Aruande vormi loomine
- 1 Aruande lisamine ja muutmine
- 2 Aruande kooskõlastamisega seotud e-mailid
- 2.1 Maksmisega seotud e-maili mallid
- 2.2 Muud teavitused
- 2.3 Reeglite haldamine
- 2.4 Eelarve
- 2.5 Lisaväljad
- 2.6 Vaikeväärtust, mis ei ole märgend ei saa kasutada nende väljade korral:
- 2.7 Tagasiside
- 2.8 Aruande PDF mall
- 2.9 Lepingud
- 2.10 Uue lepingu lisamiseks tuleb vajutada "Lisa leping". Avaneb lepingu vormi seadistamine.
- 2.11 Maksed
- 3 Aruande eelvaade
- 4 Aruande kustutamine ja peitmine/avalikustamine
Enne aruandevormide koostamist on soovitav eeldefineerida aruande klassifikaatorid, kui soovite neid kasutada. Vt Aruande ja hindamislehe klassifikaatorid
Aruannete lehele pääseb ametniku vaatest: Ametnik → Aruannete tüübid. Paremalt äärest valida õige valdkond. Avanenud vaates näeb varem valmis tehtud aruannete tüüpe ning saab lisada juurde ka uusi. Iga taotluse juurde saab lisada konkreetse aruande liigi, mida saab valida ametniku poolt eelnevalt sisestatud aruannete hulgast. See määrabki ära, mis andmed tuleb esitada ning soovi korral võib sama tüüpi aruannet kasutada mitme erineva toetuse juures. Tabelist on näha, mitme toetusega antud aruanne on seotud või mitu taotlust on selle aruandega esitatud. Need aruande, mis ei ole ühegi toetusega seotud, on võimalik kustutada prügikasti ikoonist.
Aruande lisamine ja muutmine
Aruandetüübi muutmiseks tuleb vajutada soovitud aruandetüübi peale. Avaneb aruande muutmisvorm (sama vormi kasutatakse ka aruandetüübi lisamiseks).
Uut aruande tüüpi saab tekitada juurde kopeerides olemasoleva aruandetüübi või lisades uue aruandetüübi.
Aruande tüübi kopeerimiseks tuleb vajutada kopeerimise ikoonile, mis asub aruande rea lõpus 
Aruande lisamiseks tuleb vajutada Aruannete tüübid vaates nupule “Lisa uus”. Avaneb aruande lisamise vorm, kuhu tuleb sisestada vajalikud andmed ja salvestada.
Üldinfo
Aruande seadistamine
Aruande vormi üldinfo osa saab sisestada aruande nime ja selgituse ning märkida, mis andmeid kuidas näidatakse aruande täitmisel.
Nimi - aruandetüübi nimi, kohustuslik väli, nime kuvatakse aruande täitmisel.
Selgitav tekst - tekst, mida kuvatakse kasutajale aruande täitmisel (vt pilti). Aruande selgitava teksti lahtrisse saab vajadusel lisada ka lingi muusse keskkonda. Vaata täpsemalt siit: aruande vormile lingi lisamine.
Peale aruande loomist versioneeritakse aruanne - kui on valitud, siis kohe peale aruande loomist luuakse aruandest versioon (andmed on juba eeltäidetud). See tähendab, et kohe kui aruanne tekitatakse, siis tehakse ka versioon sellest versiooni tabelisse. Kui on märgitud, et aruanne genereeritakse automaatselt koos taotluse pealt andmete üle kandmisega - see tekitab aruandel koheselt nähtavad muudatused, mis on tehtud võrreldes taotlusega.
Aruande sisu pealkiri on nähtav - kui on valitud, siis on aruande sisu pealkiri on täitmisel nähtav.
Küsitakse sisu - pikemaks tekstiks mõeldud suurem eeldefineeritud lahter, mida näidatakse aruande täitmisel, kui linnuke on märgitud.
Küsitakse selgitust - märkusteks mõeldud suurem eeldefineeritud lahter, mille sisu näidatakse nii aruande täitmisel kui taotluse aruannete vaates (taotluse aruannete tabelis), kui linnuke on märgitud.
Antud summa näitamimist, lepingu numbri näitamist ja projekti nime näitamist saab nüüd seadistada aruande lisaväljade osas.
Täitja kontaktinfo näitamine - kui on valitud, siis näidatakse "Täitja kontaktinfo" osa aruande esitamise vaate lõpus (nagu taotluse vaates).
Failide küsimine - kui on märgitud, siis aruande täitmisel näidatakse failide lisamise kohta.
Taotluse vaade vaikimisi peidus - kui on valitud, siis ei näidata aruande täitmise vaate kõrval ka taotluse vaadet. Kui linnukest ei ole tehtud, siis aruande täitmise vaates avatakse vaikimisi aruande kõrval taotlus, mille kohta aruannet täidetakse. Taotluse saab soovi korral sulgeda nupuga "Peida taotlus".
Esitamine muutmise vaates - kui on valitud, siis aruanne esitatakse kohe pärast aruande muutmise lõpetamist, vajutades nupule “Salvesta ja esita”. Eraldi täidetud aruande üle vaatamise ja esitamise vaade jääb vahele.
Seda seadistust ei saa kasutada, kui aruande vormil on sisse lülitatud eelarve moodul ning kooskõlastamise moodulis seadistus “Täitja näeb muutmisel kooskõlastamist”.
