Arveldused

1. Sissejuhatus

• Arve koostatakse teenuse kasutamise kokkuleppe alusel, arvestades lapsele määratud soodustuse määra.

• Soodustuse määr arvutatakse vastavalt valla õigusaktidele, võetakse arvesse vanema taotlust soodustuse saamiseks või muul põhjusel.

• Arved on eksporditavad majandustarkvaradesse Business Central, PMen, Standard Books ja Merit Aktiva.

2. Arve koostamise eeldused

1. Lapsel peab olema kinnitatud lasteaia/huvikooli koht Arnos. 

2. Lasteaia puhul peavad kohamäärad olema arvutatud (vt. Kohamäärad (tabel)) ning soodustuse saamise taotlused menetletud.

3. Seadistustes saab valida 2 raamatupidamistarkvara vahel, sõltuvalt sellest missugust tarkvara vald kasutab.

Open

3. Maksja andmed

Arvelduse moodulis on maksja ehk partneri andmed: isikukood, nimi, e-post. Ühel partneril saab olla täpselt üks e-post ja see tähendab, et kui sama isik on maksjaks nii lasteaias kui huvikoolis, siis on arvelduse moodulis partneri juures siiski vaid üks e-post (viimati sisestatud  e-post).

4. Arvelduste moodul

Ametnikul ja raamatupidajal asub peamenüüs nupp [Arveldus].

Open

Arvelduste moodulis on 2 põhivaadet: Dokumendid ja Teenuse tarbimise kokkulepped.  Vaates Dokumendid kuvatakse kõikide tehingute (arved, laekumised, tagasimaksed jms. ) dokumente  (v.t. Dokumendid) ning vaates Teenuse tarbimise kokkulepped kuvatakse kõiki koostatud lepinguid ja kokkuleppeid (v.t. Teenuse tarbimise kokkulepped ). Mõlemad vaated on filtreeritavad ning tabelite kõik read on sorditavad.

4.1 Dokumendid

Klõpsates peamenüü nupul [Arveldus] avaneb vaade Dokumendid. 

Avanenud vaates kuvatakse kõiki koostatud dokumente. Rea lõpus asuvad tegevused, mida on võimalik valida konkreetse dokumendi puhul.  Klõpsates dokumendi tähisel, avaneb valitud dokumendi detailsed andmed (v.t. Arve andmed). Dokumendi vaate tabeli vasakul ülaääres kuvatakse arvete genereerimise ja saatmise infot. Tabeli paremal ülaääres asuvad nupud erinevate toimingute jaoks. 

Vaate Dokumendid vasakul üla- ja allääres asub link lepingute vaatesse (v.t. Teenuse tarbimise kokkulepped ).

Kui saldode arvestus toimub mujal kui Arnos (nt. Pmen, BC jt), siis antud vaates “Pangalaekumiste import” nuppu ei ole ning arveldusmooduli pangalaekumisi teha ei saa. Kui on kasutusel koolilõuna moodul, siis saab teha koolilõuna pangalaekumiste importi.

4.1.1 Arvete genereerimine

Arvete genereerimise nupul [Genereeri arved] klõpsates, avaneb vajalike tingimuste sisestamise aken.

Avanenud aknas on võimalik valida aasta, kuu, asutuse liik ja genereerimise alus. Kõik valikud avanevad rippmenüüna. Arved genereeritakse ühe kuu kohta, vastavalt sõlmitud lepingule või kokkuleppele.

Asutuse liike on võimalik valida 3:

• kõikidele korraga, genereeritakse valitud aasta ja -kuu kõik arved;

• Lasteaedade arved

• Huvikoolide arved

Genereerimise aluseid on 3:

• ühele lapsele

Kui rippmenüüst on valitud “Lapse arved”, siis peale vähemalt ühe tähe või numbri märkimist lapse nime või isikukoodi sisestamise väljale avaneb vastav laste nimekiri. Nimekirjast on võimalik valida soovitud laps.

• ühele maksjale

Kui rippmenüüst on valitud “Maksja arved”, siis peab märkima vähemalt ühe tähe või numbri maksja nime või isikukoodi sisestamise väljale. Peale seda avaneb vastav maksjate nimekiri. Nimekirjast on võimalik valida soovitud maksja.

