1 Aruande lisamine ja muutmine
2 Aruande eelvaade
3 Aruande kustutamine ja peitmine/avalikustamine
4 Aruande vormi eelvaade taotlejale, kui aruande esitamine ei ole veel lubatud

Enne aruandevormide koostamist on soovitav eeldefineerida aruande klassifikaatorid, kui soovite neid kasutada. Vt Aruande ja hindamislehe klassifikaatorid

Aruannete lehele pääseb ametniku vaatest: Ametnik > Aruannete tüübid. Avanenud vaates näeb varem valmis tehtud aruannete tüüpe ning saab lisada juurde ka uusi. Iga taotluse juurde saab lisada konkreetse aruande liigi, mida saab valida ametniku poolt eelsisestatud valikute hulgast. See määrabki ära, mis andmed tuleb esitada ning sama tüüpi saab kasutada mitme erineva toetuse juures.

Aruande lisamine ja muutmine

Aruandetüübi muutmiseks tuleb vajutada soovitud aruandetüübi peale. Avaneb aruande muutmisvorm (sama vormi kasutatakse ka aruandetüübi lisamiseks).
Uut aruande tüüpi saab tekitada kopeerides olemasoleva aruamdetüübi või lisades uue aruandetüübi.

Aruande tüübi kopeerimiseks tuleb vajutada kopeerimise ikoonile, mis asub aruande rea lõpus. Kopeerimisel tuleb sisestada uue aruande nimi ja salvestada, muu info ja andmed võetakse vanalt aruande tüübilt. Kopeeritud vormi võib muuta ja kohendada vastavalt vajadustele.

Aruande lisamiseks tuleb vajutada Aruannete tüübid vaates nupule “Lisa uus”. Avaneb aruande lisamise vorm, kuhu tuleb sisestada vajalikud andmed ja salvestada.

Üldinfo

Aruande seadistamine

Aruande vormi üldinfo osa saab sisestada aruande nime ja selgituse ning märkida, mis andmeid kuidas näidatakse aruande täitmisel.

Nimi - aruandetüübi nimi, kohustuslik väli, nime kuvatakse aruande täitmisel.

Selgitav tekst - tekst, mida kuvatakse kasutajale aruande täitmisel (vt pilti). Aruande selgitava teksti lahtrisse saab vajadusel lisada ka lingi muusse keskkonda. Vaata täpsemalt siit: aruande vormile lingi lisamine.

Peale aruande loomist versioneeritakse aruanne - kui linnuke on märgitud, siis kohe peale aruande loomist luuakse aruandest versioon (andmed on juba eeltäidetud).

Aruande sisu pealkiri on nähtav - kui linnuke on märgitud, siis on aruande sisu pealkiri on täitmisel nähtav.

Küsitakse sisu - pikemaks tekstiks mõeldud suurem eeldefineeritud lahter, mida näidatakse aruande täitmisel, kui linnuke on märgitud.

Küsitakse selgitust - märkusteks mõeldud suurem eeldefineeritud lahter, mille sisu näidatakse nii aruande täitmisel kui taotluse aruannete vaates (taotluse aruannete tabelis), kui linnuke on märgitud.

Antud summa näitamine - kui linnuke on märgitud, siis näidatakse aruande täitmisel toetuseks eraldatud summat, mis on taotlusele sisestatud.

Lepingu numbri näitamine - kui linnuke on märgitud, siis näidatakse aruande täitmisel lepingu numbrit (taotluse vormil peab olema leping sisse lülitatud ja taotlusel peab olema leping).

Projekti näitamine - kui linnuke on märgitud, siis näidatakse aruande täitmisel tegevuse nimetust ehk projekti pealkirja, mis on taotlusele sisestatud väljale, mille koodiks on "p_pealkiri" või "projekti_pealkiri".

Täitja kontaktinfo näitamine - kui linnuke on märgitud, siis näidatakse "Täitja kontaktinfo" osa aruande esitamise vaate lõpus (nagu taotluse vaates).

Aruande failide küsimine - kui linnuke on märgitud, siis aruande täitmisel näidatakse failide lisamise kohta.

Taotluse vaade vaikimisi peidus - kui linnuke on märgitud, siis näidatakse aruande täitmise vaate kõrval ka taotluse vaadet. Täitmise vaates saab seda peita nupuga "Peida taotlus".

Aruande täitmine (näide)

Aruande esitamine (näide)

OTSING

Aruande vormil olemas otsingu võimalus märksõna järgi, mis aitab leida vormi osasid, kus otsitav märksõna esineb.

Otsing on automaatne, käivitub 0.5s pärast märksõna või selle osa sisestamist. Otsitakse vormi 'label' elementidest ja otsingu tulemusena tuuakse nähtavale need vormi osad (tab'id), kus leidub otsitav sõna või sõnaosa. Osalise fraasi otsimiseks tuleb sisestada vähemalt 3 tähte. Ülejäänud osad (tab'id), kus otsitavat sõna ei ole, peidetakse ära. Kõigi osade (tab'ide) nähtavale toomiseks tuleb teha otsingu lahter tühjaks. Otsingulahtri tühjendamiseks on otsingulahtri lõpus ristike, mis ilmub nähtavale ainult siis, kui otsingulahtrisse on midagi sisestatud.

ESITAMINE

	Esitamise osas saab märkida, kas esitamisel kinnitada aruanne automaatselt. Kui linnuke on märgitud, siis ametnik seda kinnitama ei pea ja kui aruande esitaja selle esitab, siis aruande olek on automaatselt kinnitatud ja fail lisatakse DHSi.
	Taotleja saab aruande võtta tagasi parandamiseks - selle valimisel avaneb võimalus seadistada aruande olekud, millest taotleja saab aruannet tagasi parandamiseks võtta. Soovitatav panna vaid "Esitatud" olekut.
	Kontrollimisel olekus ametnikule kiri - kui on linnutatud ning aruanne läheb "Kontrollimisel" olekusse, siis saadetakse sellest ametnikule kiri ("Kontrollimisel" olekusse saabub aruanne siis, kui aruandega seotud mitte-range reegel ning SPOKU arvates taotleja sellest läbi ei saanud)

Kinnitamine/ allkirjastamine

Siin saab määrata, kas aruande kinnitamine enne esitamist toimub allkirjaga (esimene linnuke) ning kes kinnitab ehk allkirjastab (kolmas osapool või mitu osapoolt). NB! See ei ole seotud ametniku kinnitamisega, siin kinnitab aruannet taotleja esindaja.

