Dokumendi allkirjastamine/kinnitamine

Kui taotlust on vaja ainult kinnitada, siis tuleb Dokumendi allkirjastamine/kinnitamine osas valida, kes kinnitab. Kui kinnitab ainult taotleja (taotluse esitaja), siis pole vaja märkida ühtegi linnukest. Kui kinnitab kolmas osapool või rohkem kui kolm osapoolt, siis tuleb märkida vastavad linnukesed (vastavad linnukesed). Korraga saab olla valitud ainult üks kinnitamise variant.

Kui taotlust on vaja allkirjastada, siis tuleb Dokumendi allkirjastamine/kinnitamine osas märkida, et kinnitamine toimub allkirjaga (linnuke "Kinnitamine toimub allkirjaga") ja seejärel valida, kas kinnitab ehk allkirjastab taotleja ise, kolmas osapool või rohkem kui kolm osapoolt (märkida vastavad linnukesed). Korraga saab olla valitud ainult üks allkirjastamise variant.

Kinnitamine toimub allkirjaga - kui linnuke on märgitud, peavad osapooled dokumendi digiallkirjaga kinnitama, kui linnuke pole märgitud, ilmub osapooltele nupp [Kinnita] ning allkirja pole vaja.

NB! VEENDUDA, et ei oleks linnutatud Esitamise osas Taotluse esitamine muutmisel. Kui on linnutatud siis ei saadeta taotlust allkirjastamisele vaid registreeritakse kohe ära. 

Taotluse kinnitamise rea mall allkirjastamise vaates:  Mall on sama kinnitamise ja allkirjastamise korral - korraga ei saa taotlusel olla mõlemat. Pliiatsi märgile vajutades avaneb malli muutmise vaade, kus saab ka vaadata ka eelvaadet kasutades juba olemasoleva taotluse ID-d. Mallis saab kasutada märgendeid. 

Taotleja kinnitab - kui linnuke on märgitud, peab esitaja enne taotluse esitamist selle digiallkirjastama/kinnitama.

Kolmas osapool kinnitab - linnuke märgitakse siis, kui taotlus vajab kolmanda osapoole allkirja/kinnitust (nt treeneri allkirja). Kui linnuke on märgitud, siis avaneb võimalus valida ripploendist või kalendrist (kui tegemist on kuupäevaga) vastavad väljad, mis peavad olema eelnevalt lisatud toetusele lisaväljadena:

Kolmanda osapoole isikukoodi väli - täitmiseks kohustuslik.

Kolmanda osapoole e-maili väli - ei ole täitmiseks kohustuslik, kuid kui e-post puudub, ei saadeta kolmandale osapoolele kirja allkirja/kinnituse ootel oleva taotluse kohta. Kui taotlus on esitatud, saadetakse taotlusel esitatud kolmanda osapoole e-posti aadressile kiri, et esitati taotlus, mis ootab tema allkirja/kinnitust.

Saada meeldetuletus - kui kolmas osapool ei ole taotlust allkirjastanud/kinnitanud, siis saadetakse meeldetuletus 7 päeva enne määratud tähtaega ja 1 päev enne määratud tähtaega (kui tähtajani on 7 kuni 2 päeva ning meeldetuletust pole saadetud, siis saadetakse meeldetuletus, ning kui on esitamise tähtaeg ning pole teist meeldetuletust saadetud eelmisel päeval, siis saadetakse meeldetuletus).

Kinnitamise tähtaeg - kuupäev, millal taotlus peab olema allkirjastatud/kinnitatud kolmanda osapoole poolt. Saab määrata siis kui kolmas osapool kinnitab ja vastav lahter linnutatud. 

Kinnitamise meeldetuletuse teksti saab määrata e-maili mallide all.

Meeldetuletuse korral saadetake e-mailid kinnitajale (info, et on allkirjastamata/kinnitamata taotlusi) ja taotluse esitajale taotluses esitatud e-posti aadressile (koopia allkirjastajale/kinnitajale saadetud meeldetuletusest ja selgitus, et taotlus on veel allkirjastamata/kinnitamata).

Kinnitajale saadetavad meeldetuletused on grupeeritud e-maili järgi, et kolmas osapool (nt treener) ei saaks korraga palju kirju. St kui allkirjastamata/kinnitamata taotlusi on rohkem kui 1, siis läheb allkirjastajale/kinnitajale üks meeldetuletuse kiri, kus on nimetatud kõik taotluste esitajad (eraldatud komaga).

Kui allkirjastamise/kinnitamise tähtaeg on möödas, muutub taotluse olek "Allkirja/kinnituse ootel" olekuks "Prügikastis" ja allkirjastaja/kinnitaja ei näe enam neid taotlusi allkirjastamise või kinnitamise tabelis. Kui allkirjastamisel/kinnitamisel oleva taotluse olek muutub olekuks "Prügikastis", siis saadetakse taotlejale kiri "Taotluse allkirjastamise/kinnitamise tähtaeg on möödas ning seetõttu on ka Teie taotlus tühistatud."