Peale valiku tegemist, peab klõpsama nupul [Laadi andmed].

Avanenud aknas näidatakse, mitu arvet on vastavalt valikule võimalik genereerida. Arve summa arvutamisel võetakse arvesse rühmas alustamist/lõpetamist ning lapsele kinnitatud soodustuse määra, mis kajastub tabelis Kohamäärad. 

Peale valikute tegemist peab klõpsama nupul [Genereeri] ning avaneb uuesti vaade “Dokumendid”.

Valikute tegemise akna saab sulgeda nupuga [Sulge].

4.1.2 Dokumentide sisestamine

Kõpsates nupul [Sisesta dokument] avaneb lapse otsingu aken.

Kõigepealt peab tegema valiku dokumendi olemuse kohta. Avanevas rippmenüüs on neli valikut: Laekumine, Tagasimakse, Kohustuse parandamine suuremaks, Kohustuse parandamine väiksemaks.

Peale vähemalt ühe tähe või numbri märkimist lapse nime või isikukoodi sisestamise väljale avaneb vastav laste nimekiri.

Nimekirjas kuvatakse lapse nimi, isikukood ja lepingu number. Hiire klõpsuga on nimekirjast võimalik valida soovitud lapse nimi. Klõpsates nupul [Edasi], avaneb vastav andmete sisestamise aken.

Avanenud aknas peab märkima summa ja selgituse. Lisaks on väli ka märkuse- ja panga sisestamiseks, mida ei ole vajalik ilmtingimata täita. Vaikimisi on märgitud sisestamise hetke dokumendi kuupäev ja sõlmitud kokkuleppes oleva maksja isikukood. Klõpsates kuupäeva väljal avaneb kalender, kust on võimalik valida sobiv dokumendi kuupäev.

Peale andmete märkimist peab sisestatud dokumendi salvestama. Juhul kui puudub soov dokumenti salvestada, võib selle ka katkestada klõpsates nupul [Sulge].

4.1.3 Arve PDF faili genereerimine ja saatmine

Klõpsates nupul [Genereeri PDF-id] genereeritakse .pdf failid kõikidele koostatud arvetele, mis kajastuvad vaates Dokumendid ning millele arve faili veel pole genereeritud.

Klõpsates nupul [Saada arved] saadetakse .pdf failid kõigile, kes on märgitud teenuse kasutamise kokkuleppes arve saajaks ning kellele pole veel arvet saadetud. Arvete genereerimine ja saatmine on jälgitav tabeli kohal olevast infost. 

Juhul kui kasutatakse failiga arvete eksporti (PMen), siis peab enne arvete maksjale saatmist, peatama saldode uuenduse, klõpsates nupul [Seiska saldode uuendus].

See on vajalik sellepärast, et saldo ei muutuks arve tegemise hetkel.

4.1.4 Andmefaili koostamine (PMen)

Nupp [Ekspordi PMen] võimaldab koostada arvel ja kreeditarvel kajastuvatest vajalikest andmetest väljund faili laiendiga .csv. Koostatud faili andmeid on võimalik importida ning jätkata tööd majandustarkvaraga PMen.  Peale arvete importi PMeni, on võimalik saldode uuendamine uuesti käivitada, klõpsates nupul [Käivita saldode uuendus].

Peale saldode uuenduse käivitamist uuendatakse kõik saldod. Saldos kajastuvad ka PMeni eksporditud arved ja kreeditarved.

4.1.5 Excel eksport

Nupuga [Excel eksport] on võimalik koostada fail vaates Dokumendid olevatest andmeridadest. Koostatud fail on avatav Excelis. Juhul kui olete eelnevalt kasutanud tabeli filtreerimist, siis see kajastub ka koostatud .xlxs failis. 

4.1.6 Arvete eksport

• [PMen eksport] - PMen eksport genereerib väljavõtte filtris valitud arvetest, mis sobib PMeni importimiseks.

• [Saada BC] - Klõpsates Dokumentide vaates tabeli kohal oleval nupul [Saada BC], saadetakse kõik selleks hetkeks veel edastamata dokumendid Business Central-i.