Aruande kinnitamine toimub allkirjaga - kui see linnuke on märgitud, peavad valitud osapooled aruannet digiallkirjaga kinnitama. Kui on vaja, et aruannet ainult kinnitataks, siis tuleb võtta see linnuke maha.

Kolmas osapool kinnitab - linnuke märgitakse siis, kui aruanne vajab esitaja või kolmanda osapoole allkirja/kinnitust. Kui linnuke on märgitud, siis avaneb võimalus valida ripploendist isikukood (kes allkirjastab) ja e-maili (kellele saata teavitus allkirjastamise kohta) väljad, mis peavad olema eelnevalt lisatud aruandele lisaväljadena:

Kolmanda osapoole isikukoodi väli - täitmiseks kohustuslik. Kui aruandes on see väli täidetud, siis muutub esitamisel aruande olek Allkirja/kinnitamise ootel ning kolmas osapool saab allkirjastamise vaates (menüüst valida ALLKIRJASTAMINE) aruannet allkirjastada või allkirjastamist tühistada ehk saata esitajale tagasi parandamiseks (tuleb sisestada tühistamise põhjus).
Kolmanda osapoole e-maili väli - ei ole täitmiseks kohustuslik, kuid kui e-mail puudub, ei saadeta kolmandale osapoolele kirja allkirja/kinnituse ootel oleva aruande kohta. Kui taotlus on esitatud, saadetakse aruandes esitatud kolmanda osapoole e-maili aadressile kiri, et esitati taotlus, mis ootab tema allkirja/kinnitust.

Kui e-maili väli on valitud ja aruandes täidetud, siis aruande esitamisel saadetakse kolmandale osapoolele (sellele väljale sisestatud e-maili aadressile) kiri, et esitati aruanne, mis ootab tema allkirja/kinnitust.

Kui on vaja, et aruannet allkirjastaks esitaja, siis tuleks kasutada "Kolmas osapool kinnitab" võimalust. Siis aruande esitamisel saab esitaja aruannet kohe allkirjastada. Kui allkirjastab esitaja ise, siis talle e-maili ei saadeta, sest ta allkirjastab aruannet juba esitamise ajal.

Kinnitab rohkem kui kolm osapoolt - linnuke märgitakse siis, kui taotlus vajab mitme osapoole allkirja/kinnitust. Kui linnuke on märgitud, siis avaneb võimalus valida ripploendist allkirjastajate/kinnitajate andmete sisestamise välja, mis peab olema eelnevalt lisatud aruandele lisaväljana.

Kinnitajate andmed sisestatakse - valikus on allkirjastajad tüüpi lisaväli, mis koosneb isikukoodi ja e-maili väljadest. Kui aruande esitaja lisab aruandes allkirjastaja/kinnitaja rea, siis mõlemad väljad on täitmiseks kohustuslikud. Mõlematel allkirjastaja/kinnitaja rea väljadel on õigsuse kontrollid. Ja iga lisatud allkirjastaja/kinnitaja rea saab taotleja kustutada. Lisada saab piiramatu arvu allkirjastajaid/kinnitajaid. Kui aruanne esitatakse, siis saadetakse igale allkirjastajaks märgitud osapoolele kiri, et esitati aruanne, mis ootab tema allkirja/kinnitust. Allkirjastajad saavad allkirjastamise vaates (menüüst valida ALLKIRJASTAMINE) aruannet allkirjastada või allkirjastamist tühistada ehk saata esitajale tagasi parandamiseks (tuleb sisestada tühistamise põhjus).

Kui esitaja ise on üks allkirjastajatest, siis saab ta aruannet allkirjastada enne esitamist ja e-maili allkirjastamise kohta talle ei saadeta.

Aruande vaatamise vaates ja menetlemise vaates on näha allkirjastatud/kinnitatud isikute info.

Kooskõlastamine

Kooskõlastamisest saab täpsemalt lugeda siit.

E-maiide mallid

E-mailide mallid toimivad sarnaselt taotluse e-maili mallidega.

E-maili mallide kohal on väli, kuhu saab sisestada aruande id.

Iga e-maili malli nupu taga on luubi ikooni, millele vajutades avaneb kirja sisu eelvaade, mis on täidetud aruandes olevate andmetega. Enne eelvaate avamist kontrollitakse sisestatud aruande id-le vastava aruande olemasolu ja selle seotust antud aruande vormiga.

Erinevalt taotluse e-kirja mallidest ei lisata aruandel e-mailidele juurde faile.

E-maili malli teksti muutmiseks vajutage vastava malli pealkirjale. Avaneb e-kirja malli vaade, kus saab HTML koodi kasutades vormindada kirja sisu. E-maili malli muutmisvaates olev nupp "Taasta" asendab malli sisu ja pealkirja antud malli vaikimisi väärtustega. Nupp "Taasta kõik mallid" asendab kõikide selle vormi e-kirjade malli sisu ja pealkirja antud malli vaikimisi väärtusega.

Aruande oleku muudatuste e-maili mallid.

Aruanne esitatud: saadetakse taotlejale ja taotluse vormil märgitud vormi valdaja e-posti aadressile, kui esitati aruanne.
Aruanne kontrollimisel: saadetakse taotluse vormil märgitud valdaja e-maili aadressile, kui aruanne ei läbinud esitamisel mitteranget reeglit või aruande kooskõlastamise moodulis on märgitud, et aruanne saadetakse ametnikule kontrollimisele.
Aruanne kinnitatud: aruande kinnitamise teavitus saadetakse taotluse esitajale e-maili aadressile siis, kui ametnik kinnitab aruande.
Aruanne ootab kinnitamist: saadetakse kolmandale isikule, kui aruande peab allkirjastama/kinnitama kolmas isik. Näiteks aruanne vajab teise juhatuse liikme allkirja või kinnitust. Kiri saadetakse, kui aruande vormil allkirjastamise moodulis on märgitud „Kinnitamine toimub allkirjaga” ja „Kolmas osapool kinnitab” või „Kinnitab rohkem kui kolm osapoolt”.
Aruanne tühistatud: saadetakse taotluse esitaja e-posti aadressile, kui ametnik lükkab aruande tagasi parandamiseks. Ametnik lisab teate sisu enne kirja saatmist. Taotluse esitaja saab aruannet parandada ja uuesti esitada.