Nuppude seadistamine - sarnaselt taotluse vormile, on ka aruandel võimalik muuta nuppude asukohta ja nimetusi. Nuppe on võimalik paigutada lähtuvalt kasutaja mugavusest kas taotluse vasakule või paremale poolele. Iga nupu taga on valik “Aktiivne”, mis näitab kas nupp on sisse lülitatud või mitte. Samuti on võimalik muuta nupu nimetusi vastavalt soovile, kirjutades soovitud nimetuse “Tõlge” teksti lahtrisse.
Vaikimisi on süsteemi sisse ehitatud primaarsete ja sekundaarsete nuppude eristumine värvide järg:
Kindlates vaadetes (taotlus, aruanne, kooskõlastamine) on primaarne nupp esmane valik ja mõeldud järgmise sammu tegemiseks (Jätka). Sekundaarne nupp on teisejärguline ehk valik “Katkesta”.
Aruande täitmine (näide)
Aruande esitamine (näide)
Otsing
| Aruande vormil olemas otsingu võimalus märksõna järgi, mis aitab leida vormi osasid, kus otsitav märksõna esineb. |
Esitamine
Aruande ”Esitamine” mooduli seadistused
| Muuda vastuvõtu kinnituse teksti - kui on märgitud, avaneb tekstiredaktoriga väli, kuhu on võimalik sisestada endale meelepärane tekst aruande vastuvõtmise kohta. Soovi korral on võmalik kasutada aruandega seotud märgendeid. |
Esitamise osas saab märkida, kas esitamisel kinnitada aruanne automaatselt. Kui valik on märgitud, siis ametnik seda kinnitama ei pea ja kui aruande esitaja selle esitab, siis aruande olek on automaatselt kinnitatud ja fail lisatakse DHSi. | |
Taotleja saab aruande võtta tagasi parandamiseks - selle valimisel tuleb kindlasti seadistada aruande staatused, millest taotleja saab aruannet tagasi parandamiseks võtta. Vaikimisi on sealt seadistatud “Esitatud”, kuid sinna on võimalik valida ka teisi staatuseid või neid eemaldada. Kindlasti ei tohi see väli tühjaks jääda - vastasel korral saab vormi salvestamisel veateate “Parandamiseks tagasi võtmise staatused valimata” Aruannete parandamisele saatmisega on seotud ka esitamise mooduli viimane seadistus: Kinnitatud aruannet saab lükata tagasi parandamiseks - kui see on valitud, siis saab “Kinnitatud” staatuses aruannet taotlejale parandamiseks saata, kui valik on tegemata, siis ei ole võimalik kinnitatud aruannet parandamisele saata. | |
Kontrollimisel olekus ametnikule kiri - kui on valitud ning aruanne läheb "Kontrollimisel" olekusse, siis saadetakse sellest ametnikule kiri ("Kontrollimisel" olekusse saabub aruanne siis, kui aruandega seotud mitte-range reegel ning SPOKU arvates taotleja sellest läbi ei saanud) |
Kinnitamine/allkirjastamine
Kui on märgitud linnuke, et dokument vaja kinnitamist, siis tuleb otsustada millist kinnituse viisi kasutada - kas aruanne vajab esitamisel allkirjastamist või piisab kinnitamisest. Samuti määratakse valikutest, kes aruande kinnitab või allkirjastab (kolmas osapool või mitu osapoolt). NB! Siin on mõeldud aruande kinnitajana/allkirjastajana taotleja esindajat, mitte ametnikku.
Kinnitamise tüüp: Kinnitamine - aruande esitamise lõpus piisab “Kinnita” nupu vajutusest
Allkirjastamine - kui see linnuke on märgitud, peavad valitud osapooled aruande allkirjastama.
Aruande kinnitamise rea mall allkirjastamise vaates - võimalik muuta aruande kinnitamisel kuvatavat teksti
Kolmas osapool kinnitab - linnuke märgitakse siis, kui aruanne vajab esitaja või kolmanda osapoole allkirja/kinnitust. Kui linnuke on märgitud, siis avaneb võimalus valida ripploendist isikukood (kes allkirjastab) ja e-maili (kellele saata teavitus allkirjastamise kohta) väljad, mis peavad olema eelnevalt lisatud aruandele lisaväljadesse:
Kolmanda osapoole isikukoodi väli - täitmiseks kohustuslik. Kui aruandes on see väli täidetud, siis muutub esitamisel aruande olek Allkirja/kinnitamise ootel ning kolmas osapool saab allkirjastamise vaates (menüüst valida “Allkirjastamine”) aruannet allkirjastada või allkirjastamist tühistada ehk saata esitajale tagasi parandamiseks (tuleb sisestada tühistamise põhjus).
Kolmanda osapoole e-maili väli - ei ole täitmiseks kohustuslik, kuid kui e-mail puudub, ei saadeta kolmandale osapoolele kirja allkirja/kinnituse ootel oleva aruande kohta. See tähendab, et e-mail tuleks siiski valida, sest muidu ei saa allkirjastaja teadet allkirjastamist vajava dokumendi kohta. Kui taotlus on esitatud, saadetakse aruandes esitatud kolmanda osapoole e-maili aadressile kiri, et esitati taotlus, mis ootab tema allkirja/kinnitust.
Kui e-maili väli on valitud ja aruandes täidetud, siis aruande esitamisel saadetakse kolmandale osapoolele (sellele väljale sisestatud e-maili aadressile) kiri, et esitati aruanne, mis ootab tema allkirja/kinnitust.
Kui on vaja, et aruannet allkirjastaks/kinnitaks selle esitaja, siis tuleks kasutada valikut "Kolmas osapool kinnitab". Siis aruande esitamisel saab esitaja aruannet kohe allkirjastada/kinnitada . Kui allkirjastab esitaja ise, siis talle e-maili ei saadeta, sest ta allkirjastab aruannet kohe esitamise ajal.
