Hindamine

Kui taotlusel on Hindamine osa sisse lülitatud, siis näeb seda sarnaselt sellele vaatele:

Hindamine plokk taotluse vaates

Kui taotluse vaates pole näha Hindamine valikut, siis saab selle sisse lülitada “hamburgeri menüüst” (3 kriipsu) nupust paremalt nurgast

Hamburgeri menüüst taotlusel kuvatavate plokkide sisse lülitamine

Hindamise osas saab seadistada: millise hindamislehe alusel taotluseid hinnata mida näidata hindajale hindamise vaates määrata hindajaid ja milliseid taotlusi nad peavad hindama.	NB! Taotlus on hindamiseks avatud senikaua, kuni see on staatuses "Registreeritud".

Hindamise osas saab seadistada:

millise hindamislehe alusel taotluseid hinnata
mida näidata hindajale hindamise vaates
määrata hindajaid ja milliseid taotlusi nad peavad hindama.

NB! Taotlus on hindamiseks avatud senikaua, kuni see on staatuses "Registreeritud".

Hindamisleht - ripploendis näitab eelnevalt lisatud hindamislehtede valikut. Hindamislehed seadistatakse töölaualt Ametniku tegevuse menüüs. Hindamiselehtede lisamisest on juttu siin.

Hindamislehed ametniku tegevuste all

Tähtaeg - võimalik sisestada tähtaega, millal peab olema hinnatud, ning seda näidatakse hindamise juures selle olemasolu korral. Kui tähtaeg on möödas, siis ei saa enam hindamislehte muuta.

Meeldetuletus - võimalik sisestada päevade arvu, mitu päeva enne tähtaega saadetakse hindajale meeldetuletus. Meeldetuletus saadetakse ainult siis, kui hindamislehele on seadistatud tähtaeg. Kui meeldetuletus on välja saadetud ja tähtaja perioodil esitatakse uusi taotlusi, siis läheb uus e-mail meeldetuletusega välja. Kõigi taotluste peale ühe hindaja kohta üks kiri ühel taotlusel. Meeldetuletuse e-kirja mall on muudetav taotluse vormil E-mailide mallid osas.

Hindamisleht alguses peidus taotlusel - kui hindaja avab taotluse, siis tavaliselt avaneb poolel ekraanil ka hindamisleht. Siia tuleks panna linnuke, kui on vaja, et hindaja näeks taotluse avamisel vaid taotlust. Hindamislehe avamiseks tuleb vajutada eraldi nuppu Hindamisleht.

Hindamisleht nähtav hindajatele aktsepteeritud olekus - kui linnuke märgitud, siis näeb hindaja selle taotluse vormiga seotud taotluseid (ja hinnanguid) ka aktsepteeritud olekus, aga oma hindeid enam muuta ei saa.

Hindamise tabeli väljad - siin on võimalik määrata hindajale näidatavaid välju, kusjuures hindaja saab oma vaates neid valikuid muuta, kui ta soovib, vt 4.5 Hindamine

Hindajad

NB! Kui hindaja vaatesse ei ilmu pärast hindaja lisamist need taotlused, mida ta hindama peaks, siis:

Kontrollige, kas taotlused on registreeritud staatuses
Kontrollige, ega taotluse vormil ei ole määratud hindamise tähtaga ning see tähtaeg ei ole juba minevikus
Paluge hindajal korraks süsteemist välja logida ja seejärel uuesti sisse logida.

Igale taotluse vormile saab lisada vaatlejaid ehk hindajaid, kes saavad süsteemi sisse logides neile hindamiseks määratud taotluseid hinnata ning vaadata oma hindamiste ajalugu.

Igale taotluse vormile saab lisada vaatlejaid ehk hindajaid, kes saavad süsteemi sisse logides neile hindamiseks määratud taotluseid hinnata ning vaadata oma hindamiste ajalugu.

Hindaja lisamine

Hindamiskomisjoni lisamine

Hindajaid saab otsida olemasolevate SPOKU kasutajate hulgast ning AD kasutajate hulgest kui AD liidestus on olemas ja liidestuse juures on seadistatud hindajate grupid. Kui kasutajat veel ei ole SPOKUs ega seda ei küsita AD kaudu, tuleb lisada uus hindaja.

Uue hindaja lisamiseks tuleb vajutada “Lisa hindaja”. Avaneb lisamise vorm, kus saab valida, kas hindajaks on:

isik - alustuseks tuleb sisestada isikukood, mille põhjal tehakse päring rahvastikuregistrisse ja kuvatakse isiku nimi. Vaikimis on süsteemis antud, et sisestatakse Eesti isikukoodiga (EE) hindajat. Hindajana on võimalik lisada ka välisriigi kodanikku, valides rippmenüüst õige riigi tähise ning sisestades käsitsi isikukoodi ja nime.