Aruandega seotud teavituse saatmiseks kasutatakse seda e-maili kontot (mille alt teavitusi saadetakse), mis on määratud antud aruandega seotud taotluse vormil (e-maili konto väljal). Kui seda pole valitud, siis võetakse e-maili konto valdkonna juurest.

Aruandega seotud teavitusele vastamisel lähevad vastused järgmiselt:

kui teavitus saadeti ametniku tegevuse tulemusena (aruande parandamisele saatmine, aruande kinnitamine), siis on reply-to aadressiks selle ametniku e-maili aadress, kes on märgitud toetuse vormi valdajaks;
kui teavitus saadeti automaatselt (nt automaatne aruande kinnitamine vms), siis on reply-to aadressiks taotluse vormil määratud e-maili konto aadress.

Aruande kooskõlastamisega seotud e-mailid

Kooskõlastamise e-mail kooskõlastajale: saadetakse kooskõlastajale, kui esitatakse aruanne, mis vajab tema poolset kooskõlastust. Kiri saadetakse, kui aruande vormil on sisse lülitatud ja seadistatud kooskõlastamise moodul.

Kooskõlastamise meeldetuletus: saadetakse kooskõlastajale, kui kooskõlastuse otsust ei ole määratud tähtajaks tehtud. Kooskõlastamise tähtaeg ja mitu päeva enne tähtaega teavitus saadetakse, seadistatakse aruande vormi seadetes kooskõlastamise moodulis.

Pole vaja kooskõlastada: saadetakse kooskõlastajale, kui aruanne ei vaja tema poolt kooskõlastust.

Aruanne kooskõlastatud automaatselt: saadetakse kooskõlastajale, kui aruande vormil kooskõlastamise moodulis on märgitud „Tähtaja möödumisel märkida kooskõlastatuks” ja kooskõlastaja ei ole teinud kooskõlastusringi tähtaja jooksul kooskõlastamise otsust.

Aruande kooskõlastamise otsus taotlejale: iga kooskõlastaja otsus saadetaksetaotlejale eraldi e-mailiga. Kiri saadetakse, kui aruande vormil koskõlastamise moodulis on märgitud „Teavitus otsuse kohta taotlejale”.

Aruande kooskõlastamise otsused taotlejale: kõik kooskõlastuse otsused saadetakse taotlejale ühes e-mailis. Kiri saadetakse, kui aruande vormil kooskõlastamise moodulis on märgitud „Otsused lähevad taotlejale ühe e-mailina”.

Aruande kooskõlastamise otsus ametnikule: saadetakse taotluse vormil määratud valdaja e-posti aadressile, kui kooskõlastaja on teinud otsuse seoses ametniku poolt hallatava aruandega. Kiri saadetakse, kui aruande vormil kooskõlastamise moodulis on märgitud „Teavitus otsuse kohta ametnikule”.

Reeglite haldamine

Aruande vormil saab sarnaselt toetuse vormile lisada reegleid, mille abil teha aruande automaatkontrolle. Reeglid peavad olema eelnevalt defineeritud. Reeglite defineerimisest vt siit.

Reegli lisamiseks aruande vormile tuleb Reeglite haldamise osas vajutada nupule [Halda kontrolle].

Avaneb kehtivate kontrollide lisamise hüpikaken, kus nupu “Lisa kontroll” abil saab lisada eelnevalt defineeritud reegleid.

Reegli lisamiseks tuleb valida ripploendist kontrollimise hetk (millal kontrollida), sobiv reegel, määrata subjekt, kelle suhtes see reegel kehtib, valida kuupäeva lahter (kui seda nõuab reegel) ja salvestada. Kui kontrollide haldamise all on valitud reegel, mis nõuab kuupäeva välja, siis saab valida kuupäeva välja aruande vormil olemasolevate kuupäeva väljade hulgast.

Ühele aruande vormile võib lisada mitu reeglit. Lisatud reegli saab kustutada, vajutades prügikasti ikoonile. NB! Reeglit saab kustutada ka siis, kui see on juba aruannetega seotud. Enne kustutamist näidatakse ka hoiatust ning kustutamisest võib loobuda.
Aruande vormi juures saab kasutada ainult reegleid, mille tüübiks on:

Andmete kontroll märgenditega;
KOV kontroll;
Korduvuse kontroll;
Lisavälja väärtuse kontroll;
Põhihariduse olemasolu.

NB! Aruande vormile ei saa lisada andmete kontrolli EHISest reegleid (põhihariduse olemasolu kontrolli), kui vastav x-tee teenus ei ole avatud.
Kontrollimise hetked on järgmised:

Dokumendi muutmine (aruande sisu muutmine) - kontrollitakse siis, kui taotleja täidab aruande vormi ära ja läheb järgmisele lehele;
Eelarve muutmine (aruande eelarve muutmine) - kasutatakse siis, kui aruande vormil on sisselülitatud Eelarve osa, ja kontrollitakse siis, kui taotleja on eelarve vormi täitnud ja läheb järgmisele lehele;
Dokumendi esitamine (aruande esitamine) - kontrollitakse siis, kui taotleja jõuab aruande esitamise lehele ja vajutab nupule “Esita” või hakkab aruannet allkirjastama.