Kinnitab rohkem kui kolm osapoolt - linnuke märgitakse siis, kui taotlus vajab mitme osapoole allkirja/kinnitust. Kui linnuke on märgitud, siis avaneb võimalus valida ripploendist allkirjastajate/kinnitajate andmete sisestamise välja, mis peab olema eelnevalt lisatud aruandele lisaväljana.
Kinnitajate andmed sisestatakse - valikus on allkirjastajad tüüpi lisaväli, mis koosneb isikukoodi ja e-maili väljadest. Kui aruande esitaja lisab aruandes allkirjastaja/kinnitaja rea, siis mõlemad väljad on täitmiseks kohustuslikud. Mõlematel allkirjastaja/kinnitaja rea väljadel on õigsuse kontrollid. Ja iga lisatud allkirjastaja/kinnitaja rea saab taotleja kustutada. Lisada saab piiramatu arvu allkirjastajaid/kinnitajaid. Kui aruanne esitatakse, siis saadetakse igale allkirjastajaks märgitud osapoolele kiri, et esitati aruanne, mis ootab tema allkirja/kinnitust. Allkirjastajad saavad allkirjastamise vaates (menüüst valida “Allkirjastamine”) aruannet allkirjastada või allkirjastamist tühistada ehk saata aruande esitajale tagasi parandamiseks (tuleb sisestada tühistamise põhjus).
Kui esitaja ise on üks allkirjastajatest, siis saab ta aruannet allkirjastada enne esitamist ja e-maili allkirjastamise kohta talle ei saadeta.
Aruande vaatamise vaates ja menetlemise vaates on näha allkirjastatud/kinnitatud isikute info.
Kooskõlastamine
Kooskõlastamise kohta saab täpsemalt lugeda siit.
E-mailide mallid
Aruande e-mailide mallid toimivad sarnaselt taotluse e-maili mallidega.
E-maili mallide kohal on väli, kuhu saab sisestada aruande id. Iga e-maili malli nimetuse järel on luubi ikooni, millele vajutades avaneb kirja sisu eelvaade, mis on täidetud aruandes olevate andmetega. Enne eelvaate avamist kontrollitakse sisestatud aruande id-le vastava aruande olemasolu ja selle seotust antud aruande vormiga. Erinevalt taotluse e-kirja mallidest ei saa aruande e-mailide juurde lisada faile (v.a maksetega seotud e-mailid).
E-maili malli teksti muutmiseks tuleb vajutada vastava malli pealkirjale. Avaneb e-kirja malli vaade, kus saab HTML koodi kasutades vormindada kirja sisu. E-maili malli muutmisvaates olev nupp "Taasta" asendab malli sisu ja pealkirja antud malli vaikimisi väärtustega. Nupp "Taasta kõik mallid" asendab kõikide selle vormi e-kirjade malli sisu ja pealkirja antud malli vaikimisi väärtusega.
Aruande oleku muudatuste e-maili mallid
Aruanne esitatud: saadetakse taotlejale taotlusel märgitud e-maili aadressile ja taotluse vormil märgitud vormi valdaja e-posti aadressile, kui esitati aruanne.
Aruanne kontrollimisel: saadetakse taotluse vormil märgitud valdaja e-maili aadressile, kui aruanne ei läbinud esitamisel mitteranget reeglit või aruande kooskõlastamise moodulis on märgitud, et aruanne saadetakse ametnikule kontrollimisele.
Aruanne kinnitatud: aruande kinnitamise teavitus saadetakse taotluse esitajale e-maili aadressile siis, kui ametnik kinnitab aruande.
Aruanne ootab kinnitamist: saadetakse kolmandale isikule, kui aruande peab allkirjastama/kinnitama kolmas isik. Näiteks aruanne vajab teise juhatuse liikme allkirja või kinnitust. Kiri saadetakse, kui aruande vormil allkirjastamise moodulis on märgitud „Kinnitamine toimub allkirjaga” ja „Kolmas osapool kinnitab” või „Kinnitab rohkem kui kolm osapoolt”.
Aruande parandamiseks saatmise teade: saadetakse taotlusel märgitud taotleja e-posti aadressile, kui ametnik lükkab aruande tagasi parandamiseks. Ametnik lisab teate sisu enne kirja saatmist. Taotluse esitaja saab aruannet parandada ja uuesti esitada.
Aruandega seotud teavituse saatmiseks kasutatakse seda e-maili kontot (mille alt teavitusi saadetakse), mis on määratud antud aruandega seotud taotluse vormil (e-maili konto väljal). Kui seda pole valitud, siis võetakse e-maili konto valdkonna juurest.
Aruandega seotud teavitusele vastamisel lähevad vastused järgmiselt:
kui teavitus saadeti ametniku tegevuse tulemusena (aruande parandamisele saatmine, aruande kinnitamine), siis on reply-to aadressiks selle ametniku e-maili aadress, kes on märgitud toetuse vormi valdajaks;
kui teavitus saadeti automaatselt (nt automaatne aruande kinnitamine vms), siis on reply-to aadressiks taotluse vormil määratud e-maili konto aadress.
Aruande mitterahuldamise teade: saadetakse taotlusel märgitud e-posti aadressile, kui aruanne lükatakse lõplikult tagasi. See tähendab, et aruanne ei vastanud nõoetele, aruande staatus on tagais lükatud ja aruande esitaja aruandega enam tegevusi teha ei saa.
Aruande kooskõlastamisega seotud e-mailid
Kooskõlastamise e-mail kooskõlastajale: saadetakse kooskõlastajale, kui esitatakse aruanne, mis vajab tema poolset kooskõlastust. Kiri saadetakse, kui aruande vormil on sisse lülitatud ja seadistatud kooskõlastamise moodul.
