Juhend on täiendamisel

Spokusse sisenemine

Kui kasutaja on sisenenud Spokusse, siis tehakse tema kohta Äriregistri päring ning temaga seotud (roll JUHL, FIE, JUHJ, UOSAN, TOSAN) registreeritud asutused lisatakse asutuse tabelisse. Kui selle asutuse esindamine on juba olemas (ametniku või esindaja määratud), siis muudetakse varasem volitus kehtetuks ning lisatakse uus volitus, kus on tüübiks märgitud asutuse esindamine ning lisatakse edasi volitamise õigus.

Lisaks vaadatakse, kas asutusel on teisigi esindajaid ning lisatakse need asutuse juurde.

Taotlemine

Taotlemise lehel on nüüd võimalik näha tabelis "Minuga seotud isikud ja asutused" asutusi alamlehtedena:

• Minu aktiivsed asutused - need asutused, millel on taotluseid, 

• Minu teised asutused - need asutused, millel veel taotluseid ei ole,

Lisaks on tabelis olemas nupp volitused, millele vajutades avaneb asutusega seotud volitaud isikute nimekiri.

Taotlust ei saa esitada, kui puudub ettevõtte esindamisõigus (kas volituse või Äriregistri alusel). Esindusõiguse saamiseks tuleb pöörduda ettevõtte juhatuse liikme poole, kes lisab Spokus volituse. Erandkorras võib volituse sisse kanda ka admin.

Open

Asutusele volituse lisamine (esindaja rollis)

Asutuse esindajale avaneb süsteemi sisse logimisel rollivaliku leht, kust ta saab valida sobiva asutuse.

Open

Vajutades asutuse nimele, avaneb taotleja põhiandmete vaade, kus saab muuta asutuse andmeid andmeid ja anda ka volitusi.

Uue volitatud isiku saab lisada vajutades nupule "Lisa esindaja" tabelis "Volitatud isikud". Volituste tabelis “Aktiivsed” TAB-is näeb isikuid, kellel on kehtiv volitus asutuse nimel toimingute tegemiseks. TAB-is “Arhiiv” näeb neid isikuid, kelle volitus on kehtetu.

Vajutades volitatud isiku nime ees olevale noolele, saab lisada uue volituse, vaadata olemasoleva volituse detaile, pikendada olemasoleva volituse tähtahega või lõpetada volituse kehtivuse.

Volitatud isiku nime ees olev ikoon tähistab asutuse esindusõigusega isikut ja tähistab isikut, kellele on antud volitus SPOKU-s.

Kehtivad volitused on volituste tabelis rohelisel taustal ja kehtetud volitused roosal taustal. Kui volitatud isikul on samal ajal kehtiv volitus ja kehtetu volitus, siis näidatakse neid mõlemaid volituste tabelis aktiivsete volituste TAB-is. Kui volituse kehtivus lõppeb järgmise 30 päeva jooksul, siis näidatakse seda punases kirjas.

Kehtivuse lõppemisel lähevad volituse andmed arhiivi. Kui isik on asutuse juures volituste arhiivis juba olemas, ei saa teda uuesti volitatud isikute hulka lisada. Küll aga saab arhiivis olevale isikule lisada uue volituse ning pärast seda on teda asutuse aktiivsete volitatud isikute juures jälle näha.

Olemasolevaid volitusi saab vaadata vajutades nupule “Vaata volitust”. Siis avaneb uus hüpikaken, kus on näha täpsemad andmed volituse kohta.

Asutuste nimekiri

Menüüst AMETNIK saab admin ja/või ametniku õigustes kasutaja vaadata asutuste nimekirja . Asutuste vaates on tabel asutuste andmetega:

• isikukood/reg.nr, 

• nimi, 

• omandivorm, 

• aadress, 

• aktiivseid esindamisi ja seotus

Otsing võimaldab nende väljade järgi otsida.

Filter "Esindamise lõpp läheneb" näitab neid asutusi, millel vähemalt üks volituse tähtaeg hakkab lõppema 30 päeva jooksul.