Kontrollide tulemused:

Kui reegel on range ning aruanne reeglit ei läbi, siis näidatakse taotlejale reegli juures defineeritud veateadet ja taotleja ei saa aruannet esitada.
Kui reegel on mitterange ning aruanne reeglit ei läbi, siis pärast esitamist muutub aruande olek "Kontrollimisel" olekuks. Ametnik saab kontrollimisel olevat aruannet üle vaadata ja kinnitada (kui aruanne on korras) või lükata tagasi parandamiseks. Täpsemalt vt aruannete menetlemise osast.
Reeglite tulemusi näidatakse ametnikule aruande menetlemise (vaatamise) vaates vastavalt roheliselt (kui reeglid on läbitud), punaselt (kui reegleid ei läbitud) ja kollaselt (mitte range kontrolli korral, kui reegleid ei läbitud).

Eelarve

Seejärel tuleb määrata, kas aruande eelarve on kohustuslik, ja siis valida sobiv summa küsimise variant: eelarve tavalise summa osas küsitakse aruande täitjalt ainult kululiikide summasid, summa kaheks korral aga tahetakse ka linna kasutamise osa näha. "Linna" sõnastust saab muuta tõlgete all Aruanne osas, täpsemalt vt Tõlkimine

Kui kulude ja tulude summad kokku tulevad erinevad, küsitakse taotlejalt, kas kulud ja tulud peavadki erinema. Erineva kulu ja tuluga saab aruande eelarvet esitada.

Eelarvesse saab summa lahtrisse sisestada ainult numbreid. Muude märkide sisestamisel läheb lahter punaseks ja salvestamisel viskab ette hoiatuse, et tuleb parandada. Kui numbrid kirjutatakse komaga (nt 12,50) siis peale salvestamist muudetakse koma automaatselt punktiks.

Näide aruande vormi koostamisel

Näide aruande täitmisel (tavaline summa)

Näide aruande täitmisel (summa kaheks)

Järgmisena saab aruande koostaja valida, milliseid eelarve kulu- ja tululiike soovitakse taotleja käest küsida. Kui sobivaid variante ei leidu, siis saab andmeid juurde lisada ametniku vaate aruande ja hindamislehe klassifikaatorite osas. Kulu- ja tululiikide kuvamise järjekorda aruandes saab muuta, võttes hiirega rea algul olevatest noolekestest kinni ja lohistades rida üles või alla:

Kindlasti tuleb üle vaadata, et on ka defineeritud linna toetuse kasutamise tululiigid ja vastav linnuke klassifikaatorite tabelis, kui kasutatakse summa kaheks varianti. Aruande eelarves, kus küsitakse eraldi omavalitsuse toetuse kasutamist kulude veerus, kontrollitakse kulude kattumist tulu poolega, millel on juures antud linnuke.

Kui eelnevat pole tehtud siis saadakse eelarve täitmisel vastav veateade.

Lisaväljad

Täiendamisel

Viimasena saab aruande vormil nupu “Lisa rida” abil juurde lisada erinevaid lisavälju.

Määra vaikeväärtused lahtrikoodide abil - aruande lahtrid täidetakse infoga taotluselt, mille kohta aruannet esitatakse. Selleks peavad aruande ja taotluse vormi lahtrikoodid ja lahtritüübid omavahel kattuma.

Allkirjastajate välja ja Kuupäeva vahemiku välja korral täidetakse info taotluse omadega siis, kui esialgset ridade arvu pole seadistatud (sest vaikeväärtust määrata ei saa).
Andmetabeli korral võetakse info taotluselt, kui vaikeväärtust pole määratud ja tabeli read on seadistatud samamoodi nagu taotluse vastavas andmetabelis või pole aruande andmetabelisse ühtegi rida seadistatud.
Taotleja andmed tüüpi lisavälja korral võetakse info taotleja andmetest, mitte taotluselt. Kui on vaja andmeid taotluselt, tuleb Taotleja andmed tüüpi lisavälja seadetes määrata vaikeväärtus.
Kui aruande lisaväljal on vaikeväärtus määratud, siis kasutatakse vaikeväärtust.

Lisaväljade lisamine/muutmine on sarnane toetuse vormil lisaväljade lisamisele/muutmisele. Välja lisamiseks tuleb vajutada “Lisa rida” nupule ja

sisestada vajalikud andmed: lahtrikood, lahtri tekst;
määrata lahtri tüüp ja seadistada;
märkida, kas väli on täitmiseks kohustuslik ja kas on aruandel nähtav.
sarnaselt taotlusele on aruande lisaväljade pealkirjadesse ja selgitustekstidesse võimalik lisada linke. Täpsemalt vaata siit: aruande vormile lingi lisamine.

Lisaväljade tüübi ripploendis olevad mitteaktiivsed valikuvariandid (hallis kirjas olevad tüübid) on tüübid, mida aruandes kasutada ei saa.
Kui valida lahtritüübiks number, saab valida ka numbrigruppi ning kui sobivat numbrigruppi ei leidu, saab sinna ka valikuvariante juurde lisada aruande ja hindamislehe klassifikaatorite osas.

Kui lahter on kohustuslik (hüüumärgi all märgitud linnukesega), peab see olema aruande täitja poolt kindlasti täidetud, ning kui lahter on nähtav (silma all märgitud linnukesega), siis näeb seda aruande täitja (muidu ta seda ei näe).

Lisaväljade järjekorda saab muuta võttes hiirega rea vasakul olevatest noolekestest kinni ja lohistades rida üles või alla.

Lisavälja kustutamiseks tuleb vajutada rea lõpus olevale prügikasti ikoonile.

Sarnaselt taotlusega on ka aruandele võimalik lisada ametnikule muudetavaid lisavälju. Juhul kui tekib vajadus kasutada aruandes sellist lisavälja, mis on ainult ametnikule nähtav ja muudetav ning selle välja väärtust kuvada ka aruande PDF-il, siis on vajalik:

kindlasti sisestada lisavälja lahtrikood
lisada lisavälja lahtrikood aruande PDF malli.

Kui jätta ainult ametnikule nähtava/muudetava lisavälja lahtrikood täitmata või vastav kood aruande PDF malli lisamata, siis aruande PDF seda välja ei kuvata.