Kooskõlastamise meeldetuletus: saadetakse kooskõlastajale, kui kooskõlastuse otsust ei ole määratud tähtajaks tehtud. Kooskõlastamise tähtaeg ja mitu päeva enne tähtaega teavitus saadetakse, seadistatakse aruande vormi seadetes kooskõlastamise moodulis.
Pole vaja kooskõlastada: saadetakse kooskõlastajale, kui aruanne ei vaja tema poolt kooskõlastust.
Aruanne kooskõlastatud automaatselt: saadetakse kooskõlastajale, kui aruande vormil kooskõlastamise moodulis on märgitud „Tähtaja möödumisel märkida kooskõlastatuks” ja kooskõlastaja ei ole teinud kooskõlastusringi tähtaja jooksul kooskõlastamise otsust.
Aruande kooskõlastamise otsus taotlejale: iga kooskõlastaja otsus saadetaksetaotlejale eraldi e-mailiga. Kiri saadetakse, kui aruande vormil koskõlastamise moodulis on märgitud „Teavitus otsuse kohta taotlejale”.
Aruande kooskõlastamise otsused taotlejale: kõik kooskõlastuse otsused saadetakse taotlejale ühes e-mailis. Kiri saadetakse, kui aruande vormil kooskõlastamise moodulis on märgitud „Otsused lähevad taotlejale ühe e-mailina”.
Aruande kooskõlastamise otsus ametnikule: saadetakse taotluse vormil määratud valdaja e-posti aadressile, kui kooskõlastaja on teinud otsuse seoses ametniku poolt hallatava aruandega. Kiri saadetakse, kui aruande vormil kooskõlastamise moodulis on märgitud „Teavitus otsuse kohta ametnikule”.
Maksmisega seotud e-maili mallid
Maksa hiljem: Aruande (taotluse) esitajale (või märgendiga seadistatud e-posti aadressile) saadetakse teade, kui aruande esitamisega tekib maksekohustus ning seda ei tasuta koheselt. Teade saadetakse juhul, kui aruande vormil moodulis "Maksed" on seadistused "Nõuete koostamine" ja "Makseviisid" ning on olemas makseviis "Maksa hiljem".
Kirjale saab lisada faile (nt arveks kujundatud taotluse või lepingu pdf)
Aruanne on makse ootel: Aruande (taotluse) esitajale on võimalik saata meeldetuletus, kui tal on makse ootel aruandeid. Teade saadetakse "Hamburgeri menüüst" valiku "saada makse ootel teavitus" kaudu. Valik on nähtav ainult siis, kui taotluse staatus on "Makse ootel"
Kirjale saab lisada faile (nt arveks kujundatud taotluse või lepingu pdf)
Muud teavitused
Soodustuse teavitus: Aruande esitajale ( taotluse esitaja e-posti aadressile) saadetakse teade soodustuse lisamisest, kui aruande moodulis "Maksed" on seadistatud "Nõuete koostamine" ja menetleja sisestab "Makse ootel" aruandele "Hamburgeri" menüüst "Lisa soodustus" valiku kaudu soodustuse.
Tagasiside esitamise meeldetuletus: saadetakse aruande esitajale juhul, kui aruande vormiga on seotud tagasiside vorm ning tagasiside EI OLE anonüümne
Reeglite haldamine
Aruande vormil saab sarnaselt toetuse vormile lisada reegleid, mille abil teha aruande automaatkontrolle. Reeglid peavad olema eelnevalt defineeritud. Reeglite defineerimisest vt siit.
Reegli lisamiseks aruande vormile tuleb Reeglite haldamise osas vajutada nupule “Lisa”.
Avaneb kehtivate reeglitega hüpikaken, kus nupu “Lisa reegel” abil saab lisada eelnevalt defineeritud reegleid.
Reegli lisamiseks tuleb valida ripploendist kontrollimise hetk (millal kontrollida), sobiv reegel, määrata subjekt, kelle suhtes see reegel kehtib (kui reeglil on subjekti nõue), valida kuupäeva lahter (kui seda nõuab reegel) ja salvestada. Kui reeglite haldamise all on valitud reegel, mis nõuab kuupäeva välja, siis saab valida kuupäeva välja aruande vormil olemasolevate kuupäeva väljade hulgast.
Ühele aruande vormile võib lisada mitu reeglit. Lisatud reegli saab kustutada, vajutades prügikasti ikoonile. NB! Reeglit saab kustutada ka siis, kui see on juba aruannetega seotud. Enne kustutamist näidatakse ka hoiatust ning kustutamisest võib loobuda.
Aruande vormi juures saab kasutada ainult reegleid, mille tüübiks on:
Andmete kontroll märgenditega;
KOV kontroll;
Korduvuse kontroll;
Lisavälja väärtuse kontroll;
Põhihariduse olemasolu.
NB! Aruande vormile ei saa lisada andmete kontrolli EHISest reegleid (põhihariduse olemasolu kontrolli), kui vastav x-tee teenus ei ole avatud.
Kontrollimise hetked on järgmised:
Dokumendi muutmine (aruande sisu muutmine) - kontrollitakse siis, kui taotleja täidab aruande vormi ära ja läheb järgmisele lehele;
Eelarve muutmine (aruande eelarve muutmine) - kasutatakse siis, kui aruande vormil on sisselülitatud Eelarve osa, ja kontrollitakse siis, kui taotleja on eelarve vormi täitnud ja läheb järgmisele lehele;
Dokumendi esitamine (aruande esitamine) - kontrollitakse siis, kui taotleja jõuab aruande esitamise lehele ja vajutab nupule “Esita” või hakkab aruannet allkirjastama.
