldatakse, et detailandmed_v1 (juriidilise isiku korral) ning RR41isikPohiandmed (füüsilise isikuku korral) päringu vastuses tagastatakse ADS_ADR_ID. Kui seda aga pole, siis näitab SPOKU hüüumärgi ikooni.
Asutuse lisamine
Uue asutuse lisamiseks tuleb vajutada nuppu “Lisa asutus”. Avaneb lisamise vorm, kus tuleb valida sakilt “Juriidiline isik”, “Füüsiline isik” või “Välisettevõte” ja sisestada vastavalt registrinumber, isikukood või nimi. Seejärel avaneb aken, kus saab näha asutuse andmeid ja volitatud isikuid.
 |  |
Asutuse e-posti puudumisel lisatakse see automaatselt, kui asutuse esindaja taotlust täites e-posti kirjutab.
Juriidilise isiku korral näidatakse üldandmete osas asutuse staatust ja esmaregistreerimise kuupäeva. Viimast kasutatakse nt asutuse "vanuse" kontrollimiseks ehk mitu aastat on asutus tegutsenud.
Märkused lahter on mõeldud asutuse sisemise info jaoks. Neid märkuseid näeb ja saab muuta admin ja ametnik. Asutuse (taotleja) esindaja (ka volitatud isik) ei näe taotleja vaates asutuse juurde lisatud märkust.
Prioriteetne nimekirja esitamisel: Kui see linnuke on tehtud ja toetuse vormil on vastav seadistus, siis selle asutuse lisatud osalejatega samu isikuid ei saa teised asutused lisada (v.a. teised prioriteetsed)
Anonüümne asutus
SPOKUs on olemas mõisted “Anonüümne asutus” ja “Anonüümne kasutaja”. Anonüümset asutust võib kasutada näiteks sellisel juhul, kus ametnikul on vaja massiliselt esitada taotluseid kasutajate eest ning taotluse vormil on olemas lisaväljad, kuhu ametnikul on võimalus sisestada tegeliku taotleja andmeid. Selleks tuleb ametnikule lisada volitus “Anonüümse asutuse” esindamiseks samamoodi, nagu lisatakse volitust ükskõik missuguse teise asutuse esindamiseks. Volituste lisamine on kirjeldatud leheküljel “Asutused ja volitamine”
Volitatud isikud
Asutuse volitatud isikuid saab vaadata Ametniku töölaud → Asutused → Otsida asutus → vajutada silma ikoonile → osas “Volitatud isikud” .
Volituste tabelis “Aktiivsed” TAB-is näeb isikuid, kellel on kehtiv volitus asutuse nimel toimingute tegemiseks. TAB-is “Arhiiv” näeb neid isikuid, kelle volitus on kehtetu.
Volitatud isikuid saab lisada administraatori õigustega isik asutuse vaates. Juriidilise isiku esindajaid saab värskendada Äriregistri keskkonnast vajutades nupule “Värskenda ÄRist”. Pildil punases kastis olevad isikud on Äriregistri esindusõigusega ja lillas kastis olevad isikutele on lisatud volitus ametniku poolt.
Volituse lisamine on kirjeldatud lehel “Asutused ja volitamine”
Volitatud isiku ehk esindaja lisamisel tekib ka võimalus lisada alusdokument (nt volikiri). Dokumendi tüübi valikus pakutakse tüüpe, mis on eelnevalt defineeritud asutuse dokumentide liigid osas. Vaikimisi on tüübiks valitud "volikiri" (seda ainult siis, kui see tüüp on eelnevalt defineeritud!). Dokumendi lisamise väljad on täitmiseks kohustuslikud ainult siis, kui on valitud lisatav dokument. Kui valitud dokument on isikustatud, ei küsita eraldi isikukoodi vaid lisatakse automaatselt dokumendi isikuks see isik, keda antud asutuse/taotleja esindajaks lisatakse. Kui dokument on lisatud ja väljad täidetud, siis andmete salvestamisel uuendatakse aktiivsete taotleja dokumentide tabelit.
Taotleja dokumendid
Dokumentide tabelis näidatakse asutuse ehk taotleja juurde lisatud dokumente (aktiivseid ja arhiivis olevaid). Ametnik saab dokumente lisada (nupp "Lisa uus dokument").
Juhendajad
Selles sektsioonis näidatakse kõik asutuse juhendajaid (ehk asutuste taotluste juhendajaid).
Juhendaja isikukood on lingitav ning see viib nimekirja vaatesse, kus kasutaja näeb kõiki selle asutusega ja selle juhendajga seotud nimekirju. Juhendajate jaoks on filter.
Aktiivsete juhendajate all näidatakse vaid neid isikuid, kes on Esitatud, Registreeritud, Aktsepteeritud, Arvutatud, Lepinguga, Allkirja ootel, Kontrollimisel olekus taotlustel juhendajateks määratud. Lõpetatud staatuses olekuga taotluste juhendajad on Arhiivi tabis. Pooleli, Tagasilükatud ja Prügikastis olekus taotluste juhendajaid siin ei näidata.
Siin vaates juhendajaid lisada ega muuta ei saa, seda saab teha konkreetse taotluse vaates. Kui taotlusele on juhendaja lisatud, siis ilmub tema nimi ka asutuse vaates.