Näide: ametnikul on vaja aruandesse lisada lepingu number, aga leping on koostatud väljaspool SPOKU keskkonda

Tekitame aruande vormile ainult ametnikule nähtava ja täidetava lisavälja ning lisame sellele lahtrikoodi. Aruande esitajale seda lisavälja ei näidata ning tal ei ole seda võimalik täita.

Lisame aruande PDF mallis äsja loodud lahtrikoodi

Tulemus aruandel

Lisaväljade tüübid

Kui aadressile seadeid ei lisata, jääb see väli tühjaks ning kasutaja saab ise sinna lisada sobiva väärtuse. Kui minnakse seadeid muutma (nupp '...'), saab sealt valida, kes on aadressiga seotud (taotleja, isikukoodi väli või registrinumbri väli, võib valida ka kõik kolm, aga vähemalt üks peab olema valitud) ja välja, mis on seotud aadressi väljaga (Riik, Linn/vald jne, vähemalt üks peab olema valitud). Kui valida isikukood/reg.nr väli, saab valida olemasolevate isikukoodiga/reg.nr-iga lisaväljade hulgast sobiva.

Kui taotluse täitmisel on taotluse sisu osas aadressil märgitud vähemalt üheks aadressiga seotud isikuks taotleja, siis täidetakse vormil aadressi andmed taotlejate andmetega. Kui taotlus on juba salvestatud, siis seda enam ei muudeta taotleja andmetega. Kui aadressiga seotud isikuks on valitud (ka) isikukoodi väli või reg nr väli, siis [Kontrolli] nupule vajutades asendatakse aadressi andmed päringust saadud aadressi andmetega. Kasutaja saab ise aadressi välju soovi korral muuta.
Kuna RR41 päring ei tagasta postiindeksit, on seetõttu ka isiku kontrollimisel postiindeksi väli tühi (äriregistri päringul on postiindeks olemas). Lisaks kontrollitakse, kas küla on olemas sellega, et kui väärtus sisaldab sõna küla, siis see on küla (muidu annaks nt külaks Kesklinna linnaosa).

Võimalik valida, millist aadressi rida näidatakse: Talu/tänav/maja ja korter, Küla, Indeks, Linn/vald, Riik.

	Pole muudetav: kui aadress laetakse teiselt väljalt (nt HTML väljale sisestatud skriptiga) ja see valik on linnutatud, ei saa aruande täitja seda välja ise muuta.
	Aadressi otsing: kui see väli on lisatud, siis saab selle seadetes määrata, kas aadressiotsingut näidata aruandes ilma kaardita, kaardiga või kaardiga, mis on vaikimisi suletud. Aruande täitja saab aadressiotsingu lahtrisse sisestada aadressi (nt tänava nime ja maja nr) ning leitud aadresside loetelust valida sobiv aadress (klikk sobival aadressil). Kui on võimalus valida aadressi kaardilt, siis aadressi valimiseks tuleb vajutada objektile kaardil. Valitud aadressi saab kustutada, vajutades lingile "Kustuta". Kaardivaade on piiratud vastava KOV-iga, mis on määratud üldseadete lehel. Aadresse otsitakse ainult määratud valla piires. Otsingu kaardiga korral saab kaardilt valida ka aadressi, mis on teise valla oma.
	Korteri valimine: kui on linnutatud, siis saab valida ka korterit.
	Postiindeksi näitamine: kui on linnutatud, siis aadressi lõppu lisatakse postiindeks.
	Kuva kaardil kihid: kaardi korral saab seadetes määrata, mis kihte kaardil kuvatakse.
	Piira In-ADS otsingut EHAK koodiga: Kui EHAK kood pole sisestatud, siis otsitakse üle terve Eesti. Link "Eesti haldus- ja asustusjaotuse klassifikaator"-ile asub infomullis.

NB! Kui on taotlusel ADS aadressi välju rohkem kui üks, siis iga otsingu valimine paneb eelmise otsingu kinni. Eelmises otsingus lisatud aadressi kuvatakse välja.

See väli on mõeldud selleks, et taotluse täitmisel saaks lisada piiramatu arvu allkirjastajaid (nupp “Lisa rida”). Lisatud reale tuleb sisestada allkirjastaja isikukood, e-maili aadress, telefon ning amet (kui kahe viimase küsimine on sisse lülitatud). Juba sisestatud allkirjastaja saab ka kustutada (prügikasti ikoon rea lõpus). Nii e-posti kui isikukoodi väljal on õigsuse kontrollid. Samuti saab taotluse vaates jälgida, kes on taotluse allkirjastanud (taotluse eespool kuvatakse allkirjastanud isikute nimekirja).

Jälg isikule RR-i päringu kohta

Allkirjastaja isikukoodi kontrollimisel tehakse RR-i päring, mille korral jääb isikule jälg andmejälgijasse selgitusega "Isikuandmete pärimine rahvastikuregistrist (valdkonna nimetus)"

Allkirjastaja lisavälja seadetes saab määrata allkirjastajate tabeli laiust. Suurust võib ette anda pikslites (nt 500px) või protsentides (nt 100%).
Lisaks saab määrata taotluse täitmisel allkirjastajate tabelis mitu rida näidatakse algselt - see ei tähenda, et ette antud read on kohustuslikud. Kui taotleja jätab andmed sisestamata, siis süsteem ei pahanda.
Kui on olemas vajadus allkirjastaja ametit küsida, siis tuleb märkida väli "Ameti küsimine".
Kui vaja küsida allkirjastaja telefoninumbrit, siis tuleb märkida väli "Telefoni nr küsimine".
Kui vaja teada allkirjastaja aadressi, siis tuleb märkida väli "Aadressi küsimine RRist". Aadressi küsitakse RR-ist isikukoodi kontrollimisel. NB! See väli pole nähtav andmete muutmisel (taotlejal) ning vaatamisel näeb seda infot ainult ametnik.

Vormi defineerimisel on ametnikul võimalik valida "Kinnitab rohkem kui kolm osapoolt". Kui see on märgitud, siis saab ametnik valida, mis väljale sisestatakse allkirjastajate andmed (eelnevalt peab olema lisatud ja salvestatud allkirjastajate lisaväli).