Kontrollide tulemused:
Kui reegel on range ning aruanne reeglit ei läbi, siis näidatakse taotlejale reegli juures defineeritud veateadet ja taotleja ei saa aruannet esitada.
Kui reegel on mitterange ning aruanne reeglit ei läbi, siis pärast esitamist muutub aruande olek "Kontrollimisel" olekuks. Ametnik saab kontrollimisel olevat aruannet üle vaadata ja kinnitada (kui aruanne on korras) või lükata tagasi parandamiseks. Täpsemalt vt aruannete menetlemise osast.
Reeglite tulemusi näidatakse ametnikule aruande menetlemise (vaatamise) vaates vastavalt roheliselt (kui reeglid on läbitud), punaselt (kui reegleid ei läbitud) ja kollaselt (mitte range kontrolli korral, kui reegleid ei läbitud).
Eelarve
Seejärel tuleb määrata, kas aruande eelarve on kohustuslik ja kas eelarve osa kantakse taotluse pealt üle (taotluse pealt kantakse eelarve kulu- ja tululiigi väärtused üle, kui neile pole vaikeväärtust seadistatud). Seejärel tuleb valida sobiv summa küsimise variant: eelarve tavalise summa osas küsitakse aruande täitjalt ainult kululiikide summasid, summa kaheks korral aga tahetakse ka linna kasutamise osa näha. "Linna" sõnastust saab muuta tõlgete all Aruanne osas, täpsemalt vt Tõlkimine
Märkides “Eelarve kantakse taotluse peale üle”, siis on aruande täitmisel eelarve vaates näha eelnevalt aruande vormile määratud vaikväärtused kui ka taotlusele märgitud eelarve read:
Kui kulude ja tulude summad kokku tulevad erinevad, küsitakse taotlejalt, kas kulud ja tulud peavadki erinema. Erineva kulu ja tuluga saab aruande eelarvet esitada.
Eelarve “Summa” lahtrisse saab sisestada ainult numbreid. Muude märkide sisestamisel läheb lahter punaseks ja salvestamisel viskab ette hoiatuse, et tuleb parandada. Kui numbrid kirjutatakse komaga (nt 12,50) siis peale salvestamist muudetakse koma automaatselt punktiks.
Näide aruande täitmisel (summa kaheks)
Näide aruande täitmisel (tavaline summa)
Järgmisena saab aruande koostaja valida, milliseid eelarve kulu- ja tululiike soovitakse taotleja käest küsida. Kui sobivaid variante ei leidu, siis saab andmeid juurde lisada ametniku vaate aruande ja hindamislehe klassifikaatorite osas. Kulu- ja tululiikide kuvamise järjekorda aruandes saab muuta, võttes hiirega rea algul olevatest noolekestest kinni ja lohistades rida üles või alla:
Kui kasutatakse varianti “summa kaheks”, tuleb kindlasti üle vaadata, et oleks defineeritud ka linna/valla toetuse kasutamise tululiigid ning vastav linnuke tehtud klassifikaatorite tabelis. Aruande eelarves, kus küsitakse kulude veerus eraldi omavalitsuse toetuse kasutamist, kontrollitakse kulude kattumist tulu poolega, millel on juures eelnevalt märgitud linnuke. Kui seda pole tehtud, siis saadakse eelarve täitmisel vastav veateade.
Lisaväljad
Sarnaselt taotluse vormiga, saab aruande vormil nupuga “Lisa rida algusesse / Lisa rida lõppu” abil juurde lisada erinevaid lisavälju.
Määra vaikeväärtused lahtrikoodide abil - aruande lahtrid täidetakse infoga taotluselt, mille kohta aruannet esitatakse. Selleks peavad aruande ja taotluse vormi lahtrikoodid ja lahtritüübid omavahel kattuma.
Allkirjastajate välja ja Kuupäeva vahemiku välja korral täidetakse info taotluse omadega siis, kui esialgset ridade arvu pole seadistatud (sest vaikeväärtust määrata ei saa).
Andmetabeli korral võetakse info taotluselt, kui vaikeväärtust pole määratud ja tabeli read on seadistatud samamoodi nagu taotluse vastavas andmetabelis või pole aruande andmetabelisse ühtegi rida seadistatud.
Taotleja andmed tüüpi lisavälja korral võetakse info taotleja andmetest, mitte taotluselt. Kui on vaja andmeid taotluselt, tuleb Taotleja andmed tüüpi lisavälja seadetes määrata vaikeväärtus.
Kui aruande lisaväljal on vaikeväärtus määratud, siis kasutatakse vaikeväärtust.
Vaikeväärtus - nii nagu taotluse vormil, saab ka aruandele määrata väikeväärtuse, näiteks kasutada märgendeid või lisada staatilise väärtuse.
Pole muudetav - sarnaselt taotluse vormi lisaväljadele, on ka aruande lisaväljadel võimalik keelata välja muutmist.
Tühja väärtuse korral välja ei näidata - kui selle lisavälja väärtus on tühi, siis ei näidata seda rida taotluse vaatamise vaadetes (k.a. e-mailides)
Lisaväljade lisamine/muutmine on sarnane toetuse vormil lisaväljade lisamisele/muutmisele. Välja lisamiseks tuleb vajutada “Lisa rida” nupule ja sisestada vajalikud andmed:
lahtrikood - näidatakse välja salvestamisel veeru nimetusena (ei tohi kasutada tühikuid ja täpitähti), on olulised, kui aruande vormiga on seotud reegleid (kontrolle), mis kasutavad lisavälju;
lahtritekst - lahtri nimetus;
määrata lahtri tüüp ja seadistada;
märkida, kas väli on täitmiseks kohustuslik ja kas on aruandel nähtav.