• [Saada SB] - Klõpsates Dokumentide vaates tabeli kohal oleval nupul [Saada SB], saadetakse kõik selleks hetkeks veel edastamata dokumendid Standard Books-i.

4.1.7 Seadistused (nupp [*])

Klõpsates nupul [*] avaneb aken .pdf failide seadistamiseks ning üldised seadistused. Klõpsates avanenud aknas väljal [Valikud] avaneb rippmenüü soovitud seadistuse tegemiseks.

 Seadistuse valikuid on 6:

• 2 arve PDF seadistust (lasteaed ja huvikool)

• 2 kreeditarve PDF seadistust (lasteaed ja huvikool)

• BC seaded

• Üldised seadistused

Peale valiku tegemist peab klõpsama nupul [Edasi].

4.1.7.1 PDF faili seadistus

Avanenud aknas on võimalik sisestada või muuta arve pdf failis olevaid üldandmeid.

Kuva saldo PDF-il - Võimalik valida, kas saadetaval arvel on esitatud arve koostamise hetkel olev saldo või seda ei näidata.

Arve esitaja aadress - Vaikimisi on määratud võimalus üheks aadressi sisestamiseks ,kui sisestada saab kuni 7 aadressi. Uue aadressi lisamiseks peab rippmenüüst valima arvu, mitu aadressi soovitakse lisada.

PDF pealkiri - Pealkirja väljale on võimalik soovi korral lisada arve pealkiri.

Vali logo - Valida PDF failis kuvatav logo. Samuti saab muuta logo suurust.

Selgitav tekst PDF’i lõpus - Selgituse väli paikneb arve pdf failis teenuste kirjeldusest allpool. Väljale on võimalik kirjutada näit. arve koostaja nimi ja kontakt või muud olulist infot. Nupuga [Lisa selgituse rida] on vajadusel võimalik lisada uus selgituste väli.

Arve esitaja rekvisiidid - Rekvisiitide väli on mõeldud panga nime ja kontonumbri sisestamiseks. Vaikimisi on määratud võimalus märkida üks pank ja kontonumber. Panga lisamiseks peab klõpsama nupul [Lisa pank].

Kõikide lisamiste ja muudatuste rakendamiseks peab klõpsama nupul [Salvesta & tagasi]. 

4.2 Üldised seadistused 

Valides Üldised seadistused on võimalik valida PMeni kande kuupäev, asutuse esindaja vaated, lasteaia toiduteenuste arv, lasteaia toiduteenuste arvu, sisestada kohateenuse sufik’sit, valida kas raha sisse toovate dokumentide liikumised arvutatakse ringi. Kuvamise eesmärgil näidatakse üldiste seadistuste all ka kehtivat lasteaia kohatasu tarbimisarvutust, kas arvelduse kuupäev on manuaalselt muudetav ning seda, kas müügiarve arveread on manuaalselt muudetavad.

On võimalus valida lasteaia kohatasu tarbimisarvutus kolme erineva valiku vahel, selle jaoks tuleb ühendust võtta Pikseli meeskonnaga (kasutajaliides antud muudatust teha pole võimalik). Arvete koostamisel ja genereerimisel arvestatakse valitud kohatasu arvutamise reeglit. Lisaks on võimalik seadistada arveridade suurendamiseks ja vähendamiseks nupud, seda saab samuti seadistada vaid Pikseli meeskond (kasutajaliides antud muudatust teha ei saa).

4.3 Ühe dokumendi andmed

Dokumentide vaates on kõik genereeritud arved ja sisestatud dokumendid.

Iga rea viimases veerus asuvad tegevuse nupud, mida on võimalik valida konkreetse dokumendi puhul. Tegevus sõltub dokumendi staatusest. 

Dokumendi tähis on lingitud. Tähisel klõpsates avaneb valitud dokumendi vaade.

4.3.1 Arve korrigeerimine ja kustutamine

Kui koostatud arvele pole veel genereeritud PDF-i, siis on võimalik seda korrigeerida ja kustutada. Klõpsates valitud arve tähisel avaneb vaade “Arve andmed”. Arveridade suurendamise ja vähendamise nupud on seadistatavad (kui on see soov sisse lülitada siis võtta ühendust Pikseli meeskonnaga).