Peale aruande esitamist saadetakse kõigile osapooltele e-mailid (allkirjastajatele ja taotlejale) ning taotluse olek on "Allkirja ootel". E-maili lisatakse link, mille kaudu saab kasutaja minna lehele, kus ta näeb tema allkirja ootavaid taotlusi ja allkirjastamise tähtaegu (e-mail on sama, mis on allkirjastamise kolmanda isiku e-mail ja e-maili sisu saab muuta samas mallis). Kui viimane isik on allkirjastanud, siis muutub aruande olek "Esitatuks" ning e-maili taotluse esitamise kohta saavad taotleja ja ametnik (v.a juhul, kui on määratud automaatne registreerimine

See on tabelina andmete küsimiseks mõeldud lisavälja tüüp, kus taotleja saab ise lisada vajalik arv ridu.

NB! Kui andmetabeli tüüpi väljaga on juba seotud taotlusi, siis ei tohi selle välja tüüpi muuta. Vajadusel tuleb see väli taotluselt ära peita (võtta välja rea lõpust nähtavuse linnuke ära) ja vajalike andmete küsimiseks lisada uusi lisavälju.

Andmetabeli seadistamine

Andmetabeli seadete all saab lisada ridu andmetabelile (ehk siis aruande väljal oleva tabeli veerge). Rea lisamine on sarnane lisaväljade sisestamise tabelile, sealt saab määrata lahtri koodi, sisestada lahtri teksti ja lahtritüübi alt valida teatud välju ning neid ka seadistada. Aruandes näeb välja selle tüübi lisaväli tabelina, kus taotleja saab ridu juurde lisada.
Andmetabeli seadete vaates saab:

määrata rea lisamise nupu nime, mida kuvatakse taotlejale tabeli rea lisamiseks;
määrata tabeli laiust (sisestada kujul 300px või 100%), kui laiust pole määratud, siis on andmetabeli laius 100%;
määrata vaikeväärtust ehk saab valida olemasolevate andmetabelite hulgast. Ripploendis näidatakse andmetabelite lahtri koode ja sulgudes on olemas toetuse nimed, kus selle koodiga andmetabel on kasutusel:
määrata, kas vaikeväärtused on muudetavad või mittemuudetavad;
valida, kas andmete sisestamine toimub dialoogaknas;
määrata vaikimisi kuvatavate ridade arvu. Nii on võimalik juba taotlejale näiteks 3 rida ette anda, kui ta vormile läheb. Liigsed read kustutatakse enne esitamist. Seda valikut saab kasutada ainult siis, kui pole määratud väikeväärtust.

Kui aruande andmetabeli seadetes on vaikeväärtus määratud, siis tõstetakse ringi aruande täitmisel taotluse pealt kõik read ning need veerud, mille koodid lähevad kokku aruande tabeli koodidega. Ehk selleks, et aruande täitmisel eelarve andmetabel oleks eeltäidetud taotlusel olevate eelarve tabeli andmetega, peavad olema mõlema tabeli lahtrikoodid samad. Kui lahtri koodid erinevad või puuduvad, siis andmeid taotluselt automaatselt üle ei kanta.

Kui vaikeväärtused on mittemuudetavad, siis on need tabeli veerud lukus, mis kanti taotluse pealt üle ehk neid ridu kustutada ei saa (seda andmetabeli rida kustutada ei saa, milles on vähemalt üks lahter lukus). Kustutada saab juurde lisatud ridu.

Kui andmetabelile lisada lahtritüüp number ning on andmete dialoogist sisestamine (peab olema salvestatud), siis saab numbrivälja seadete juurest määrata agregeerimist (summa, keskmine, min, max). Taotluse sisu andmetabeli vaates näidatakse tabelis kõige all rida, kus on soovitud agregeerimised. Neid näidatakse kõigis vaatamise vaadetes ning ka taotluse PDF-is

Juhul, kui on vajalik märgistada ruutmeetrit, saab kasutada lahtri tekstis <sup>2</sup> märgendit:

Hakkab välja nägema järgmiselt:

Samuti saab kasutada ka alumist indeksit (Subsript), selleks on HTML-i tag <sub></sub>.

Andmetabeli sees saab valida välja tüüpi "Andmetabeli rea arvutus". Sellees valikus on võimalik määrata, mitu kohta peale koma ümardatakse arvutuse tulemus, järgmiseks tuleb valida väljad, mille kohta arvutusi teha (lisavälja tüüp on number) ja määrata, mis arvutust soovitakse teha - min, max, sum, avg.
Samuti on võimalik read kokku summeerida, selleks on linnuke "näita tabeli all väärtust", kust saab valida, mis väärtust näidata, agregeerimise tüüpi ja sisestada selgitav tekst, mida näidata enne väärtust.

Andmetabeli rea arvutust saab kasutada ainult siis, kui andmetabelis on aktiivne seadistus: "Andmete sisestamine dialoogist". Väli pole taotlusel muudetav ning seda uuendatakse väljade väärtuste muutumisel.

Ainult andmetabeli sees kasutatav lisavälja tüüp. Selle seadetes määrata, mis andmeid näidata.

Komakohtade arv - mitu kohta peale koma ümardatakse arvutuse tulemus.
Arvutus - tuleb valida, mis arvutus tehakse lisaväljade ridade põhjal.
Lisaväljad - väljad, mille põhjal arvutatakse andmetabeli rea väärtus. Lisaväljad peavad olema nähtavad, välja tüüp peab olema "number" ning sellel peab kood olema.
Näita tabeli all väärtust - lülitab sisse väärtuse näitamist tabeli all, saab valida, mis väärtust näidata, agregeerimise tüüpi ja sisestada selgitav tekst, mida näidata enne väärtust.

NB! Seda välja saab lisada ainult dialoogist sisestatud andmetabelisse. Väli pole taotlusel muudetav ning seda uuendatakse väljade väärtuste muutumisel.