NB!
Kui taotluse vormil on märgitud DHS seadete alt, et aruanne registreeritakse Amphoras eraldi vormile, siis tekib sellega seoses Amphorasse aruande vorm. Kui SPOKUs aruande vormi lisaväljadel puuduvad lahtrikoodid, siis ei lähe need väljad Amphorasse. Täpsemalt vt Amphora osast
Lisavälja tüübi ja koodi muutmisel võib tekkida Amphoras uus vormi versioon! Täpsemalt sellest, millal vormide versioonid muutuvad vt Amphora osast
Kui muuta lahtri koodi, mis on kasutusel lahtri tüübi Arvutused lisavälja valemis, siis see muudetud lahtri koodiga väli kaob sealt "Väljad, mida kasutatakse valemis" valikust!
Kui imporditava taotluse või aruande vormiga on seotud reegleid, siis vormi ei impordita, kui reeglites kasutatavatel lisaväljadel puuduvad lahtrikoodid.
Sarnaselt taotlusele on aruande lisaväljade pealkirjadesse ja selgitustekstidesse võimalik lisada linke. Täpsemalt vaata siit: aruande vormile lingi lisamine.
Lisaväljade tüübi ripploendis olevad mitteaktiivsed valikuvariandid (hallis kirjas olevad tüübid) on tüübid, mida aruandes kasutada ei saa.
Kui valida lahtritüübiks number, saab valida ka numbrigruppi ning kui sobivat numbrigruppi ei leidu, saab sinna ka valikuvariante juurde lisada aruande ja hindamislehe klassifikaatorite osas.
Kui lahter on kohustuslik (hüüumärgi all märgitud linnukesega), peab see olema aruande täitja poolt kindlasti täidetud, ning kui lahter on nähtav (silma all märgitud linnukesega), siis näeb seda aruande täitja (muidu ta seda ei näe).
Lisaväljade järjekorda saab muuta võttes hiirega rea vasakul olevatest noolekestest kinni ja lohistades rida üles või alla.
Lisavälja kustutamiseks tuleb vajutada rea lõpus olevale prügikasti ikoonile.
Sarnaselt taotlusega on ka aruandele võimalik lisada ametnikule muudetavaid lisavälju. Juhul kui tekib vajadus kasutada aruandes sellist lisavälja, mis on ainult ametnikule nähtav ja muudetav ning selle välja väärtust kuvada ka aruande PDF-il, siis on vajalik:
kindlasti sisestada lisavälja lahtrikood
lisada lisavälja lahtrikood aruande PDF malli.
Kui jätta ainult ametnikule nähtava/muudetava lisavälja lahtrikood täitmata või vastav kood aruande PDF malli lisamata, siis aruande PDF seda välja ei kuvata.
Näide: ametnikul on vaja aruandesse lisada lepingu number, aga leping on koostatud väljaspool SPOKU keskkonda
Tekitame aruande vormile ainult ametnikule nähtava ja täidetava lisavälja ning lisame sellele lahtrikoodi. Aruande esitajale seda lisavälja ei näidata ning tal ei ole seda võimalik täita.
Lisame aruande PDF mallis äsja loodud lahtrikoodi
Tulemus aruandel
Lisaväljade tüübid
Lisaväljade vaikeväärtused
Lahtrile saab määrata ka vaikeväärtust. Vaikeväärtuseks saab olla kas tekst, või märgend.
Kui määrata vaikeväärtuseks tekst, siis kuvatakse aruande täitmisel seda teksti (lahter eeltäidetud). Kui määrata vaikeväärtuseks toetuses kasutatav lahtri kood, siis kuvatakse aruande täitmisel taotluse lahtri väärtus. Lahtrikoodi korral tuleb märgend kasutada kujul {$taotlus.sisu.[taotluse lahtrikood]}. Kuupäeva tüüpi välja korral saab kasutada ka märgendit {date('Y-m-d')}, mis on tänane kuupäev.
Kui on märgitud, et aruande kinnitab kolmas osapool ja on lisatud kinnitaja isikukood ja e-posti väli, siis neid on võimalik vaikimisi täita taotlusel oleva infoga. Aruande vormile saab lisada vaikeväärtust taotluselt e-maili korral kujul: {$taotlus.sisu.[kood]} ehk nt {$taotlus.sisu.vanema_email}.
Isikukoodi jaoks on see natuke teistsugune ning tuleb sisestada kujul: {$taotlus.sisu.[kood].isikukood} ehk nt {$taotlus.sisu.ema.isikukood}. Aruande täitmisel saab esitaja neid väärtuseid muuta.