Asutuste lehelt saab ka uusi asutusi lisada. Kui uus asutus lisada, siis kontrollitakse selle olemasolu Spokus ning kui see olemas, siis antakse vastav veateade. Kui kõik on korras, lisatakse uus asutus Spokusse ning tehakse päring Äriregistrisse, et lisada esindajaks selle asutuse juhid.

Asutuse andmed

Kui vajutada asutuste nimekirjas asutuse andmete rea lõpus olevale silma ikoonile, siis avaneb hüpikaken, kus on võimalik näha asutuse andmeid, sh ka asutuse esindajaid ja volitatud isikuid.

Samuti näidatakse asutuse:

• dokumente, lubasid, deklaratsioone (kui on);

• saavutusi (samamoodi nagu Taotleja vaates), juhendajaid (kui näitamine on sisselülitatud (vt. osa "Asutused" lehe allpool))

• võimalus teostada võlakontrolli (juriidilise isiku puhul)

Asutuse andmete vaates saab administraatori õigustes kasutaja lisada asutusele esindajaid (kõigi õigustega volitatud isikuid).

Kui asutuse esindaja logib SPOKUse sisse, siis tehakse Äriregistrisse esindamise päring, ning SPOKUs tekib seos isiku ja asutuse vahel, kus isikul on esindusõigus ning asutuse vaates on isik näha Volitatud isikute tabelis “Aktiivsed” TABis. Kui isik ei ole enam ÄR asutuse esindaja, siis tema andmed kaovad aktiivsete volitatud isikute TABist ära ning pannakse arhiivi.

Asutuse volitatud isikute andmeid on võimalik värskendada Äriregistrist. Vajutades nupule “Värskenda ÄRist” uuendatakse asutuse esindamisi Äriregistrist. Kui ÄR on uusi esindamisi juurde tulnud, siis kuvatakse uute esindajate andmeid peale nupule vajutamist “Aktiivsed” TABis ning kehtetuid esindamisi “Arhiiv” TABis.

Esindusõigused: edasi volitamise õigusega ja ilma

Spokus eristatakse suuremate ja väiksemate õigustega isikuid.

1. Suuremate õigustega isikud on need, kellel on edasi volitamise õigus (automaatselt need, kes saadakse ÄR-ist) või administraator/ametnik. Neil on võimalik lisada edasi volitamise õigust.

2. Väiksema volitusega isikud saavad asutuse volitusi ainult vaadata, kuid ei saa neid muuta. 

Volitamiseks sisestatakse isikukood ning kontaktandmed. Vajadusel lisatakse edasi volitamise õigus. Kui volitatud isikul on edasi volitamise õigus, siis tema saab omakorda volitust lisada ainult nende õiguste ulatuses, mis tal endal on.

Reeglid volituste loomisel:

• Aegunud volitust ei saa muuta, aga saab samade andmetega (st sama isikuga) luua uue volituse.

• Tähtaega ei saa panna mineviku - saab valida kõige varasemalt tänase päeva. Tähtaeg "täna" tähendab, et see on veel lubatud päev töötamiseks (kuni 23:59-ni).

Esindusõigused toetuse vormi kopeerimisel

Kui volitatud isikule on antud õigused ühe toetuse vormi põhiselt. siis on võimalik toetuste kopeerimisel valida, kas kopeerida algselt toetult kaasa volitatud isikute õigused (st, et asutuse esindajal ei ole vaja minna eraldi neid õigusi uuesti lisama).

Esindusõiguse info vaatamine taotluse vaates

Taotluse vaates saab ametniku õigustes isik vaadata esindusõigust ja volitusi “hamburgeri” menüü kaudu osas “Taotleja”. Vajutades menüüs “Taotleja andmed” avaneb asutuse vaade, kust näeb asutuse esindajaid ning volitatud isikuid.

• volitus - ametniku poolt sisesatud volitus või esindusõigusega isik on andnud volituse. Tähistatud ikooniga.