Lisaväljade vaikeväärtused

Lahtrile saab määrata ka vaikeväärtust. Vaikeväärtuseks saab olla kas tekst, või märgend.
Kui määrata vaikeväärtuseks tekst, siis kuvatakse aruande täitmisel seda teksti (lahter eeltäidetud). Kui määrata vaikeväärtuseks toetuses kasutatav lahtri kood, siis kuvatakse aruande täitmisel taotluse lahtri väärtus. Lahtrikoodi korral tuleb märgend kasutada kujul {$taotlus.sisu.[taotluse lahtrikood]}. Kuupäeva tüüpi välja korral saab kasutada ka märgendit {date('Y-m-d')}, mis on tänane kuupäev.

Kui on märgitud, et aruande kinnitab kolmas osapool ja on lisatud kinnitaja isikukood ja e-posti väli, siis neid on võimalik vaikimisi täita taotlusel oleva infoga. Aruande vormile saab lisada vaikeväärtust taotluselt e-maili korral kujul: {$taotlus.sisu.[kood]} ehk nt {$taotlus.sisu.vanema_email}.

Isikukoodi jaoks on see natuke teistsugune ning tuleb sisestada kujul: {$taotlus.sisu.[kood].isikukood} ehk nt {$taotlus.sisu.ema.isikukood}. Aruande täitmisel saab esitaja neid väärtuseid muuta.

Võimalik on kasutada ka märgendeid: Spoku märgendid

Nende lisaväljade korral kontrollitakse rohkem kui lihtsalt märgendi õigsust:

Checkbox - kui pole kasutatud märgendit, siis kontrollin et oleks vaikeväärtus 1 või 0
Eeldefineeritud valik - kui pole kasutatud märgendit, siis kontrollin et oleks vaikeväärtus number
Isikukood - kui pole kasutatud märgendit, siis kontrollin et oleks vaikeväärtus 11 numbrimärki pikk
Kuupäev - kui pole kasutatud märgendit, siis kontrollin et oleks vaikeväärtus sobiv kuupäev (saab kasutada ka märgendit {date('Y-m-d')}, mis on tänane kuupäev)
Number - kui pole kasutatud märgendit, siis kontrollin et oleks vaikeväärtus number (pole vahet kas komaga või punktiga või ilma)

Vaikeväärtust, mis ei ole märgend ei saa kasutada nende väljade korral:
ADS aadress
Allkirjastajad
Andmetabel
Dünaamiline valik
Fail
Gis
GoPro Aadress
Html
Kaart
Katastrikood
Kuupäeva vahemik
Kuupäev-kellaaeg
Mitmene valik
Pilt
Reg.nr
Taotluse valik
Vahepealkiri
Vahetekst

Lisaväljade selgitused

Samuti iga aruande rea kohta saab lisada selgitusi (nupp "Muuda selgitusi"). Kui selgitus lisatud, siis aruandes tekib vastava rea juurde küsimärgi ikoon, mille peale hiirega minnes avaneb selgitustekst.
Selgitustekstid aruande väljade juurde

Näide aruande vormi koostamisel	Näide aruande täitmisel

Näide aruande vormi koostamisel	Näide aruande täitmisel

Lõpus tuleb aruanne salvestada. Nupp “Salvesta” suunab kasutajat pärast salvestamist tagasi aruande tüüpide lehele. Nupp [Salvesta ja jätka sisestamist] salvestab sisestatud andmeid ja jätab kasutaja muutmisvaatesse.

Aruande PDF mall

Sarnaselt taotluse vormi juures saab aruande PDFi malli muuta. Malli muutmiseks tuleb lisada linnuke esimese real olevasse kasti ja "Muuda" nuppu vajutades avaneb muutmisvaade. Mallis on võimalik kasutada märgendeid. Märgendid on sarnased taotlusel kasutatavate märgenditega. Aruande PDF mallile saab märgendite abil lisada aruande esitamise ja kinnitamise kuupäeva.

Aruande esitamise kuupäev.: {$aruanne.esitamise_kp|date_format:'d.m.Y'}
Aruande kinnitamise kuupäev.: {$aruanne.kinnitamise_kp|date_format:'d.m.Y'}

Tulemus aruandePDFil

Aruande lisaväljade puhul tuleks kasutada {$aruanne.sisu.aruande_lisavälja_lahtrikood}. Lisaks on võimalik muuta aruande PDF faili nime (faili nimi ilma laiendita).

Lepingud

Sarnaselt taotluse vormile saab ka aruande vormile lisada lepinguid ja ühele vormile saab lisada mitu lepingu malli.
Kui lepingu osa on aruande vormil seadistatud, siis avaneb aruande vaates võimalus lisada lepinguid. NB! Lepingut saab aruandele lisada senikaua, kuni aruanne on esitatud olekus. Pooleli ja kinnitatud aruandele lepinguid lisada ei saa.

Aruande lepingu vormide nimekirjas kajastatakse lepingu nime, koodi, lepingu haldjat, taotleja ja OV allkirjastamise varianti (hetkel on mõlemil ainus võimalik seadistus "pole vaja allkirjastada"). Lepingu seadeid saab muuta, vajutades pliiatsi ikoonile. Lepingu vormi saab kustutada, kui antud vormiga pole seotud ühtegi lepingut.

E-maili mallid, mis on lepingutega seotud, on sarnaselt muudetavad ja vaadatavad (ka e-maili eelvaade) nagu üldiselt e-maili mallide muutmine. Nupust "Taasta kõik mallid" asendatakse kõikide selle vormi lepingute e-kirjade malli sisu ja pealkiri antud malli vaikimisi väärtusega. NB! Masstaastamisel eemaldatakse mallilt ka kõik e-mailile lisatavate failitüüpide linnukesed (mallide ükshaaval taastamisel failidelt linnukesi eest ära ei võeta!).

Lepinguga seotud tõlgete haldamine käib, vajutades "A" märgile. Tõlgete muutmine toimib sarnaselt taotluse tõlgetega ja need on seotud ainult selle lepingu vormiga. Tõlgete muutmised kajastuvad nii taotluse vaates lepingute tabelis (nuppude nimetused, veergude pealkirjad jne). Lepingu allkirjastamisele/kooskõlastamisele saatmise vaates.