Avanenud vaates on jaotis arve andmetega ning eraldi jaotised arveridade ja teenuse kohta.

• Arve andmete jaotises on vastavad nupud PDF'i genereerimiseks ning kogu arve kustutamiseks.

• Jaotises Arve read on võimalik olemasoleva arve summat vähendada või suurendada, klõpsates vastaval nupul, avaneb aken korrigeerimiseks.

Avanenud aknas peab sisestusväljale märkima summa (kui suures osas soovitakse arve summat vähendada/suurendada) ja selgituse. Märkuste lahter ei ole tingimata vajalik täita. Peale vajalike märkimiste tegemist peab selle salvestama.

• Jaotises Liikumised on kuvatud kõik teenused ning arvestuskuu, mille eest arve on koostatud. Kui on vajalik teenuseid olemasolevalt arvelt eemaldada, peab klõpsama nupul [Eemalda arvelt].

Arve rea summat saab korrigeerida ning teenuse rida eemaldada juhul kui arve PDF'i pole veel genereeritud. Kui PDF on juba genereeritud, siis klõpsates arve tähisel avanevas vaates arve ridasid muuta ei saa ning vastavad nupud puuduvad. 

Kui on jätkuv soov arvet korrigeerida on võimalik avanenud vaates kustutada arve PDF fail, klõpsates PDF faili juures asuval nupul [Kustuta]. 

Klõpsates Arve andmete jaotises nupul [Kustuta arve] on kogu arve kustutatud ning seda ei kuvata enam ka Dokumentide vaates. Kustutada on võimalik ainult saatmata arveid. Arve andmete vaate ala- ja ülaääres asuvad nupud tagasiliikumiseks Dokumentide vaatesse.

4.3.2 Kreeditarve koostamine

Juhul kui on vajalik korrigeerida juba saadetud arvet peab tegema kreeditarve. Klõpsates saadetud arve rea tähisel avaneb arve andmete vaade. Kreeditarve tähis tavapäraselt algab tähtedega KRDT (lisanduvad arvenumbrid), vajadusel on võimalus seda muuta selliseks, et tähekombinatsiooni ees ei ole (võtta ühendust Pikseli meeskonnaga)

Avanenud vaates asub nupp [Loo kreeditarve], millel klõpsates koostatakse kreeditarve. Kreeditarvel kajastuvad kõik samad arveread ja summad, mis arvel, mille kohta kreeditarve koostatakse. 

Peale kreeditarve koostamist on vajalik genereerida PDF fail ning saata maksjale. Kreeditarvet ei ole võimalik korrigeerida. Soovi korral saab selle kustutada, klõpsates nupul [Kustuta arve].  Arvet saab kustutada enne selle maksjale saatmist.

Kui Arnos on kasutusel tulu-kulu aruanne, siis kuvatakse "Arve andmed" vaates nupp [Seo aruandega] juhul kui arve pole ühegi aruandega seotud.

4.3.3 Laekumise ja tagasimakse andmed

Dokumentide vaates filtris valida "Olemus" tuleb valida “Laekumine” või “Tagasimaksekorraldus”. Valida vajalik dokument ning selle tähisel klõpsates avaneb vastava dokumentide detailne vaade.

Kui laekumine on imporditud pangast, siis kuvame laekumise andmete vaates ka pangaülekande teinud isiku nime ja isikukoodi, kui see erineb arve saajast. Kui laekumine on tulnud pangalingiga ja seda ei ole veel pangaimpordiga täiendatud, siis laekumise juures veel isiku nime ja isikukoodi ei ole.

Avanenud laekumise vaates on võimalik laekunud summat suurendada või vähendada. Laekunud summat vähendada ei ole rohkem võimalik kui on esialgne laekumine. Klõpsates vastaval nupul avaneb aken korrektuuri tegemiseks.

Avanenud aknas on vajalik märkinda suurendatav või vähendatav summa ning kirjutada selgitus. Märkuste lahtrit ei ole tingimata vajalik täita. Peale vajalike sisestuste tegemist peab selle salvestama.

Tagasimakse puhul ei ole korrektuur lubatud. Andmete vaates kuvatakse tagasimakse detailsed andmed.