• esindusõigus - Äriregistri päringu alusel antud õigus. Tähistatud ikooniga.

Olemasolevaid esindusõigusi ja volitusi saab vaadata vajutades isiku nime ees olevale noolekesele. Avanenud vaates on näha volituse algusaeg, märkused (kui on sisestatud volituse juurde), volituse tähtaeg, volitatud isiku nimi, isikukood ja kontaktandmed. Tähtajalise esindamise korral on võimalik volituse tähtaega pikendada, vajutades nupule “Pikenda tähtaega”. Samuti saab selles vaates lõpetada volituse kehtivuse vajutades nupule “Lõpeta kehtivus”. Kehtivuse lõppemisel lähevad volituse andmed arhiivi. Kui isik on asutuse juures volituste arhiivis juba olemas, ei saa teda uuesti volitatud isikute hulka lisada. Küll aga saab arhiivis olevale isikule lisada uue volituse ning pärast seda on teda asutuse aktiivsete volitatud isikute juures jälle näha.

Ajutine volitus - ametnik esitab taotleja eest taotluse

Kui taotluse vormil esitamise moodulis on märgitud “Võimalik täita ametnikul taotluse vormi taotleja nimel” ja kasutajal on mingis valdkonnas volitamise õigus (peab olema admin või valdkonnas ametnik/menetleja), siis on sellel kasutajal taotluse täitmisel taotleja valiku ripploendis valik ”Lisa uus” . Avaneb volituse andmete sisestamise aken, kus saab taotleja andmed sisestada vastavalt sellele, millise omandivormiga taotleja eest soovitakse taotlust täita (Juriidiline isik; füüsiline isik või välisettevõte). Juriidilise isiku puhul tuleb volitusele lisada tähtaeg. Kui ametnik sisestab taotluse juriidilisest isikust taotleja eest, siis tekib taotluse täitmise ajal lisatud volitus sellise tähtajaga, mida ametnik määras. Lisaks tekib veel teine ajutine volitus, mida eemaldatakse öösel automaatselt. Füüsilise isiku puhul tähtaega lisada ei ole vaja. Ametnikule tekib ajutine volitus, mis järgmisel ööl kustutatakse. Pikemalt on taotleja eest taotluse esitamine kirjeldatud siin.

Volituse pikendamine

Olemasolevat volitust on võimalik pikendada. Selleks tuleb volitatud isiku juures avada volituse kirje ja vajutada nupule “Pikenda tähtaega”. Avaneb uus aken, kus on võimalik pikendada volitust ühe aasta võrra või lisada volituse lõpu kuupäevaks kindel kuupäev. Volituse pikendamisel saab soovi korral lisada ka uue volituse faili. Volituse pikendamisel lisatud failid on näha asutuse juures “Taotleja dokumendid” vaates.

Volituse lõpetamine

Volituse lisamisel tuleb alati volitusele lisada tähtaeg. Juhul kui tekib vajadus volitus enne tähtaja lõppu lõpetada, siis on seda võimalik teha avades asutuse vaates aktiivsed volitused. Tuleb valida õige isik, kelle volitust soovitakse enne tähtaega lõpetada. Juhul, kui isikuga on seotud mitu volitust tuleb valida ka õige volitus, mille kehtivust soovitakse lõpetada. Volituse lõpetamiseks tuleb vajutada nupule “Lõpeta kehtivus”.

Peale nupule vajutamist avaneb hüpikaken, kus küsitakse kasutajalt kinnitust volituse lõpetamiseks.

Kinnitamiseks tuleb vajutada “OK” nupule, peale mida volituse kehtivus lõpetatakse. Kui kasutajal oli ainult üks volitus, siis saab lõpetatud volitust vaadata arhiivist. Kui kasutajal oli rohkem kui 1 volitus ja mõni volitus on veel kehtiv, siis näidatakse lõpetatud volitust aktiivsete volituste juures roosal taustal.