Väljamakse e-arve andmete saatmine BCsse

Owned by Liisa Kallas
Last updated: märts 07, 2024 by Diana Lõhmus
3 min read

Seadistamine

Selleks, et arved liiguksid BCsse, tuleb läbi teha järgmised sammud.

  • Uurida oma valla/linna SPOKU administraatorilt, kas ta on asjakohase taotluse vormil seadistanud e-arvete saatmise.

  • Kõiki esitatud taotlusi näeb, minnes "Ametniku töölaud" > "Taotlused" (lähemalt saad lugeda ka siit). Kuvatavast nimekirjast saab taotluseid avada, klõpsates linkidel veerus "Esitamise kuupäev".

  • Taotlused peavad e-arvete koostamiseks olema kinnitatud (= olekus "Arvutatud"). Selleks tuleb minna taotluse vaates allpool olevasse plokki "Taotluse menetlemine".

    • "Esitatud" olekus taotlused tuleb selleks kõigepealt registreerida,

    • "Registreeritud" taotlused aktsepteerida. 

Esitatud olekus taotluse saab registreerida.

Registreeritud taotluse saab aktsepteerida.

  • Kui vormil on seadistatud summa sisestamine taotlusele (nt aruande juures kuvamiseks), siis ilmub see taotluse vaates nähtavale pärast taotluse aktsepteerimist. Tuleb sisestada summa ja see salvestada (antud tegevus ei ole seotud veel BCsse saadetava infoga).

  • Seejärel tuleb taotlus kinnitada (saab staatuseks "Arvutatud"). Taotluse olekutest saad lähemalt lugeda siit ja siit.

  • Taotluse vaatesse ilmub seejärel tabel "Taotluse põhjal teha väljamaksed". Sealt tuleb vajutada "Lisa rida" ja tekkinud tabelireal lisada arve kuupäev (millal info peab liikuma BCsse) ning summa.

  • Taotlusele eraldatud summa võib edastada raamatupidamisse mitmes osas (nii mitu rida tuleb tabelisse lisada).

Näide: Taotlusele on eraldatud kogusumma 1000.00. Sisestades tabelisse 2 rida 01.08.2023 500 ja 01.12.2023 500 läheb väljamaksmise info raamatupidamisse vastavalt määratud kuupäevadele:

Arvete saatmine BCsse

Loodud arvete saatmine BCsse toimub automaatselt kord tunnis. Vajadusel võib neid ka kohe käsitsi saata, vajutades arve rea lõpus noolekesega ikoonile:  Avanenud aknas tuleb üle kontrollida e-arve andmed ja vajutada "Kinnita". Kui e-arve on saadetud BCsse, tekib SPOKUs taotluse väljamaksete tabelis arve number ja makse saab oleku "E-arve saadetud".

E-arve olekud

Väljamaksete korral on uued e-arve olekud "E-arve makstud" ja "E-arve osaliselt makstud." E-arve olekute automaatne sünkroniseerimine BC ja SPOKU vahel toimub kord tunnis.  E-arve olekut on vajadusel võimalik käsitsi uuendada taotluse osas "Taotluse põhjal teha väljamaksed".  Taotluse väljamaksete juures näidatakse nuppu "Uuenda staatused BCst", kui taotlusel väljamaksete osas on kirjeid, mille korral saab BCst infot küsida.