Aruanne esitatud - saadetakse taotluse vormil märgitud valdaja e-maili aadressile aruande esitamisel.

Aruanne kontrollimisel -saadetakse taotluse vormil märgitud valdaja e-maili aadressile, kui aruanne ei läbinud esitamisel mitteranget reeglit või aruande kooskõlastamise moodulis on märgitud, et aruanne saadetakse ametnikule kontrollimisele.

Aruanne kinnitatud - teavitus saadetakse taotluse esitaja e-maili aadressile siis, kui ametnik kinnitab aruande.

Aruanne ootab kinnitamist - saadetakse kolmandale isikule, kui aruande peab allkirjastama/kinnitama kolmas isik. Näiteks aruanne vajab teise juhatuse liikme allkirja või kinnitust. Kiri saadetakse, kui aruande vormil allkirjastamise moodulis on märgitud „Kinnitamine toimub allkirjaga” ja „Kolmas osapool kinnitab” või „Kinnitab rohkem kui kolm osapoolt”.

Aruanne tühistatud - saadetakse taotluse esitaja e-posti aadressile, kui ametnik lükkab aruande tagasi parandamiseks. Ametnik lisab teate sisu enne kirja saatmist. Taotluse esitaja saab aruannet parandada ja uuesti esitada.

Kooskõlastamise e-mail kooskõlastajale - saadetakse aruande kooskõlastajale, kui esitatakse aruanne, mis vajab tema poolset kooskõlastust. Kiri saadetakse, kui aruande vormil on sisse lülitatud ja seadistatud kooskõlastamise moodul.

Kooskõlastamise meeldetuletus - saadetakse kooskõlastajale, kui kooskõlastuse otsust ei ole määratud tähtajaks tehtud. Kooskõlastamise tähtaeg ja mitu päeva enne tähtaega teavitus saadetakse, seadistatakse aruande vormi seadetes kooskõlastamise moodulis

Pole vaja kooskõlastada -saadetakse kooskõlastajale, kui aruanne ei vaja tema poolt kooskõlastust.

Aruanne kooskõlastatud automaatselt -ssaadetakse kooskõlastajale, kui aruande vormil kooskõlastamise moodulis on märgitud „Tähtaja möödumisel märkida kooskõlastatuks” ja kooskõlastaja ei ole teinud kooskõlastusringi tähtaja jooksul kooskõlastamise otsust.

Aruande kooskõlastamise otsus taotlejale - iga kooskõlastaja otsus saadetakse taotlejale eraldi e-mailiga. Kiri saadetakse, kui aruande vormil koskõlastamise moodulis on märgitud „Teavitus otsuse kohta taotlejale”.

Aruande kooskõlastamise otsused taotlejale - kõik kooskõlastuse otsused saadetakse taotlejale ühes e-mailis. Kiri saadetakse, kui aruande vormil kooskõlastamise moodulis on märgitud „Otsused lähevad taotlejale ühe e-mailina”

Aruande kooskõlastamise otsus ametnikule saadetakse taotluse vormil määratud valdaja e-posti aadressile, kui kooskõlastaja on teinud otsuse seoses ametniku poolt hallatava aruandega. Kiri saadetakse, kui aruande vormil kooskõlastamise moodulis on märgitud „Teavitus otsuse kohta ametnikule”.