Taotluse kustutamine
Siin saab seadistada selle konkreetse vormiga seotud taotluste automaatset kustutamist või hävitamist. “Lisa” nupule vajutades saab kustutamise/hävitamise tingimusi juurde lisada. Rea lõpul prügikasti ikoonile vajutades on võimalik tingimusi kustutada.
Staatused - on võimalik valida, millistes staatustes taotluseid soovitakse kustutada või hävitada.
Päevade arv - päevade arvu loetakse alates taotluse viimasest muutmise hetkest. Nt kui sisestatud päevade arv on 60 ja valitud staatused “Pooleli” ja “Makse ootel”, siis kõik määratud staatustes taotlused, mida keegi pole 60 päeva muutnud, kustutakse.
Tegevus - võimalik valida kahe tegevuse vahel:
kustutamine - taotlus liigutatakse prügikasti (võimalik taastada);
hävitamine - taotlus kustutatakse süsteemist lõplikult (taastamine pole võimalik).
Kui kustutamise tingimusi ei ole vormil seadistatud, siis taotlused on SPOKU-s niikaua, kuni keegi need hävitab käsitsi. Kui taotlus lihtsalt kustutada, läheb see prügikasti. Kui prügikast tühjendatakse, siis taotlused hävitatakse. Administraator saab taotluseid hävitada masstegevuste menüü kaudu.
Taotluse hävitamisel (lõplikul kustutamisel) kustutatakse kõik selle taotlusega seotud dokumendid: nimekirjad, hindamislehed, lepingud, aruanded jne. Kustutamisest ja hävitamisest tekivad SPOKU tegevuste logisse kirjed.
Süsteem ise ehk SPOKU robot (Cron Kasutaja) käib kord tunnis kontrollimas taotlused/aruanded, mis on pooleli olekus. Kui kasutaja pole sisestanud andmeid, taotlused/aruanded on tühjad ning neid ei ole muudetud vähemalt viimased 6 tundi, siis need kustutatakse süsteemist automaatselt ära.