Välisriigi hindaja lisamine

Kui isikul pole SPOKUsse salvestatud e-posti (isik pole varem SPOKUs käinud), tuleb see info sisestada lahtrisse "E-post". E-posti puudumisel ei saa saata hindajale meeldetuletust. Kui isikul on e-post süsteemis olemas, näiteks on tal olemas eelnevalt ka ametniku õigus, siis kuvatakse juba salvestatud ametniku rolli juures määratud e-posti infot (seda muuta ei saa) ja hindamisega seotud teavitused saadetakse sinna. Kui isik on kasutajate nimekirjas olema, kuid tal on ainult välise kasutaja õigus, siis kuvatakse hindaja andmates kautaja andmetesse salvestatud isiklikku e-posti aadressi. Kui isik on kasutajate nimekirjas olemas ning tal ei ole ametniku ega kasutaja e-posti sisestatud, siis on ametnikul võimalik see sisestada ning see salvestub kasutaja e-postiks.

hindamiskomisjon - rippmenüüst tuleb valida sobiv valik eelnevalt salvestatud komisjonide hulgast. Hindamiskomisjonide loomisest vt siit.

Sisestatud/valitud hindaja tuleb kinnitada. Kinnitamisel kontrollitakse, et hindaja/komisjon oleks valitud ja need oleksid unikaalsed (topelt hindajaid/komisjone lisada ei saa).

Lisatud hindajale tuleb määrata, milliseid taotluseid ta hindab:

kõik taotlused - see on vaikeväärtus (määratakse hindaja lisamisel), taotleja saab hinnata kõiki sobivas olekus (registreeritud) taotlusi;

valitud taotlused - saab valida, mis taotlusi hindaja hindab (kui hindajale pole taotlusi valitud, siis ta ei saa ka hinnata ühtegi taotlust, mis on seotud konkreetse taotluse vormiga). Hindaja nime juurest on näha, mitu taotlust on talle hindamiseks määratud.

Taotluseid saab otsida märksõna järgi. Otsing on automaatne, käivitub 0.5s pärast märksõna või selle osa sisestamist "Otsi" lahtrisse. Otsingulahtri tühjendamiseks on otsingulahtri lõpus ristike, mis ilmub nähtavale siis, kui otsingulahtrisse on midagi sisestatud.
Taotluseid saab filtreerida olekute järgi. Kuigi oleku järgi on võimalik filtreerida kõigis olekutes taotlusi (nt. pooleli, lepinguga, lõpetatud), saab hindaja hinnata ainult "Registreeritud" olekus taotluseid. Kui vormi seadetes on määratud: "Hindamisleht nähtav hindajale aktsepteeritud olekus", saab hindaja vaadata taotluseid, mis on "Aktsepteeritud" olekus, kuid hinnata ta selles olekus taotluseid ei saa. Üheski teises olekus olevaid taotluseid hindaja hinnata ega vaadata ei saa.
Taotluste valimise korral (valitud taotlused) saab lisada ühe lisavälja tabelisse ("Lisaväli") ning selle järgi teha otsingut;

reeglid - ametnik saab valida reeglid, mille positiivse tulemuse korral on hindaja taotluse hindaja. Reegli korral tuleb valida, mis reeglit rakendada. Reeglid peavad olema enne defineeritud ja valikus on "taotluse andmete kontrolli" tüüpi reeglid.

pole vaja hinnata - kui linnuke on märgitud siis vastaval hindajal või komisjonil ei ole vaja hinnata selle vormiga seotud taotluseid. Ta ei saa ka teavitusi.

Hindamise õiguseid kontrollitakse vastavalt vormil hindaja juurde tehtud seadistustele: kas kõik taotlused, valitud taotlused või reegliga filtreeritud taotlused.

Kui isik on kahes erinevas komisjonis korraga, siis näidatakse talle hindamise vaates nendele komisjonidele valitud või reegliga määratud taotlusi

Näiteks:

kui ühel komisjonil on lubatud kõik taotlused, teisel ainult "spordi" valdkonna taotlused, siis mõlemal komisjonil olevale hindajale näidatakse kõiki taotlusi;

kui isik on nii üksikhindaja kui esineb komisjonis, siis hindamisel loeb üksikhindajale määratud taotlused.

Erandkorras on võimalik kinnitatud hinnet tühistada. Kinnitatud hinnangu saab tühistada administraatori/ ametniku õigustes kasutaja. Kinnitatud hinnangu tühistamisesträägib artikkel “Kinnitatud hinnangu tühistamine”.

Ühele vormile saab lisada mitu hindajat/hindamiskomisjoni. Lisatud hindaja kustutatakse, vajutades hindaja nime taga olevale lingile "Kustuta".

Hindaja juurest taotluste eemaldmine

NB! Kui vormil on seadistatud hindajad/hindamiskomisjonid nii, et neil on võimalik hinnata ainult valitud taotluseid

Siis hindaja vaatest taotluste eemaldamine kustutab kinnitatud hinded.

Kui hinded peavad säilima, siis ei tohi juba hinnatud taotluse eest linnukest eemaldada.