Võimalik on kasutada ka märgendeid: Spoku märgendid
Nende lisaväljade korral kontrollitakse rohkem kui lihtsalt märgendi õigsust:
Checkbox - kui pole kasutatud märgendit, siis kontrollin et oleks vaikeväärtus 1 või 0
Eeldefineeritud valik - kui pole kasutatud märgendit, siis kontrollin et oleks vaikeväärtus number
Isikukood - kui pole kasutatud märgendit, siis kontrollin et oleks vaikeväärtus 11 numbrimärki pikk
Kuupäev - kui pole kasutatud märgendit, siis kontrollin et oleks vaikeväärtus sobiv kuupäev (saab kasutada ka märgendit {date('Y-m-d')}, mis on tänane kuupäev)
Number - kui pole kasutatud märgendit, siis kontrollin et oleks vaikeväärtus number (pole vahet kas komaga või punktiga või ilma)
Vaikeväärtust, mis ei ole märgend ei saa kasutada nende väljade korral:
ADS aadress
Allkirjastajad
Andmetabel
Dünaamiline valik
Fail
Gis
GoPro Aadress
Html
Kaart
Katastrikood
Kuupäeva vahemik
Kuupäev-kellaaeg
Mitmene valik
Pilt
Reg.nr
Taotluse valik
Vahepealkiri
Vahetekst
Lisaväljade selgitused
Samuti iga aruande rea kohta saab lisada selgitusi (nupp "Muuda selgitusi"). Kui selgitus lisatud, siis aruandes tekib vastava rea juurde küsimärgi ikoon, mille peale hiirega minnes avaneb selgitustekst.
Selgitustekstid aruande väljade juurde
Näide aruande vormi koostamisel | Näide aruande täitmisel |
|---|---|
| |
Aruande vormi valmis saamisel tuleb see salvestada. Nupp “Salvesta” suunab kasutajat pärast salvestamist tagasi aruande tüüpide lehele. Nupp “Salvesta ja jätka sisestamist” salvestab sisestatud andmeid ja jätab kasutaja muutmisvaatesse.
Tagasiside
Aruannetel on vaikimis olemas ka tagasiside moodul. Tagasiside lisamine toimub sarnaselt taotluse vormi tagasiside lisamisele. Rohkem info leiab selle kohta siit.
Aruande PDF mall
Sarnaselt taotluse vormi juures saab aruande PDFi malli muuta. Malli muutmiseks tuleb lisada linnuke esimese real olevasse kasti ja "Muuda" nuppu vajutades avaneb muutmisvaade. Mallis on võimalik kasutada märgendeid. Märgendid on sarnased taotlusel kasutatavate märgenditega. Aruande PDF mallile saab märgendite abil lisada aruande esitamise ja kinnitamise kuupäeva.
Aruande esitamise kuupäev.: {$aruanne.esitamise_kp|date_format:'d.m.Y'}
Aruande kinnitamise kuupäev.: {$aruanne.kinnitamise_kp|date_format:'d.m.Y'}
Tulemus aruande PDFil
Aruande lisaväljade puhul tuleks kasutada {$aruanne.sisu.aruande_lisavälja_lahtrikood}. Lisaks on võimalik muuta aruande PDF faili nime (faili nimi ilma laiendita).
Lepingud
Sarnaselt taotluse vormile saab ka aruande vormile lisada lepinguid ja ühele vormile saab lisada mitu lepingu malli.
Kui lepingu osa on aruande vormil seadistatud, siis avaneb aruande vaates võimalus lisada lepinguid. NB! Lepingut saab aruandele lisada senikaua, kuni aruanne on esitatud olekus. Pooleli ja kinnitatud aruandele lepinguid lisada ei saa.
Aruande lepingud
Leping, kui maksuteade
| Aruande lepingu vormide nimekirjas kajastatakse lepingu nime, koodi, lepingu haldjat, taotleja ja OV allkirjastamise varianti (hetkel on mõlemal ainus võimalik seadistus "pole vaja allkirjastada"). Lepingu seadeid saab muuta, vajutades E-maili mallid, mis on lepingutega seotud, on sarnaselt muudetavad ja vaadatavad (ka e-maili eelvaade) nagu üldiselt e-maili mallide muutmine. Nupust "Taasta kõik mallid" asendatakse kõikide selle vormi lepingute e-kirjade malli sisu ja pealkiri antud malli vaikimisi väärtusega. NB! Masstaastamisel eemaldatakse mallilt ka kõik e-mailile lisatavate failitüüpide linnukesed (mallide ükshaaval taastamisel failidelt linnukesi eest ära ei võeta!). Lepinguga seotud tõlgete haldamine käib, vajutades
Kui aruande juures olevat lepingut kasutatakse näiteks maksuteate vormina, siis on e-maili mallides vaja ka ära muuta sõnastuse osa. Näiteks e-maili mall Leping tagasilükkamise teade on tegelikult sõnastatud kui maksuteate tagasi lükkamine: Maksuteate tagasi lükkamise e-maili mall
|
Aruande lepingu seaded
Aruande lepingu konteinerisse lisatavad failid
| Uue lepingu lisamiseks tuleb vajutada "Lisa leping". Avaneb lepingu vormi seadistamine.Nimi: saab määrata lepingule nime, mida näidatakse aruande vaates lepingute nimekirjas. Kood: saab määrata lepingule koodi, mis peab olema unikaalne ja mida näidatakse aruande vaates lepingute nimekirjas (seni, kuni aruanne pole veel kinnitatud). Staatused lepingu lisamiseks: saab valida staatused, milles aruande leping lisatakse. Lepingu numbri genereerimine taotlusele automaatselt: kui on märgitud, siis SPOKU ise genereerib lepingu numbri vastavalt seadistatud loendurile: tuleb valida, mis staatuses aruandele number genereeritakse ning mis loendurit kasutatakse. Vastavalt valitud seadistustele genereeritakse lepingu number ning lisatakse info genereerimise kohta ka tegevuste logisse. Dokumendi nimi (laiendita): siin saab määrata genereeritava PDF-i faili nime. Kui lepingu dokumendi nimi puudub, siis on automaatselt faili nimi leping. Genereeritakse PDF fail. Lepingu mall: "Muuda" nupp avab muutmisvaate, kus on võimalik muuta lepingu vormi (malli) tekstiredaktoris ja vaadata lepingu eelvaadet (selleks tuleb vastavasse lahtrisse sisestada aruande ID ja vajutada luubi ikoonile). Lepingu haldaja: ripploendist saab valida, kas lepingu haldaja on kindel isik või seotud ametnik/menetleja/admin ning vastavalt sellele saavad need kasutajad lepingut muuta. Lepingu haldaja e-mail: on e-maili aadress, kuhu saadetakse lepingu kooskõlastamise korral tühistamised (kuna üldise haldaja korral ei ole teada, kellele peaks teateid saatma). Taotleja poolne lepingu allkirjastaja: selle all saab määrata, kes allkirjastab lepingut. Hetkel valikus vaid "pole vaja allkirjastada". OV poolne lepingu allkirjastaja: isik, kes peab lepingu allkirjastama (linna/valla poolt).Allkirjastaja seadistamiseks on valikud: kindel isik, ametnik ja pole vaja allkirjastada.