4.3.4 PDF faili vaade

PDF fail genereeritakse arvetele ja kreeditarvetele. Dokumentide vaate rea lõpus asub nupp [Ava fail]. 

Sellel nupul klõpsates avaneb PDF faili vaade, mis saadetakse või on saadetud maksjale. Vaadet on võimalik kuvada nende dokumentide korral, millele on PDF fail juba genereeritud.  PDF faili vaatesse on võimalik minna ka ühe dokumendi andmete vaatest, klõpsates faili nimel.

4.3.5 Arve saatmine

Arvete saatmiseks on kolm võimalust:

• Klõpsates vaates Dokumendid nupul [Saada arved], saadetakse kõik arved, millele on genereeritud pdf fail ning mida veel ei ole edastatud saajale.

• Klõpsates vaates Dokumendid ühe rea lõpus oleval nupul [Saada arve], saadetakse valitud dokument.

• Klõpsates vaates Arve andmed nupul [Saada arve].

4.3.6 Arvete saatmise järjekord Saue vallas

Saue vallas saadetakse enne arve väljastamist arved BC’sse. Arve välja saatmise järjekord on järgmine:

• Pärast arve genereerimist on arve olek 'PDF'i genereerimise ootel', arve real nupp [Genereeri PDF].

• Pärast arve PDF'i genereerimist on arve olek 'Välisesse süsteemi saatmise ootel', arve real nupud [Saada BC] ja [Ava fail]

• Pärast arve BCsse saatmist on arve olek 'E-kirja saatmise ootel', arve real nupud [Saada arve] ja [Ava fail], arve saadetakse välja pärast nupule [Saada arve] klõpsamist.

• Pärast arve saatmist on arve olek 'Kõik tegevused tehtud', arve real nupp [Ava fail]

Arve e-kirjad ja e-kirja mallid

Huvikooli ja lasteaia arved saadetakse kõigile, kes on märgitud teenuse kasutamise kokkuleppes arve saajaks.

Kirja manuses on arve *.pdf fail.

Kirja tekstis on kasutuses järgmised märgendid: maksja eesnimi, lapse viitenumber, hetkekuupäev, maksmisele kuuluv summa, Arno link kohustuste vaatesse.

Samuti on olemas arve tasumise alustamise võimalus: pankade logodega lingid, millele vajutades saaks otse õiges summas arve ära tasuda.

Peale panga logole vajutamist suunatakse kasutajat otse panka.

Kui arve on juba tasutud, siis kasutajale tuleb vastav teade.

Peale makse sooritamist nupp [Tagasi kaupmehe juurde] suunab kasutaja Arnosse.

• E-kirja mallid:

4.4 Teenuse tarbimise kokkulepped

Vaatesse “Teenuse tarbimise kokkulepped” on võimalik liikuda, klõpsates vaate Dokumendid üla- või allääres oleval vastaval lingil.

Avanenud vaates kuvatud tabelis on vaikimisi toodud kokkulepped, millel on vähemalt üks kehtiv teenus.

Filtris Teenused on võimalik valida kokkulepped, mille teenused on lõppenud, kehtivad või kõik kokkulepped.

Filtriga Saldo on võimalik eraldi filtreerida 0-st suuremad ja -väiksemad saldod ning need, mis on täpselt 0. 

Tabeli kõik veerud on sorditavad. Tabelit on võimalik filtreerida, märkides tabeli kohal asuvatesse filtritesse vajalikud andmed.

Iga rida iseloomustab kokkulepet:

• tähis genereeritakse süsteemselt kokkuleppe koostamisel;

• viitenumber genereeritakse süsteemselt kokkuleppe koostamisel;

• liik näitab missugune leping on koostatud. Lepingu liik võib olla näit.: lasteaiakoha kokkulepe, huvikoolikoha kokkulepe jms.;

• saldo näitab ühe kokkuleppe genereeritud ja saadetud arvete ning maksete saldot;

• olek näitab lepingu hetke staatust. Olekuid on 5: kehtiv, koostamisel, allkirjade ootel, lõpetatud, aegunud;

• maksja veerus kuvatakse isiku nimi, kes on märgitud arve saajaks ning kellele saadetakse arve;

• lapse veerus kuvatakse lapse nimi, kellele osutatakse teenust ning kelle kohta leping on sõlmitud;

• teenused märgib asutust, kus teenust osutatakse. Veerus kuvatakse asutuse nimi ning teenus.