Uue lepingu lisamiseks tuleb vajutada "Lisa leping". Avaneb lepingu vormi seadistamine.

Nimi: saab määrata lepingule nime, mida näidatakse aruande vaates lepingute nimekirjas.

Kood: saab määrata lepingule koodi, mis peab olema unikaalne ja mida näidatakse aruande vaates lepingute nimekirjas (seni, kuni aruanne pole veel kinnitatud).

Lepingu numbri genereerimine taotlusele automaatselt: kui on märgitud, siis SPOKU ise genereerib lepingu numbri vastavalt seadistatud loendurile: tuleb valida, mis olekus number genereeritakse ning mis loendurit kasutatakse. Vastavalt valitud seadistustele genereeritakse lepingu number ning lisatakse info genereerimise kohta ka tegevuste logisse.

Dokumendi nimi (laiendita): siin saab määrata genereeritava PDF-i faili nime. Kui lepingu dokumendi nimi puudub, siis on automaatselt faili nimi leping. Genereeritakse PDF faile.

Lepingu mall: "Muuda" nupp avab muutmisvaate, kus on võimalik muuta lepingu vormi (malli) tekstiredaktoris ja vaadata lepingu eelvaadet (selleks tuleb vastavasse lahtrisse sisestada aruande ID ja vajutada luubi ikoonile).

Lepingu haldaja: ripploendist saab valida, kas lepingu haldaja on kindel isik või seotud ametnik/menetleja/admin ning vastavalt sellele saavad need kasutajad lepingut muuta.

Lepingu haldaja e-mail: on e-maili aadress, kuhu saadetakse lepingu kooskõlastamise korral tühistamised (kuna üldise haldaja korral ei ole teada, kellele peaks teateid saatma).

Taotleja poolne lepingu allkirjastaja: selle all saab määrata, kes allkirjastab lepingut. Hetkel valikus vaid "pole vaja allkirjastada".

OV poolne lepingu allkirjastaja: isik, kes peab lepingu allkirjastama (linna/valla poolt). Hetkel valikus vaid "pole vaja allkirjastada".

Leping allkirjastatakse esimesena taotleja poolt: hetkel inaktiivne seadistus, kuna lepingu allkirjastamist ei toimu (taotleja ja OV poolset allkirjastajat ei saa määrata).

Lepingu allkirjastamisel taotleja e-mail: võimalus sisestada e-mail, kuhu saadetakse allkirjastatud leping. Kui siia pole midagi sisestatud, siis saadetakse e-mail taotleja e-mailile. NB! Hetkel küll lepinguid pole vaja allkirjastada, kuid siiski on võimalik saata menetlemise käigus leping allkirjastamisele. Sellisel juhul saab leping automaatselt staatuseks "Allkirjastatud" ja välja saadetakse ka vastav e-mail.

Lepingu allkirjastamisel saadetakse teavitus lepingu haldajale: kui linnuke on märgitud, siis lepingu haldaja saab allkirjastatud lepingu kohta teavituse meilile.

Aruande lepingu DHS-i saatmine on implementeeritud ainult GOPRO dokumendihaldussüsteemis. Aruande lepinguid ei saadeta Amphora, Delta ega Webdesktop dokumendihaldussüsteemidesse.

Aruande eelvaade

Aruande eelvaadet saab näha, vajutades nupule [Eelvaade], mis avab aruande eelvaate lehe uues aknas. Seal on näha nii aruande sisu, eelarve (kus saab eelarvet sisestada) ja esitamise osa vastavalt sellele, kas eelarve küsimine on sisse lülitatud või mitte. Osade vahel saab liikuda, vajutades vastavale sakile ("Taotluse aruande muutmine", "Finantsaruanne" või "Taotluse aruande esitamine").

Aruande kustutamine ja peitmine/avalikustamine

Aruandeid saab kustutada aruannete tüübid vaates, selleks on vastav ikoon iga aruandetüübi rea lõpus. Kustutamise ikoon ilmub ainult siis, kui aruannet pole kasutatud üheski taotluses. Kui aga osutub, et mõni aruandetüüp pole enam asjakohane esitada, siis saab selle ära peita (silma ikoonile vajutades). Vajadusel saab peidetud aruandetüübi uuesti lubatuks tagasi muuta vajutades keelumärgi ikoonile. Peidetud aruandetüübi taust on lillakas.

NB! Aruandetüübi peitmisel seotakse aruanne lahti taotlusvormi aruannete moodulist. Peidetud aruandetüüpi saab vajadusel uuesti nähtavaks teha ja taotluse vormiga siduda. Selleks tuleb vastav aruandetüüp teha uuesti keelumärgile vajutades nähtavaks ning seejärel siduda see uuesti toetuse vormiga moodulis aruannete moodulis.

Aruande vormi eelvaade taotlejale, kui aruande esitamine ei ole veel lubatud

Aruande korral, kui taotlus pole sobivas olekus (Arvutatud või Lepinguga) ning toetuse vormi juurde on valitud aruande tüüp, näidatakse taotluse aruannete vaates infoteksti "Hetkel saab tutvuda ainult aruande vormi sisuga siit", mis on link aruande eelvaate lehele. Kui taotlusele on lisatud aruende esitamise tähtajad, siis näidatakse aruannet tabelis vastavaid aruandeid. Aruanded, mis pole veel avatud täitmiseks, saab vaadata vajutades "Ava eelvaade". eelvaade avaneb nii nagu järgnevalt kirjeldatud. Aruande eelvaates näidatakse andmete sisestamise vormi (andmeid pole võimalik täita) ning infot, et tegu on eelvaatega (see info on muudetav tõlgete osas).

Tõlgete osas kehtib üldreegel: eelvaates näidatakse seda tõlget, mis on sisestatud toetuse vormi tõlgete juures. Kui toetuse juures tõlked puuduvad, siis näidatakse üldtõlgete alla sisestatud tõlkeid. Kui ka üldtõlgete juures tõlked puuduvad, siis näidatakse tõlgete vaikeväärtust. Täpsemalt saab tõlgete kohta lugeda siit.