Leping allkirjastatakse esimesena taotleja poolt: hetkel inaktiivne seadistus, kuna lepingu allkirjastamist taotleja poolt ei ole implementeeritud. Lepingu allkirjastamisel taotleja e-mail: võimalus sisestada e-posti aadress, kuhu saadetakse allkirjastatud leping. Kui siia pole midagi sisestatud, siis saadetakse teade taotluse esitaja e-posti aadressile. Lepingu allkirjastamisel saadetakse teavitus lepingu haldajale: kui linnuke on märgitud, siis lepingu haldaja saab allkirjastatud lepingu kohta teavituse meilile. Lepingu konteinerisse lisatakse faile - kui linnuke on märgitud, saab valida milliseid failid pannakse lepinguga kaasa: üldised, süsteemsed, lisaväljade dokumendid või taotluse dokumendid.
Aruande lepingute DHS-i saatmine toimib nii Amphora, Delta, Webdesktop kui ka GOPRO dokumendihaldussüsteemi korral. Rohkem infot selle kohta saab lugeda siit
|
Maksed
Aruande vormil on võimalik seadistada maksenõuete koostamine samamoodi, nagu taotluse vormilgi. Rohkem saab lugeda lehelt “Maksed” >>>
Väljamaksete koostamine on implementeeritud ainult taotluse vormil, seda aruande vormil kasutada ei saa.
Aruande eelvaade
Aruande eelvaadet saab näha vajutades nupule “Eelvaade” - see avab aruande eelvaate uues aknas. Seal on näha nii aruande sisu, eelarve (kus saab eelarvet sisestada) ja esitamise osa vastavalt sellele, kas eelarve küsimine on sisse lülitatud või mitte. Osade vahel saab liikuda, vajutades vastavale sakile ("Taotluse aruande muutmine", "Finantsaruanne" või "Taotluse aruande esitamine").
Aruande kustutamine ja peitmine/avalikustamine
Aruandeid saab kustutada aruannete tüübid vaates, selleks on vastav ikoon iga aruandetüübi rea lõpus. Kustutamise ikoon ilmub ainult siis, kui aruannet pole kasutatud üheski taotluses. Kui aga osutub, et mõni aruandetüüp pole enam asjakohane esitada, siis saab selle ära peita (silma ikoonile vajutades). Vajadusel saab peidetud aruandetüübi uuesti lubatuks tagasi muuta vajutades keelumärgi ikoonile. Peidetud aruandetüübi taust on lillakas.
Kui aruanne on juba mõne taotluse vormiga seotud, siis avatakse aruande peitmisel POP-UP aken, kus on teave selle kohta, missuguste taotluse vormidega on aruanne seotud.
Kui aruanne on peidetud, siis taotleja aruannet esitada ei saa. Tähtajata aruande korral peidetakse aruande esitamise vaatest “Lisa aruanne” nupp. Kui aruandele on lisatud tähtaeg, on aruande täitmise vaates võimalik vaadata aruande eelvaadet. Taotluse pealt eemaldatakse pooleli olevate aruannete juurest link “Aruanne” ning selle asemel näidatakse “Aruanne ei ole avatud esitamiseks”.
Kui aruande vorm on uuesti avatud, näidatakse aruande esitamise vaates aruande tähtaega ning aruande esitajal on võimalik aruannet täita.
Kui aruanne on peidetud ja ametnik läheb muutma taotluse vormil aruande tähtaega, siis kuvatakse talle teade “Aruande tüüp on keelatud”.
Aruande vormi eelvaade taotlejale, kui aruande esitamine ei ole veel lubatud
Aruande korral, kui taotlus pole sobivas olekus (Arvutatud või Lepinguga) ning toetuse vormi juurde on valitud aruande tüüp, näidatakse taotluse aruannete vaates infoteksti "Hetkel saab tutvuda ainult aruande vormi sisuga siit" (link aruande eelvaate lehele). Kui taotlusele on lisatud aruande esitamise tähtajad, siis näidatakse aruannete tabelis vastavaid aruandeid. Aruanded, mis pole veel avatud täitmiseks, saab vaadata vajutades "Ava eelvaade". Aruande eelvaates näidatakse andmete sisestamise vormi (andmeid pole võimalik täita) ning infot, et tegu on eelvaatega (see info on muudetav tõlgete osas).
Tõlgete osas kehtib üldreegel: eelvaates näidatakse seda tõlget, mis on sisestatud toetuse vormi tõlgete juures. Kui toetuse juures tõlked puuduvad, siis näidatakse üldtõlgete alla sisestatud tõlkeid. Kui ka üldise tõlgete juures tõlked puuduvad, siis näidatakse tõlgete vaikeväärtust. Täpsemalt saab tõlgete kohta lugeda siit.