Vaatest "Teenuse tarbimise kokkulepped" on võimalik liikuda vaatesse:

• Õigused klõpsates nupul [Õigused] (kui nupp on seadistatud)

• Viitenumbrid klõpsates nupul [Viitenumbrid] (kui nupp on seadistatud)

• Sündmused klõpsates nupul [Sündmused] (kui nupp on seadistatud)

• Lepingute liigid klõpsates nupul [Lepingute liigid] (kui nupp on seadistatud)

• Lepingute olekud klõpsates nupul [Lepingute olekud] (kui nupp on seadistatud)

• Liikumised klõpsates nupul [Liikumised] (kui nupp on seadistatud)

• Teenuste liigid klõpsates nupul [Teenuste liigid]

Antud nupule vajutades avaneb “Lepingu teenuste liigid” vaade, kus on võimalus lepingu teenuseid filtreerida nime, grupi, lepinguliigi ja ka selle järgi, et kas konteerimisandmed on puudu või mitte.

• Klõpsates nupul [Excel eksport] on võimalik eksportida lepingute tabel csv faili. Eksportimisel arvestatakse filtritega.

• Dokumendid klõpsates nupul [Dokumendid] (vt. Dokumendid).

Ühe Teenuse tarbimise kokkuleppe andmed

Teenuse tarbimise kokkuleppe andmete vaatesse liikumiseks peab vaates “Teenuse tarbimise kokkulepped” klõpsama valitud rea tähisel. Avaneb kokkuleppe andmete detailne vaade.

Avanenud vaates on 3 jaotist:

• kokkuleppe andmed. Põhiandmete all asub nupp [Lisa laekumine], millel klõpsates avaneb laekumise andmete sisestamise aken. Peale andmete sisestamist peab need salvestama, klõpsates nupul [Salvesta].

• kokkuleppe osapooled. Kuvatakse kokkuleppe sõlminud vanema-, maksja- ja lapse nime.

• kokkuleppe teenused väljendavad konkreetse kokkuleppega seotud teenuseid. Teenused on süsteemselt lisatud. Teenuseid saab muuta, lisada või kustutada. Klõpsates olemasoleva teenuse real nupul [Muuda] avaneb muutmise aken.

Avanenud aknas on võimalik muuta teenuse algus- ja lõpp kuupäeva. Peale muudatuste tegemist peab selle salvestama.

Kokkuleppe algus- ja lõpp kuupäeva muuta ei ole võimalik. Tagasi kõigi kokkulepete vaatesse saab liikuda, klõpsates ülaääres asuval lingil "Teenuse tarbimise kokkulepped".

Klõpsates nupul [Lisa teenus] avaneb teenuse lisamise aken.

Avanenud aknas on võimalik valida teenus ning sisetada algus- ning lõpukuupäev. Peale väljade täitmist peab selle salvestama.
Tagasi kõigi kokkulepete vaatesse saab liikuda, klõpsates all- või ülaääres asuval lingil "Teenuse tarbimise kokkulepped".

5. Arve tasumine

Lapsevanem näeb Arnosse sisse logides avalehel plokki "Kohustused", kus on ära märgitud kõik maksmist ootavad arved.

Klõpsates nupul [Maksmine] avaneb uus "Makse andmed" aken, kus on väljad viitenumbri, summa ja selgituse jaoks. Viitenumbri väli on täidetud automaatselt ning seda ei saa muuta.

Summa ning selgituse väljad täidetakse samuti automaatselt aga neid on võimalik muuta.

Peale makse sooritamist nupp [Tagasi kaupmehe juurde] suunab kasutaja Arnosse.

Olenevalt seadistustest on pärast makse teostamist näha kohustuste tabelis kohustuste määra.

6. Administraatori tegevused

Superadmin rollis kasutaja näeb laekumise vaates nuppu [Admin kustutamine], mis võimaldab laekumise Arnost täielikult kustutada, sh muuta vastavalt summale ka lepingu saldot. Laekumise kustutamine on mõeldud olukorraks, kus on vaja ekslikult sisestatud või tekkinud laekumine eemaldada.