Hindaja eemaldamine

NB! Administraatori ja/või ametniku õigustes kasutajal on taotluse vormil võimalik kustutada hindaja (hindaja rea lõpus tekib prügikastiikoon). Aga kustutamisel eemaldatakse ka selle hindaja salvestatud hindamislehtede andmed!

Kui on vaja sellelt vormilt eemaldada hindajat nii, et tema eelmised hinnangud ka alles jääksid, siis tuleb hindaja õigus eemaldada kasutaja muutmisvaates ja seda saab teha admin. Minna menüüst Ametnik > Kasutajad, otsida üles hindaja, teha lahti kasutaja muutmisvaade, õige valdkonna osas konkreetsel taotluse vormil eemaldada kasutajalt hindaja õigus ning salvestada. Siis see kasutaja ei ole enam hindaja, ei saa hinnata ega näe oma eelmisi hinnanguid, aga tema hinnangud on alles, ametnik ja admin näeb neid ülevaated ja väljavõtted all. Kui panna kasutajale hindaja õigus tagasi, siis näeb ta ka oma hinnanguid (kui hinnatud taotlused on Registreeritud ja erandkorras Aktsepteeritud olekus).

Hindamiskomisjoni eemaldamine (taotluse vormist lahti sidumine)

NB! Valdkonna haldajal on taotluse vormil võimalik kustutada hindamiskomisjon (hindamiskomisjoni rea lõpus tekib prügikastiikoon). Aga hindamiskomisjoni vormilt lahti sidumisel kustutatakse ka selle komisjoni liikmete salvestatud hindamislehe andmed!

Kui tegu on voorupõhise taotluse vormiga ja igal voorul on oma hindamiskomisjon, mille koosseis osaliselt kattub, siis oleks kaks lahenduse varianti (mõlemad lahendatavad olemasolevate vahenditega):

Kui eelmise vooru komisjoni hindamise tulemusi pole enam vaja

1.1 Salvestada eelmise vooru hinded ära (nt ülevaated ja väljavõtted osas või tehes hinnangute väljavõtteid);
1.2 Kustutada komisjon taotluse vormilt ära (kustutatakse ka hindamise tulemused!);
1.3 Teha uus komisjon uue koosseisuga ja siduda see taotluse vormiga.

Siis uue komisjoni liikmed saavad hinnata uue vooru taotlusi (eelmise vooru taotlused on eeldatavasti sellises olekus, mida hindamise vaates ei näidata). Hinnata saab ainult "Registreeritud" olekus taotlusi.

Kui eelmise vooru komisjoni hindamise tulemusi on vaja säilitada

2.1 Teha uus komisjon uue koosseisuga, siduda see taotluse vormiga;
2.2 Piirata taotluse vormil eelmise vooru komisjoni ligipääs taotlustele (nt teha reegel, millest ükski taotlus läbi ei lähe ja taotluse vormil määrata, et eelmise vooru komisjon näeb/saab hinnata ainult sellest reeglist läbi läinud taotlusi ehk pole ühtegi taotlust, mida hinnata). Alternatiiv on märkida taotlused, mida eelmise vooru komisjoni liikmed näevad (nt märkida paar lõpetatud oleku taotlust).
2.3 Hinnangute väljavõttes (mis on defineeritav taotluse vormil) käsitsi kustutada eelmise vooru komisjoni liikmete veerud. Hinnangute keskmist see ei mõjuta, sest keskmist arvutatakse hinnangu andnud hindajate alusel.

Siis liige, kes esineb nii eelmise vooru hindamiskomisjonis kui uues hindamiskomisjonis, saab uusi taotlusi hinnata, sest ta on komisjonis, mille ligipääs uutele taotlusetele pole piiratud. Vanu taotlusi ta ei näe, sest nende olek on muutunud (ei ole enam Registreeritud olekus).

Valdkonnaülese õigusega hindaja

NB! Administraatoril on võimalik lisada kasutaja muutmisvaates kasutajale valdkonnaülene hindaja õigus. Kui hindaja õigused on lisatud valdkonnaüleselt, siis lisatakse hindajad alati valdkonnas olevatele taotluse vormidele ja hindajaid ei ole taotluse vormi vaates võimalik taotluse vormilt kustutada.

Kui hindajal ei ole vaja konkreetseid taotlusi hinnata, siis on võimalikud kaks lahendust:

Määrata taotluse vormil vastava hindaja juures "Pole vaja hinnata" või
Eemaldada hindajalt kasutaja muutmisvaates valdkonnaülesed õigused.

Hindaja varasemad hinnangud jäävad sel juhul alles.

Üldiselt oleks siiski õigem lisada hindaja vormi juurde, mitte anda hindaja õiguseid läbi kasutaja muutmisvaate valdkonnaüleselt. Sest konkreetne isik ei pruugi olla kõikide ühes valdkonnas olevate taotlusvoorude hindaja.