Kinnitab rohkem kui kolm osapoolt - linnuke märgitakse siis, kui taotlus vajab mitme osapoole allkirja/kinnitust (nt kooskõlastamise korral). Kui linnuke on märgitud, siis avaneb võimalus valida ripploendist allkirjastajate/kinnitajate andmete sisestamise välja, mis peab olema eelnevalt lisatud toetusele lisaväljana, ja määrata tähtaeg ning meeldetuletust:

Kinnitajate andmed sisestatakse - valikus on allkirjastajad tüüpi lisaväli, mis koosneb isikukoodi ja e-maili väljadest. Kui taotleja lisab taotlusele allkirjastaja/kinnitaja rea, siis mõlemad väljad on täitmiseks kohustuslikud. Mõlematel allkirjastaja/kinnitaja rea väljadel on õigsuse kontrollid. Ja iga lisatud allkirjastaja/kinnitaja rea saab taotleja kustutada. Lisada saab piiramatu arvu allkirjastajaid/kinnitajaid.

Meeldetuletus saadetakse [päevade arv] päeva peale taotluse esitamist - kui allkirjastaja/kinnitaja ei ole taotlust allkirjastanud/kinnitanud, siis saadetakse meeldetuletus määratud päeva pärast taotluse esitamist (vaikimisi 5 päeva pärast).

Kinnitamise tähtaeg [päevade arv] päeva peale taotluse esitamist - aeg, millal taotlus peab olema kõigi allkirjastajateks/kinnitajateks määratud isikute poolt allkirjastatud/kinnitatud (vaikimisi 30 päeva pärast).

Kinnitamise meeldetuletuse tekst on sama, mis on allkirjastamise/kinnitamise kolmanda isiku e-mailil, ja selle e-maili sisu saab muuta samas template'is e-maili mallide all.

Meeldetuletuse korral saadetake e-mailid igale allkirjastajale/kinnitajale, kelle allkiri/kinnitus on puudu (info, et on allkirjastamata/kinnitamata taotlusi), ja taotluse esitajale taotluses esitatud e-posti aadressile (koopia allkirjastajale/kinnitajale saadetud meeldetuletusest ja selgitus, et taotlus on veel allkirjastamata/kinnitamata).

Kui on vähemalt üks allkiri/kinnitus puudu, siis peale tähtaja möödumist tühistatakse taotlus ning sellest teavitatakse taotlejat e-kirja teel. Taotluse olek "Allkirja/kinnituse ootel" olekuks "Prügikastis" ja allkirjastaja/kinnitaja ei näe enam neid taotlusi allkirjastamise või kinnitamise tabelis.

Allkirjastamise tekst taotluse esitamisel - on selgitus, mida näidatakse taotluse esitajale taotluse esitamise vaates, kui on sisse lülitatud taotluse allkirjastamine. Vaikimisi on selles lahtris standardselgitus, mida saab vajadusel muuta ja kujundada tekstiredaktori abil.

NB! Kui kinnitab rohkem kui kolm osapoolt, siis kontrollitakse enne esitamist, kas kolmas osapool ja asutus on samad ning kui need on samad, siis tehakse allkirjastamine/kinnitamine taotlusel ära. Sel juhul ei pea eraldi allkirjastamise vaates allkirjastama/kinnitama. Ehk kui allkirjastab/kinnitab rohkem kui kolm osapoolt, siis taotluse täitjal on võimalus kohe taotlust allkirjastada/kinnitada, kui tema isikukood on allkirjastajate/kinnitajate hulgas.

Osapooltel on võimalik allkirjastamist/kinnitamist tühistada, kui minna allkirjastamise vaatesse (nupp "X"). Tühistamisel on kohustuslik sisestada põhjendus ja soovitavad muudatused, mida saadetakse taotluse esitajale e-posti teel. Pärast tühistamist muutub taotluse olek "Pooleli" olekuks. Taotleja (taotluse esitaja) saab taotlust muuta ja uuesti esitada.

Ametnik saab hallata kinnitamise volitusi - kui see linnuke märgitud, siis saab ametnik lisada taotluse kinnitajale/allkirjastajale kinnitamise/allkirjastamise asemel volituse ning kasutaja ei pea taotlust kinnitama/allkirjastama.  Allkirja/kinnituse ootel olekus taotlusel on allkirjastamise tabelis allkirjastaja real nupp [Muuda], mis viib allkirjastaja muutmisvaatesse, kus saab lisada volituse faili, mis asendab allkirja.

Otse registreeruv volituse korral - seda kasutatakse siis, kui on lubatud taotluse allkirjastaja allkirja asendada volituse failiga. Kui see linnuke on märgitud, siis peale viimase isiku kinnitamist/allkirja taotlus esitatakse/registreeritakse. Kui seda pole märgitud, läheb taotlus olekuks kontrollimisel, kui taotlusele on allkirja/kinnitamise asemele lisatud volituse faile.

PDF-i ei lisata allkirjastamise konteinerisse: kui linnuke on tehtud siis taotluse PDF-i ei lisata allkirjastatud digikonteinerisse. 

Lisafaile ei lisata allkirjastamise konteinerisse: kui linnuke on märgitud siis allkirjastatud digikonteinerisse ei lisata peale taotluse PDF-i muid faile (ei saa valida kui eelneva valik on tehtud).

Kaardi pilte ei lisata allkirjastamise konteinerisse: Kui linnuke on märgitud siis ei lisata allkirjastataud digikonteinerisse kaart lisaväljalt saadud kaardi pilti.